CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN TERCERA SUBSECCIÓN A Consejero ponente: JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ Bogotá, D. C., veinticuatro (24) de octubre de dos mil veinticinco (2025) Radicación: 680012333000-2021-00014-00 (71.929) Demandante: Sistemas & Archivos S.A.S. Demandado: Departamento de Santander Medio de control: Reparación directa Asunto: Sentencia de segunda instancia TEMAS: ENRIQUECIMIENTO SIN JUSTA CAUSA – carácter subsidiario / METODOLOGÍA DE EXCLUSIÓN – técnica dirigida a verificar la ausencia de una fuente legal o convencional que ampare las pretensiones / APLICACIÓN DE LA SENTENCIA DE UNIFICACIÓN DEL 31 DE JULIO DE 2025 - ´Si lo que se reclama tiene fuente y respaldo en actividades propias del objeto de un acuerdo de voluntades, aunque se extienda en el tiempo, que se consumaron luego del periodo de ejecución, corresponderá a un juicio de controversias contractuales´.

Surtido el trámite de ley, sin que se observe causal de nulidad que invalide lo actuado, procede la Subsección A de la Sección Tercera del Consejo de Estado a resolver el recurso de apelación interpuesto por la demandada contra la sentencia que accedió a las pretensiones de la demanda. La controversia en esta instancia se orienta a determinar si las actividades de almacenamiento, codificación, custodia y administración de medios magnéticos y archivo desarrolladas por el demandante luego de la liquidación de un contrato celebrado con dicho objeto, corresponden a un evento de enriquecimiento sin justa causa.

El actor sostiene haber prestado estos servicios basado en la omisión de la entidad en recibir el archivo, ante el constreñimiento que habría ejercido el departamento de Santander. I. SENTENCIA IMPUGNADA 1. Corresponde a la decisión adoptada el 13 de agosto de 20241, por medio de la cual el Tribunal Administrativo de Santander accedió a las pretensiones del actor. 2.

La anterior providencia resolvió la demanda cuyas pretensiones, hechos principales y fundamentos de derecho son los siguientes: Pretensiones 3. La sociedad Sistemas & Archivos S.A.S. (en adelante SIAR o S&A) presentó demanda2 contra el departamento de Santander (en lo sucesivo, el departamento o el 1 Índice 77 SAMAI, Tribunal Administrativo de Santander, en adelante T.A 2 Presentada el 16 de diciembre de 2020, reformada el 16 de junio de 2022 en el que se integró la demanda en un sólo escrito.

Índice 30 SAMAI, T.A. Mediante Auto del 25 de agosto de 2022 el tribunal efectuó su admisión. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 2 ente territorial), con el propósito de obtener las siguientes declaraciones y condenas (transcripción literal incluyendo eventuales errores): “PRIMERA: Declarar que el DEPARTAMENTO DE SANTANDER se ha enriquecido sin justa causa, al no pagar la prestación de los servicios que continuó exigiendo a la Empresa Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS) durante el mes de enero hasta el mes de junio de 2020, luego de terminado el contrato de prestación de servicios No.00001175 de 30 abril de 2019, cuyo objeto consistió en la prestación de servicios para el almacenamiento, codificación, custodia y administración de medios magnéticos y archivos del Departamento de Santander.

SEGUNDA: Declarar que la Empresa Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS) se ha empobrecido en su patrimonio por la imposición autoritaria de la prestación de servicios que hizo a la Gobernación de Santander durante el mes de enero hasta el mes de junio de 2020, luego de terminado el contrato de prestación de servicios No. 00001175 de 30 abril de 2019, cuyo objeto consistió en la prestación de servicios (…).

TERCERA: Declarar administrativa y patrimonialmente responsable al DEPARTAMENTO DE SANTANDER, por haber continuado exigiendo la prestación de los servicios por parte de la Empresa Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS) desde el mes de enero al mes de junio de 2020, luego de terminado el contrato No. 00001175 de 30 abril de 2019 y haberse enriquecido sin justa causa a costa de la empresa demandante Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS), quien se empobreció en su patrimonio.

TERCERA (sic): Como consecuencia de lo anterior, condenar al Departamento de Santander a reparar y cancelar a favor de Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS) las sumas de dinero relacionadas en el acápite de la cuantía y que corresponden a los servicios efectivamente prestados y enriquecimiento del Departamento de Santander, por el valor de CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL QUINIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($466.437.560), contenidos en la factura de venta anexa No. 00005153 de 09 de junio de 2020, por la efectiva prestación de servicios de almacenamiento, codificación, custodia y administración de medios magnéticos y archivos del Departamento de Santander desde el mes de enero al mes de junio del año 2020, cuya discriminación consta en 4 folios que fueron allegados con la demanda inicial y también constan discriminados en las prefecturas números: 2501; 2502; 2503; 2504; 2505; 2506 todas de 02 de julio de 2020, que se allegan con este escrito, factura que se le presentó a la demandada, sin que hiciese el correspondiente pago.

CUARTA: Condenar al DEPARTAMENTO DE SANTANDER al pago de las indexaciones y/o actualizaciones dinerarias a que haya lugar sobre la suma reconocidas por su despacho. QUINTA: Ordenar al DEPARTAMENTO DE SANTANDER, dar cumplimiento a la sentencia en los términos de Ley. SEXTA: Condenar al DEPARTAMENTO DE SANTANDER al pago de costas y agencias en derecho”.

Hechos 4. Entre SIAR y el departamento se celebró el contrato de prestación de servicios 1175 del 30 de abril de 2019, cuyo objeto fue el almacenamiento, codificación, custodia y administración de medios magnéticos y archivo del ente territorial, con plazo hasta el 30 de diciembre de 2019. Al día siguiente, el 31 de diciembre, las partes suscribieron el acta de liquidación de mutuo acuerdo, registrando el cumplimiento total del contrato y declarándose a paz y salvo por todo concepto. 5.

A la terminación de aquel contrato el departamento no recibió las 30.000 cajas que SIAR tenía en custodia, argumentando que adelantaba el proceso de selección de un nuevo contratista de archivo. Indicó que, como tales documentos quedaron bajo su responsabilidad, tuvo que acceder a las órdenes de la entidad de continuar Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 3 prestando sus servicios de enero a junio de 20203 –periodo en el que se adelantó aquella escogencia4–. 6.

Por el hecho de que la entidad demandada “no realizó los trámites necesarios para la entrega efectiva de las cajas”5, tuvo que soportar los gastos de la operación, incluyendo el pago de empleados y arrendamiento de la bodega donde tales documentos estaban guardados, lo que enriqueció injustificadamente a la entidad6. 7. Anotó que estaba participando en el nuevo proceso de selección, pero quien resultó adjudicataria fue la sociedad Control Online S.A.S. –el contrato respectivo fue suscrito el 30 de junio de 20207–.

Sólo a partir del 14 de julio de 2020 y hasta el 9 de octubre siguiente, la entidad llevó a cabo el trámite de recibo de los documentos en custodia, a través de Control Online S.A.S., aumentado el lapso de la afectación patrimonial sufrida. 8. La demandante expidió la factura de venta No. 5153 del 9 de junio de 2020, por valor de $466’437.560, por los servicios prestados entre enero y junio de 2020, y la radicó para su trámite.

Señaló que la demandada no realizó este pago, ni tampoco el atinente a los gastos incurridos por la S&A durante el periodo de entrega documental al nuevo contratista. 9. Finalmente, señaló que a la terminación del contrato 1175 de 2019 calculó que la entrega del archivo duraría dos meses, hasta finales de febrero de 2020, “sin embargo dado que la Gobernación no recibió los archivos, la empresa demandante se vio obligada a continuar utilizando el espacio de la bodega ubicada en la zona industrial de Bucaramanga, que había arrendado para la guarda y custodia del material así como correr de suyo propio con los gastos de arrendamiento de la bodega y el pago de nómina de sus empleados para seguir cubriendo la prestación de los servicios a la Gobernación de Santander, hasta el día 09 de octubre de 2020 (…)”8.

Fundamentos de derecho 10. El actor alegó la vulneración de los arts. 29 y 90 de la Constitución Política, 140 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 y 165 del Código General del Proceso. 3 En el quinto hecho de la demanda señaló: “(…) la Gobernación de Santander no recibió de manera física las 30.000 cajas de archivo que estaban en custodia de la Empresa Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS), argumentando que se encontraba en proceso la licitación para el nuevo contrato de archivo y así continuó exigiendo la prestación del servicio hasta finales del mes de junio de 2020, órdenes a las que debió acceder la demandante, por cuanto tenía bajo su custodia y cuidado aun las 30.000 cajas de archivo departamental”.

Índice 31 SAMAI, T.A. 4 Refirió el actor que “(…) este procedimiento se llevó a cabo durante todo el término que la accionante prestó los servicios a la Gobernación de Santander, por solicitud de los funcionarios del ente, desde enero a junio de 2020 y sin que la Gobernación adelantase el trámite para la entrega de las 30.000 cajas durante todo este período” (hecho décimo segundo).

Índice 31 ib. 5 En el hecho sexto precisó: “SEXTO: Una vez finalizado el contrato No. 00001175 de 2019, la Gobernación de Santander continuó solicitando los servicios de la accionante, por medio de correos electrónicos desde el mes de enero de 2020 hasta el mes de junio de 2020, por lo que la Empresa Sistemas & Archivos S.A.S. (SIAR-SAS), al ver que la accionada no realizó los trámites necesarios para la entrega efectiva de las cajas, se vio obligada a continuar prestando los servicios descritos en el objeto contractual del contrato 00001175 de 2019, puesto que al poseer la custodia de los archivos estaba bajo su única y exclusiva responsabilidad la seguridad de los mismos” (subraya añadida).

Índice 31 ib. 6 Hecho décimo primero: “Como consecuencia de lo anterior, la Empresa (sic) accionante se ha empobrecido en la suma de (…) afectándose económicamente su patrimonio, al tener que soportar los gastos de operación de esa prestación de servicios a favor, sin contar con que se vio obligada a asumir el pago de empleados y los gastos de arrendamiento de la bodega donde tenía guardadas las 30.000 cajas del archivo de la Gobernación durante todo el tiempo que la accionada se tomó para finalmente recibir las 30.000 cajas, mientras que se enriquecía sin justificada causa”.

