Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 1 CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN CUARTA CONSEJERO PONENTE: WILSON RAMOS GIRÓN Bogotá D.C., treinta y uno (31) de agosto de dos mil veintitrés (2023) Referencia: ACCIÓN DE TUTELA Radicación: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: MANUEL VICENTE QUITIAQUEZ QUENGUAN Demandado: CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA, CENTRO DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL Y OTRO Tema: Derecho de Petición SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA La Sala decide la acción de tutela interpuesta por Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan contra el Consejo Superior de la Judicatura, Centro de Documentación Judicial y la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, División de Servicios Administrativos y Atención al Usuario.
I.
ANTECEDENTES 1. Solicitud de amparo El 20 de junio de 20231, en ejercicio de la acción de tutela, Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan pidió la protección del derecho fundamental de petición, que estimó vulnerado por el Consejo Superior de la Judicatura, Centro de Documentación Judicial y la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, División de Servicios Administrativos y Atención al Usuario, por la falta de respuesta a la solicitud de desarchivo de expediente que presentó el 5 de mayo de 2023. 2.
Pretensiones La parte actora formuló las siguientes pretensiones: 1. Se me ampare el derecho fundamental de petición. 2. Se ordene a la accionada que en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas dé una respuesta eficaz, de fondo y congruente con lo solicitado el día cinco (5) de mayo de 2.023. 3. Hechos Del expediente la Sala destaca los siguientes hechos relevantes: El señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan fue demandado en el proceso ejecutivo con radicado 2005-01345 que se adelantó ante el Juzgado 46 Civil Municipal de Bogotá. El 5 de mayo de 2023, el señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan (desde el correo electrónico garzonyaneth2@gmail.com) envió a los correos notificacionesacbta@cendoj.ramajudicial.gov.co y atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co solicitud de desarchivo del proceso ejecutivo que se encontraba en el paquete No. 207 del año 2019. 1 Ante el Juzgado 28 Laboral del Circuito de Bogotá. Índice 1 de Samai.
Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 2 4. Fundamentos de la acción de tutela La parte demandante alegó que las autoridades demandadas vulneraron el derecho fundamental de petición porque no han contestado la solicitud del 5 de mayo de 2023 pese a que el plazo para hacerlo finalizó el 26 de mayo de 2023. 5.
Trámite Por auto del 24 de mayo de 2023, el Despacho Sustanciador admitió la demanda de tutela y ordenó notificar, en calidad de demandados, al presidente del Consejo Superior de la Judicatura y a la directora del Centro de Documentación Judicial de la misma entidad. Por auto del 28 de julio de 2023, el Despacho Sustanciador vinculó, en calidad de demandada, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá́́, División de Servicios Administrativos y Atención al Usuario.
La Secretaría General del Consejo de Estado realizó las notificaciones ordenadas, mediante correos electrónicos del 29 de junio2 y 3 de agosto3 de 2023. 6. Intervenciones La directora del Centro de Documentación Judicial del Consejo Superior de la Judicatura solicitó que se denegaran las pretensiones de la acción de tutela. Precisó que, por disposición del Acuerdo No. 718 de 2000, el Centro de Documentación Judicial - CENDOJ administra los servicios de correo electrónico institucional, conforme con los lineamientos establecidos por el Consejo Superior de la Judicatura.
Que, efectuada la validación en servidor de correo electrónico de la Rama Judicial, no se evidenció que desde la cuenta carolisan220@hotmail.com se hubieran enviado correos electrónicos el 5 de mayo de 2023 con destino a las cuentas notificacionesacbta@cendoj.ramajudicial.gov.co y atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co.
Agregó que, en la página de la Rama Judicial se encuentra publicado el instructivo para solicitudes de desarchive4, habilitado por la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá5 Que, a través de esos enlaces, el demandante puede gestionar la solicitud de desarchivo. Que, en todo caso, el proceso 11001400304620050134500, cuyo desarchivo se solicita, fue adelantado por el Juzgado 11 Civil Municipal de Ejecución de Sentencias de Bogotá́, autoridad judicial que no hace parte de los Juzgados Regionales y, por lo tanto, no reposa en el archivo de la justicia regional, de modo que el archivo debe encontrarse en el juzgado a cargo del proceso o en el archivo central a cargo de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá. El director ejecutivo seccional de administración judicial de Bogotá señaló que el grupo de archivo central, que hace parte de esa seccional, «presenta un cúmulo de peticiones por las que se hace necesario verificar en las bases de datos el radicado de dicha petición y el turno en el que se encuentra, esto ante el abultado número de peticiones que diariamente llegan y el limitado número de personal a cargo de resolverlas».
