CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejera ponente: María del Pilar Bahamón Falla Bogotá, D.C., tres (03) de septiembre de 2025 Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Referencia: conflicto negativo de competencias administrativas Partes: Notaria 17 de Bogotá, la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, Superintendencia de Notariado y Registro y Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Asunto: autoridad competente para el reconocimiento y pago de un bono pensional, ante la ausencia de soportes de pago que acrediten cotizaciones a Cajanal. Reiteración La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cumplimiento de la función prevista en los artículos 39 y 112, numeral 10. °, de la Ley 1437 de 20111, modificados por los artículos 2 y 19 de la Ley 2080 de 20212, respectivamente, procede a resolver el conflicto negativo de competencias administrativas de la referencia. I. ANTECEDENTES3 1.

Según la certificación CETIL de información laboral núm. 20220179392465100880001 del 27 de enero de 2022, expedido por «TORO ORTIZ CARLOS ABED - NOTARIA 17 DE BOGOTÁ», el señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas trabajó en el referido despacho notarial del 2 de febrero de 1976 al 15 de noviembre de 1981 y sus aportes por concepto de seguridad social por el referido periodo se efectuaron a la Caja Nacional de Previsión (en adelante Cajanal). 2.

El 16 de agosto de 2022, Skandia Fondo de Pensiones y Cesantías S.A. (en adelante, Skandia), en representación del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, solicitó a la Notaría 17 de Bogotá el «reconocimiento y pago de la cuota parte del bono pensional que les correspondió como contribuyentes de este». 3. El 15 de febrero de 2023, el notario 17 de Bogotá respondió la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional presentada por Skandia, en los siguientes términos: 1 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 2 Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción. 3 La información que se relata en este acápite fue extraída de los documentos allegados al expediente del conflicto número 11001030600020250009200 que reposa en SAMAI.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 - La responsabilidad de los notarios respecto de la seguridad social del personal de la notaría «es eminentemente personal y exclusiva de la persona natural que ostenta la calidad de empleador como notario». - El actual notario 17 de Bogotá, Carlos Abed Toro Ortiz, en ningún momento ha fungido como empleador del señor Caicedo Rojas, por lo tanto, no tiene responsabilidad frente al tiempo en que este laboró en la notaría. - El cargo de notario no otorga la calidad de representante legal de una notaría, dado que estas no tienen personalidad jurídica. 4.

El 11 de mayo de 2023, Skandia solicitó por segunda vez a la Notaría 17 de Bogotá «el reconocimiento y pago de la cuota parte del bono pensional del señor [Caicedo Rojas]», toda vez que «la entidad no cuenta con los soportes de las planillas de pago a CAJANAL para los periodos del 02 de febrero de 1976 [a]l 30 de noviembre de 1977». 5.

El 1° de junio de 2023, la Notaría 17 de Bogotá reiteró los argumentos esbozados en la respuesta del 15 de febrero de 2023, relacionados en el numeral 3° del presente asunto. 6. El 4 de octubre de 2024, Skandia solicitó a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP (en adelante, la UGPP), lo siguiente: - Los soportes de las cotizaciones pensionales del señor Caicedo Rojas, por el periodo comprendido entre el 02 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977; - En caso de no contar con los soportes de cotización a CAJANAL, otorgue «información con el fin de conocer las acciones que se han llevado a cabo frente a la NOTARÍA 17 DE BOGOTÁ - TORO ORTIZ CARLOS ABED, para recuperar la documentación e información faltante»; y - En caso de no contar con los soportes requeridos o de que no se hayan llevado a cabo acciones adicionales para conseguir los soportes, «hacerse responsable del periodo mencionado y por lo tanto efectuar el reconocimiento y pago del bono pensional». 7.

El 18 de octubre de 2024, la UGPP respondió «que consultada la base de datos de RECIBOS DE CAJA y PLANILLAS DE AUTOLIQUIDACION (SECCIONAL BOGOTA) donde está ubicada la entidad NOTARIA 17 DE BOGOTA- TORO ORTIZ CARLOS, en los períodos comprendidos del 02/02/1976 al 30/11/1977, no registra información en la seccional solicitada». [Énfasis de la Sala]. 8.

Mediante correo electrónico del 13 de noviembre de 2024, Skandia solicitó a la UGPP Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 que atendiera dos de los puntos contenidos en la petición del 4 de octubre de 2024, frente a los cuales, a su juicio, no se emitió respuesta, a saber: i) en caso de no contar con los soportes de cotización a Cajanal, informar «las acciones que se han llevado a cabo frente a la NOTARÍA 17 DE BOGOTÁ - TORO ORTIZ CARLOS ABED, para recuperar la documentación e información faltante» y ii) en caso de no contar con los soportes requeridos o de que no se hayan llevado a cabo acciones adicionales para conseguir los soportes, «hacerse responsable del periodo mencionado y por lo tanto efectuar el reconocimiento y pago del bono pensional». 9.

En respuesta a la solicitud de Skandia del 13 de noviembre de 2024, la UGPP emitió las siguientes dos respuestas: - El 2 de diciembre de 2024, manifestó que no procede la devolución de aportes sin los soportes de pago válidos (como recibos de caja o planillas) correspondientes al periodo requerido, los que no se evidencian en el archivo documental recibido del Ministerio de Salud.

Adicionalmente, indicó que, según el Decreto 790 de 20214, cuando no existan pruebas de los pagos de los aportes pensionales será responsabilidad del empleador aportar los documentos respectivos o, en su defecto, pagar el bono pensional correspondiente; y - El 3 de diciembre de 2024, expuso que, tras revisar la documentación recibida del Ministerio de Salud proveniente del Patrimonio Autónomo de Remanentes de la extinta Cajanal, no se encontraron soportes de cotización correspondientes al periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977 relacionados con la Notaría 17 de Bogotá, por lo tanto, no es posible validar dichos aportes. 10.

El 3 de marzo de 2025, Skandia solicitó a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado dirimir el conflicto de competencias suscitado entre la UGPP y la Notaría 17 de Bogotá «en el sentido de establecer la entidad que debe asumir la responsabilidad de los tiempos laborados en la NOTARIA 17 DE BOGOTÁ, por el señor JORGE ERNESTO CAICEDO ROJAS y, por tanto, de ser necesario se modifique la certificación laboral y se determine el responsable del reconocimiento y pago del Bono Pensional».

II. ACTUACIÓN PROCESAL De conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, modificado en su inciso 3. ° por el artículo 2. ° de la Ley 2080 de 2021, el 3 de marzo de 2025 se fijó, por cinco días, el edicto núm. 85 en la Secretaría de esta Sala, para que las autoridades involucradas y las personas interesadas presentaran sus alegatos o consideraciones en el trámite del conflicto. 4 «Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.1.8., 2.2.16.1.3., 2.2.16.1.24., 2.2.16.3.8., 2.2.16.6.1., 2.2.16.6.5., 2.2.16.7.8., 2.2.16.7.10., 2.2.16.7.17 del Decreto 1833 de 2016 compilatorio de las normas del Sistema General de Pensiones, en lo relacionado con normas sobre bonos pensionales».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Consta que el 3 de marzo de 2025, la Secretaría de la Sala comunicó la presentación del presente asunto a la Notaria 17 de Bogotá, a la UGPP, a Skandia, al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a la Superintendencia de Notariado y Registro y al señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas. En informe secretarial del 14 de marzo de 2025 se indicó que solamente el notario 17 de Bogotá y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público presentaron alegatos.

El 5 de mayo de 2025, a través de auto de mejor proveer, la Consejera ponente ordenó requerir a: - Skandia para que precisara si el presente asunto «se circunscribe a determinar la autoridad competente para el reconocimiento y pago del bono pensional al que, eventualmente, tendría derecho el señor Caicedo Rojas por haber trabajado en la Notaría 17 de Bogotá entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977 o a establecer la entidad que debe emitir los soportes de los aportes del trabajador por el referido lapso»; y - Al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a Skandia y a la Notaría 17 de Bogotá para que se pronunciaran sobre la competencia para emitir los soportes de los aportes del señor Caicedo Rojas por haber trabajado en la Notaría 17 de Bogotá entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977.

Mediante escrito del 12 de mayo de 2025, Skandia respondió que con el «presente Conflicto buscamos que este despacho pueda determinar cuál es la entidad competente para efectuar el reconocimiento y pago del bono pensional por los tiempos laborados por el señor JORGE ERNESTO CAICEDO ROJAS en la NOTARIA 17 DE BOGOTÁ, durante el periodo comprendido entre el 02-02-1976 y 15-11-1981». [Se destaca].