Índice 31 ib. 7 Según relata el hecho décimo tercero de la demanda. Índice 31 ib. 8 Así se indicó en el hecho décimo sexto de la demanda. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 4 11. Adujo la configuración del enriquecimiento sin justa causa con fundamento en la sentencia de unificación del 19 de noviembre de 2012 proferida por el Consejo de Estado, y se apoyó en pronunciamientos del Tribunal Administrativo de Santander al fallar casos similares9.

Enfatizó que esta Corporación ha avalado el reconocimiento de actividades bajo esta figura “(ii) cuando un contratista de la Administración, luego de terminado un contrato, sigue ejecutando prestaciones a su favor ante la perspectiva de la futura celebración de otro contrato con el mismo objeto”10. 12. Sostuvo que la entidad utilizó su autoridad para exigir a S&A la prestación de los servicios, obligándolo a asumir sus costos de enero a junio de 2020, e incluso por el tiempo que duró la entrega; además, con la nueva contratación que adelantaba le generó expectativas, periodo en el que por esta razón prestó sus servicios sin contrato.

Contestación de la demanda 13. El departamento se opuso a la totalidad de las pretensiones. Adujo que el contrato señalado por el actor fue liquidado de mutuo acuerdo el 31 de diciembre de 2019, así que para el período reclamado no existía vínculo negocial ni fuente de cobro. 14. Como medios de defensa, propuso las excepciones de (i) inexistencia de causa para demandar, (ii) cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato, (iii) cobro de lo no debido, y (iv) la genérica.

Todas sustentadas en la terminación y liquidación a satisfacción del contrato 1175 del 30 de abril de 2019 y en la inexistencia de relación alguna entre las partes para la vigencia 2020. Alegatos en primera instancia 15. Surtido el debate probatorio11, al alegar de conclusión, la actora12 reiteró los argumentos de la demanda y señaló que los medios demostrativos confirmaban los supuestos de su reclamación, en particular: i) los correos electrónicos de funcionarios del departamento que solicitaban servicios luego de la terminación del contrato; ii) 58 actas que acreditaban la entrega final del archivo al nuevo contratista entre julio y octubre de 2020; y iii) la factura de venta por los servicios prestados en dicho período. 16.

La demandada y el Ministerio Público guardaron silencio. Fundamentos de la providencia recurrida 9 Aludió al Exp. 68001333300120160023201, sin citar fecha. 10 Refiriéndose a la sentencia del 23 de octubre de 2020, Consejo de Estado, Sección Tercera, Subsección A, C.P. José Roberto Sáchica Méndez (44780). 11 Con auto del 30 de marzo de 2023, el a quo decretó e incorporó las pruebas documentales presentadas por la actora con la demanda y su reforma.

Postergó pronunciarse sobre los testimonios hasta que la demandante concretara el objeto y los hechos sobre los cuales depondrían los testigos. En auto del 23 de mayo siguiente, el Tribunal resolvió no decretar los testimonios porque la actora no allegó la información en el término otorgado. Las pruebas documentales aportadas fueron: 1) Demanda: a) copia del contrato No. 1175 de 2019 y adición No. 1 al mismo, b) copia del expediente administrativo de dicho contrato, c) requerimientos de servicios vía correo electrónico de la Gobernación de Santander y comprobantes de entrega y remisiones de archivos, d) actas de entrega final de archivos a la empresa Control Online SAS, e) factura No. 5153 del 9 de junio de 2020, f) oficio recibido el 10 de julio de 2020 de entrega de la factura mencionada, g) expediente administrativo del contrato No. 874 de 2019 con Control Online SAS, h) contrato de arrendamiento de la bodega de SIAR, y pagos por este concepto en 2020; 2) Contestación de la demanda: a) expediente del contrato 1175 de 2019; designación del supervisor, acta de inicio, actas de recibo parcial de la 1 a la 7, informes de supervisión del 1 al 7, actas de recibo final, aclaratoria, y de liquidación de mutuo acuerdo. 12 Índice 73 SAMAI, T.A. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 5 17.

El a quo accedió a las pretensiones de la demanda, conforme a la jurisprudencia invocada por el demandante. Sostuvo que el litigio no versaba sobre el pago de obligaciones derivadas del contrato de prestación de servicios 1175 del 30 de abril de 2019, pues éste se había terminado y liquidado. 18. Halló configurado el enriquecimiento sin justa causa, pues se demostró: i) la prestación de los servicios de custodia y administración de archivos por el lapso reclamado, por cuenta de la solicitud efectuada por funcionarios del departamento.

Señaló que se incluía el transporte según registraron las actas de entrega, sumado a la custodia que hizo del archivo hasta el momento en que fue recibido por el nuevo contratista; ii) el enriquecimiento del departamento y el correlativo empobrecimiento del actor; iii) que el demandante carecía de otro mecanismo para reclamar su afectación patrimonial; iv) que terminado el contrato previamente celebrado, SIAR continúo prestando servicios a la entidad, ante la expectativa de la futura celebración de otro contrato con el mismo objeto; v) que tales actividades eran necesarias para garantizar la continuidad de los servicios de la Gobernación; vi) que todas las solicitudes a SIAR fueron catalogadas como “urgentes” por la entidad y, por tanto, fueron atendidas; y, vii) descartó la existencia de culpa del actor, dada la necesidad del servicio y la omisión de la entidad de recibir los archivos al finalizar el contrato.

II. EL RECURSO INTERPUESTO 19. En el recurso de apelación13, el departamento pide revocar la sentencia impugnada y negar las pretensiones. Insiste en que la liquidación bilateral del contrato 1175 del 30 de abril de 2019 extinguió toda obligación entre las partes, y no existe vínculo del que se desprendan los reconocimientos reclamados.

Cualquier prestación posiblemente ejecutada luego de la liquidación de aquel negocio jurídico, fue una decisión unilateral de SIAR. 20. Señala que la prosperidad de las pretensiones debía pasar por demostrar: (i) que el demandante efectivamente prestó servicios a la Gobernación de Santander durante el primer semestre de 2020, sin que existiera un contrato estatal;

(ii) que lo hizo porque algún empleado público lo constriñó o le impuso ejecutar las prestaciones indicadas en la demanda, o (iii) que existieron hechos que debieron dar lugar a la declaratoria de una urgencia manifiesta. Afirma que en este caso no existen fundamentos de hecho ni derecho que respalden lo pretendido. 21. Sostiene que el a quo erró al hallar configurados los supuestos de la actio in rem verso, pues del acervo probatorio no emerge la configuración de alguna de las tres hipótesis excepcionales fijadas en la sentencia de unificación del 19 de noviembre de 2012, ya que no existe prueba del constreñimiento de la Administración para continuar el servicio, no se trataba de una situación de urgencia manifiesta, y tampoco de una prestación indispensable para salvaguardar derechos fundamentales. 22.

Refiere que dentro del escrito de la demanda no hay un pronunciamiento sobre la omisión del departamento bajo el contrato 1175 de 2019, de manera que la actora no cumplió el deber de precisarlo. 13 Índice 80 SAMAI, T.A. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 6 Trámite de segunda instancia 23.

A través de auto del 16 de septiembre de 202414 el tribunal concedió el recurso de apelación y esta Corporación lo admitió mediante proveído del 17 de octubre de 202415. De conformidad con el art. 247 del CPACA, modificado por el artículo 67 de la Ley 2080 de 2021, no se corrió traslado a las partes para alegar de conclusión, comoquiera que no se decretaron pruebas en segunda instancia. 24.

El Ministerio Público16 pidió revocar el fallo de primer grado, dado que los supuestos fácticos del caso no se enmarcan en alguna de las hipótesis indicadas en la sentencia de unificación de 2012. Sobre el constreñimiento, señaló que las solicitudes elevadas por algunos funcionarios del ente territorial carecían de aptitud para doblegar la voluntad del actor, así que éste continuó la ejecución de actividades sin gestionar diligentemente la devolución del archivo.

III. CONSIDERACIONES 25. Por el contexto de los hechos debatidos y las pretensiones formuladas17, y a efecto de desatar la alzada, corresponde a la Sala determinar si el reconocimiento pedido debe analizarse como un evento de enriquecimiento sin justa causa (en adelante ESJC), o si existe una fuente obligacional que excluya aquella figura, ya sea en sede de responsabilidad contractual o extracontractual.

Para la demandada, ahora impugnante, se debe descartar la configuración del ESJC, pues insiste en que el único vínculo obligacional que tuvo con SIAR correspondió al contrato 1175 de 2019 que fue liquidado a paz y salvo. Naturaleza de la actuación objeto del litigio 26. La Subsección seguirá los lineamientos establecidos por la Sala Plena de la Sección Tercera de esta Corporación en la sentencia de unificación proferida el 31 de julio de 2025 (Exp. 57.464).

Esta decisión estableció como guía de análisis la aplicación de una metodología de exclusión sucesiva dirigida a verificar la ausencia de una fuente legal o convencional que ampare las pretensiones. 27. El itinerario indicado conduce a comprobar “(i) que no exista un acuerdo de voluntades que fundamente la merma patrimonial que se atribuye (responsabilidad contractual); y (ii) que ese menoscabo no haya ocurrido en virtud de un hecho u omisión doloso o culposo causante de un daño antijurídico (responsabilidad extracontractual)”18.

Esta técnica de verificación afirma el carácter subsidiario atribuido al enriquecimiento sin justa causa, al que sólo se puede llegar cuando el daño que se 14 Índice 82 SAMAI, T.A. 15 Índice 3 SAMAI, Consejo de Estado (en adelante, C.E.). 16 Índice 10 SAMAI, C.E. 17 La Sala observa que el demandante mezcló pretensiones de enriquecimiento sin justa causa (primera y segunda), y de responsabilidad extracontractual, por los mismos hechos.

La pretensión tercera señala: “TERCERA: Declarar administrativa y patrimonialmente responsable al DEPARTAMENTO DE SANTANDER, por haber continuado exigiendo la prestación de los servicios a (…)”. Lo anterior, sin que el Tribunal lo advirtiera y se realizara la corrección de la demanda para dar cumplimiento al art. 165.2 del CPACA que dispone: “ARTÍCULO 165.

ACUMULACIÓN DE PRETENSIONES. En la demanda se podrán acumular pretensiones de nulidad, de nulidad y de restablecimiento del derecho, relativas a contratos y de reparación directa, siempre que sean conexas y concurran los siguientes requisitos: (…) 2. Que las pretensiones no se excluyan entre sí, salvo que se propongan como principales y subsidiarias.

