CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero ponente: Óscar Darío Amaya Navas Bogotá D.C., 23 de julio de 2024 Número único: 11001-03-06-000-2024-00114-00 Referencia: conflicto negativo de competencias administrativas Partes: Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), Superintendencia de Notariado y Registro y Notaría 28 de Bogotá D.C. Asunto: autoridad competente para expedir certificación laboral a través del sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL).
La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en ejercicio de la función que le confieren los artículos 39 y 112, numeral 10, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), modificados por la Ley 2080 de 20211, procede a resolver el presunto conflicto negativo de competencias administrativas de la referencia. I.
ANTECEDENTES 1. La señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, identificada con cédula 35.474.160, manifestó que trabajó para la Notaría 28 de Bogotá D.C., en los periodos comprendidos entre «el 17 de octubre de 1989 al 17 de junio de 2002; del 14 de febrero de 2010 al 18 de junio de 2010, y del 15 de febrero de 2015 al 15 de abril de 2015». 2.
El 21 de abril de 2023, la señora Tunjo Usaquén presentó petición ante la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (en adelante, UGPP) para que le enviaran «la certificación de consignación y/o comprobante de haber pagado los aportes a pensión para los tiempos referidos anteriormente POR PARTE DE LA NOTARIA 28 [sic]»2. 1 Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2017- y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción. 2 Expediente digital, documento 18, folios 4 a 8.
Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 3. Mediante Oficio del 10 de mayo de 2023, con radicado núm. 2023164002308921, la UGPP dio respuesta de fondo a la solicitud de la señora Tunjo Usaquén, y manifestó que no se encontraba «en la posibilidad de certificar que los soportes correspondan a la señora BEATRIZ HELENA TUNJO USAQUÉN [sic] […], ya que la documentación entregada registra a nombre del empleador»3.
Sin embargo, adjuntó los recibos de caja y el archivo de las planillas de autoliquidación desde el año 1994 hasta el año 2013. 4. El 10 de mayo de 2023, la señora Tunjo Usaquén solicitó a la Superintendencia de Notariado y Registro el certificado de aportes pensionales. Ante esto, el 31 de julio de 2023, esa entidad dio respuesta de fondo al derecho de petición, y expidió el certificado núm. CF 124-2023 a la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén4. 5.
El 27 de julio de 2023, la señora Tunjo Usaquén presentó petición ante la UGPP para que ahora esta entidad expidiera «la certificación CETIL y la [enviara] a COLPENSIONES», teniendo en cuenta que esta última autoridad le había manifestado que lo que necesitaba para solicitar el reconocimiento pensional era el mencionado certificado5. La UGPP manifestó que como se trataba de un certificado electrónico de tiempos laborados y cotizados al sistema para acceder al reconocimiento de su pensión lo debía expedir la entidad pública o privada en donde hubiere laborado la persona interesada. 6.
A través de escrito del 8 de febrero de 2024, la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén promovió conflicto negativo de competencias ante la Sala de Consulta y Servicio Civil, para que esta Sala determinara la autoridad competente para expedir el Certificado Electrónico de Tiempos Laborados (CETIL) con el objeto de entregarlo a Colpensiones.
II. ACTUACIÓN PROCESAL De conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 2° de la Ley 2080 de 2021, se fijó edicto núm. 112 en la Secretaría de esta Sala, por el término de cinco días, desde el 15 de marzo hasta el 21 de marzo, con el fin de que las autoridades involucradas y las personas interesadas presentaran sus alegatos en el trámite del conflicto6.
Consta que se informó sobre el presente conflicto a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la Notaría 28 de Bogotá D.C., a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social 3 Expediente digital, documento 18, folios 9 a 11. 4 Expediente digital, documento 3. 5 Expediente digital, documento 18, folios 92 a 98. 6 Expediente digital, documento 12.
Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 (UGPP), a la Administradora Colombiana de Pensiones, y a la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén7. También, obra constancia de la Secretaría de la Sala del 22 de marzo de 2024, conforme la cual, durante la fijación del edicto, la Superintendencia de Notariado y Registro y la UGPP presentaron consideraciones.