Según informes secretariales del 15, el 19 y el 22 de mayo, así como del 29 de mayo de 2025, atendieron el requerimiento de la ponente, en el mismo orden, la UGPP, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Notaría 17 de Bogotá. El 10 de julio de 2025, por medio de auto de mejor proveer, la consejera ponente puso en conocimiento de la UGPP, el Ministerio de Hacienda, la Notaría 17 de Bogotá y la Superintendencia de Notariado y Registro el escrito presentado por Skandia el 12 de mayo de 2025, en el que indicó que el conflicto de competencia que propuso ante la Sala de Consulta versa sobre un periodo más amplió al que indicó en el escrito mediante el cual propuso el conflicto5. 5 Inicialmente Skandia indicó que el bono pensional frente al cual la Sala debía determinar la competencia era el comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, pero en escrito del 12 de Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Sin embargo, mediante escrito del 17 de julio de 2025 aclaró «que la solicitud presentada ante esta Sala de Consulta se circunscribe al periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, […]», esto es, el que enunció en el escrito del 3 de marzo de 20256, mediante el cual solicitó a la Sala que dirimiera el conflicto suscitado entre la UGPP y la Notaría 17 de Bogotá. [Énfasis de la Sala].

II. ARGUMENTOS DE LAS PARTES E INTERVINIENTES 1. Ministerio de Hacienda y Crédito Público Mediante escritos del 13 de marzo y el 25 de mayo de 2025, el Ministerio de Hacienda informa que no puede adelantar el trámite de emisión del bono pensional del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas hasta tanto no se confirme, certifique y respalde la información laboral correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977.

En su criterio, esta certificación debe provenir directamente del empleador, en este caso la Notaría 17 de Bogotá, quien hasta la fecha no ha entregado los soportes de pago que prueben que realizó los aportes a Cajanal por ese tiempo. Indica que, aunque la notaría aportó una certificación laboral expedida por el notario anterior, esta debe venir acompañada de evidencia documental que respalde los pagos correspondientes.

Explica que, si se logra demostrar con documentos idóneos que el señor Caicedo Rojas, durante el tiempo que trabajó en la Notaría 17 de Bogotá estuvo afiliado a Cajanal y se realizaron los aportes pensionales correspondientes, podrá registrarse como entidad asumida por la Nación – Ministerio de Hacienda y Crédito Público. De no ser así, se requiere que Skandia o el señor Caicedo Rojas gestionen una corrección de la certificación emitida por el notario que estuvo a cargo durante el tiempo en que laboró en la Notaría 17 de Bogotá y aclaren a qué entidad de previsión se realizaron los aportes pensionales.

De lo contrario, advierte que la Nación no puede asumir responsabilidad alguna sobre estos tiempos laborales. De todo lo manifestado concluye que el llamado a constituir las pruebas para que el señor Caicedo Trujillo obtenga su derecho prestacional es el empleador implicado y no el ministerio. 2. Notario 17 de Bogotá, Carlos Abed Toro Ortiz El notario 17 de Bogotá, a través de los distintos escritos presentados mediante apoderado, en especial los del 13 de marzo y el 29 de mayo de 2025, expone que la mayo de 2025, extendió manifestó que el periodo era entre el 2 de febrero de 1976 y el 15 de noviembre de 1981. 6 Ver antecedente núm. 10.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 solicitud presentada por Skandia fue incorrectamente formulada como un conflicto de competencias, puesto que, en realidad, lo que se busca es que se reconozca y pague el bono pensional del señor Caicedo Rojas sin resolver previamente si efectivamente se realizaron las cotizaciones correspondientes, y de no ser así, quién sería el responsable de asumirlas.

Manifestó que, pretender que se determine la responsabilidad para reconocer un bono pensional a través de una decisión de un conflicto de competencia administrativa sin acudir a la jurisdicción laboral es jurídicamente inapropiado y omite el debido análisis probatorio que exige este tipo de reclamaciones. De hecho, señala que Skandia asume que la Notaría 17 de Bogotá es una entidad con personería jurídica, cuando en realidad un despacho notarial es una sede física desde la cual el notario, como persona natural, presta un servicio público.

En ese sentido, precisa que los notarios son particulares que ejercen funciones públicas bajo un régimen de descentralización por colaboración, pero no hacen parte de la estructura estatal ni tienen la capacidad jurídica para ser parte en procesos judiciales o administrativos como entes autónomos. Finalmente, reitera que este no es un verdadero conflicto de competencias administrativas, sino un intento por obtener una declaración y condena mediante un procedimiento que no es el adecuado y que, en esa medida, lo que corresponde es acudir a la jurisdicción laboral, que es la competente para resolver si hubo o no cotización, si existe una omisión atribuible al empleador o a la Nación, y si hay lugar al pago del bono pensional.

Solo en ese escenario es posible garantizar un debido proceso que respete los derechos de todas las partes involucradas. 3. Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales Protección Social Esta autoridad, mediante escrito del 15 de mayo de 2025, señaló que, después de consultar sus bases de datos y revisar los archivos físicos, encontró algunos recibos de caja y planillas de autoliquidación correspondientes a la Notaría 17 de Bogotá, en los periodos reclamados.

Sin embargo, aclaró que no le es posible certificar que esos soportes correspondan específicamente al señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, toda vez que la información se registra a nombre del empleador y no de los trabajadores individualmente. Adicionalmente, enfatiza que asumió los asuntos pensionales de la extinta Cajanal, pero ello no la convierte en sustituta patronal de los empleadores ni le otorga competencia para certificar tiempos laborados o cotizados a dicha Caja.

Por el contrario, precisa que la obligación de expedir certificaciones y allegar soportes corresponde al empleador, en este caso, la Notaría 17 de Bogotá, en cuya responsabilidad recae acreditar los aportes o, en su defecto, asumir las obligaciones pensionales. 4. Superintendencia de Notariado y Registro Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Mediante escrito del 22 de julio de 2025, la Superintendencia de Notariado y Registro manifiesta que carece de competencia legal y funcional para certificar aportes al sistema de seguridad social o para emitir y pagar bonos pensionales correspondientes a periodos anteriores al 1º de febrero de 1994.

Explica que, de acuerdo con el Decreto 1668 de 19977, su competencia en esta materia se limita exclusivamente a los tiempos comprendidos entre el 1º de febrero de 1994 y el 31 de diciembre de 1997, fechas en las que asumió las funciones del extinto Fondo de Previsión Social del Notariado y Registro -FONPRENOR-. Adicionalmente, precisa que el señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas prestó sus servicios como empleado a la Notaría 17 de Bogotá y no a la Superintendencia, razón por la cual no tiene vínculo laboral alguno que la obligue a conservar documentación sobre su historia laboral o aportes pensionales.

Finalmente, indica que para el periodo comprendido entre «1976-1981», la afiliación obligatoria de los notarios y sus empleados estaba a cargo de Cajanal, cuyas competencias pensionales fueron asumidas posteriormente por la UGPP. IV. CONSIDERACIONES 1. Competencia De conformidad con los artículos 39 y 112, numeral 10, de la Ley 1437 de 2011, modificados por los artículos 2 y 19 de la Ley 2080 de 2021, respectivamente, la Sala está habilitada para emitir un pronunciamiento de fondo ante un conflicto de competencias cuando: i) al menos una de las autoridades sea del orden nacional, o si se trata de autoridades del nivel territorial, que no estén sometidas a la jurisdicción de un solo tribunal administrativo; ii) se encuentre en curso una actuación o asunto de naturaleza administrativa, particular y concreta; y iii) se evidencie el reclamo o rechazo de la competencia simultáneo o sucesivo.

En el caso bajo estudio se encuentran cumplidos estos requisitos debido a que: i) las cuatro autoridades en conflicto son del orden nacional, esto es la UGPP, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Notaría 17 de Bogotá; ii) está en curso una actuación administrativa, particular y concreta, en razón a que se trata de la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, por el periodo durante el cual trabajó en la Notaría 17 de Bogotá, comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, ante la ausencia de soportes que acrediten el pago de cotizaciones a Cajanal, y iii) todas las 7 «Por el cual se suprime el Fondo de Previsión de Notariado y Registro "Fonprenor" y se ordena su liquidación».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 referidas autoridades negaron la competencia, sucesivamente, para adelantar o continuar con la actuación administrativa. 2. Términos legales El procedimiento establecido en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011 prevé que, mientras se resuelve el conflicto de competencia se suspenderán los términos de las actuaciones administrativas, los cuales comenzarán a correr a partir del día siguiente de la comunicación de esta decisión, y así se declarará en la parte resolutiva8. 3.

Aclaración previa La función de definir la autoridad competente para adelantar o continuar un trámite administrativo se efectúa a partir del análisis de los supuestos fácticos y los documentos que forman parte del expediente. En este sentido, las eventuales alusiones que se hagan al caso concreto serán las necesarias para establecer las reglas de competencia. Esta Sala no puede pronunciarse sobre los derechos que se reclaman ante las entidades estatales frente a las cuales se dirime el conflicto.