(…)”. 18 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sala Plena, sentencia de unificación del 31 de julio de 2025, C.P. Fernando Alexei Pardo Flórez, Rad.: 57.464. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 7 reclama no tenga origen en alguna de las fuentes de las obligaciones previstas en el art. 1.494 del Código Civil19. 28.

Bajo el sub-lite, los medios de prueba revelan que, con anterioridad a la ejecución de los servicios reclamados en la demanda, las partes suscribieron el contrato 1175 de abril de 2019, ejecutado entre el 10 de mayo y el 30 de diciembre de ese año, según consta en el acta de liquidación20 suscrita de mutuo acuerdo el 31 de diciembre siguiente.

En la citada acta se dejó constancia del cumplimiento de las obligaciones de S&A, y de que la ejecución presupuestal alcanzó el 100% del valor del contrato. Sin embargo, la devolución de los documentos del archivo a la entidad pública solo quedó anunciada en el formato usado para definir el estado de las actividades al cierre del negocio jurídico, pero no se diligenció el espacio relativo a la entrega de tales insumos.

Dicho retorno no se realizó ni quedó programado en tal acta, y sólo se produjo a partir de julio de 2020, como revelan otros medios demostrativos21. 29. Al revisar el objeto del citado contrato, relacionado con el almacenamiento y manejo del archivo del ente territorial, la devolución de aquel material (contenido en 30.000 cajas aproximadamente) se erige en un imperativo de su finalización. Por tanto, el contratista haría su reintegro al departamento a la culminación del vínculo jurídico y la demandada debía recibir los documentos públicos cuya gestión y guarda había confiado al particular. 30.

Este contexto permite señalar que el reproche formulado es de naturaleza eminentemente contractual, pues aún con el plazo de ejecución vencido, la fuente del daño reclamado proviene de la materialización del objeto pactado –con las precisiones que sobre el acta de liquidación se harán más adelante–. Se trata, en efecto, de una obligación propia y de la naturaleza del contrato, toda vez que no de otra manera, ni por causa distinta, la sociedad S&A detentaba la custodia del archivo y estaba obligada a su devolución 31.

Sirva lo anterior para subrayar, en línea con lo afirmado en la sentencia de unificación indicada, que “[s]i lo que se reclama tiene fuente y respaldo en actividades propias del objeto de un acuerdo de voluntades, aunque se extienda en el tiempo, que se consumaron luego del periodo de ejecución, corresponderá a un juicio de controversias contractuales”22. 32.

En el caso concreto, los fundamentos fácticos que soportan las pretensiones permiten constatar a la Sala que el centro del reclamo anida en la demora que aduce el actor respecto del momento en que la entidad se allanó a recibir el archivo, y los efectos patrimoniales negativos que ese comportamiento generó. En estos términos, el daño reclamado es de naturaleza contractual y así será analizado en aplicación del principio iura novit curia, en atención a las bases en que se fundamentó la litis. 19 “Artículo 1.494.

FUENTE DE LAS OBLIGACIONES Las obligaciones nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los contratos o convenciones; ya de un hecho voluntario de la persona que se obliga, como en la aceptación de una herencia o legado y en todos los cuasicontratos; ya a consecuencia de un hecho que ha inferido injuria o daño a otra persona, como en los delitos; ya por disposición de la ley, como entre los padres y los hijos de familia”. 20 Índice 31 SAMAI, T.A. 21 Índice 30 SAMAI, T.A. Se trata de las actas de inventario documental para devolución, en las que consta que la entrega de los documentos públicos del departamento de Santander objeto del contrato 1175 de 2019, fueron entregados por SIAR a la entidad pública, a través del nuevo contratista de archivo; como será desarrollado más adelante. 22 Sentencia de unificación (57.464) del 31 de julio de 2025, C.P. Fernando Alexei Pardo Flórez.

Ib. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 8 33. A este escenario se llega a partir de una interpretación integral de la demanda, pues pese a que el actor invocó el instituto del ESJC, en realidad, la causa petendi, trazada por los hechos reseñados en el libelo y el eje en que gravitan las pretensiones23, se orientó a la obtención del pago por las actividades desarrolladas en el lapso que transcurrió hasta que la entidad estatal tramitó la devolución documental.

Línea que, a su vez, adoptó la entidad demandada al centrar su defensa en que al cierre del negocio jurídico el 31 de diciembre de 2019 no subsistieron obligaciones por cumplir bajo dicho contrato, señalando que éste es el contexto que atañe analizar. Lo anterior, impone al juez aplicar el derecho correspondiente de cara al objeto del proceso planteado. 34.

Bajo estas precisiones, la Sala halla razón al apelante al señalar que no se configuró un evento de ESJC bajo el sub-lite, y dado que el análisis anida en una controversia derivada de la ejecución del contrato 1175 de 2019, procede a examinar los presupuestos procesales del medio de control de controversias contractuales en función de los reproches formulados contra el departamento de Santander. 35.

El núm. (iii) del literal j) del art. 164.2 de la Ley 1437 de 2011 establece que en las controversias relativas a contratos que estén sometidos a liquidación y ésta sea efectuada bilateralmente, el término para demandar será de dos años desde el día siguiente a la firma del acta. Comoquiera que las partes suscribieron el acta de liquidación el 31 de diciembre de 2019 y la demanda fue presentada el 16 de diciembre de 2020, es decir 11 meses y 14 días después de haber iniciado a correr dicho término, la Sala constata que la demanda fue oportuna24. 36.

A su vez, las partes están legitimadas25 para comparecer al proceso, y se encuentran cumplidos los factores de competencia establecidos en los arts. 150 y 152.5 ib. Estas normas disponen, respectivamente, que el Consejo de Estado es competente para conocer de las apelaciones de las sentencias dictadas en primera instancia por los tribunales administrativos, y que en asuntos referentes a contratos en los que sea parte una entidad pública en sus distintos órdenes, conocerá cuando la cuantía exceda de 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes26.

Análisis de los cargos de la apelación 37. En la impugnación el departamento pide revocar la sentencia de primera instancia y negar las pretensiones. Funda su disenso en que (i) la liquidación bilateral 23 Este caso difiere de los eventos en que se invoca un enriquecimiento sin justa causa con ausencia absoluta de una fuente formal de obligaciones que revele el desplazamiento patrimonial; en casos así no hay espacio para que el juez analice el asunto por una vía diferente, pues ello podría conllevar a la variación de la causa petendi, de modo en tales hipótesis el juez deberá negar las pretensiones de la demanda.

En el sub-examine se advierte que el punto de partida del litigio no es otro que la terminación y liquidación del contrato 1175 de 2019, y el reproche anida en el tiempo transcurrido hasta que la entidad recibió el archivo, lo que permite encausar el objeto del litigio por la vía procesal que corresponde, con apego a los hechos en que se sustentan las pretensiones y el núcleo que éstas persiguen. 24 Lo anterior, sin considerar los efectos suspensivos sobre el término de caducidad derivados de la solicitud de conciliación extrajudicial.

Consta en el plenario que el 3 de septiembre de 2020, SIAR S.A.S. presentó la solicitud de conciliación ante la Procuraduría 16 Judicial II para Asuntos Administrativos y que el 17 de noviembre del mismo año se adelantó la audiencia respectiva, resultando fallida por no existir ánimo conciliatorio entre las partes. Así está registrado en la constancia emitida por la Procuraduría, de fecha 19 de noviembre de 2020. 25 SIAR S.A.S. es la persona jurídica que fungió como contratista bajo el contrato 1175 de 2019 y reclama el pago de los efectos patrimoniales asumidos hasta el momento en que el departamento de Santander, que fungió como contratante, recibió los archivos que tenía a su cargo; lo que constata la legitimación en la causa de ambas partes. 26 La demanda fue instaurada el 16 de diciembre de 2020; para esa época 500 SMMLV equivalían a $438’901.500; dado que la parte actora estimó la cuantía en un valor superior, a saber $466’437.560 –valor de la pretensión mayor individualmente considerada–, la Subsección es competente para resolver este asunto.

Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 9 del contrato 1175 del 30 de abril de 2019 extinguió toda obligación entre las partes, sin vínculo jurídico del que se deriven los reconocimientos pedidos, y (ii) sin que el actor hubiese precisado una omisión contractual del departamento; en caso de observar la posible ejecución de actividades luego de la liquidación de aquel contrato, afirma que se trató de una decisión unilateral de SIAR; por tanto (ii) agrega que el a quo erró al hallar configurados los elementos del ESJC pues no se demostró ninguno de los eventos que la jurisprudencia reconoció al efecto en el año 2012. 38.

En línea con los planteamientos esbozados en la apelación y la naturaleza del litigio, la Sala analizará el contrato 1175 de 2019, en particular, la etapa de terminación y devolución del archivo, con el propósito de definir si el comportamiento aducido como génesis del daño constituye una conducta negocial antijurídica, y sus efectos. En curso de este examen, estudiará la incidencia de la suscripción del acta de liquidación por mutuo acuerdo por las partes.

El contrato 1175 de 201927 39. El negocio jurídico materia de examen tuvo por objeto “la prestación de servicios para el almacenamiento, codificación, custodia y administración de medios magnéticos y archivos del departamento de Santander”28. Esta tipología contractual desarrolla la función archivística del Estado, que está regulada en la Ley 594 de 200029, y corresponde a un conjunto de actividades técnicas orientadas al manejo, organización, consulta y conservación de la documentación producida y recibida por las entidades30. 40.

Para ilustrar el contexto de la gestión de archivo, conviene señalar que tal labor hace referencia a un proceso integral que realiza el ciclo vital del documento, desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, e involucra actuaciones administrativas y técnicas que garantizan el orden, preservación, autenticidad e integralidad de los respectivos soportes documentales31, conforme a las tablas de retención32.

La importancia de esta función permite a los archivos servir como testimonio e información a la institución que los produce, a los ciudadanos, o como fuentes de la historia33, y son herramienta indispensable para la toma de decisiones de orden administrativo, económico, político y cultural del Estado34. Por ello, los “servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso 27 Celebrado el 30 de abril de 2019.

