w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN SEGUNDA – SUBSECCIÓN A CONSEJERO PONENTE: GABRIEL VALBUENA HERNÁNDEZ Bogotá D.C., veintiocho (28) de julio de dos mil veintidós (2022) Referencia: Nulidad y restablecimiento del derecho Radicación: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: JULIÁN MAURICIO GARAY CASTRO Demandado: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL – U.G.P.P. Tema: Ley 1437 de 2011.

Apelación auto que limitó la incorporación de una prueba documental. RECURSO DE APELACIÓN AUTO El despacho ponente procede a resolver el recurso de apelación presentado por el señor Julián Mauricio Garay Castro contra el auto proferido en la audiencia de pruebas celebrada el 7 de julio de 2017 por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante el cual se incorporó como prueba documental el Oficio 1700 del 2 de mayo de 2017 en el que se remite un (1) DVD con «copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro» limitándose el número de copias de «correos electrónicos sin que pueda exceder de 50».

I.

ANTECEDENTES I.1. Demanda. Mediante demanda presentada ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo el señor Julián Mauricio Garay Castro, a través de apoderado, ejerció el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho consagrado en el artículo 138 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, respecto del acto administrativo radicado «UGPP No. 201616201293191», a través del cual, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – U.G.P.P. negó la existencia de una relación laboral entre ésta y el señor Garay Castro.

Como consecuencia de la nulidad y a título de restablecimiento del derecho, solicitó que se (i) declare que entre la U.G.P.P. y el Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 2 señor Julián Mauricio Garay Castro existió una relación laboral dentro del lapso comprendido entre el 15 de diciembre de 2011 al 30 de enero de 2015 sin solución de continuidad;

(ii) reconozca que el contrato de trabajo se dio por terminado de manera unilateral y sin justa causa por parte de la demandada; (iii) pague en forma indexada y retroactiva, sin prescripción alguna, los siguientes conceptos laborales: cesantías, intereses sobre cesantías, horas extras diarias, diurnas y nocturnas, prima de servicios, prima de navidad, vacaciones, prima de vacaciones y demás emolumentos laborales y no laborales a que tenga derecho con ocasión del contrato;

(iv) pague por concepto de perjuicios morales la suma de CIEN SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES; (v) reconozcan los intereses moratorios generados; (vi) entregue informe de registro de asistencia de entrada y salida del señor Garay Castro en la empresa de seguridad Cyza; y, por último (vii) se indexen todas las sumas que resulten.

I.2. Solicitud de prueba. En el escrito de demanda relacionado anteriormente, el señor Julián Mauricio Garay Castro solicitó como prueba documental «que debe aportar la parte demandada» lo siguiente: «Con el fin de establecer los hechos narrados, respetuosamente me permito solicitar se inste a la demandada para que al contestar la demanda aporte por estar en su poder, los documentos que a continuación relaciono o por Secretaría se requiera a la entidad demandada para que allegue al proceso, son ellos: 2.1.

Correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor JULIAN (sic) MAURICIO GARAY CASTRO a través del correo institucional Jmgaray@ugpp.gov.co. […]». I.3. Decreto de prueba. El Tribunal Administrativo de Cundinamarca en la audiencia inicial celebrada el 12 de mayo de 2017, decretó la siguiente prueba: «6.1.2.

OFÍCIESE a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), para que el término de los diez (10) días, siguientes a la fecha en que reciba la comunicación, allegue, a costa de la parte actora: 6.1.2.1. Copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro, a través del correo institucional Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 3 Jmgaray@ugpp.gov.co, para el desarrollo de las actividades que realizó para la Entidad (sic). 6.1.2.2.

Certificación e identificación de los valores descontados por retención en la fuente durante el término comprendido entre el 15 de diciembre de 2011 y el 30 de enero de 2015». El apoderado de la parte actora deberá reclamar en la Secretaría el oficio, presentarlo en la Entidad (sic) oficiada y allegar la constancia de entrega del mismo a este Despacho dentro de los cinco (5) días siguientes a esta audiencia. En caso de que la entidad oficiada no conteste la solicitud realizada dentro del término señalado, por Secretaría requiérase con los apremios de Ley, para que dé estricto cumplimiento a lo ordenado mediante la presente providencia. […]». [Negrillas del despacho] II.