Las demás autoridades involucradas y particulares interesados guardaron silencio8. Por medio de constancia del 1º de abril de 2024, la Secretaría de la Sala informó al despacho que la UGPP allegó documentación. Mediante Auto del 15 de mayo de 2024, el consejero ponente, al considerar que no encontraba en el expediente pronunciamiento alguno por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y de la Notaría 28 de Bogotá D.C., en cuanto a su competencia o no para expedir el Certificado Electrónico de Tiempos Laborados (CETIL) solicitado por la señora Tunjo Usaquén, objeto del conflicto propuesto, ofició a las autoridades mencionadas para que, dentro del término de cinco días presentaran sus alegatos o consideraciones.
El 23 de mayo de 2024, la Secretaría de la Sala informó al despacho que, una vez vencido el término concedido mediante Auto del 15 de mayo de 2024, la Notaría 28 de Bogotá D.C., y la Superintendencia de Notariado y Registro guardaron silencio. Por medio de informe secretarial del 27 de mayo de 2024, la secretaria manifestó que la Superintendencia de Notariado y Registro presentó consideraciones.
Por medio de escrito (sin fecha), el apoderado de esa entidad señaló que el 21 de marzo de 2024 había radicado los alegatos a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, por lo que reiteraba su posición. Mediante Auto del 11 de junio de 2024, el consejero ponente requirió, nuevamente, a la Notaría 28 de Bogotá D.C, para que presentara los alegatos o consideraciones en torno a su competencia para expedir o no el Certificado Electrónico de Tiempos Laborados (CETIL) solicitado por la señora Tunjo Usaquén. El 20 de junio de 2024, la Secretaría de la Sala informó al despacho que la Notaría 28 de Bogotá D.C. guardó silencio.
III. ARGUMENTOS DE LAS PARTES E INTERVINIENTES 1. Superintendencia de Notariado y Registro 7 Expediente digital, documento 9. 8 Expediente digital, documento 20. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 Esta autoridad presentó consideraciones9, y solicitó a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado que «se declare improcedente el conflicto de competencia».
Luego de explicar los antecedentes, la Superintendencia advierte que no existe evidencia que acredite, en este caso, un conflicto negativo de competencias administrativas, pues esta autoridad no se ha negado a responder algún requerimiento de la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, así como tampoco le ha «endilgado alguna gestión o trámite a la Notaría 28 de Bogotá», lo que, en su criterio, «descarta la existencia de un conflicto».
Por el contrario, manifiesta la Superintendencia que dio respuesta de fondo a la petición de la señora Tunjo Usaquén, por medio de Oficio núm. SNR2023EE084065 del 31 de julio de 2023, de conformidad con los archivos del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (FONPRENOR), y expidió el certificado de aportes pensionales efectuados a ese fondo por la Notaría 28 de Bogotá D.C., a favor de la peticionaria.
Adicionalmente, esta entidad explica que la Superintendencia de Notariado y Registro no es empleadora de los notarios ni de los trabajadores de las notarías, y que únicamente puede certificar el periodo del 1º de febrero de 1994 al 30 de septiembre de 1997, de acuerdo con la información que en su momento reportaron los notarios a FONPRENOR, quienes son los obligados legalmente a realizar los aportes de los trabajadores de las notarías.
En este sentido, señala que en caso de que exista alguna inconsistencia, la peticionaria debe acudir a la notaría, solicitar los comprobantes de pago y allegarlos a la Superintendencia para poder realizar cualquier corrección. En ese orden de ideas, esta autoridad aclara que ha cumplido con las funciones a su cargo, y, en el caso de la solicitud de la señora Tunjo Usaquén, expidió el certificado de aportes pensionales, pero no se ha negado a suministrar información, ni tampoco le ha trasladado competencia a la Notaría 28 de Bogotá. Cabe destacar que, por medio de Auto del 15 de mayo de 2024, el consejero ponente ordenó a la Superintendencia de Notariado y Registro que expresamente se pronunciara sobre su competencia o no para expedir la Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL) de la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, objeto del conflicto propuesto.