Contrato visible en los fls. 592 a 603 de la carpeta 43 índice 31 SAMAI, T.A. 28 Fls. 5 a 16 de la carpeta 016.1, PRUEBAS CONTESTACIÓN DEMANDA, visible en el índice 31 SAMAI, T.A. 29 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. 30 “ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.” Ib. 31 El art. 3 de la Ley 594 de 2000, entre otras, hace las siguientes definiciones “Soporte documental.

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente (sic) los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros”. 32 Ídem. “Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”. 33 Ib. al definir los archivos. 34 El art. 4 ib. dispone: “(…) b) Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”. Ibidem. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 10 y manejo de los documentos”35, pues corresponde a “una obligación del Estado la administración de los archivos público” 36. 41.

El art. 13 de la citada ley prescribe que la administración pública debe garantizar instalaciones adecuadas para el buen funcionamiento de sus archivos, por lo que al construir edificaciones públicas, tomar en arriendo, o adecuar espacios tendrá en cuenta las especificaciones técnicas que permitan el cuidado y guarda de los documentos en un ambiente adecuado –considerando la temperatura, humedad, materiales resistentes a la oxidación, ventilación, control de incendios, de plagas, entre otras regulaciones técnicas que son definidas por el Archivo General de la Nación37–. 42.

Cuando tales garantías no pueden ofrecerse directamente por las entidades, el art. 14 ib. establece que la “administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo” (parágrafo 1), y dispone que el “Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos” (parágrafo 3). 43.

En estos casos, el alcance del servicio a satisfacer está sujeto a las condiciones específicas de cada entidad –según si cuenta con áreas adecuadas para esta gestión y si dispone de personal y herramientas para cumplir la función archivística–. Con esta perspectiva se determina el alcance de las actividades a contratar, ya sea que se trate de personas naturales o jurídicas, y se define su rol en el proceso de archivo; todo ello en función de proveer respaldo de integridad, organización y disponibilidad a los documentos públicos. 44.

El objeto del contrato 1175 de 2019 comprendió la custodia y administración integral del archivo del departamento. La cláusula segunda, en precisión de lo anterior, estableció que el alcance del objeto estaba determinado por: a) los estudios previos, b) la oferta técnico económica del contratista; c) las especificaciones técnicas, d) los pliegos de condiciones y adendas, pues ellos contenían el detalle de todas los actividades requeridas; a su vez, enfatizó que las condiciones técnicas y de orden normativo relacionadas con la función archivística quedaban integradas al negocio jurídico para todas las etapas de su desarrollo y del modelo operativo del servicio contratado. 45.

Los estudios previos dieron cuenta de que el departamento adelantó el proceso de selección para cumplir los deberes que la Ley de General de Archivos impone a todas las entidades públicas. Justificó la necesidad de la contratación en que “actualmente el Departamento (sic) de Santander, en su archivo central no cuenta con el espacio físico ni las instalaciones necesarias de conformidad con los requerimientos técnicos fijados por el Archivo General de la Nación, para almacenar y custodiar en 35 Literal d) del art. 4 de la citada ley de archivo. 36 Literal f) del art. 4 de la citada ley de archivo. 37 Literal e) del art. 4 ib.: “Dirección y coordinación de la función archivística.

El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental”. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 11 debida forma la totalidad de documentos y/o archivos, por lo cual, se requiere la contratación de una persona natural o jurídica, especializada en el manejo técnico de información, alistamiento, custodia y almacenamiento de archivo, de conformidad con los lineamientos normativos existentes y que cuente con la infraestructura, el recurso humano y la experiencia necesaria para asumir esta responsabilidad”38; estableció que debía verificarse el cumplimiento de las especificaciones técnicas definidas en el Acuerdo 08 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación39. 46.

Tales servicios serían prestados por un plazo de 7 meses y 21 días (cláusula quinta40) contado a partir del acta de inicio, suscrita el 10 de mayo de 201941, de modo que las actividades de archivo a cargo de SIAR, todas ellas, culminaban el 31 de diciembre de 2019. Lo anterior, pone de relieve que a la finalización del plazo contractual los documentos públicos que el contratista tenía en custodia debían ser regresados al departamento como parte de las obligaciones de cierre del contrato.

La trascendencia de tal devolución es indiscutible, así como su estirpe contractual. 47. En efecto, el “modelo “operativo” que de forma extensa se describe en la cláusula primera del contrato, prevé en el literal e)42 que “la solución y servicios de bodegaje “deberán ser completamente administrados desde el momento en que el prestador recoge los archivos documentales en el Archivo (sic) central del Departamento (sic) y los traslada a la bodega dispuesta para ello, en donde deberá asegurar su correcto almacenamiento" (se subraya).

Aunque allí no se indicó de forma expresa ´hasta´ cuando sería prestado el servicio de bodegaje, el vencimiento del plazo43 resulta suficiente para completar el circuito de tal prestación, pues el contratista no podía quedar en custodia indefinida del compendio documental. 48. Sin duda, la obligación en su doble perspectiva –la del contratista de entregar el archivo y el departamento de recibirlo– tiene fuente en el contrato; pero no sólo eso, además, se trata de la razón que expresó la entidad para llevar a cabo el proceso de selección, en la medida que no contaba con un área para tener el archivo.

Así que debía entregar su custodia y administración a un tercero y definir el bodegaje como 38 Fl. 67 del archivo digital, carpeta 43, índice 30 SAMAI. 39 "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

El art. 3 de este Acuerdo, dispone: “En los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el contratista deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un Sistema Integrado de Conservación conforme lo estipula el Art. 46 de la Ley 594 de 2000: a) Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación. b) Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas c).

Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas establecidas por el Archivo General de la Nación. d). La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales. e).

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. f). Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación (…)”. 40Inicialmente el plazo fue de 8 meses, pero con el modificatorio 01 al contrato, sin fecha, se precisó que el plazo del contrato vencía el 31 de diciembre de 2019.

Este modificatorio fue remitido al Coordinador Grupo Recursos Físicos en oficio con rad. 2019-06-04. Documentos visibles a fl. 622 a 625 índice 30 SAMAI, archivo 43 T.A. 41 Fl. 622 a 625 índice 31 SAMAI, T.A. 42 Fl. 594 ib. 43 “ARTÍCULO 1551. <DEFINICION DE PLAZO>. El plazo es la época que se fija para el cumplimiento de la obligación; puede ser expreso o tácito.

Es tácito, el indispensable para cumplirlo.” Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 12 uno de los requisitos habilitantes de orden técnico en el pliego de condiciones, según el literal c) del capítulo V, que dispuso: 49. A su turno, la estructura económica del contrato constata la existencia de tal obligación, pues en la cláusula tercera, al discriminar el presupuesto pactado, las partes asignaron una porción del valor a pagar para la actividad de “Descargue y entrega final de las cajas a la finalización del contrato”, ítem que fue incluido en el componente fijo estipulado para la custodia y administración de los archivos44, tal como se desprende del texto que, en lo pertinente, se reproduce: 50.

Aunque en un inicio no se había considerado la actividad de entrega documental en el proceso de selección, fue a raíz de las observaciones presentadas frente al proyecto de pliego de condiciones respectivo que se advirtió la omisión en contemplar esta actividad y su correspondiente pago. Entre tales manifestaciones45 se dijo: 44 El contrato estableció valores también para el componente variable.

Ver cláusula tercera a fls. 598 y 599, carpeta 43, índice 31 SAMAI, T.A. 45 Presentada por las sociedades Manejo Técnico de Información S.A. Fl. 213 ib. En similares términos, la empresa Solutec Jack señaló: “se solicita a la entidad que aclare si en la entrega final la entidad pagará el descuelgue (recuperación) y punteo (validación de inventario) a los precios ofertados inicialmente, o de lo contrario que incluya estas actividades en el cuadro de precios para poderlas ofertar”.

Fl. 217 ídem. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 13 51. Al responder, el departamento indicó: “efectivamente se acepta la observación y se procederá a incluir tanto en el presupuesto de valores fijos de contrato como en la oferta económica este ítem correspondiente a descuelgue y entrega final”46.

Tal determinación quedó incluida en el pliego definitivo47 y en el contrato 1175 de 2019, y es concordante con el núm. 22 de la cláusula séptima, OBLIGACIONES DE LAS PARTES, que dispuso a cargo del contratista: “Las demás que se señalen en la ley para este tipo de contratos o las establecidas en la convocatoria pública y en la oferta presentada por el PROPONENTE y las que se deriven de su naturaleza”48. 52.

Lo analizado, permite a la Sala descartar como un evento sin causa la “omisión” atribuida al departamento al no recibir las 30.000 cajas que SIAR tenía en custodia en sus instalaciones, pues en virtud de lo estipulado por las partes y en ejecución del objeto pactado el contratista mantuvo su guarda y depósito. Ello es así, pues de acuerdo con los hechos que informan el libelo, lo que estaba pendiente de cumplimiento era la actividad de descargue y de entrega - recibo, a cargo de las partes, actividad que se extendió en el tiempo, así que la Sala analizará el asunto en el marco de un conflicto contractual, confirmando la tesis que anunció. Análisis de la obligación de entrega – recibo del archivo documental y su incidencia frente al acta de liquidación suscrita 53.

Quedó visto que el plazo contractual vencía el 31 de diciembre de 2019, sin que el negocio jurídico estableciera una fase de devolución específica al interior de dicho término. La naturaleza del contrato y el volumen del archivo permiten: a) colegir la necesidad de prever un periodo razonable para hacer tal retorno, y b) desestimar como posible que el contratista trasladara a la gobernación de Santander el profuso número de cajas que copaban sus bodegas, sin que mediara instrucción del ente territorial en la forma y tiempo en que debía realizarse. 54.

Con todo, lo cierto es que bajo el acuerdo que se examina las partes suscribieron el “adicional No. 01” del 14 de noviembre de 2019 al referido contrato, cuya justificación se basó en el informe de supervisión que indicó que a la fecha (1 de noviembre anterior) se había ejecutado el 95% de los recursos pactados, y se presentaba “un aumento en el número de cajas a custodiar, respecto de lo contemplado inicialmente, ante diferentes traslados de archivo recientemente realizados”.

Se indicó que la adición era necesaria a “efectos de cubrir la ejecución contractual con la totalidad de cajas actualmente bajo custodia de la empresa contratista hasta el 31 de diciembre de 2018 (sic)”49. 55. Por esta vía, la entidad estatal privilegió continuar con el tratamiento documental para los meses de noviembre y diciembre, dado el aumento de cajas para gestionar, según lo manifestado en el citado informe –conservando expresamente la fecha de terminación del pacto–.