EL AUTO APELADO En la audiencia de pruebas celebrada el 7 de julio de 20171, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca decidió incorporar la prueba anteriormente decretada, pero limitó el número de correos electrónicos que podía aportar el demandante así: «Oficio 1700 de 2 de mayo de 2017, en un folio suscrito por el Director de Gestión de Tecnologías de la Información, a través del cual remite un (1) DVD, con copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro, a través del correo institucional jmgaray@ugpp.gov.co, para el desarrollo de las actividades que realizó para la Entidad.

Se deja constancia que el DVD contiene un archivo tipo mbox, que contiene tres mil quinientos diez (3.510) correos electrónicos. En consideración al número de correos, se concede a la parte actora el término de cinco (5) días, contados a partir de la finalización de la presente audiencia, para que aporte en físico, copia de los correos electrónicos que considera relevantes, cuyo número no puede exceder de cincuenta (50), para lo cual podrá solicitar copia del respectivo DVD al terminar la presente diligencia. […]». [Negrillas del despacho] III.

LOS ARGUMENTOS DE LA APELACIÓN El señor Julián Mauricio Castro Garay interpuso recurso de apelación2 en contra de la anterior decisión. 1 Folios 40 a 45 del expediente. CD anexo a folio 38A del expediente. 2 Minuto 6:10 a 11:05 del CD contentivo a folio 38A del expediente. Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 4 Al respecto sostuvo que no debe limitarse el número de copias a 50, teniendo en cuenta que a través de los correos electrónicos es que se puede hacer una radiografía precisa sobre cómo fue la relación laboral, toda vez que en temas institucionales el medio de comunicación más común es el correo electrónico.

Así las cosas, no es correcto limitar el número de correos, máxime cuando es la prueba más idónea para demostrar los hechos relatados. IV. CONSIDERACIONES 1. Competencia. Es competencia de esta corporación conocer el recurso de apelación formulado en primera instancia contra el auto del 7 de julio de 2017, expedido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, de conformidad con lo establecido en el artículo 150 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 615 del Código General del Proceso.

Aunado a ello, de conformidad con el artículo 125 del CPACA, el caso sub judice será resuelto por el despacho ponente toda vez que el mismo no encuadra en ninguno los supuestos contenidos en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 243 ídem. 2. Problema jurídico. Corresponde determinar si en el presente caso el juez de primera instancia tomó una decisión ajustada a derecho al limitar la incorporación de un número de correos que se aportaron como prueba documental.

Al respecto, se hacen las siguientes consideraciones: i) De la prueba documental. El artículo 211 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece que, en los procesos que se adelanten ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, en lo que no esté expresamente regulado en el CPACA, se aplicarán en materia probatoria las normas del Código General del Proceso.

Siendo así, el Capítulo IX del Código General del Proceso consagra el medio de prueba denominado «documentos», a través Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 5 del cual las partes pueden llevar al juez al convencimiento de los hechos y a la búsqueda de la verdad procesal mediante objetos muebles que tengan carácter representativo o declarativo.

Al respecto dispuso el artículo 243 del Código General del Proceso lo siguiente: «Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.» Bajo tal presupuesto, se entiende que documento es «toda cosa que sirve de prueba histórica indirecta3 y representativa de un hecho cualquiera; puede ser declarativo y representativo, cuando contenga una declaración de quien lo crea u otorga o simplemente lo suscribe, como es el caso de los escritos públicos o privados y de los discos y cintas de grabaciones magnetofónicas; puede ser únicamente representativo (no declarativo), cuando no contenga ninguna declaración, como ocurre en los planos, cuadros, radiografías, dibujos y fotografías». 4 Ahora bien, el Código General del Proceso en desarrollo del capítulo que refiere al medio de prueba documental5, no dice nada con relación a la posibilidad de limitar la incorporación de documentos al proceso, dicha situación solo es permitida en materia probatoria cuando se trata de la recepción de testimonios, 3 PARRA QUIJANO Jairo, Manual de Derecho Probatorio, Librería del Profesional, Bogotá, 2002, 12 Edición, Página 442 destaca con cierto que “En la definición del profesor Devis no debiera entrar aquello de “que sirve de prueba histórica indirecta”, pues esa es una condición que se refiere a dónde se puede ubicar la prueba documental pero no la define.