Ante este requerimiento, la autoridad se pronunció en el sentido de que se atenía a los argumentos expuestos en los alegatos presentados a la Sala el 21 de marzo de 2024. 9 Expediente digital, documento 12. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 2. Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) Por medio de escrito del 20 de marzo de 202410, la UGPP, de conformidad con los antecedentes que expuso, manifestó a la Sala que, en el presente caso, no existe conflicto negativo de competencias administrativas, dado que no se configuraron los elementos exigidos en el artículo 39 del CPACA, pues, en su criterio, «es necesario que exista la negatoria de dos entidades respecto de una actuación determinada, fenómeno que no se presenta en el presente caso [sic]».
Adicionalmente, la UGPP explicó que el certificado electrónico de tiempos laborados (CETIL) al ser un documento donde se precisan los tiempos laborados y cotizados al Sistema para acceder al reconocimiento de una prestación económica, lo debe expedir la entidad pública o privada donde laboró la persona interesada. De esta forma, manifestó que la peticionaria podía radicar la solicitud del certificado ante la entidad empleadora, pues es esta la que puede certificar los tiempos efectivamente laborados y cotizados por su empleado.
IV. CONSIDERACIONES 1. Competencia La parte primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) regula el «procedimiento administrativo». Su título III se ocupa del «procedimiento administrativo general», cuyas «reglas generales»11 se contienen en el capítulo I, del que forma parte el artículo 39, modificado por el artículo 2.º de la Ley 2080 de 2021, conforme al cual: Artículo 39.
Conflictos de competencia administrativa. Los conflictos de competencia administrativa se promoverán de oficio o por solicitud de la persona interesada. La autoridad que se considere incompetente remitirá la actuación a la que estime competente; si esta también se declara incompetente, remitirá inmediatamente la actuación a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en relación con autoridades del orden nacional o al Tribunal Administrativo correspondiente en relación con autoridades del orden departamental, distrital o municipal.
En caso de que el conflicto involucre autoridades nacionales y territoriales, o autoridades territoriales de distintos departamentos, conocerá la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. 10 Expediente digital, documento 27. 11 «Artículo 34. Procedimiento administrativo común y principal. Las actuaciones administrativas se sujetarán al procedimiento administrativo común y principal que se establece en este Código, sin perjuicio de los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales.
En lo no previsto en dichas leyes se aplicarán las disposiciones de esta Parte Primera del Código». Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 De igual manera se procederá cuando dos autoridades administrativas se consideren competentes para conocer y definir un asunto determinado. […] En el mismo sentido, el numeral 10 del artículo 112 del código en cita, modificado por el artículo 19 de la Ley 2080 de 2021, dispone que una de las funciones de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado es la siguiente: […] 10.
Resolver los conflictos de competencias administrativas entre organismos del orden nacional o entre tales organismos y una entidad territorial o descentralizada, o entre cualesquiera de estas cuando no estén comprendidas en la jurisdicción territorial de un solo tribunal administrativo. Una vez el expediente ingrese al despacho para resolver el conflicto, la Sala lo decidirá dentro de los cuarenta (40) días siguientes al recibo de toda la información necesaria para el efecto […] Con base en el artículo 39 transcrito, en armonía con el numeral 10 del artículo 112, la Sala ha precisado los elementos que la habilitan para dirimir los conflictos de competencias administrativas, a saber: i) Que se trate de una actuación de carácter particular y concreto en ejercicio de una función de naturaleza administrativa;
El caso objeto de análisis es de naturaleza administrativa, y versa sobre un asunto particular y concreto, esto es, la expedición de la certificación electrónica de tiempos laborados a través de la plataforma (CETIL), de la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén. ii) Que una de las autoridades inmersas en el conflicto de competencias administrativas sea del orden nacional, o que, en todo caso, no estén sometidas a la jurisdicción de un solo tribunal administrativo;
El conflicto se suscita entre tres autoridades del orden nacional: la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), la Superintendencia de Notariado y Registro y la Notaría 28 de Bogotá. iii) Que, simultáneamente, las autoridades concernidas nieguen o reclamen competencia para conocer de la actuación administrativa particular.
La UGPP y la Superintendencia de Notariado y Registro han negado competencia para emitir la certificación electrónica de tiempos laborados a través de la plataforma (CETIL) de la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén. A su turno, la Notaría 28 de Bogotá, pese al requerimiento de la Sala, guardó silencio. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 2.