La Sala no desconoce que el contratista estaba en capacidad de promover ese reintegro, desde el rol que asumió, sin que pudiera 46 Fl. 222 ib. Con esta respuesta se atendió la observación de las dos empresas prenombradas. Así, al contestar la observación de Manejo Técnico de Información S.A., la entidad señaló: “Tal como se indicó en respuestas anteriores a otro interesado, efectivamente se procederá a incluir dentro del presupuesto fijo del contrato, el ítem correspondiente a descuelgue y entrega final “.

Fl. 224 ibidem. 47 fl. 295 ib. 48 Fl. 600 ib. 49 Fl. 721 ib. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 14 superar el hecho de que el departamento no disponía de espacios para gestionar su devolución, tal como se advierte en los estudios previos que fundamentaron el contrato de archivo suscrito el 30 de junio de 2020 –que fue posterior al celebrado con SIAR en 2019–, en el que el departamento hizo constar, de nuevo, que no contaba con el “espacio físico ni las instalaciones necesarias” para adelantar la labor de archivo50.

De modo que S&A no podía tramitar la entrega a la contratante sin que ésta señalara el lugar, ni a quién hacerlo. 56. Así mismo se destaca que la demandada era la llamada a disponer de una metodología de cierre y/o un plan simultáneo de recibo del archivo, como titular del recurso documental público y en cumplimiento de las obligaciones puntuales que asumió bajo el contrato51, atinentes a la inspección y vigilancia del contrato, y la suscripción “en conjunto con el contratista [de] las actas de inicio, recibo y liquidación”52 (se subraya). 57.

De lo anterior emergen varias premisas. La primera, da cuenta de que la actividad de entrega final de las cajas debía ejecutarse a más tardar en el denominado dies ad quem53, expresión que se refiere a la fecha de terminación del plazo, es decir, a la época prevista para el cumplimiento de la obligación. 58. La segunda, conduce a constatar el momento en que la entidad pública llevó a cabo tal recibo, dado que se impone definir si esta actividad superó el plazo convenido o el que razonablemente se debió destinar para tal efecto, y en qué medida, para ser catalogada como un comportamiento anti contractual, o si como aduce la impugnante, al vencimiento del plazo y con la liquidación bilateral del contrato 1175 de 2019, se extinguió toda obligación entre las partes. 59.

Sobre este punto evidencia la Sala que la entidad optó por no recibir el acervo documental y mantenerlo en la bodega del contratista luego del 31 de diciembre de 2019. La ocupación de dicho material en las instalaciones de S&A se corrobora a través de 59 actas de devolución de archivos54 que dan cuenta que sólo a partir del 14 de julio de 2020 y hasta el 9 de octubre siguiente funcionarios de S&A y del departamento de Santander levantaron el inventario documental para realizar dicha devolución, manifestando que lo hacían en la bodega del contratista.

En tales actas se registró: “Motivo de la Devolución: FINALIZACIÓN DEL SERVICIO DE CUSTODIA” (mayúscula y subraya del texto original). Lo que de forma innegable revela que la masa documental se mantuvo en la infraestructura de la demandante, hasta la fecha indicada en la demanda. 60. De forma simultánea, se observa que todas las cajas fueron recibidas físicamente por la empresa Control Online S.A.S., nuevo contratista, en virtud del contrato celebrado el 30 de junio de 2020 con el departamento, cuyo objeto incluyó el transporte de dichos insumos –teniendo en cuenta que la actividad de SIAR prevista en el ítem 5 incluía el descargue y la entrega final, pero no el transporte, así que este 50 Fl 68, carpeta 35, índice 31 SAMAI, T.A. 51 Cláusula séptima del contrato.

Fl. 600 ídem. 52 Así como las obligaciones a cargo de la supervisión, de “12) Realizar durante la ejecución del objeto un programa permanente de inspección y verificación para confirmar la aplicación de los objetivos y normas (…) y definir correctivos en caso necesario” –cláusula novena–. 53 Ver definición de la expresión diez ad quem, en: https://dpej.rae.es/lema/dies-ad-quem 54 Ibid.

Índice 30 SAMAI, T.A. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 15 servicio se integró al objeto del nuevo contratista–; razón adicional que debía resolver el departamento para poder recibir las cajas del archivo al finalizar el contrato 1175 y que vino a solventar al culminar el primer semestre de 2020. 61.

Así, en los informes de gestión de ese último contratista, avalados por la entidad, se hizo constar el “transporte de cajas recibidas de las instalaciones de SIAR SAS hacia las instalaciones de CONTROL ONLINE SAS (incluye cargue y descargue de las mismas)”; y se registra información relevante sobre el momento en el cual salieron físicamente de las bodegas de SIAR.

De ellos se destaca lo siguiente: FECHA INFORME DE GESTIÓN PERIODO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES REALIZADAS Folio55 06 de agosto de 2020 06 de julio a 05 de agosto de 2020 Se reciben 13.700 cajas de la Gobernación de Santander provenientes de la empresa SIAR SAS de las cuales 6.750 pertenecen a la referencia x 300 y 6.950 de la referencia x 200.

El contenido de estas cajas son series documentales… Se realizó el descuelgue y posterior cuelgue de 403 cajas de archivo referencias x200 y x300 para el desarrollo de consulta de expedientes por parte de la Gobernación de Santander… Se efectuó el transporte de 403 cajas de archivo de referencias x200 y x300 para la realización de consultas a solicitud de la entidad. 397- 401 07 de septiembr e de 2020 06 de agosto de 2020 al 05 de septiembre de 2020 Se trasladaron 12.000 cajas de la Gobernación de Santander desde las instalaciones de la empresa SIAR SAS de las cuales 4.750 pertenecen a la referencia x 300 y 6.950 de la referencia x 200 pertenecientes al inventario de SIAR y 600 cajas x 200 referentes a cajas nuevas.

El contenido de estas cajas son series documentales (…) 417- 420 06 de octubre de 2020 06 de septiembre de 2020 al 05 de octubre de 2020 Se trasladaron 2.926 cajas de la Gobernación de Santander, 2.414 de ellas desde las instalaciones de la empresa SIAR SAS y las 512 restantes son transferidas procedentes de las instalaciones de la empresa ISSO.

Estas cajas son de referencia x300 y x200. El contenido de estas cajas son series documentales… (…) Se recibieron 65 medios magnéticos provenientes de la empresa SIAR 436- 446 06 de nov. de 2020 06 de octubre de 2020 al 05 de noviembre de 2020 Se trasladaron 1.114 cajas de la Gobernación de Santander, 620 de referencia X300 y las 494 restantes de referencia X200.

Estas cajas son producto de transferencias procedentes de las instalaciones de la empresa ISSO, dependencias de la Gobernación de Santander y de las instalaciones de la compañía Siar. El contenido de estas cajas son series documentales… En este periodo se recibieron 607 cajas de referencia x300 provenientes de las instalaciones de Siar, para en total tener en custodia 12.107 cajas, las cuales se encuentran debidamente validadas y codificadas (…) 449- 455 62.

Con base en estos medios de convicción, se concluye que el departamento no recibió las 30.000 cajas que SIAR tenía en custodia y administración, y ello condujo a que ese material permaneciera en las bodegas de S&A durante el tiempo que pregonó 55 Carpeta 35, Índice 30 SAMAI, T.A Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 16 el demandante.

En este punto, de cara a los reproches del apelante, la Sala descarta que tal incorrección hubiese quedado zanjada por cuenta de la terminación del plazo del negocio jurídico, pues no hay manera de sostener que el advenimiento de tal suceso extinguía la obligación que se analiza; admitirlo sería tanto como señalar que los documentos públicos podían quedar en custodia del particular ante tal extinción, lo cual es a todas luces inaceptable. 63.

En este caso se suscribió el acta de liquidación por mutuo acuerdo en que las partes se declararon a paz y salvo, sin salvedades, una vez se realizara el pago pendiente allí señalado. Con todo, este acto jurídico también revela que a 31 de diciembre de 2019 no se hizo el reintegro físico de los documentos públicos del departamento, de manera que frente a la declaración de finiquito efectuada, la misma acta dejó por fuera lo atinente a aquella devolución; situación que no pasa inadvertida para la Sala, máxime que reposan en el expediente documentos que dan cuenta de las fechas en que se hizo la entrega de las referidas cajas al contratante –en 2020–, las que revelan por qué no se efectuó una manifestación concreta al respecto: porque tal devolución no se hizo. 64.

La citada acta de liquidación precisó que el paz y salvo se concretaría una vez la tesorería de la entidad efectuara el último desembolso por valor de $304´597.978. A su vez, hizo constar el cumplimiento de las obligaciones del contratista relacionadas con (i) la vigencia de las pólizas de seguros, (ii) el pago de aportes al sistema de seguridad social, cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, y, al lado de lo anterior, (iii) dejó constancia “que el bien o servicio objeto de este contrato fue entregado a (municipio, Comunidad, Departamento) mediante acta de entrega suscrita el día xxxxx del mes xxxx de xx para que se responsabilice de su mantenimiento y operación por ser de su competencia (Sólo cuando sea del caso)” (transcripción literal incluidos eventuales errores). 65.

La Sala refuerza que la fase de entrega final del archivo al ente territorial no se efectuó y tampoco quedó programada. La única mención que se hizo provenía del formato, en el cual se lee “xxxx”. Además, al revisar el acta de recibo final56 su texto sólo da cuenta de actividades parciales realizadas del 10 al 30 de diciembre de 2019, y no registra el traslado devuelto al ente territorial.

Así que la entrega del archivo al departamento fue un aspecto sobre el cual no se hicieron declaraciones en el acta liquidación, ni ello se completa por remisión a un acta de recibo final. Razón por la cual, la inexistencia de salvedades en dicha acta no resulta suficiente, en este caso, para entender clausurado el análisis respecto del asunto específico materia de debate, ni para sostener, como aduce el apelante, que el acuerdo de finiquito extinguió toda obligación. 66.

Este panorama, se itera, deviene de la circunstancia de que el acta de liquidación incluyó una estipulación sobre el recibo y devolución de los bienes objeto del contrato, pero sin contenido real (llenado apenas con el signo “xxxx”); de ahí que la Sala, al verificar dicho alcance, en conjunto con otros medios de convicción, 56 Documento que trae una doble titulación. En el formato señala que es “Acta de recibo parcial”, y al iniciar el desarrollo del documento incluye el título de “Acta de recibo final”.