Corresponderá a la autoridad que sea declarada competente la verificación de las situaciones de hecho y de derecho para decidir de fondo sobre el asunto de la referencia. 4. Problema jurídico y síntesis del conflicto Revisados los argumentos de las partes y la documentación que obra en el expediente, se encuentra que el problema jurídico en el presente asunto consiste en determinar cuál es la autoridad competente para resolver de fondo la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, por el periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, durante el cual trabajó en la Notaría 17 de Bogotá, ante la ausencia de soportes que acrediten el pago de cotizaciones a Cajanal, por dicho periodo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.16.3.8 del Decreto 1883 de 2016, modificado por el artículo 1º del Decreto 790 de 2021.

Al respecto, la UGPP señaló que, aunque halló algunos recibos y planillas de la Notaría 17 de Bogotá correspondientes a los periodos reclamados no puede certificar que dichos soportes correspondan al señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, pues la información figura a nombre del empleador. Además, aclaró que su competencia se limita a los asuntos pensionales de la extinta Cajanal, sin ser sustituta patronal, por lo que la responsabilidad de certificar y acreditar los aportes recae exclusivamente en el referido despacho notarial.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público afirmó que no puede emitir el bono pensional del señor Caicedo Rojas hasta que la Notaría 17 de Bogotá, como empleador, certifique 8 Este mandato es armónico con los artículos 6º de la Constitución Política y 137 de la Ley 1437 de 2011, por cuanto el ejercicio de funciones administrativas por autoridades carentes de competencia deviene en causal de anulación de las respectivas actuaciones y decisiones.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 y respalde con documentos idóneos los aportes realizados a Cajanal entre febrero de 1976 y noviembre de 1977. El Notario 17 de Bogotá sostiene que la solicitud de Skandia busca el reconocimiento y pago de un bono pensional sin que se haya probado previamente la existencia de las cotizaciones ni definido quién sería responsable de asumirlas.

Y agrega que la notaría no es una entidad con personería jurídica, sino la sede desde la cual el notario, como particular que ejerce funciones públicas, presta el servicio, y por tanto no puede ser tratada como sujeto autónomo en estos procesos. Por último, la Superintendencia de Notariado y Registro arguyó que no tiene competencia para certificar aportes al sistema de seguridad social ni para emitir o pagar bonos pensionales de periodos anteriores al 1º de febrero de 1994, pues su función en esta materia, conforme al Decreto 1668 de 1997, se restringe al lapso entre el 1º de febrero de 1994 y el 31 de diciembre de 1997, cuando asumió las funciones del extinto FONPRENOR.

Para resolver el problema jurídico planteado, la Sala analizará los siguientes temas: i) La liquidación de la Caja Nacional de Previsión Social (Cajanal) y la creación de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Reiteración. ii) La naturaleza jurídica del servicio de notariado y de los notarios.

Reiteración; iii) El régimen laboral y las obligaciones de los notarios frente a sus empleados. Reiteración; iv) La afiliación obligatoria de los empleados de las notarías a la Caja Nacional de Previsión Social en su momento. Reiteración; v) Los bonos pensionales y la obligación de conservar y certificar la información laboral vi) Análisis del caso concreto. 5.

Análisis de la normativa aplicable al conflicto planteado 5.1. La liquidación de la Caja Nacional de Previsión Social (Cajanal) y la creación de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Reiteración9. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ha realizado un importante análisis sobre la liquidación de Cajanal y la distribución de competencias con la UGPP.

En dichos pronunciamientos, la Sala ha anotado que la Caja Nacional de Previsión Social 9 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Decisión del 6 de agosto de 2025. Rad. núm. 11001-03-06-000-2025-00314-00. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 fue creada por la Ley 6ª de 194510 como un establecimiento público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, a cuyo cargo se encomendó el reconocimiento y pago de las prestaciones de los empleados y obreros nacionales de carácter permanente11.

Dicha entidad fue transformada en empresa industrial y comercial del Estado mediante la Ley 490 de 199812, y en materia pensional, se le encomendó continuar «con las funciones de trámite y reconocimiento de pensiones, así como con el recaudo de las cotizaciones en los términos establecidos por la ley […]» (artículo 4º ibidem). Luego, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15513 de la Ley 1151 de 2007 (Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010), el Gobierno nacional, mediante el Decreto 10 Artículo. 18.

El Gobierno procederá a organizar la Caja de Previsión Social de los Empleados y Obreros Nacionales, a cuyo cargo estará el reconocimiento y pago de las prestaciones a que se refiere el artículo anterior. La organización de esta entidad se hará por el Gobierno antes del 1o. de julio de 1945. 11 Artículo 17. 12 Artículo. 1°. Naturaleza jurídica.

La Caja Nacional de Previsión Social, establecimiento público del orden nacional creado mediante la Ley 6a de 1945, se transforma en virtud de la presente ley en Empresa Industrial y Comercial del Estado con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. Su régimen presupuestal y de personal será el de las entidades públicas de esta clase.

Estará vinculada al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Para todos los efectos legales la denominación de la empresa es, Caja Nacional de Previsión Social y podrá utilizar la sigla Cajanal. […] 13 Artículo 155. De la Institucionalidad de la Seguridad Social y la Administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Con el fin de garantizar la actividad de aseguramiento en pensiones, salud y riesgos profesionales en condiciones de sostenibilidad, eficiencia y economía, se mantendrá una participación pública en su prestación. Para el efecto, se autoriza a las entidades públicas para que se asocien entre sí o con particulares para la constitución de sociedades que administran estos riesgos o participen en el capital de las existentes o para que las entidades públicas enajenen alguno o algunos de los negocios a otras entidades públicas o que los particulares inviertan o participen en el capital de las entidades públicas.

Adicionalmente créase una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, vinculada al Ministerio de la Protección Social, denominada Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cuyo objeto consiste en la administración estatal del régimen de prima media con prestación definida incluyendo la administración de los beneficios económicos periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, de acuerdo con lo que establezca la ley que los desarrolle.

Colpensiones será una Administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, de carácter público del orden nacional, para lo cual el Gobierno, en ejercicio de sus facultades constitucionales, deberá realizar todas las acciones tendientes al cumplimiento de dicho propósito, y procederá a la liquidación de Cajanal EICE, Caprecom y del Instituto de Seguros Sociales, en lo que a la administración de pensiones se refiere.

En ningún caso se podrá delegar el reconocimiento de las pensiones. Esta Empresa tendrá domicilio en Bogotá, D. C., su patrimonio estará conformado por los ingresos que genere en desarrollo de su objeto social y por los aportes del Presupuesto General Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 2196 de 200914, ordenó la supresión y liquidación de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal EICE.

En lo referente a la administración de los asuntos pensionales que estaban a cargo de dicha entidad, los artículos 3º y 4º del Decreto 2196 de 2009 dispusieron: (i) La Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal E.I.C.E. en Liquidación, adelantará, prioritariamente, las acciones que permitan garantizar el trámite y reconocimiento de obligaciones pensionales y demás actividades afines con dichos trámites, respecto de aquellos afiliados que hubieran cumplido con los requisitos de edad y tiempo de servicio para obtener pensión de jubilación o de vejez a la fecha en que se haga efectivo el traslado a que se refiere el artículo 4º del presente decreto, de acuerdo con las normas que rigen la materia (artículo 3º, inciso segundo).

(ii) Cajanal E.I.C.E. en Liquidación continuará con la administración de la nómina de pensionados, hasta cuando estas funciones sean asumidas por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, creada por la Ley 1151 de 2007 (artículo 3º, inciso segundo, aparte final).

(iii) La Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal E.I.C.E. en Liquidación deberá adelantar todas las acciones necesarias para el traslado de sus afiliados cotizantes, a más tardar dentro del mes siguiente a la vigencia del presente decreto, a la Administradora del Régimen de Prima Media del Instituto de Seguro Social – ISS […] (artículo 4º).

(Subraya la Sala). Mediante el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 se creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), como una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

En materia pensional, la Ley 1151, artículo 156 numeral 1°, atribuyó a la citada unidad: […] el reconocimiento de derechos pensionales, tales como pensiones y bonos pensionales, salvo los bonos que sean responsabilidad de la Nación, así como auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional, y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su de la Nación, los activos que le transfieran la Nación y otras entidades públicas del orden nacional y los demás ingresos que a cualquier título perciba.

(Se subraya). 14 Artículo. 1. Supresión y Liquidación. Suprímase la Caja Nacional de Previsión Social CAJANAL EICE, creada por la Ley 6 de 1945 y transformada en empresa industrial y comercial del Estado, descentralizada de la rama ejecutiva del orden nacional, mediante la Ley 490 de 1998, vinculada al Ministerio de la Protección Social.