Suspensión de los términos legales El inciso final del artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo ordena que: «[m]ientras se resuelve el conflicto, los términos señalados en el artículo 14 se suspenderán»12. En consecuencia, el procedimiento consagrado en dicha norma, modificado en su inciso 3° por el artículo 2° de la Ley 2080 de 2021, para el examen y la decisión de los asuntos que se plantean a la Sala como conflictos negativos o positivos de competencias administrativas, prevé la suspensión de los términos de las actuaciones administrativas, de manera que no corren los términos a que están sujetas las autoridades para cumplir oportunamente sus funciones.
El mandato legal de suspensión de los términos es armónico y coherente con los artículos 6º de la Constitución y 137 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por cuanto el ejercicio de funciones administrativas por autoridades carentes de competencia deviene en causal de anulación de las respectivas actuaciones y decisiones.
Como la suspensión de los términos es propia del procedimiento y no del contenido o alcance de la decisión que deba tomar la Sala, en la parte resolutiva se declarará que, en el presente asunto, los términos suspendidos se reanudarán o comenzarán a correr a partir del día siguiente al de la comunicación de esta decisión. 3. Aclaración previa El artículo 39 del CPACA le otorga a la Sala de Consulta y Servicio Civil la función de definir la autoridad competente para adelantar o continuar un trámite administrativo en concreto.
Por tanto, esta Sala no puede pronunciarse sobre el fondo de la solicitud o el derecho que se reclama ante las entidades estatales frente a las cuales se dirime la competencia. Las eventuales alusiones que se haga a aspectos propios del caso concreto serán exclusivamente las necesarias para establecer las reglas de competencia. No obstante, le corresponde a la autoridad que sea declarada competente, verificar los fundamentos de hecho y de derecho de la petición o del asunto de que se trate, y adoptar la respectiva decisión de fondo.
Debe agregarse que la decisión de la Sala, sobre la asignación de competencia, se fundamenta en los supuestos fácticos puestos a consideración en la solicitud y en los documentos que hacen parte del expediente. 12 La remisión al artículo 14 del CPACA debe entenderse hecha al artículo 1 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 4.
Síntesis del conflicto y problema jurídico La Sala debe definir la autoridad administrativa competente a la cual le corresponde emitir la certificación de tiempos laborados a través de la plataforma CETIL solicitada por la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, quien laboró en la Notaría 28 de Bogotá D.C. La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) manifestó que como se trataba de un certificado electrónico de tiempos laborados y cotizados al sistema para acceder al reconocimiento pensional, lo debía expedir la entidad pública o privada en donde hubiere laborado la persona interesada.
La Superintendencia de Notariado y Registro, en sus alegatos, explicó que dio respuesta de fondo a la petición de la señora Tunjo Usaquén, por medio de Oficio núm. SNR2023EE084065 del 31 de julio de 2023, de conformidad con los archivos del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (FONPRENOR), y expidió el certificado de aportes pensionales efectuados a ese fondo por la Notaría 28 de Bogotá D.C., a favor de la peticionaria.
Adicionalmente, esa entidad explica que la Superintendencia de Notariado y Registro no es empleadora de los notarios ni de los trabajadores de las notarías, y que únicamente puede certificar el periodo del 1º de febrero de 1994 al 30 de septiembre de 1997, de acuerdo con la información que en su momento reportaron los notarios a FONPRENOR, quienes son los obligados legalmente a realizar los aportes de los trabajadores de las notarías Ahora bien, teniendo en cuenta el objeto del conflicto propuesto, el consejero ponente, por medio de Auto del 15 de mayo de 2024, ordenó a la Superintendencia de Notariado y Registro y a la Notaría 28 de Bogotá D.C. que se pronunciaran sobre su competencia para expedir el Certificado Electrónico de Tiempos Laborados (CETIL) solicitado por la señora Beatriz Elena Tunjo Usaquén. Ante este requerimiento, la Superintendencia de Notariado y Registro manifestó que había radicado los alegatos en torno a su competencia el 21 de marzo de 2024, por lo que se atenía a lo manifestado en su momento.