Sin embargo, su contenido hace referencia a un recibo parcial referido a las actividades desplegadas por el contratista entre el 10 de diciembre de 2019 y el 30 del mismo mes y año (Fl. 186 de la carpeta 016.1, PRUEBAS CONTESTACIÓN DEMANDA, visible en el índice 31 SAMAI, T.A. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 17 evidencia que el recibo de los documentos fue un asunto ajeno al pacto liquidatario, y sólo vino a realizarse meses después. 67.

Conviene precisar que como el archivo corresponde a un bien de naturaleza pública, sobre éste no puede oponerse un acta de liquidación para enervar la obligación de reintegro, pues aquella [el acta] habla del estado de cumplimiento del contrato, pero no altera la premisa de que el bien sobre el cual recaen las prestaciones deba retornar a su titular o responsable.

No sobra precisar que hay obligaciones que subsisten de forma posterior a la culminación del plazo, o que tienen asiento en el acto jurídico de liquidación, por tanto, lo que se cuestiona, según corresponda, podría estar referido a su cumplimiento o exigibilidad, más no a su existencia, en las variadas hipótesis que pueden tener lugar. 68.

De acuerdo con lo anterior, el debate nace y permanece en el ámbito de la responsabilidad contractual por incumplimiento, o como aconteció en el sub lite por cumplimiento tardío de la obligación; ello soportado en que subsiste el interés jurídico de ambas partes en dicha prestación57 con especial realce en que está de por medio la responsabilidad y titularidad de la entidad estatal respecto de los documentos del archivo público a su cargo, en los términos de la Ley 594 de 2000 y normas que la desarrollan, que le imponen recuperar su custodia y cuidado. 69.

Conforme a lo dicho, no tiene cabida el reproche del ente público al señalar en la apelación que la demanda no trae un señalamiento claro sobre la omisión del departamento bajo el contrato 1175 de 2019, pues los hechos que informan la causa petendi apuntan de manera clara a la incorrección de no haber recibido las cajas del archivo a la terminación de ese contrato, y por esa vía, haberlo obligado a mantener la custodia.

De ahí que la Sala concluye, que ante la demostración del periodo en el cual la entidad pública dejó en vilo tal actividad, se presentó un cumplimiento tardío del contrato. 70. Dicho incumplimiento, sólo fue superado a partir del 14 de julio de 2020, fecha en la que se dio inicio al descuelgue, traslado y entrega del archivo. Esta actividad se prolongó hasta el 9 de octubre siguiente cuando culminó la entrega de las cajas.

No excusa al departamento haber gestionado antes de esa fecha la recepción del archivo. En ese contexto, le correspondía haber adelantado el proceso de contratación que se articulara con la finalización del contrato 1175, o promover acuerdos o prórrogas, o dejar en el expediente del nuevo proceso anotación acerca de la situación que le hubiera impedido en enero de 2020 conseguir la devolución de su archivo. 71.

Al plenario fueron aportados los dos expedientes administrativos –del contrato con SIAR y el suscrito con Control Online S.A.S.– que reportan todas las actuaciones adelantadas en cada negocio jurídico, incluyendo la etapa precontractual, sin que haya registro de que se hubiese iniciado, con la antelación debida, un proceso de 57 La doctrina especializada ha señalado al respecto: “Es claro el derecho del acreedor de rehusar una prestación tardía y reclamar su equivalente pecuniario y la indemnización de perjuicios recibidos por el incumplimiento del deudor, siempre y cuando su interés haya desaparecido.

Es decir, el deudor, valga la expresión, tiene derecho a cumplir tardíamente, a condición de que subsista el interés del acreedor en la prestación in natura. Es este uno de los casos en que se ha de apreciar el interés legítimo de cada una de las partes de la relación jurídica temperadamente (…)” HINESTROSA, Fernando, “Notas sobre la responsabilidad por incumplimiento de las obligaciones”, en Revista de Derecho Privado, junio de 2019, consultada en https://revistas.uexternado.edu.co/index.php/derpri/article/view/5787/7620.

Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 18 escogencia para cubrir el servicio a partir del 1 de enero de 2020 o que estuviera avanzando, o la activación de algún mecanismo para suplir esta necesidad. Lo que reposa en el expediente es un documento titulado “Carta”, sin fecha, suscrito por Mercedes Martínez Correa, cuya referencia señala: “Solicitud contrato de CUSTODIA DE DOCUMENTOS” dirigida a la Secretaria general de la Gobernación de Santander y a la directora administrativa de contratación bienes y servicios de esa institución58. 72.

La citada carta no prueba el momento en que se hizo tal solicitud, no refiere alguna circunstancia que impidiera contar con una solución de custodia y almacenamiento a partir del vencimiento del contrato 1175 de 2019, no tiene un recibido, un radicado, ni está acompañada de otros documentos que den cuenta de la fecha de su trámite. En cambio, la valoración crítica de este insumo, junto con otros elementos de prueba, evidencian la conducta omisiva de la entidad. 73.

Al examinar la certificación No. 035 de la Secretaría General del departamento, se acredita que en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), vigencia 2020, reposa la siguiente información: 74. Se observa que este certificado fue expedido el 23 de abril de 2020, lo que sugiere que en ese momento el ente territorial avanzaba en la conformación de los documentos y trámites internos para definir los distintos segmentos de los estudios previos.

La citada certificación, además, señala que la fecha estimada de inicio de esa contratación en el PAA era el “1 DE JULIO DE 2020”, por un plazo de seis meses. No se puede obviar la conducta que resultó omisiva e incluso determinada, o al menos descuidada de la entidad, respecto de su deber de garantizar los espacios adecuados para recibir los documentos que aún permanecían en custodia de SIAR59 58 Fls. 1 a 5 del archivo digital, carpeta 35, índice 30 SAMAI T.A. 59 No hay evidencia en el proceso de que la entidad pública hubiese activado algún mecanismo de prevención del daño antijurídico, pues dejando el archivo en una bodega y sin legalizar el respectivo contrato no cumplía sus deberes.

No se Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 19 75. Lo anterior, si se tiene en cuenta que el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año60, así que la programación que da cuenta dicho certificado revela que la contratación planeada únicamente estaba prevista para el segundo semestre de tal anualidad.

Más allá de que el PAA sea susceptible de cambios, no hay un documento con mérito demostrativo que haga evidencia de un trámite modificatorio, diverso, anterior, o en curso61. 76. En cambio, de tales insumos probatorios aflora la materialidad que produjo el incumplimiento, pues sin un espacio físico disponible para recibir 30.000 cajas, la determinación de retrasar la devolución del archivo es indicativa de que el departamento se sustrajo de su obligación de cara al conocimiento de que no iba a cumplir con el recibo, y no había intentado avanzar en un nuevo contrato al finalizar 2019 ni al inicio de año 2020.

Todo lo anterior confirma que la circunstancia de que aquel compendio permaneciera físicamente en las dependencias de SIAR hasta octubre de 2020, tiene génesis en un asunto de índole contractual. Esta conclusión impone a la Sala determinar los efectos económicos que deben ser resarcidos al actor por cuenta del periodo en que el departamento incumplió su obligación, ya examinada. 77.

Lo anterior, no sin antes hacer referencia al reclamo del demandante, que adujo haber sido constreñido a la prestación de labores relacionadas con el manejo y gestión del archivo documental a favor del departamento, de enero a junio de 2020, dado que al tener la custodia de aquella masa se vio conminado a mantener la ejecución de sus servicios, ante los requerimientos permanentes del contratante de hacer envío y recepción de cajas y documentos, traslados y alimentación del archivo e inventarios62. 78.

La Sala precisa que la demora en el recibo del archivo por parte la demandada, no traía aparejada la continuidad de las prestaciones a cargo de SIAR relacionadas con las otras actividades, ya que, una es la situación referida al bodegaje, y otra distinta es que por cuenta del almacenamiento se pudiera seguir ejecutando la integralidad de las prestaciones convenidas bajo del contrato 1175 de 2019 pues, como se sabe, solo estaba pendiente de cumplirse la devolución y recibo de los documentos –el resto estaba clausurado–.

De este modo, basta aducir el efecto normativo que emana del acta de liquidación analizada sobre aquel aspecto, para negar la pretensión de pago por las demás actividades ejecutadas, sin respaldo en el contrato. 79. Con todo, ante la concreción expresada por el actor en los fundamentos de sus pretensiones, la Sala no pasa por alto que SIAR manifestó que se vio compelida a avanzó en ninguna solución admisible entendiendo, a manera de ilustración, que habría podido considerar una prórroga, proponer la cesión de todo o parte del contrato de arriendo, adelantar por contratación directa este tipo negocial, proceder con una declaratoria de urgencia manifiesta de hallar configuradas las causas que la ley autoriza. 60 El art. 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, dispone: (…) “Plan Anual de Adquisiciones: Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto.

Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título”. Por su parte el art. 74 de la Ley 1474 de 2011 señala: “ARTÍCULO 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión (…)”. 61 Los documentos que figuran seguidamente en el expediente administrativo del proceso de selección que se adelantó para la segunda mitad del año 2020, datan de finales de abril de 2020, lo cuales contienen cotizaciones para hacer los análisis de mercado y las valoraciones financieras, que luego sustentaron los estudios previos respectivos los cuales están fechados el 28 de mayo de 2020.

Fl. 68 y ss del archivo digital, carpeta 35, índice 30 SAMAI T.A. 62 Visibles en las carpetas 40 y 42 del índice 30 SAMAI, T.A. Gestión en otros despachos. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 20 seguir prestando sus servicios por virtud del constreñimiento al que fue sometida.

Este reproche –que según la jurisprudencia vigente a la presentación de la demanda era del ámbito del ESJC, y con la rectificación jurisprudencial es un asunto propio de la responsabilidad extracontractual63–, tampoco tiene cabida en el presente asunto ante la inexistencia de la coerción aducida. En estos términos, la Sala pasa a descartar la materialidad de tal coacción, en el marco del derecho a la tutela judicial efectiva, ante los cambios jurisprudenciales. 80.