Para todos los efectos utilizará la denominación "Caja Nacional de Previsión Social CAJANAL EICE en Liquidación. […] En consecuencia, a partir de la vigencia del presente decreto, dicha entidad entrará en proceso de liquidación, el cual deberá concluir a más tardar en un plazo de dos (2) años, que podrá ser prorrogado por el Gobierno Nacional, mediante acto administrativo debidamente motivado.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 liquidación. Para lo anterior, la entidad ejercerá todas las gestiones inherentes a este numeral, tales como la administración de base de datos, nóminas, archivos y asignaciones al Gobierno Nacional en el artículo 20 de la Ley 797 de 2003[…]. [Resalta la Sala]. De conformidad con el texto transcrito, observa la Sala que la misma ley otorgó al Gobierno nacional facultades extraordinarias para establecer las funciones de la entidad, entre otros fines, lo cual hizo mediante el Decreto Ley 169 de 200815.

Por su parte, el artículo 1º, numeral 1, de dicho decreto dispuso que es función de la UGPP: […] el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional, causados hasta su cesación de actividades como administradoras; así como el de aquellos servidores públicos que hayan cumplido el tiempo de servicio requerido por la ley para acceder a su reconocimiento y se hubieren retirado o desafiliado del Régimen de Prima Media con Prestación Definida sin cumplir el requisito de edad señalado, con anterioridad a su cesación de actividades como administradoras.

De igual manera, le corresponderá la administración de los derechos y prestaciones que reconocieron las mencionadas administradoras y los que reconozca la Unidad en virtud de este numeral. [Se destaca]. La estructura y organización de la UGPP fue establecida mediante el Decreto 5021 de 28 de diciembre de 200916, y luego modificada por el Decreto 575 de 201317, que, de acuerdo con este, el objeto de la entidad incluye: […] reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional o de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando18. 15 Decreto Ley 169 de 2008 (6 de mayo) «[p]or el cual se establecen las funciones de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, y se armoniza el procedimiento de liquidación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social». 16 Decreto 5021 de 2009 (diciembre 28)«por el cual se establece la estructura y organización de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP– y las funciones de sus dependencias». 17 Decreto 573 de 2013 (marzo 22) «por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) y se determinan las funciones de sus dependencias». 18 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil.

Conflicto de competencias núm. 11001-03-06- 000-2013-00378-00. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Asimismo, la Sala recuerda que mediante el Decreto 4269 de 201119 se distribuyeron unas competencias entre Cajanal en Liquidación y la UGPP. El artículo 1º del citado decreto20 dispuso: Artículo 1°. Distribución de competencias. La ejecución de los procesos misionales de carácter pensional y demás actividades afines que se indican a continuación, será ejercida por la Caja Nacional de Previsión Social -Cajanal EICE en Liquidación y la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP, en los siguientes términos: 1.

Atención de solicitudes relacionadas con el reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas. Estarán a cargo de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, las solicitudes de reconocimientos de derechos pensionales y prestaciones económicas, radicadas a partir del 8 de noviembre de 2011.

A cargo de la Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EICE en Liquidación estarán las solicitudes de reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas, radicadas con anterioridad al 8 de noviembre de 2011. […] [Se resalta]. En lo relacionado, específicamente, con la actividad judicial, la Sala ha señalado que el sucesor procesal de la extinta Cajanal, para efectos relacionados con las pensiones y otras prestaciones que estaban a cargo de dicha entidad, es la UGPP, quien está llamada a asumir los procesos judiciales que fueron adelantados contra la desaparecida caja de previsión, tal como lo dispuso el artículo 22 del Decreto 2196 de 2009, modificado por el artículo 2º del Decreto 2040 de 2011.

Finalmente, mediante Resolución 4911 del 11 de junio de 201321, el liquidador de la Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EICE en liquidación declaró la extinción de la personería jurídica de Cajanal y, en consecuencia, finalizó el proceso de liquidación de dicha caja, a partir de las cero horas del 12 de junio de 2013. Por lo tanto, la Sala identificó en su momento, las siguientes reglas de competencia frente a las reclamaciones pensionales realizadas a la UGPP22: 19 Decreto 2040 de 2011 (junio 10) «Por el cual se prorroga el plazo de liquidación de la Caja Nacional de Previsión Social CAJANAL EICE en Liquidación y se modifica el artículo 22 del Decreto 2196 de 2009». 20 Decreto 4269 de 2011 (20 de diciembre) «[p]or el cual se distribuyeron unas competencias en materia de reconocimiento de derechos pensionales». 21 Resolución 4911 del 11 de junio de 2013.

Por medio de la cual se declara terminado el proceso de liquidación de Cajanal EICE en liquidación. 22 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Decisión de 28 de febrero de 2023. Rad. núm. 11001-03-06-000-2022-00292-00. Decisión del 26 de octubre de 2016, Conflicto negativo de competencias administrativas Radicación núm.11001-03-06-000-2016-00093-00.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 i) La competencia para conocer de las solicitudes pensionales o demás reclamaciones económicas radicadas a partir del 8 noviembre de 2011, son de competencia de la UGPP, mientras que aquellas que fueron presentadas antes de esta fecha quedaron radicadas en Cajanal E.I.C.E. ii) En lo referente a la defensa judicial de la entidad, la competencia para atender los procesos judiciales de carácter pensional que se encontraban en curso a la fecha de liquidación de Cajanal E.I.C.E. esto es, al 11 de junio de 2013, fue asignada a la UGPP. iii) Mutatis mutandis, las condenas y obligaciones que se derivan de los procesos que fueron decididos y ejecutoriados antes de la liquidación de Cajanal E.I.C.E., fueron radicados en la extinta entidad.

De acuerdo con todo lo anterior, las reclamaciones por solicitudes pensionales o demás reclamaciones económicas radicadas a partir del 8 noviembre de 2011 son de competencia de la UGPP. De hecho, la UGPP asumió íntegramente las competencias misionales que antes eran de Cajanal, a partir de la extinción de su personería jurídica, declarada mediante Resolución 4911 del 11 de junio de 2013, fecha en la que, por disposición legal y reglamentaria, es esa entidad la que asumió las competencias misionales y procesales que eran antes de Cajanal.

A su vez, el artículo 121 de la Ley 100 de 199323 dispuso que le corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el reconocimiento, expedición y pago de los bonos pensionales, cuando estos sean responsabilidad del Instituto de los Seguros Sociales, la Caja Nacional de Previsión Social (Cajanal), o cualesquiera otra caja, fondo o entidades del sector público sustituido por el fondo de pensiones públicas del nivel nacional.

Esta función fue reglamentada por el Decreto 1748 de 1995, artículo 4624, que estableció que la Oficina de Obligaciones Pensionales u Oficina de Bonos pensionales sería la directamente responsable de liquidar, expedir y administrar los bonos pensionales emitidos por la Nación. Ahora bien, en virtud del artículo 2.2.16.3.8 del Decreto 1883 de 2016, modificado por el artículo 1º del Decreto 790 de 2021, el reconocimiento y pago de un bono pensional que esté a cargo de la Nación requiere que el empleador pruebe que efectivamente se realizaron las cotizaciones a Cajanal.

En caso de no aportar las pruebas de dichas 23 Artículo 21 de la Ley 100 de 1991: Bonos Pensionales y Cuotas Partes a Cargo de la Nación. La Nación expedirá un instrumento de deuda pública nacional denominado Bono Pensional, de la naturaleza y con las características señaladas en los artículos anteriores, a los afiliados al Sistema General de Pensiones, cuando la responsabilidad corresponda al Instituto de Seguros Sociales, a la Caja Nacional de Previsión Social, o a cualquiera otra caja, fondo o entidades del sector público sustituido por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, y asumirá el pago de las cuotas partes a cargo de estas entidades. […]. 24 Modificado parcialmente en su inciso 2 por el artículo 19 del Decreto 1513 de 1998.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 cotizaciones corresponderá al empleador responder por el pago del bono pensional al que hay lugar. Así lo indica la norma:

ARTÍCULO 2. 2.16.3.8. Emisor y cuotas partes. El bono será emitido por el último empleador o entidad pagadora de pensiones. Sí hubiere varios, por aquel con quien el trabajador tuvo una vinculación más larga, y, en caso de igualdad, por el que tenga el menor código, según el artículo 2.2.16.1.25. del presente decreto. La cuota parte a cargo de cada empleador o entidad pagadora de pensiones, es proporcional al correspondiente tiempo de servicios o aportes, sea o no simultáneo con otros tiempos de servicios o aportes.