Por su parte, la Notaría 28 de Bogotá, guardó silencio. En este orden de ideas, para resolver el conflicto la Sala analizará lo siguiente: i) el Sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL) – Decreto 726 de 2018-. Reiteración, y ii) el caso concreto. 5. Análisis de la normativa aplicable Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 5.1.
Sistema de certificación electrónica de tiempos laborados (CETIL) – Decreto 726 de 2018-. Reiteración13 Para el reconocimiento y pago de pensiones, así como la emisión de bonos pensionales, entre otros trámites, los empleadores, tanto del sector público como del privado, están obligados a certificar las vinculaciones laborales que tengan o hayan tenido.
La certificación laboral debe incluir, entre otras cosas, el nombre e identificación de la entidad empleadora, las fechas de inicio y terminación de la relación laboral, las interrupciones que se hayan presentado, las entidades administradoras de pensiones a las que estuvieron afiliados los empleados o exempleados y, en algunos casos, los salarios y demás remuneraciones devengadas por aquellos, que sirvieron de base para efectuar los aportes para pensión. La información laboral y sus certificaciones han sido reguladas, entre otras normas, por los Decretos 2709 de 199414, 1748 de 199515, 1513 de 199816 y 13 de 200117, así como la Circular Conjunta 13 de 200718, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el entonces Ministerio de la Protección Social.
En el año 2018, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 72619 mediante el cual creó «el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL) con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales», como se lee en su título. 13 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Decisión del 13 de diciembre de 2023, radicación 11001-03-06-000-2023-00144-00;
Decisión del Decisión del 24 de agosto de 2022, radicación 11001-03-06-000-2022-00124-00; Decisión del 23 de febrero de 2022, radicación 11001- 03-06-000-2021-00168-00; y Decisión del 7 de julio de 2021, radicación 11001-03- 06-000-2021- 00040-00, y Decisión del 17 de octubre de 2017, radicación 11001-03-06-000-2017- 00076-00. 14 Decreto 2709 de 1994 (diciembre 13) «Por el cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 71 de 1988». 15 Decreto 1748 de 1995 (octubre 12) «Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993». 16 Decreto 1513 de 1998 (agosto 4) «Por el cual se modifican y/o adicionan algunos artículos de los Decretos Reglamentarios 1748 de 1995 y 1474 de 1997 y se dictan otras disposiciones». 17 Decreto 13 de 2001 (enero 9) «Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 115, 117 y 128 de la Ley 100 de 1993, el Decreto-Ley 1314 de 1994 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994». 18 Circular Conjunta 13 de 2007 «ASUNTO: FORMATOS UNICOS DE INFORMACIÓN LABORAL». 19 Decreto 726 de 2018 (abril 26) «Por el cual se modifica el Capítulo 2 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1833 de 2016, que compila las normas del Sistema General de Pensiones y se crea el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL) con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales».
Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 El Decreto 726 de 2018 está incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1833 de 2016, por el cual se compilan las disposiciones sobre el Sistema General de Pensiones20. Para el caso concreto, es importante destacar las siguientes disposiciones: Artículo 2.2.9.2.2.1. Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL).
Créase el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), a través del cual se expedirán todas las certificaciones de tiempos laborados y salarios por parte de las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o cualquier otra entidad que deba expedir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y salarios con el fin de ser aportadas a las entidades que reconozcan prestaciones pensionales a través del diligenciamiento de un formulario único electrónico, así como para la elaboración de cálculos actuariales.
Artículo 2.2.9.2.2.3. Definiciones. Para efectos de la presente sección se adoptan las siguientes definiciones: Entidad certificadora: Entidad pública o privada obligada a expedir la certificación de tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas.
Entidad reconocedora: Entidad pública o privada que reconoce el derecho o no a la prestación pensional solicitada por un ciudadano. Formulario único electrónico de certificación de tiempos laborados: Es el Formato Electrónico que se habilitará en el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), para la expedición de las certificaciones laborales y contendrá toda la información relacionada con los tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensiónales y para el financiamiento de las mismas. [Subrayas de la Sala].
Asimismo, el citado Decreto 1833, en su artículo 2.2.9.2.2.7, parágrafo 3°, habilitó a los ciudadanos para solicitar a las entidades certificadoras sus tiempos laborados o cotizados y de salarios, lo cual se entenderá como una petición para que la información sea incorporada en el sistema CETIL. Conforme lo dispuesto en el mencionado decreto, se tiene que: • La entidad certificadora se define como la entidad pública o privada obligada a expedir la certificación de tiempos laborados o cotizados y salarios, con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas.