La Subsección encuentra acreditada la prestación de los referidos servicios. Los medios de convicción aportados al plenario revelan que la entidad pública solicitó la realización de servicios a SIAR, en las siguientes fechas: Mes / 2020 Fecha de la solicitud Enero 8, 13, 14, 15, 21, 23, 24, 29, 31 Febrero 3, 5, 7,10, 11, 12, 13, 14, 17, 19, 22, 24, 26, 28 Marzo 2, 4, 6, 10, 11, 13, 19 Junio 4, 10, 17, 19, 24 81.

En el alcance de cada una de tales solicitudes, se evidencia que las ejecutorias requeridas por el departamento correspondieron a las mismas que había desarrollado SIAR bajo el contrato celebrado en 201964 y permiten constatar la efectiva prestación de tales actividades. Como mecanismo adicional de constatación, obran las actas - formato- denominadas “control entrega documental”, en las cuales quedó registrada la atención a cada uno de los pedimentos efectuados por la entidad pública, con indicación expresa de la fecha de la solicitud y de entrega, las tareas desarrolladas, el nombre del funcionario del ente territorial solicitante, los ítems y códigos de los insumos, acompañados de la firma del funcionario de la gobernación y de SIAR que adelantaron la entrega física65. 82.

El actor explicó en la demanda que fue la “imposición arbitraria” de la entidad la que lo llevó a seguir prestando servicios a la Administración, censura que acompañó de manifestaciones en las que ratificó que la empresa “se vio obligada a continuarlos”66, pues el departamento le “constriñó e impuso” su ejecución67. Es de señalar que la Sala halla razón al apelante –el departamento– respecto de la omisión en que incurrió el a quo al no haber analizado la configuración de tal coerción (pues en ese momento no se había efectuado la rectificación jurisprudencial en esta 63 A partir de la rectificación efectuada en la decisión unificada de esta Colegiatura, del 31 de julio de 2025 ya citada, el constreñimiento no es constitutivo del enriquecimiento sin justa causa, sino que se inscribe en el catálogo de asuntos propios de la responsabilidad extracontractual del Estado.

Esta precisión se funda en que el constreñimiento comporta una actividad irregular de la entidad pública que revela “un alejamiento evidente entre la acción esperada por el ordenamiento jurídico y la conducta efectivamente desplegada por el sujeto de derecho público (…) por tratarse de un actuar separado de la ley y de la vocación de servicio a la que están llamadas las autoridades en Colombia”; de ahí que la actuación reprochable de la administración constituye la causa del daño. 64 Contrato 1175 de 2019, visible a fls. 418 a 429, carpeta 43, índice 30 SAMAI, T.A –Fls. 592 a 603 del archivo digital–. 65 También reposan en el expediente las actas denominadas “Devolución de cajas”, en las que se dejó constancia de estos traslados y requerimientos de la entidad pública.

Ibidem carpeta 40. 66 Reforma de la demanda, ibíd., fl. 5 “(…) la empresa se vio obligada a continuar prestando los servicios descritos en el objeto contractual del contrato 1175 de 2019 (…)”. 67 Oposición al recurso de apelación, fl. 4 “(…) el Departamento de Santander, en virtud de su supremacía y autoridad, constriñó e impuso a mi representada la ejecución de las actividades (…)”.

Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 21 materia), aun así, lo cierto es que, en cualquier caso, no se refirió al derrotero marcado por el demandante relacionado con la presión sufrida68. 83. El examen de los medios de prueba lleva a establecer que no existió constreñimiento.

La Subsección no encuentra que la solicitud efectuada por el departamento a SIAR, el 8 de enero de 2020, tenga un ingrediente de coerción o apremio, por el contrario, sus términos revelan un lenguaje cercano, apenas evidente: 84. Esta comunicación fue remitida por el señor Jairo Traslaviña Rangel, auxiliar administrativo de la demandada, dirigida a la señora Yaneth Toloza Gómez, auxiliar administrativa de SIAR69.

El primer punto que impide entender la existencia de un acto de constreñimiento, en un escenario universal, atañe al factor subjetivo. Este aspecto está referido a que tal accionar debe ser ejercido por quien tenga la aptitud de “imponer” un determinado comportamiento a otro sujeto, ya sea en un contrato o en un ámbito extracontractual, pues lo que se revela es la configuración de un fenómeno. 85.

A la vez, su destinatario debe ser quien pueda comprometer, en este caso, a la persona jurídica, para constatar el efecto que produjo la imposición denunciada, y si tal coacción derivó en el desarrollo de la actividad. Este ingrediente no hace presencia en ninguno de los sujetos –remitente y receptor– en la referida comunicación. 86.

Sobre el contenido de la nota, la Sala no pasa por alto la insinuación plasmada por el funcionario del departamento que indica: “por favor ayude para que sigamos 68 En este punto, anota la Sala que la decisión del a quo de pasar por alto el examen del constreñimiento, supuso haber tenido por cumplidos los factores de responsabilidad al amparo de pronunciamientos del Consejo de Estado relativos a la figura del enriquecimiento sin justa causa.

Resaltó que la sentencia de esta Subsección del 23 de octubre de 2020 autorizaba reconocer este instituto en los casos en que “(ii) un contratista de la Administración, luego de terminado un contrato, sigue ejecutando prestaciones a su favor ante la perspectiva de la futura celebración de otro contrato con el mismo objeto”. La Sala precisa que tal mención fue parte del recuento acerca de los casos en que la jurisprudencia había reconocido el desplazamiento patrimonial sin causa; el evento transcrito estuvo referido a la sentencia del 6 de septiembre de 1991, Exp. 6306, C.P. Daniel Suárez Hernández, que decidió una demanda formulada por un particular con quien la Administración había celebrado contratos sucesivos de mantenimiento de máquinas de escribir y, en los años 1982 y 1983, habiéndose cumplido los requisitos para suscribir un nuevo contrato (entre otros: la autorización para su celebración por la entonces denominada Junta Asesora, la aprobación del Alcalde mayor, los registros presupuestales, y estando el contrato elaborado) faltó su suscripción, negándose los pagos por no existir contrato con formalidades plenas.

La decisión judicial de 1991 se refirió al estado de avance de la etapa precontractual que se había alcanzado, en tanto faltó únicamente la firma del instrumento. A este plano se contrajo el evento citado en la sentencia del 23 de octubre de 2020 de esta Subsección, rad. 05001233100020100022101 (44.780), que es totalmente diverso al alcance que se ha venido a dar.

No sobra señalar que la citada sentencia de octubre de 2020 se emitió en el contexto de una controversia cuya etapa precontractual y contractual estaba sometida al derecho privado. En todo caso bajo la sentencia de unificación del 31 de julio de 2025 reseñada, se recogieron los criterios aplicables. 69 Estas calidades se constatan a fl. 1 de la carpeta 39, índice 30 SAMAI, T.A. Gestión en otros despachos.

Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 22 contando con su valiosa ayuda…” luego de lo cual, señala los servicios que requiere. Más allá de que estos términos no son aceptables ni tienen cabida en la gestión administrativa, dada la incertidumbre que genera la lectura que entrelineas se puede dar al mensaje, lo cierto es que sumado a la carencia del factor subjetivo de quien lo manifiesta, tal expresión no se cataloga en el ámbito del constreñimiento. 87.

La acción de “constreñir” es entendida como aquella capaz de “obligar, precisar, compeler por fuerza a alguien a que haga y ejecute algo”70. Este comportamiento evoca coerción y apremio, es decir, una superposición que se ubica en la órbita de una imposición ilegítima. Y, de nuevo, en el caso concreto no hace presencia ninguno de estos matices. 88.

El elenco de las demás solicitudes que siguieron a ésta tampoco demuestra la existencia de la presión que adujo el demandante, incluso si se tiene en cuenta que un grupo de tales requerimientos fueron posteriormente realizados por la ingeniera Mercedes Martínez Correa, coordinadora del grupo de Gestión Documental del departamento de Santander, quien fue designada supervisora del contrato 1175 de 201971.

Lejos de que tales misivas hubiesen compelido a SIAR a prestar sus servicios luego del 31 de diciembre de 2019, lo cierto es que se observa un buen relacionamiento, basado en el beneplácito de ambos sujetos. Este común denominador es constante en las peticiones de los funcionarios del ente público, sin réplica u oposición alguna por parte de la auxiliar de SIAR que les daba curso. 89.

En contra de una manifestación apremiante, el lenguaje utilizado en todas las comunicaciones cruzadas exhibe una relación de anuencia. Expresiones como “por favor enviar a recoger ( )” y “que pena por favor incluir (…)”, o el uso constante de declaraciones de complacencia o elogio, como “Yaneth … buenas tardes… lo mejor para ti… Por favor enviar a recoger”72 o, “Yaneth buenos días gracias por lo bella persona para con nosotros gracias por todo ”73, reflejan una gestión voluntaria y mutua, de ninguna manera una coacción o intimidación que condujera a la ejecución de los encargos pedidos.

Las anteriores conductas, analizadas en su conjunto, evidencian que no se presentó sometimiento a una voluntad impuesta. Esta dinámica comunicativa, es incompatible con un escenario de coacción. 90. En consecuencia, al no estar probado el supuesto fáctico referido al constreñimiento en la prestación de los servicios requeridos, no hay lugar a análisis adicionales, y la pretensión resarcitoria por las actividades reseñadas no está llamada a prosperar, pues denota la aceptación voluntaria de la demandante, sin contrato, a ejecutar tales servicios. 91.

Como síntesis del examen acometido, la Sala concluye que el recurso de apelación prospera de forma parcial. Lo anterior, pues quedó descartada la configuración de enriquecimiento sin justa causa, en los términos analizados, así como la existencia del constreñimiento aducido. Sin embargo, se desestima el reproche según el cual la liquidación bilateral extinguió toda obligación entre las 70 Real Academia Española (RAE).

Definición de “constreñir”. 71 Esta calidad se constata en el documento de designación de supervisión del contrato 1175 de 2019, visible a fl. 591 de la carpeta 43, índice 30 SAMAI, T.A. Gestión en otros despachos (foliatura manual 417). 72 Fl. 20, carpeta 40, índice 30 SAMAI, T.A. Gestión en otros despachos. 73 Fl. 20, carpeta 40, índice 30 SAMAI, T.A. Gestión en otros despachos.

Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 23 partes, pues subsistió la relativa al recibo el archivo documental, y su cumplimiento tardío por el ente territorial es la fuente central del daño que aquí se reconoce. 92. Visto lo anterior, la Sala revocará la sentencia apelada en cuanto a los servicios atrás analizados, y únicamente reconocerá el perjuicio generado a SIAR por el periodo en que el departamento incumplió la obligación de recibo del archivo, es decir, por el servicio de bodegaje. 93.

Con la reforma de la demanda el actor aportó el contrato de arrendamiento de la bodega en la que quedó almacenado el archivo departamental, y unas transferencias bancarias con las que pretendió demostrar los gastos en que incurrió por este concepto. 94. En dicho contrato figura en calidad de arrendador la sociedad INACAR S.A., y como arrendataria la empresa Sistemas y Archivos SIAR Ltda. (actualmente SIAR S.A.S.)74.

La cláusula primera describe su objeto en los siguientes términos: “PRIMERA. OBJETO: EL ARRENDADOR da en arrendamiento al ARRENDATARIO y este toma en arrendamiento, de acuerdo con el inventario que las partes firman por separado, el cual forma parte de este mismo contrato, el siguiente inmueble: Bodega No.:20 Consta de dos (2) pisos que se distribuye en dos (2) niveles, tiene derecho a tres (39 parqueaderos frente a su fachada principal.

Primer piso consta de un salón, tres (3) baterías de baños, un punto de venta, acceso al segundo piso y acceso interno vehicular; El (sic) segundo piso consta de un salón para varias oficinas y una unidad sanitaria” (negrilla del texto original). 95. La fecha de celebración del contrato fue del 15 de septiembre de 2014. El plazo pactado fue de seis meses, con un canon de arrendamiento semestral pagadero de forma anticipada dentro de los 5 primeros días de cada semestre (cláusulas 2 y 3, respectivamente).

El valor se convino en la suma de $42`000.000 más IVA, y una cuota semestral de administración de $5`196.000 más IVA a cancelar junto con el canon respectivo (cláusula 6)75. Se acordó que el reajuste del valor operaría cada 12 meses (si había renovaciones) en proporción igual al 100% del IPC + 2 puntos a diciembre del respectivo año76. 96.

A pesar de que la identificación del inmueble arrendado solo se refiere a la bodega 20, sin más datos, la Sala constata, a través de otros elementos de prueba documentales, que dicho negocio jurídico está referido al inmueble en el que permaneció el archivo del departamento. Lo anterior se desprende de los registros que obran en el expediente administrativo del contrato 1175 de 2019, aportados al proceso, que demuestran que la bodega 20 fue el sitio donde estuvo almacenado el archivo en vigencia de aquel contrato y, en consecuencia, también lugar del que no salió tal acopio documental hasta que se inició su devolución, según las actas suscritas desde el 14 de julio de 2020 y hasta el 9 de octubre, referidas líneas atrás. 74 Según consta en el certificado de existencia y representación legal de dicha empresa 75 De modo que el primer pago correspondería a la sumatoria del canon de arriendo y al valor de la administración, para un total (sin IVA) de $47`196.000 76 Según datos consultados en https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/precios-y-costos/indice-de- precios-al-consumidor-ipc/ipc-historico, el IPC de 2015 a 2019 registrado por el DANE fue el siguiente: Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 24 97.

Es visible en el plenario que en el proceso de selección que condujo a la celebración del referido contrato 1175 de 2019, se realizó la visita técnica a las bodegas de los entonces participantes, entre ellos SIAR. En el informe respectivo, se registró que las condiciones ofrecidas por ese proponente para prestar el servicio de archivo se verificaron en la “Calle 58 No. 8-51 Km 4 vía Girón”77.

Esta ubicación corresponde al inmueble indicado en el objeto del contrato de arrendamiento, como lo certificó INACAR S.A. en documento fechado el 8 de abril de 2019, en el que confirmó que se hallaba vigente el contrato de arrendamiento suscrito con SIAR S.A.S. el 15 de septiembre de 2014 respecto de la “bodega No. 20 ubicada en la calle 58 No. 8-51 CIC Garibaldi vía Girón”, certificación a la que se adjunta copia del contrato de arrendamiento, ya señalado. 98.

En relación con los pagos realizados en virtud de tal contrato, la demandante aportó los soportes de las transferencias por dos semestres, así: a) Transferencia por arriendo de septiembre (2019) a marzo (2020). Operación realizada el 22-11-2019, de la cuenta de Sistemas & Archivos, a favor de INACAR S.A., por valor de: $68,472,621.0078. b) Transferencia por arriendo de marzo (2020) a septiembre (2020).

Operación realizada el 23-04-2020, de la cuenta de Sistemas & Archivos, a favor de INACAR S.A., por valor de: $68,472,621.0079. 99. En las pretensiones, el actor concretó su interés en el daño sufrido “durante el mes de enero hasta el mes de junio de 2020”. Así que, de conformidad con los análisis desarrollados en esta providencia, la Sala accederá a la indemnización relacionada con el servicio de bodegaje del archivo, entendido como el costo en que incurrió SIAR ante el incumplimiento del departamento de recibir los documentos de archivo y mantenerlos almacenados en la bodega del contratista, por el periodo reclamado. 100.

Es de anotar que, si bien se acreditó que el almacenamiento del archivo en las instalaciones de SIAR se extendió hasta el 9 de octubre de 2020, la Sala no puede hacer un pronunciamiento condenatorio respecto de este último lapso pues, como se indicó, el demandante fijó sus pretensiones en un marco temporal expreso80, que es el que considera le irrogó el perjuicio aducido.

Además, esta decisión es razonable, en la medida que el valor del contrato 1175 de 2019 incluyó una suma fija relacionada con la entrega final al departamento a favor de SIAR, acompañada de la manifestación del demandante de que para este tipo de contrato estimó una entrega de dos meses aproximadamente, lo que concuerda con el hecho de que sólo pretenda reconocimiento entre los meses de enero a junio de 2020. 101.

La definición del costo por el uso de la bodega utilizada corresponderá al de un canon de arriendo, pues conforme a las estipulaciones del respectivo contrato, el lapso 77 Fls. 437 del archivo digital, carpeta 43, índice 30 SAMAI T.A. 78 Fl. 39 del archivo digital, índice 8 SAMAI T.A. 79 Fl. 40 del archivo digital, índice 8 SAMAI T.A. 80 Tal fue el derrotero de las pretensiones, y al mismo estuvo dirigida la actividad probatoria.

De manera que en los hechos de la demanda, luego de señalar que el reclamo estaba enmarcado en los servicios prestados de enero a junio de 2020, se añadió “e inclusive desde el 01 de julio hasta el 09 de octubre -término que duró la entrega de la totalidad de las 30.000 cajas a la nueva empresa contratista”, este enunciado corresponde a una afirmación que acompañó el reclamo, pues no tuvo inclusión en ninguna de las pretensiones (tampoco en la factura que se presentó como soporte del valor pretendido).

Fl. 10 índice 8 SAMAI T.A. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 25 de afectación –enero a junio– se identifica con el periodo acordado en aquel instrumento. Sobre tal cifra se impone dar aplicación a los criterios indemnizatorios, como el efecto legal que atañe al escenario de la responsabilidad contractual. 102.

Conforme a lo expuesto, el valor a reconocer a la parte actora equivale a la suma de $68,472,621.0081, que será actualizada con la fórmula jurisprudencialmente aplicada: Ca = Ch x índice final Índice inicial En la cual: Ca: capital actualizado a establecer. Ch: capital histórico a traer a valor presente: $68`472.621. Índice final: IPC vigente a la fecha de esta sentencia: septiembre de 2025 Índice inicial: IPC vigente a la fecha del último pago por canon de arrendamiento: abril de 2020: Ca = $68`472.621 x 151.48 107.87 Ca: $96`154.933 Costas 103.

En los términos del artículo 188 del CPACA, la liquidación y ejecución de la condena en costas se sujetará a las reglas previstas en el Código General del Proceso, normativa que establece, en su artículo 365, numeral 1, que se condenará en costas “a la parte vencida en el proceso, o a quien se le resuelva desfavorablemente el recurso de apelación (…)”. 104.

A su vez, el numeral 5 del artículo 365 del CGP consagra que “en caso de que prospere parcialmente la demanda, el juez podrá abstenerse de condenar en costas o pronunciar condena parcial, expresando los fundamentos de su decisión”, razón por la cual la Sala se abstendrá de condenar en costas en esta instancia comoquiera que el recurso de apelación prosperó parcialmente.

IV. PARTE RESOLUTIVA 105. En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, en Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección A, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la Ley, FALLA:

PRIMERO: MODIFICAR la sentencia del 13 de agosto de 2024, proferida por el Tribunal Administrativo de Santander, y en su lugar se dispone: 81 Suma que, de acuerdo con el contrato de arrendamiento, incluye el canon, la cuota semestral de administración y el IVA de tales conceptos, respectivamente. Radicación: 68001233300020210001400 (71.929) Demandante: SIAR S.A.S Demandado: Departamento de Santander Asunto: Reparación Directa 26 “PRIMERO: ACCEDER PARCIALMENTE a las pretensiones de la demanda de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia.

SEGUNDO: Como consecuencia, CONDENAR al departamento de Santander a pagar a la sociedad demandante SISTEMAS & ARCHIVOS S.A.S – SIAR la suma de NOVENTA Y SEIS MILLONES CIENTO CINCUENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS TREINTA Y TRES PESOS M/cte. ($96`154.933).

TERCERO: NEGAR las demás pretensiones CUARTO: Sin CONDENA en costas.

CUARTO: Ordénese a la entidad demandada, dar cumplimiento a esta sentencia en los términos previstos en los artículos 192, 194 y 195 del CPACA”.

SEGUNDO: NO CONDENAR en costas por esta instancia.

TERCERO: En firme esta providencia, DEVOLVER el expediente al Tribunal de origen.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE, FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE MARÍA ADRIANA MARÍN FERNANDO ALEXEI PARDO FLÓREZ FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ VF Nota: se deja constancia de que esta providencia fue aprobada por la Sala en la fecha de su encabezado y que se suscribe de forma electrónica mediante el aplicativo SAMAI, de manera que el certificado digital que arroja el sistema permite validar la integridad y autenticidad del presente documento en el link https://relatoria.consejodeestado.gov.co:8080/Vistas/documentos/evalidador.

Igualmente puede acceder al aplicativo de validación escaneando con su teléfono celular el código QR que aparece a la derecha.