Aquella quedaría entonces así: “Documento es toda cosa representativa de un hecho cualquiera”, aspecto que comparte el profesor Parra al señalar que en su opinión “Documento es toda cosa capaz de representar un hecho cualquiera o una manifestación del pensamiento” (pág.493). 4 DEVIS ECHANDÍA Hernando, Compendio de derecho Procesal, Pruebas Judiciales, Tomo II, Ed. ABC, 9ª edición, Bogotá, 1988, página 408. 5 Artículo 243 al 274 del Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012.

Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 6 pero nada se estipuló al respecto sobre las pruebas documentales. Sin embargo, el artículo 250 de la mencionada codificación consagra la «indivisibilidad y alcance probatorio del documento», para indicar que «La prueba que resulte de los documentos públicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo, siempre que tenga relación directa con lo dispositivo del acto o contrato», con lo cual se quiere significar que el análisis del documento debe ser hecho en su integridad y cuando se trate de alguno con contenido declarativo se estará a lo que de él se establezca, salvo que exista prueba en contrario que permita tomarlo tan solo de manera parcial 6.

En ese sentido, para el caso concreto, se deben valorar los correos electrónicos en su integridad y no le estaría permitido al juez de primera instancia limitar su incorporación, teniendo en cuenta que con los mismos el juzgador puede analizar la existencia y voluntad de las partes, así como también la supuesta «subordinación» existente en la relación laboral.

Adicionalmente, las decisiones proferidas por los jueces en materia probatoria deben ser fundadas en la pertinencia, conducencia, licitud y utilidad7, presupuestos que se cumplen para el caso que nos ocupa. De otro lado, en el auto que decretó las pruebas, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca ofició a la U.G.P.P. para que allegara «Copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro, a través del correo institucional Jmgaray@ugpp.gpv.co, para el desarrollo de las actividades que realizó para la Entidad (sic)», orden que, como se observa, resulta muy clara y precisa, la cual, además, fue cumplida a cabalidad por la U.G.P.P. cuando remitió el Oficio 1700 del 2 de mayo de 2017 con la inclusión de un DVD con copia de los tres mil quinientos diez correos.

En consecuencia, el a quo no debió ordenar «limitar» la incorporación de un número de correos para que el demandante escogiera «los más relevantes», máxime cuando el señor Garay Castro manifestó, en los argumentos del recurso de alzada, que dichas copias resultan fundamentales para demostrar la relación laboral existente entre éste y la U.G.P.P. 6 LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio, Código General del Proceso – Pruebas, DUPRE Editores Ltda., Bogotá, 2017, Páginas 489 y 491. 7 Artículo 168 del Código General del Proceso.

Nulidad y restablecimiento del derecho Radicado: 25000-23-42-000-2016-03919-01 (3689-2017) Demandante: Julián Mauricio Garay Castro w w w. c o n s e j o d e e s t a d o. g o v. c o Calle 12 No. 7–65 – Tel: (601) 350-6700 Bogotá D.C. – Colombia 7 Así las cosas, este Despacho revocará la decisión contenida auto proferido en la audiencia de pruebas celebrada el 7 de julio de 2017 por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante el cual se incorporó como prueba documental el Oficio 1700 del 2 de mayo de 2017 en el que se remite un (1) DVD con «copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro» limitándose el número de copias de «correos electrónicos sin que pueda exceder de 50», y, en su lugar, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca deberá incorporar la prueba documental tal y como se decretó en el auto del 12 de mayo de 2017.

En mérito de lo expuesto, el Despacho

RESUELVE

PRIMERO. – REVOCAR el auto proferido en la audiencia de pruebas celebrada el 7 de julio de 2017 por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante el cual se incorporó como prueba documental el Oficio 1700 del 2 de mayo de 2017 en el que se remite un (1) DVD con «copia de los correos electrónicos que contienen las instrucciones y órdenes impartidas al señor Julián Mauricio Garay Castro» limitándose el número de copias de «correos electrónicos sin que pueda exceder de 50», y, en su lugar, SEGUNDO. – ORDENAR al Tribunal Administrativo de Cundinamarca a INCORPORAR la prueba documental solicitada por el demandante tal y como se decretó en el auto del 12 de mayo de 2017.

TERCERO. - DEVOLVER el expediente al Tribunal de origen para lo de su competencia en los términos establecidos en la presente providencia.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE GABRIEL VALBUENA HERNÁNDEZ Firmado electrónicamente