Explicó que, mediante Resolución No. DESAJBOR22-6741 del 1º de diciembre de 2022 se dispuso el cierre temporal del archivo central de esa Dirección Ejecutiva Seccional para expedientes judiciales de las especialidades civil, laboral, familia, penal y disciplinaria por el término de 90 días, contados a partir del 5 de diciembre de 2022 mientras se realizaba el traslado de los expedientes a espacios especializados. 2 Ver índice 7 de Samai. 3 Ver índice 13 de Samai. 4https://www.ramajudicial.gov.co/documents/36322506/40023037/Instructivo+para+solicitud +desarchivo.pdf/52c4c6fb-70db-4421-98c9-638af1028f89 5 https://forms.office.com/r/HcXY4tJbB8 Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 3 Que, para el efecto, se suscribió contratos de arrendamiento de bodegas y de transporte, pero que los contratos fueron incumplidos y actualmente cursa una controversia contractual.
Finalmente, pidió que se ampliara el término otorgado en el auto del 28 de julio de 2023 para brindar respuesta de fondo. II. CONSIDERACIONES 1. Cuestión previa De conformidad con el artículo 86 de la Constitución Política y el artículo 1º del Decreto 2591 de 1991, la acción de tutela procede contra cualquier autoridad y, excepcionalmente, contra particulares (artículo 42 del Decreto 2591 de 1991).
En el presente asunto, la parte actora promovió demanda de tutela en contra del Centro de Documentación Judicial del Consejo Superior de la Judicatura para que se amparara el derecho fundamental de petición por la falta de respuesta a la solicitud enviada el 5 de mayo de 2023 a los correos electrónicos notificacionesacbta@cendoj.ramajudicial.gov.co y atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co.
Ahora, el Centro de Documentación Judicial señaló que sus competencias sobre archivo se limitan a la justicia regional. Que, el artículo 32 de la Ley 504 de 1999 dispuso que «la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y el Fiscal General de la Nación, según el caso, reglamentarán lo atinente a la custodia y conservación de las providencias, actas y demás documentos que tengan carácter reservado».
Que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, mediante el Acuerdo No. 535 de 19996, creó la Sección de Archivo de la Justicia Regional, como dependencia adscrita a la Oficina de Apoyo de la entidad y mediante Acuerdo 2371 de 20047 adscribió́ el archivo de justicia regional al Centro de Documentación Judicial. Que en el archivo central reposan las providencias y los procesos fallados y archivados, que fueron de conocimiento de los extintos juzgados regionales, así́ como algunas actuaciones y providencias del extinto Tribunal Nacional.
Que el proceso 11001400304620050134500, del cual el demandante solicita el desarchivo, fue adelantada por el Juzgado 11 Civil Municipal de Ejecución de Sentencias de Bogotá́, que, por lo tanto, ese proceso no fue conocido por los Juzgados Regionales. Además, la Sala verificó que los correos electrónicos notificacionesacbta@cendoj.ramajudicial.gov.co y atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co corresponden a los correos de notificaciones del archivo central y de atención al usuario de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá. Siendo así, al Consejo Superior de la Judicatura no le asiste ningún interés en este proceso.
Por lo tanto, será desvinculada de este trámite y continuará respecto de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá. 2. Problema jurídico y solución Corresponde a la Sala determinar si procede la acción de tutela presentada por el señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan por la presunta omisión en la respuesta por parte 6 “Por el cual se crea la Sección de Archivo de la Justicia Regional como dependencia adscrita a la Oficina de Apoyo al Consejo Superior de la Judicatura y se dictan otras disposiciones.” 7 “Por medio del cual se adscribe la Sección de Archivo de la Justicia Regional al Centro de Documentación Socio- Jurídica de la Rama Judicial –CENDOJ- “ Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 4 de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá a la solicitud de desarchivo de expediente del 5 de mayo de 2023.