La Nación asumirá la emisión y absorberá las cuotas partes de todos los empleadores que aportaban a cajas o fondos sustituidos por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional. Para los efectos del reconocimiento y pago de un bono pensional, cuando un empleador, entidad pública o privada expida una certificación laboral, en la cual registre que cotizó a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL) sin que obre prueba en relación a dichos pagos, será responsabilidad del empleador aportar copia de los recibos de caja o de las nóminas que contengan el sello de CAJANAL donde conste que los aportes fueron efectuados.

Los soportes deben entregarse dentro del mismo término establecido en el artículo 2.2.9.2.2.8. de este Decreto. En ausencia de la información que demuestre el pago de las obligaciones a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL), se presumirá que el responsable del pago es el propio empleador, quien tendrá la obligación de reconocer y pagar el bono pensional a que haya lugar, en los términos previstos en el presente Decreto.

PARÁGRAFO. El tiempo de servicio oficial que el empleador certifique haber cotizado a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL), para el reconocimiento de prestaciones, sólo se contabilizará por la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) si obra el correspondiente soporte de pago en los archivos de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP), para el respectivo traslado de aportes.

En el reconocimiento de la indemnización sustitutiva por parte Colpensiones podrá incluir los aportes corroborados por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP), siempre que la Unidad remita los recursos para tal efecto. En cualquier caso, de no existir evidencia del pago de las obligaciones a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL), si el empleador o quien haga sus veces garantiza la financiación de estos tiempos a través del pago del bono pensional, el traslado de aportes o el pago del cálculo actuarial por omisión, según corresponda, las semanas se convalidarán para el reconocimiento de la prestación solicitada. 5.2.

Naturaleza jurídica del servicio de notariado y de los notarios. Reiteración25 25 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Decisión del 13 de marzo de 2024. Rad. núm. 11001-03-06-000-2023-00515-00. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 El artículo 1° de la Ley 588 de 2000 «Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial», el cual modificó lo previsto en el artículo 1° del Decreto Ley 960 de 1970 (Estatuto del Notariado) dispone: Artículo 1°.

Notariado y competencias adicionales. El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe pública o notarial. Sobre la naturaleza jurídica del cargo de notario y de la función notarial, la Corte Constitucional ha señalado lo siguiente26: […] La Constitución Política, en su artículo 131, confiere al legislador la reglamentación del “servicio público” que prestan los notarios y el régimen laboral aplicable a sus empleados.

En el Decreto 2163 de 1970, así como en las leyes 29 de 1973 y 588 de 2000, se consagra que “el notariado es un servicio público que se presta por los notarios y que implica el ejercicio de la fe pública o notarial”. Los notarios no son, en sentido subjetivo, servidores públicos, así objetivamente ejerzan la función de dar fe pública de los actos que requieren de su intervención. Son, en cambio, particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Política.

En síntesis, las principales notas distintivas del servicio notarial, tal como se expuso en la sentencia C-1508/00, son: (i) es un servicio público, (ii) de carácter testimonial, iii) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (v) a los cuales se les otorga la condición de autoridades. […] En esa misma línea, el máximo tribunal constitucional, en Sentencia C-863 de 2012 complementó y precisó los rasgos que caracterizan la función notarial, así: […] (i) es un servicio público;

(ii) a cargo de particulares, que actúan en desarrollo del principio de descentralización por colaboración; (iii) que además apareja el ejercicio de una función pública, en tanto depositarios de la fe pública; (iv) que para estos efectos se encuentran investido de autoridad; (v) sin que por ello adquieran el carácter de servidores públicos o de autoridades administrativas en sentido subjetivo u orgánico. […] 26 Sentencia C-1212 de 2001.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Asimismo, en Concepto del 8 de febrero de 201727, la Sala de Consulta y Servicio Civil precisó: La jurisprudencia ha discutido durante décadas la naturaleza jurídica de los notarios y de la actividad que realizan, aspectos sobre los cuales no existe aún un consenso absoluto. Sin embargo, puede decirse que, en los últimos lustros, especialmente después de la Constitución de 1991, la jurisprudencia (sobre todo de la Corte Constitucional) ha manifestado reiterada y mayoritariamente que los notarios son particulares que prestan un servicio público y cumplen, además, una función pública (la denominada función “fedante o fedataria”), mediante una especie de delegación efectuada por el Estado, que se ha denominado “descentralización por colaboración”.

(…) Ahora bien, la actividad ejercida por los notarios, así como las diferentes situaciones administrativas en las que dichos particulares pueden encontrarse, entre otros aspectos, se encuentran reguladas actualmente en el Decreto Ley 960 de 1970, que contiene el “Estatuto de Notariado”, en la Ley 588 de 2000 y en varios decretos reglamentarios, compilados hoy en día en el Decreto 1069 de 2015.

Por consiguiente, a la luz de la legislación actual y, en particular, con la entrada en vigencia de la Constitución Política de 1991, se debe que distinguir entre el ejercicio notarial y los notarios. El ejercicio notarial es un servicio público que implica el desarrollo de la función pública denominada fedante o fedataria; en tanto que los notarios y los empleados de las notarías son particulares que cumplen, precisamente, dicha función en virtud de la denominada descentralización por colaboración. 5.3.

El régimen laboral y las obligaciones de los notarios frente a sus empleados. Reiteración28 La Ley 29 de 197329, en su artículo 3º establece que «[l]os notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo […]». La misma norma en su artículo 4º dispone: El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los notarios, se hará por tales funcionarios, de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley.

Con fundamento en lo anterior, el Decreto Reglamentario 2148 de 198330 en su artículo 118 previó: 27 Radicación número: 11001-03-06-000-2017-00001-00(2326). 28 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Decisión del 13 de marzo de 2024. Rad. núm. 11001-03-06-000-2023-00515-00. 29 «Por la cual se crea el Fondo Nacional del Notariado y se dictan otras disposiciones». 30 «Por el cual se reglamentan lo decretos-leyes 960 y 2163 de 1970, y la Ley 29 de 1973».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Bajo su responsabilidad el notario, podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones, y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales.

Dicha norma fue compilada31, junto con las demás disposiciones vigentes del mencionado Decreto 2148 de 1983, a través del Decreto 1069 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho». El citado compendio en su artículo 2.2.6.1.6.1.6. establece lo siguiente: Artículo 2.2.6.1.6.1.6.

Responsabilidad en el ejercicio de funciones. Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además: […]. b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales. (Decreto 2148 de 1983, artículo 121, literal b). […]. A la luz de lo anterior, los notarios están obligados a conformar la historia laboral de los empleados a su cargo, y a conservarla, para ponerla a disposición de quienes los sucedan como titulares del mismo despacho notarial, a efectos de garantizar los derechos adquiridos por los trabajadores, derechos frente a los cuales son responsables.

Sobre la obligación de los empleadores de conservar los archivos contentivos de la información de sus trabajadores, el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo dispone: Artículo 264. Archivos de las Empresas. 1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. […].

Ahora bien, los cambios de notario que se producen en una misma notaría configuran el fenómeno de la «sustitución de empleadores32», supuesto que se encuentra previsto y definido en el artículo 67 del Código Sustantivo del Trabajo, en los siguientes términos: 31 Hoy corresponde al artículo 2.2.6.1.6.1.3. del Decreto 1069 de 2015. 32 El artículo 107 de la Ley 50 de 1990 establece que la expresión «patrono» utilizada en la normativa laboral se entiende reemplazada por el término «empleador».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Artículo 67. Definición. Se entiende por sustitución de empleadores todo cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto éste no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios. La Corte Suprema de Justicia, en la Sentencia SL1399-202233 se refirió a los elementos que configuran la sustitución de empleador, así: Así, la sucesión de empresarios precisa de: (i) un cambio en la titularidad de la organización productiva por cualquier causa, como compraventa, arrendamiento o traspaso del negocio a cualquier título, u operaciones de reorganización empresarial, como las fusiones, adquisiciones, absorciones, liquidación con traspaso de bienes, etc., en virtud de las cuales un empresario subroga a otro en su posición empleadora, y (ii) la identidad de establecimiento o subsistencia de la empresa, entendida como un conjunto de medios organizados (personales, patrimoniales, técnicos) para llevar a cabo una actividad económica (CSJ SL3001-2020).

Además, la jurisprudencia de la Sala Laboral ha interpretado que para que opere la sustitución de empleadores también se requiere (iii) «la continuidad en la prestación del servicio» (CSJSL4530-2020). […]. A juicio de la Sala, la operatividad de la sustitución de empleadores está sustraída de la voluntad de las partes y su configuración depende de la comprobación de unos elementos empíricos o de la realidad, a saber, (i) el cambio de titularidad de la empresa, establecimiento o entidad económica, por cualquier causa, (ii) la subsistencia de la identidad del negocio y (iii) la continuidad de la relación laboral o la prestación del servicio -no del contrato de trabajo-.