(artículo 2.2.9.2.2.3) 20 Decreto Único Reglamentario 1833 de 2016 (noviembre 10). Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 • La entidad reconocedora es la entidad pública o privada que reconoce el derecho o no, a la prestación pensional solicitada por un ciudadano. (artículo 2.2.9.2.2.3) • El administrador del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados – CETIL- es la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
(artículo 2.2.9.2.2.5) • Las entidades solicitantes son las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), las demás entidades que deban reconocer prestaciones pensionales, y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 199920. • A través del sistema CETIL, las entidades del Sistema General de Pensiones pueden «requerir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios de sus afiliados o de las personas por las cuales deban reconocer algún tipo de prestación pensional».
(artículo 2.2.9.2.2.7) • Los ciudadanos pueden «solicitar directamente a la entidad certificadora las certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios, caso en el cual, la entidad debe certificar a través del Sistema CETIL, y suministrar copia de la certificación al ciudadano para que pueda allegarla a la entidad reconocedora en el evento en que así le requieran».
(artículo 2.2.9.2.2.7) En suma, la entidad certificadora, esto es, en la cual laboró el trabajador, debe realizar la expedición de la certificación de historia laboral a través del sistema CETIL, de manera que las entidades reconocedoras puedan consultarlo en el mismo sistema. De acuerdo con las definiciones transcritas, las certificaciones están destinadas al reconocimiento de derechos pensionales, por lo cual deben recoger, como dice la norma, «los tiempos laborados y salarios».
En consecuencia, la «entidad certificadora» es la entidad que dispone de la información necesaria para que cumpla con el propósito y finalidad del certificado. Los empleadores, del sector público y privado, están obligados a certificar las vinculaciones laborales que tengan o hayan tenido con sus empleados. En dichas certificaciones se deben incluir los periodos laborados, el fondo o caja a la que se hizo el aporte y la entidad responsable de esta obligación, así como, el valor de los factores salariales en pesos colombianos. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 6.
Caso concreto En el presente asunto, la Sala declarará que la Notaría 28 de Bogotá D.C. es la autoridad competente para emitir la certificación de tiempos laborados a través de la plataforma CETIL solicitada por la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén. Lo anterior por las siguientes consideraciones: Como se evidencia en el expediente, la señora Tunjo Usaquén presentó tres peticiones ante las autoridades involucradas con objetos distintos: • La primera de fecha 21 de abril de 2023, presentada ante la UGPP relacionada con «la certificación de consignación y/o comprobante de haber pagado los aportes a pensión POR PARTE DE LA NOTARIA 28 [sic]». • La segunda del 10 de mayo de 2023, presentada ante la Superintendencia de Notariado y Registro, relacionada con el certificado de aportes pensionales. • La última petición, de fecha 27 de julio de 2023, fue presentada de nuevo por la señora Tunjo Usaquén ante la UGPP con el fin de que expidiera «la certificación CETIL y la [enviara] a COLPENSIONES [sic]».
Las dos primeras peticiones fueron respondidas de fondo tanto por la UGPP como por la Superintendencia de Notariado y Registro, como consta en el expediente, y no existe controversia alguna que se derive de las mismas. En efecto, la UGPP adjuntó los recibos de caja y el archivo de las planillas de autoliquidación desde el año 1994 hasta el año 2013, y la Superintendencia expidió el Certificado núm. CF 124-2023 a la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, de conformidad con la información que reposa en los archivos del extinto FONPRENOR.
Ahora bien, frente a la tercera petición, relacionada con la expedición del CETIL, la UGPP manifestó que como se trataba de un certificado electrónico de tiempos laborados y cotizados al sistema para acceder al reconocimiento de su pensión, lo debía expedir la entidad pública o privada en donde hubiere laborado la persona interesada. En este sentido, el conflicto negativo que se propuso ante la Sala se refería a la autoridad competente para expedir el Certificado Electrónico de Tiempos Laborados (CETIL) de la señora Tunjo Usaquén. Como en el expediente no obraba pronunciamiento alguno al respecto, ni de la Superintendencia de Notariado y Registro, ni de la Notaría 28 de Bogotá, mediante Auto del 15 de mayo de 2024, el consejero ponente requirió a estas autoridades para que se pronunciaran sobre su competencia para expedir el CETIL.
Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 La Superintendencia de Notariado y Registro manifestó que previamente había allegado escrito de consideraciones ante esta Sala, en los cuales presentó su postura en torno a su competencia. Cabe resaltar que, como lo hemos expuesto, esta autoridad señaló que dio respuesta de fondo a la petición de la señora Tunjo Usaquén, por medio de Oficio núm. SNR2023EE084065 del 31 de julio de 2023, cumpliendo con las funciones a su cargo.
Asimismo, explicó que la Superintendencia no era empleadora de los notarios ni de los trabajadores de los notarios, y que «únicamente podía certificar la información del periodo de FONPRENOR del 1º de febrero de 1994 al 30 de septiembre de 1997, de acuerdo con la información que en su momento reportaron los notarios (quienes son los obligados legalmente a realizar los aportes de los trabajadores de las notarías)».
Lo anterior, se interpreta para la Sala como una negación de competencia respecto a la expedición del CETIL. Así las cosas, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa de la presente decisión, particularmente lo señalado en el Decreto 726 de 2018, las certificaciones están destinadas al reconocimiento de derechos pensionales, por lo cual deben recoger, como dice la norma, «los tiempos laborados y salarios».
En consecuencia, la «entidad certificadora», esto es, en la cual laboró el trabajador, es la entidad que dispone de la información necesaria para que cumpla con el propósito y finalidad del certificado. En este sentido, como lo ha manifestado la Sala en reiterados pronunciamientos, los empleadores, del sector público y privado, son los obligados a certificar las vinculaciones laborales que tengan o hayan tenido con sus empleados.
En dichas certificaciones se deben incluir los periodos laborados, el fondo o caja a la que se hizo el aporte y la entidad responsable de esta obligación, así como, el valor de los factores salariales en pesos colombianos. Para el caso particular, la Notaría 28 de Bogotá D.C. es la titular de la obligación de emitir la certificación de tiempos laborados a través de la plataforma CETIL solicitada por la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén, con destino a Colpensiones para el estudio del reconocimiento y pago de su pensión, teniendo en cuenta que es la entidad empleadora, y así lo declarará esta Sala.
En mérito de lo expuesto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado RESUELVE:
PRIMERO: DECLARAR COMPETENTE a la Notaría 28 de Bogotá D.C., para emitir la certificación de tiempos laborados a través de la plataforma CETIL solicitada por la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén. Radicación: 11001-03-06-000-2024-00114-00 SEGUNDO: RECONOCER personería para actuar dentro de la presente actuación, al doctor Gregory de Jesús Torregrosa Rebolledo a quien la Superintendencia de Notariado y Registro otorgó poder especial para representar a esa entidad, conforme obra en la documentación aportada al expediente.
TERCERO: COMUNICAR el contenido de la presente decisión a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la Notaría 28 de Bogotá D.C., a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), a la Administradora Colombiana de Pensiones, y a la señora Beatriz Helena Tunjo Usaquén. CUARTO ADVERTIR que los términos legales a los que esté sujeta la actuación administrativa de la referencia se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en el cual se comunique la presente decisión.
QUINTO: ADVERTIR que contra la presente decisión no procede recurso alguno, tal y como lo dispone expresamente el inciso 3º del artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La anterior decisión se estudió y aprobó en la sesión de la fecha. Comuníquese y cúmplase ÓSCAR DARÍO AMAYA NAVAS MARIA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA Presidente de la Sala Consejera de Estado ANA MARÍA CHARRY GAITÁN JOHN JAIRO MORALES ALZATE Consejera de Estado Consejero de Estado REINA CAROLINA SOLÓRZANO HERNÁNDEZ Secretaria de Sala CONSTANCIA: La presente decisión fue firmada electrónicamente por la Sala en la plataforma del Consejo de Estado denominada SAMAI, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con el artículo 186 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), modificado por el artículo 46 de la Ley 2080 de 2021.