La Sala anticipa que encuentra vulnerado el derecho fundamental de petición del demandante, por cuanto la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá no ha emitido una respuesta respecto de la petición del 5 de mayo de 2023 ni ha expedido un acto administrativo de carácter general que le permita limitar las solicitudes de desarchivo de expedientes al diligenciamiento de un formulario.
Para llegar a esa conclusión, la Sala se referirá a (i) generalidades de la acción de tutela, ii) el derecho de petición y (iii) al análisis del caso concreto. 3. Generalidades de la acción de tutela La acción de tutela, consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política y desarrollada por el Decreto 2591 de 1991, es una acción residual que permite a todas las personas reclamar ante los jueces la protección inmediata de los derechos fundamentales que sean vulnerados o amenazados, por la acción o la omisión de cualquier autoridad o de los particulares, en el último caso, cuando así lo permita expresamente la ley.
La acción procede cuando el interesado no dispone de otro medio de defensa, salvo que se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. En todo caso, el otro mecanismo de defensa debe ser idóneo para proteger el derecho fundamental vulnerado o amenazado, pues, de lo contrario, el juez de tutela deberá determinar si existe perjuicio irremediable y, de existir, debe examinar de fondo los argumentos que proponga el demandante. 4.
El derecho de petición El artículo 23 de la Constitución Política prevé que el derecho de petición es fundamental y faculta a toda persona para presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades y a obtener una respuesta oportuna, clara, precisa, de fondo y congruente con lo solicitado. El derecho a recibir una respuesta de fondo implica que la autoridad que recibió la solicitud, según su competencia, se pronuncie completa y detalladamente sobre todos los asuntos expuestos por el solicitante.
La autoridad no puede responder con evasivas o con razones que no guarden relación con los temas planteados en la solicitud. El derecho de petición, en concreto, comprende los siguientes elementos: (i) la posibilidad de formular solicitudes respetuosas ante las autoridades públicas o los particulares, según sea el caso; (ii) la garantía de que se entregue respuesta oportuna, es decir, en las oportunidades que prevé el ordenamiento jurídico;
(iii) la respuesta de fondo o contestación material, esto es, la decisión que, en el ámbito de su competencia, debe entregar el destinatario de la petición, sin importar que la decisión sea o no favorable al solicitante; (iv) la comunicación oportuna de lo decidido, y (v) la falta de competencia para pronunciarse sobre la totalidad o parte de la petición presentada no significa que el destinatario quede exento de pronunciarse.
El desconocimiento de cualquiera de esos elementos trae como consecuencia la vulneración del derecho de petición. Por su parte, el artículo 15 de la Ley 1437 de 20118 señala que «Las autoridades podrán exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito, y pondrán a disposición de los interesados, sin costo, a menos que una ley expresamente señale lo contrario, formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciamiento».
Sobre la facultad de exigir la presentación de peticiones por escrito, que incluye poner a disposición de los interesados el uso de formularios u otros instrumentos estandarizados, 8 Modificada por la Ley 1755 de 2015. Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 5 la Corte Constitucional en sentencia C-951 de 2014 señaló que esa facultad “tiene que ejercerse por parte de la autoridad correspondiente mediante la expedición de un acto administrativo de carácter general, el cual debe estar debidamente motivado, acorde con los principios constitucionales consagrados en el artículo 209 superior y en particular, de igualdad, publicidad, economía, eficiencia y celeridad, así como el debido proceso administrativo.
De esta forma, se armoniza la garantía en el ejercicio del derecho de petición con la potestad de las autoridades para disponer lo pertinente al cumplimiento eficaz de sus funciones y especialmente, lo relacionado con la respuesta oportuna a las peticiones que se les formule. Solo así, esta exigencia resulta conforme a la Constitución”. 5.
Análisis del caso concreto Para determinar si la autoridad demandada vulneró el derecho fundamental de petición del actor, la Sala se referirá a las pruebas que obran en el expediente. Está probado que el 5 de mayo de 2023, desde el correo electrónico garzonyaneth2@gmail.com, el señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan envió a los correos electrónicos notificacionesacbta@cendoj.ramajudicial.gov.co y atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co una solicitud de desarchivo del proceso ejecutivo 2005-01345 que se encontraba en el paquete No. 207 del año 2019.