De modo que la sustitución de empleadores no depende de declaraciones que las partes hagan en acuerdos privados, de manipulaciones de las formas contractuales o de si formalmente el contrato termina y se firma uno nuevo, sino de que empíricamente se comprueben esos tres elementos. Con estos argumentos, la Sala precisa la jurisprudencia sentada en sentencias tales como la CSJ SL, 24 en. 1990, rad. 3535, CSJ SL1943-2016 y CSJ SL4530-2020 a fin de dejar en claro que para la configuración de la sustitución de empleadores es necesaria la continuidad de la relación laboral, entendida en términos de continuidad material de la prestación del servicio a una misma organización productiva y no de vigencia del contrato de trabajo. [Resalta la Sala] En particular, respecto de la mencionada figura de sustitución de empleador en las notarías, la Corte Constitucional, en Sentencia T-927 de 2010 ya había precisado lo siguiente: 33 Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Laboral.

Sentencia SL1399-2022 del 23 de marzo de 2022. Radicación 81097. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Así las cosas, en aplicación del régimen laboral general, no es razonable concluir que los empleados adquieren un vínculo laboral con el notario, sin ninguna relación con la oficina o el establecimiento en la que prestan sus servicios.

Quienes ingresan a trabajar a una notaría son contratados por los notarios, no en su calidad de persona naturales, sino como particulares investidos de la autoridad requerida para el ejercicio de la función fedante. Los empleados a los que se refiere el artículo 131 de la Constitución no son vinculados para el cumplimiento de cualquier servicio personal requerido por el patrono, sino para la realización de las tareas que componen la función notarial.

Por esto, laboran en las instalaciones de la notaría y utilizan los implementos requeridos ordinariamente para el cumplimiento de las tareas de este tipo de establecimientos. Además, solo una interpretación de este tipo permite entender que la ley autorice el pago de los trabajadores con los recaudos percibidos por los derechos notariales.

Como estos empleados son contratados por quien es titular de la notaría, pero para el servicio de la persona jurídica y no para su servicio personal, nada impide que cuando ocurre un cambio de notario sobrevenga en la notaría una sustitución patronal. [Resalta la Sala]. Con base en lo anterior, se puede establecer lo siguiente: a) Los notarios son responsables del cumplimiento de las obligaciones laborales y prestacionales de los empleados de la notaría, en los términos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo. b) Los empleados de las notarías son particulares al servicio de esta, sin perjuicio del cambio del notario que haya suscrito el contrato laboral correspondiente; c) La sustitución de empleadores es una figura jurídica aplicable a la relación laboral que existe entre las notarías y sus empleados. d) Los notarios están obligados a conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. 5.4 La afiliación obligatoria de los empleados de las notarías a la Caja Nacional de Previsión Social en su momento.

Reiteración34 Para efectos de garantizar las prestaciones sociales y pensionales de los notarios y de los empleados de las notarías, el Decreto Ley 059 de 195735 previó su afiliación forzosa a Cajanal, en los siguientes términos: 34 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Decisión del 13 de marzo de 2024. Rad. núm. 11001-03-06-000-2023-00515-00. 35 «Por el cual se afilian los Notarios y Registradores a la Caja Nacional de Previsión, y se dictan otras disposiciones».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Artículo Primero. A partir del 1º de julio del año en curso, los Notarios y Registradores y sus subalternos de carácter permanente, serán afiliados forzosos a la Caja Nacional de Previsión. Dicha Caja responderá por las prestaciones sociales y derechos de estos funcionarios de tal fecha en adelante. [Resalta la Sala].

Dicha norma, en su artículo 3°, estableció, además que las cuotas de afiliación y los aportes mensuales para Cajanal a favor de los empleados de las notarías se liquidarían con base en el promedio mensual de las entradas líquidas de tales oficinas en el año inmediatamente anterior.36 En armonía con lo anterior, la Ley 1ª de 196237 reiteró el carácter de afiliados forzosos a Cajanal de los notarios y los empleados de las notarías, y dispuso el derecho de estos a acceder a todas las prestaciones establecidas y por establecerse.38 Más adelante, la Ley 4ª de 196639 dispuso que los establecimientos públicos, los institutos descentralizados y demás entidades de derecho público del orden nacional estaban obligadas a contribuir con un cinco por ciento (5%) del valor de sus presupuestos de funcionamiento a Cajanal, por concepto de cuota patronal.

Agregó dicha disposición que los notarios también estaban obligados a destinar a Cajanal el cinco por ciento (5%) de sus ingresos mensuales previamente certificados por la Superintendencia de Notariado y Registro.40 El Decreto 1743 de 1966 reglamentó la Ley 4ª de 1966, y en su artículo 3º reiteró la obligación de los notarios de pagar a Cajanal una cuota patronal equivalente al cinco por ciento (5%) de sus ingresos mensuales, y estableció el deber de los notarios de acreditar ante Cajanal, paz y salvo respecto del pago de: i) la cuota patronal y ii) las cuotas laborales del notario y de los empleados. 36 Artículo tercero. A los empleados subalternos de carácter permanente de las Notarías y Oficinas de Registro se les liquidarán las cuotas de afiliación y los aportes mensuales para la Caja Nacional de Previsión con base en las nóminas aprobadas por el Ministerio de Justicia. Para los Notarios y los Registradores la base será el promedio mensual de las entradas líquidas del año inmediatamente anterior.

El promedio lo deducirá el Ministerio de Justicia de las cuentas que les remiten los Notarios y los Registradores y lo comunicará a la Caja en el mes de enero de cada año. 37 «Por la cual se fijan derechos notariales y se dictan otras disposiciones». 38 Artículo 10. […] Tanto los Notarios y Registradores como sus respectivos empleados serán afiliados forzosos a la Caja Nacional de Previsión Social, y gozarán de todas las prestaciones que tienen establecidas y de las que en el futuro se establezcan. 39 «Por la cual se provee de nuevos recursos a la Caja Nacional de Previsión Social, se reajustan las pensiones de jubilación e invalidez y se dictan otras disposiciones». 40 Artículo 3º. […] Igualmente, los Notarios y Registradores están obligados a destinar un cinco por ciento (5%) de los ingresos mensuales, debidamente certificados por la Superintendencia de Notariato y Registro, a favor de la Caja Nacional de Previsión Social.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 La Ley 29 de 1973 se creó el Fondo Nacional de Notariado, el cual fue organizado mediante el Decreto 27 de 1974 (derogado por el Decreto 1672 de 1997)41, como un establecimiento público adscrito al Ministerio de Justicia, cuyo propósito era mejorar las condiciones económicas de los notarios de insuficientes ingresos y propender por la capacitación del personal vinculado al servicio de notariado.

Este decreto, en su artículo 21, atribuyó a los notarios, la obligación de remitir a la Superintendencia de Notariado y Registro y a las entidades de seguridad o previsión social, dentro de los primeros 15 días de cada mes, los recaudos, aportes y cuotas correspondientes al mes inmediatamente anterior por concepto de pago de los aportes a pensión. Adicionalmente, el artículo 22 del mencionado decreto previó que los notarios podían disfrutar del beneficio del subsidio proveniente del Fondo Nacional de Notariado, siempre que cumplieran con sus obligaciones y las de sus empleados frente a las entidades de seguridad o provisión social.

Posteriormente, el Decreto 2148 de 198342 dispuso que en el ejercicio de sus funciones el notario debía responder por las cuotas y los aportes que por ley debía pagar por él, y por los empleados a las instituciones de seguridad social, en los siguientes términos: Artículo 121. Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además: a) Por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso; b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales. […].

Por su parte, la Ley 86 de 1988 creó el Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (Fonprenor) como una entidad de seguridad social adscrita al Ministerio de Justicia, estableciendo dentro de sus funciones43 la relativa al reconocimiento y pago de las prestaciones sociales que correspondían a las entidades de previsión y a las que tenían derecho entre otros empleados, los de la Superintendencia de Notariado y Registro, los de las notarías y los notarios mismos.

Conforme lo anterior, el legislador ordenó a Cajanal liquidar las prestaciones sociales de los empleados de la Superintendencia de Notariado y Registro, del Fondo Nacional de Notariado, de los notarios, de los empleados de las notarías y los del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro, hasta el momento en que empezara a funcionar Fonprenor. 41 «Por el cual se suprime el Fondo Nacional del Notariado "Fonanot" y se ordena su liquidación». 42 «Por el cual se reglamentan los Decretos-leyes 0960 y 2163 de 1970 y la Ley 29 de 1973». 43 Artículo 2°.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Dispuso además la ley en cita, que Cajanal debía continuar prestando los servicios y pagando las prestaciones a los empleados mencionados, hasta tanto se aprobaran y expidieran los estatutos, la planta de personal y el presupuesto del fondo, momento en el cual, automáticamente quedaría cancelada la afiliación a Cajanal, de los notarios y demás empleados44.