La Sala no desconoce que la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá dispuso en el enlace https://www.ramajudicial.gov.co/documents/36322506/40023037/Instructivo+para+solicit ud+desarchivo.pdf/52c4c6fb-70db-4421-98c9-638af1028f89 un formulario para gestionar las solicitudes de desarchivo de procesos. Sin embargo, no hay prueba de que la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá hubiera dictado un acto administrativo de carácter general que lo habilitara para exigir la presentación de esas solicitudes únicamente a través del formulario allí dispuesto, conforme lo estableció la Corte Constitucional en la sentencia C- 951 de 2014 antes transcrita.
De hecho, en la contestación de la demanda tampoco lo puso de presente. Por lo tanto, para la Sala la solicitud presentada por el señor Quitiaquez Quenguan el 5 de mayo de 2023 a los correos electrónicos del archivo central y de atención al usuario de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá resulta válida y debió ser atendida dentro de los plazos previstos en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011.
A la fecha de la interposición de la acción de tutela (ni a la fecha en que se dicta esta sentencia) el demandante no ha recibido respuesta a la solicitud. Si bien el director seccional de administración judicial de Bogotá señaló que presenta un cúmulo de peticiones y un limitado número de personal a cargo de resolverlas, lo cierto es que no acreditó que, conforme al parágrafo9 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, hubiera, por lo menos, informado al actor de las circunstancias que le impedían resolver la solicitud dentro del plazo legal ni tampoco que le hubiera señalado un plazo razonable en que resolvería la petición. 9 ARTÍCULO
14. TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS DISTINTAS MODALIDADES DE PETICIONES. <Ver ampliación temporal de términos en Notas de Vigencia> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1.
Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. 2.
Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
Radicado: 11001-03-15-000-2023-03307-00 Demandante: Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan Calle 12 No. 7-65 – Tel: (57) 6013506700 – Bogotá D.C. – Colombia www.consejodeestado.gov.co 6 A partir de lo anterior, la Sala encuentra que la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá vulneró el derecho de petición del demandante, pues tenía hasta el 29 de mayo de 2023 para resolver la solicitud o, en su defecto, justificar las razones de la imposibilidad de resolver dentro de ese plazo y prorrogarlo por máximo otros 15 días.
Sin embargo, así no lo hizo. Incluso, si en gracia de discusión se considerara la posibilidad del uso de un formulario para el trámite de desarchivo de expedientes, lo cierto es que la demandada tampoco acreditó haber requerido al señor Quitiaquez Quenguan para que presentara la solicitud a través de ese medio. Siendo así, la Sala amparará el derecho fundamental de petición del señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan y, en la parte resolutiva, se darán las órdenes correspondientes.
Por lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, III. FALLA 1. Desvincular al Consejo Superior de la Judicatura del trámite de la presente acción de tutela, por las razones expuestas en esta providencia judicial. 2.
Amparar el derecho fundamental de petición del señor Manuel Vicente Quitiaquez Quenguan, conforme con lo expuesto en esta providencia. 3. Ordenar al director seccional de administración judicial de Bogotá o a quien haga sus veces que, en el término de 48 horas, siguientes a la notificación de la presente providencia, resuelva de fondo y de manera clara, precisa y congruente la solicitud de desarchivo presentada por el demandante el 5 de mayo de 2023.
La respuesta deberá ser puesta en conocimiento del actor. 4. Instar al director seccional de administración judicial de Bogotá para que, en lo sucesivo, cuando excepcionalmente no sea posible resolver una petición dentro de los plazos legales (i) informe de esa circunstancia al interesado antes del vencimiento del pazo legal, con la explicación de los motivos de la demora, y (ii) señale un plazo razonable para resolver la petición sin que exceda el doble del plazo inicialmente previsto en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011. 5.
Notificar la presente decisión a las partes, tal y como lo dispone el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991. 6. Publicar esta providencia en la página web del Consejo de Estado. 7. Si no se impugna, enviar el expediente de tutela a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Notifíquese y cúmplase. La anterior providencia fue discutida y aprobada en sesión de la fecha.
(Firmado electrónicamente) MYRIAM STELLA GUTIÉRREZ ARGÜELLO Presidenta (Firmado electrónicamente) STELLA JEANNETTE CARVAJAL BASTO (Firmado electrónicamente) MILTON CHAVES GARCÍA (Firmado electrónicamente) WILSON RAMOS GIRÓN