Posteriormente, mediante Decreto 1668 de 199745 se ordenó la supresión y liquidación del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (Fonprenor); norma que en su artículo 5° estableció a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro el deber de asumir las obligaciones de dicho fondo, en los siguientes términos: Artículo 5.

Sustitución de derechos y obligaciones. Una vez concluido el proceso de liquidación, la Superintendencia de Notariado y Registro asumirá los derechos y obligaciones del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro "Fonprenor" en liquidación, sin perjuicio de lo dispuesto en el presente Decreto. Del recuento normativo realizado en este acápite, se tiene que: • Cajanal era, por regla general, la entidad o caja de previsión exclusiva de los empleados públicos.

Sin embargo, las Leyes 59 de 1957 y 1ª de 1962 previeron una excepción al establecer que los notarios y los empleados de las notarías eran afiliados forzosos a dicha caja, y en esa condición tendrían derecho a todas a las prestaciones entonces establecidas y por establecerse por parte de esta. En todo caso, los notarios como particulares en ejercicio de la función notarial tenían a cargo cumplir las obligaciones legales correspondientes ante las entidades de seguridad o previsión social. • La Ley 4ª de 1966 precisó la exclusión de las notarías de la categoría de entidades públicas, al señalar que los notarios, además de las entidades de derecho público debían destinar el cinco por ciento (5%) de sus ingresos mensuales a Cajanal por concepto de cuota patronal.

Dicha obligación fue reiterada en el Decreto 1743 de 1966, que además dispuso a cargo de los notarios, el deber de acreditar ante Cajanal paz y salvo por concepto de pago de cuotas patronales y cuotas laborales (de los notarios y de los empleados de las notarías). • El Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (Fonprenor) fue creado por la Ley 86 de 1988 y organizado mediante el Decreto 27 de 1974.

Esta última norma estableció para los notarios el deber de remitir a las entidades de seguridad o previsión social dentro de los primeros 15 días de cada mes, los recaudos, aportes y cuotas del mes anterior por concepto de pago de las prestaciones 44 Artículo14. 45 «Por el cual se suprime el Fondo de Previsión de Notariado y Registro "Fonprenor" y se ordena su liquidación».

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 sociales a su cargo. Tal obligación, condicionó además la recepción de subsidios con cargo al aludido fondo. • Fonprenor sustituyó a Cajanal en la función de reconocimiento y pago de las prestaciones sociales de los notarios, a partir de la efectiva organización de dicho fondo, el cual, fue suprimido y liquidado conforme lo dispuesto en el Decreto 1668 de 1997, quedando a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro el deber de asumir las obligaciones de reconocimiento y pago pensional antes en cabeza de Fonprenor. • La Superintendencia de Notariado y Registro como receptor de los derechos y obligaciones del liquidado Fonprenor es competente para certificar los aportes efectuados por las notarías frente a sus empleados, con base, y siendo necesario para ello, la remisión de los respectivos soportes de pago por parte de las notarías. 5.5.

Los bonos pensionales y la obligación de conservar y certificar la información laboral Como lo ha señalado la Sala46, el bono pensional es un documento de contenido crediticio que representa, en dinero, el tiempo de afiliación o de servicios de una persona. Se emite en los casos que establece la ley y se redime cuando el individuo que ha cumplido los requisitos exigidos en la legislación para obtener su pensión de vejez solicita a la entidad a la cual se encuentra afiliado el reconocimiento y pago de esta prestación o, en su defecto, el pago de una indemnización sustitutiva de la pensión o la devolución de los aportes efectuados, según el régimen elegido.

El artículo 11547 de la Ley 100 de 1993 define expresamente los bonos pensionales como aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones y determina los supuestos en que procede su reconocimiento. mientras que el artículo 12148 de esa misma ley 46 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, decisión del 30 de octubre de 2018, radicación 110010306000201800132 00. 47 Artículo 115.

Bonos Pensionales. Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones. Tendrán derecho a bono pensional los afiliados que con anterioridad a su ingreso al régimen de ahorro individual con solidaridad cumplan alguno de los siguientes requisitos: a) Que hubiesen efectuado cotizaciones al Instituto de Seguros Sociales o las cajas o fondos de previsión del sector público; b) Que hubiesen estado vinculados al Estado o a sus entidades descentralizadas […]. 48 Artículo 121.

Bonos pensionales y cuotas partes a cargo de la Nación. La Nación expedirá un instrumento de deuda pública nacional denominado bono pensional, de la naturaleza y con las características señaladas en los artículos anteriores, a los afiliados al Sistema General de Pensiones, cuando la responsabilidad corresponda al Instituto de los Seguros Sociales, a la Caja Nacional de Previsión Social, Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 atribuye a la Nación la obligación de expedir, a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el instrumento de deuda pública denominado bono pensional cuando su pago sea responsabilidad del Instituto de los Seguros Sociales, Cajanal o cualquier otra caja o fondo sustituido por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional.

Esta función fue reglamentada por el Decreto 1748 de 199549, cuyo artículo 4650, dispuso que la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es la dependencia directamente responsable de liquidar, expedir y administrar los bonos pensionales emitidos por la Nación. Más adelante, el artículo 2.2.16.3.8 del Decreto 1883 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 790 de 2021, precisó que, para efectos del reconocimiento y pago de un bono pensional a cargo de la Nación, el empleador debe acreditar que efectuó aportes a Cajanal, estableciendo expresamente: Artículo 2.2.16.3.8.

Emisor y cuotas partes. El bono será emitido por el último empleador o entidad pagadora de pensiones. Si hubiere varios, por aquel con quien el trabajador tuvo una vinculación más larga, y, en caso de igualdad, por el que tenga el menor código, según el artículo 2.2.16.1.25. del presente decreto. La cuota parte a cargo de cada empleador o entidad pagadora de pensiones, es proporcional al correspondiente tiempo de servicios o aportes, sea o no simultáneo con otros tiempos de servicios o aportes.

La Nación asumirá la emisión y absorberá las cuotas partes de todos los empleadores que aportaban a cajas o fondos sustituidos por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional. Para los efectos del reconocimiento y pago de un bono pensional, cuando un empleador, entidad pública o privada expida una certificación laboral en la cual registre que cotizó a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL) sin que obre prueba en relación con dichos pagos, será responsabilidad del empleador aportar copia de los recibos de caja o de las nóminas que contengan el sello de CAJANAL donde conste que los aportes fueron efectuados.

Los soportes deben entregarse dentro del mismo término establecido en el artículo 2.2.9.2.2.8. de este decreto. En ausencia de la información que demuestre el pago de las obligaciones a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL), se presumirá que el responsable del pago es el propio empleador, quien tendrá la obligación de reconocer y pagar el bono pensional a que haya lugar, en los términos previstos en el presente decreto. o a cualesquiera otra Caja, Fondo o entidades del sector público sustituido por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, y asumirá el pago de las cuotas partes a cargo de estas entidades.

Los bonos a cargo de la Nación se expedirán con relación a los afiliados con anterioridad a la fecha de vigencia de la presente Ley y sobre el valor de la deuda imputable con anterioridad a dicha fecha. 49 «Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993». 50 Modificado parcialmente en su inciso 2 por el artículo 19 del Decreto 1513 de 1998.

Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Parágrafo. El tiempo de servicio oficial que el empleador certifique haber cotizado a la Caja Nacional de Previsión (CAJANAL) para el reconocimiento de prestaciones, solo se contabilizará por la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) si obra el correspondiente soporte de pago en los archivos de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP) para el respectivo traslado de aportes.

En el reconocimiento de la indemnización sustitutiva por parte de Colpensiones podrá incluir los aportes corroborados por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP), siempre que la Unidad remita los recursos para tal efecto. [Se enfatiza]. De esta manera, la norma condiciona el reconocimiento de tiempos de servicio certificados como cotizados a Cajanal a que exista soporte de pago en los archivos de la UGPP.

La ausencia de tales constancias no puede trasladar el riesgo al trabajador, sino que impone la carga al empleador o a la entidad correspondiente, que debe garantizar la financiación mediante el pago del bono, el traslado de aportes o el cálculo actuarial. En este punto adquiere relevancia el deber de conservación y manejo diligente de la información laboral.

Al respecto, la jurisprudencia constitucional51 ha sostenido que las entidades públicas y privadas que administran archivos o bancos de datos tienen la obligación de conservar, actualizar, rectificar y suministrar la información que reposa en ellos, garantizando el derecho fundamental al habeas data. Este mandato encuentra desarrollo en la Ley 594 de 2000, que califica a los archivos como instrumentos esenciales para la toma de decisiones basadas en antecedentes y reconoce el derecho de todas las personas a acceder a los documentos de archivo público, salvo reserva legal.

A ese respecto, la Corte Constitucional ha considerado, además, que las entidades que forman parte del Sistema General de Pensiones vulneran el derecho al debido proceso administrativo cuando exigen al solicitante «el cumplimiento de requisitos formales que constituyen obstáculos irrazonables y desproporcionados»52 en su contra, que hacen imposible, de cualquier modo, su acceso a los derechos sociales.

La importancia de esta obligación se refleja también en el Decreto 726 de 2018, que asigna a la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la administración del Certificado de Información Laboral (CETIL) y le faculta para adelantar auditorías sobre la calidad de la información reportada por los empleadores.

El mismo decreto subraya que solo las entidades obligadas a expedir certificaciones de tiempos laborados o cotizados pueden corregirlas, y únicamente previa justificación de las modificaciones, reforzando la responsabilidad de los empleadores en garantizar la veracidad de los datos como expresión del derecho al habeas data. 51 Sentencia T-083 de 2023. 52 Cfr. Corte Constitucional.

Sentencia T-247 de 2021 M.P. Gloria Stella Ortiz Delgado Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 En suma, los empleadores, las administradoras de pensiones y la Oficina de Bonos Pensionales tienen la obligación de asegurar que la información relativa a la historia laboral sea completa, fidedigna y verificable, así como de expedir las certificaciones correspondientes con la debida diligencia. La inexistencia de soportes en los archivos institucionales no puede traducirse en un perjuicio para el afiliado, quien no debe asumir cargas desproporcionadas para acreditar tiempos de servicio o aportes, pues estas se derivan de un deber jurídico y constitucional de las entidades responsables en el manejo de la información laboral. 3.

Caso concreto De conformidad con los documentos allegados al expediente y la normativa analizada previamente, la Sala encuentra que la autoridad competente para resolver de fondo la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional a favor del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas por el periodo en el que trabajó en la Notaría 17 de Bogotá, comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, ante la ausencia de soportes que acrediten el pago de cotizaciones a Cajanal, es la Notaría 17 de Bogotá D.C., como pasa a explicarse: i) El Decreto Ley 059 de 1957, en su artículo primero, dispone que los notarios y sus subalternos serán afiliados forzosos a Cajanal, hoy sustituida por la UGPP.

Este deber fue reiterado por la Ley 1° de 1962, la cual, en su artículo 10, establece que tanto los notarios y registradores como sus respectivos empleados son afiliados forzosos a la referida Caja. ii) El artículo 121 del Decreto 2148 de 1983, actualmente compilado en el artículo 2.2.6.1.6.1.6 del Decreto 1069 de 2015, dispuso que, en el ejercicio de sus funciones, el notario debía responder por las cuotas y los aportes que por ley debía pagar por él, y por los empleados a las instituciones de seguridad social. iii) El Decreto 27 de 1974, derogado posteriormente por el Decreto 1672 de 1997, estableció para los notarios el deber de remitir a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado, al Colegio de Notarios y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes, y cuotas, según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior. iv) Por su parte, el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo, establece la obligación de los empleadores de conservar los archivos contentivos de la información de los empleados; obligación que también es aplicable a la relación laboral que existe entre las notarías y sus empleados y el artículo 67 ibidem prevé la figura de la sustitución de empleadores, esto es, todo cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento. v) De acuerdo con esta normativa, respecto del periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, durante el cual el señor Caicedo Rojas Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 trabajó en la Notaría 17 de Bogotá, el titular de ese despacho notarial tenía la obligación de afiliarlo a Cajanal, realizar los aportes pensionales correspondientes, remitir periódicamente a dicha entidad los recaudos y soportes de pago que acreditaran el cumplimiento de estas obligaciones, conservar los archivos relacionados con la información laboral y de aportes, y entregarlos a su sucesor, quien a su vez estaba obligado a continuar con dichas responsabilidades conforme a la normativa vigente. vi) Así las cosas, como quiera que entre el actual notario 17 de Bogotá D.C., y los notarios que la precedieron, operó desde el punto de vista laboral la figura jurídica de la sustitución de empleadores, corresponde al actual titular del despacho notarial proveer los soportes de los aportes pensionales del señor Caicedo Rojas, por el periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977. vii) Sin embargo, según los documentos que obran en el expediente de esta actuación, la Notaría 17 de Bogotá D.C. ha manifestado que no cuenta con los soportes de los aportes pensionales del señor Caicedo Rojas, por el periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977. viii) Conforme a lo previsto en el artículo 2.2.16.3.8 del Decreto 1883 de 2016, modificado por el artículo 1º del Decreto 790 de 2021, el cual dispone que «en ausencia de la información que demuestre el pago de las obligaciones a la Caja Nacional de Previsión» (CAJANAL), se presumirá que el responsable de reconocer y pagar el bono pensional es el propio empleador. ix) Por todo lo expuesto, la Sala concluye que le corresponde a la Notaría 17 de Bogotá D.C. asumir, como empleadora, la responsabilidad de atender la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional del señor Caicedo Rojas, por el periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, ante la ausencia de evidencia que demuestre el pago de las obligaciones a Cajanal. 4.

Exhorto La Sala exhortará a la UGPP para que, en cumplimiento del principio de coordinación previsto en el artículo 3°53 del CPACA, adelante las gestiones necesarias para revisar sus archivos e identificar la información y documentos relacionados con los aportes pensionales del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, y, de verificar algún soporte, los ponga a disposición de la Notaría 17 de Bogotá D.C., con el fin de garantizar la adecuada definición de la situación pensional del interesado y evitar la vulneración de sus derechos.

Finalmente, y teniendo en cuenta que el señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas es un adulto mayor y por tal razón tiene una especial protección constitucional, la Sala exhortará a la 53 Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado.

Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 Notaría 17 de Bogotá D.C para que, de manera prioritaria, adelante la gestión que debe cumplir para dar una pronta respuesta a Skandia S.A., como representante de su afiliado.

En mérito de lo expuesto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado RESUELVE:

PRIMERO. DECLARAR competente a la Notaría 17 de Bogotá D.C., para resolver de fondo la solicitud de reconocimiento y pago del bono pensional a favor del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, por el periodo en el que trabajó en dicha Notaría, comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de noviembre de 1977, ante la ausencia de soportes de pago a Cajanal por dicho período, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.16.3.8 del Decreto 1883 de 2016, modificado por el artículo 1º del Decreto 790 de 2021, en los términos señalados en la parte considerativa de esta decisión..

SEGUNDO. REMITIR el expediente del conflicto a la Notaría 17 de Bogotá D.C. para los fines dispuestos en el numeral anterior.

TERCERO. EXHORTAR a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP- para que, en cumplimiento del principio de coordinación previsto en el artículo 3°54 del CPACA, adelante las gestiones necesarias para revisar sus archivos e identificar la información y documentos relacionados con los aportes pensionales del señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, y, de verificar algún soporte, los ponga a disposición de la Notaría 17 de Bogotá D.C., con el fin de garantizar la adecuada definición de la situación pensional del interesado y evitar la vulneración de sus derechos.

CUARTO. EXHORTAR a la Notaría 17 de Bogotá D.C. para que, de manera prioritaria, adelante la gestión que debe cumplir para dar una pronta respuesta a Skandia S.A., como representante de su afiliado, el señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas, habida cuenta que es un adulto mayor y por tal razón tiene una especial protección constitucional.

QUINTO. COMUNICAR esta decisión a la Notaria 17 de Bogotá, a la UGPP, a Skandia, al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a la Superintendencia de Notariado y Registro y al señor Jorge Ernesto Caicedo Rojas.

SEXTO. RECONOCER personería al doctor José Miguel Toro Saldaña, identificado con cédula de ciudadanía 79392465 y tarjeta profesional de abogado núm. 241.816, como apoderado del notario 17 de Bogotá. 54 Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado.

Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00092-00 SÉPTIMO: ADVERTIR que contra la presente decisión no procede recurso alguno, tal como lo dispone expresamente el inciso 3° del artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 2 de la Ley 2080 de 2021.

OCTAVO: ADVERTIR que los términos legales a que está sujeta la actuación administrativa en referencia se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en que se comunique la presente decisión. La anterior decisión se estudió y aprobó en la sesión de la fecha Comuníquese y cúmplase MARÍA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA ANA MARÍA CHARRY GAITÁN Presidenta de la Sala Consejera de Estado JUAN MANUEL LAVERDE ALVAREZ JOHN JAIRO MORALES ALZATE Consejero de Estado Consejero de Estado LEIDI CAROLINA HUASCA ARANA Secretaria de la Sala