CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN TERCERA SUBSECCIÓN A Consejero Ponente: JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ Bogotá, D.C., treinta y uno (31) de julio de dos mil veinticuatro (2024) Radicación: 25000233600020170146201 (65.210) Demandante: José Rodríguez Petrel como propietario del establecimiento de comercio Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Acción: Controversias contractuales Asunto: Sentencia de segunda instancia TEMAS: CONTRATO DE PROCESAMIENTO BIBLIOGRÁFICO - Incumplimiento probado del contratista / CONTRATO ESTATAL - regido por el derecho privado / PRESUPUESTOS DE LA RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL - Incumplimiento de obligaciones / DICTAMEN PERICIAL - Objeción por error grave / FACULTADES DEL JUEZ EN LA APRECIACIÓN DEL DICTAMEN PERICIAL – Necesidad de exponer la metodología usada y tener coherencia con el objeto de su decreto / TACHA DE TESTIGOS-Imposibilidad de presentarla por quien solicitó la prueba.

Surtido el trámite de ley, sin que se observe causal de nulidad que invalide lo actuado, procede la Subsección A de la Sección Tercera del Consejo de Estado a resolver el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante contra la sentencia que declaró su incumplimiento contractual. La controversia gira en torno a los mutuos incumplimientos que, a través de la demanda principal y la demanda de reconvención, se atribuyeron las partes en la ejecución del contrato de servicios de procesamiento técnico de material bibliográfico.

I. SENTENCIA IMPUGNADA 1. Corresponde a la proferida el 25 de julio de 2019 por medio de la cual el Tribunal Administrativo de Cundinamarca resolvió: “PRIMERO: Se NIEGAN las pretensiones de la demanda principal, de conformidad con la parte motiva de esta providencia.

SEGUNDO: En la demanda principal, se fijan agencias en derecho a favor de la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, en la suma de OCHO MILLONES DE PESOS MCTE ($8.000.000.00) suma que deberá pagar la sociedad ASESORÍAS TÉCNICAS DE MICROFILMACIÓN Y ARCHIVO (…).

TERCERO: En la demanda de reconvención se DECLARA la responsabilidad contractual de la sociedad ASESORÍAS TÉCNICAS DE MICROFILMACIÓN Y ARCHIVO, por el incumplimiento del contrato de prestación de servicios 1041 de 19 de octubre de 2015 (sic), ocasionándole perjuicios a la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS a título de cláusula penal pecuniaria por valor de OCHENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($80.000.000), una vez ejecutoriada esta providencia. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 2 CUARTO: Se liquida judicialmente el Contrato de Consultoría 0112 de 27 de diciembre de 2010, en el sentido que la sociedad ASESORÍAS TÉCNICAS DE MICROFILMACIÓN Y ARCHIVO, le debe a la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, a título de cláusula penal pecuniaria, la suma de OCHENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($80.000.000.oo).

QUINTO: Se NIEGAN las demás pretensiones de la demanda de reconvención (…).

SEXTO: En la demanda de reconvención, se fijan agencias en derecho a favor de la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, en la suma de UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL PESOS MCTE ($1.600.000.oo), suma que deberá pagar la sociedad ASESORÍAS TÉCNICAS DE MICROFILMACIÓN Y ARCHIVO (…)

SÉPTIMO: Ejecutoriada la presente providencia, liquídense por secretaría de la sección (…)” (Énfasis propio del texto) 2. El anterior proveído decidió la demanda presentada el 4 de agosto de 20171 por José Rodríguez Petrel como propietario del establecimiento de comercio Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo2 contra la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y, a su vez, la demanda de reconvención3 que fue promovida por esta última, cuyas pretensiones, hechos principales y fundamentos jurídicos, son los siguientes: Pretensiones Demanda principal Demanda de reconvención “PRIMERA: Que se declare que la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, suscribió el contrato 1041 del 2014, con la parte demandante Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel, en los términos acordados por las mismas en dicho contrato y anexos.

SEGUNDA: Que se declare que entre: Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel, y la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS se suscribió el contrato 1041 del 2014, el cual era ley para las partes. TERCERA: Que se declare que la UNIVERSIDAD (…), incumplió el contrato 1041 del 2014, celebrado con Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel, al no cumplir con sus obligaciones para el cumplimiento pleno del mismo y sus condiciones fijadas a la suscripción del mismo, en su totalidad y por el no pago en la forma acordada.

“1. Que mediante sentencia se declare el incumplimiento del Contrato No. 1041 de 2014 por parte de Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo, por no haber cumplido a cabalidad el objeto contractual. 2. Que como consecuencia de la anterior declaración de incumplimiento se proceda a liquidar el Contrato No. 1041 de 2014 suscrito por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y Asesorías de Técnicas de Microfilmación y Archivo. 3.

A Consecuencia de la declaratoria de incumplimiento se condene a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo a cancelar a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas el valor total del contrato en la suma de CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS ($400.000.000). 4. Que se condene a pagar a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo a 1 Fls. 1 a 34 del c.1. 2 El artículo 515 del Código de Comercio señala que el establecimiento de comercio es un “conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa.

Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales". Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo es un establecimiento de comercio, cuyo propietario es el señor José Rodríguez Petrel según acredita el certificado de matrícula mercantil de persona natural aportado con la demanda, cuya actividad económica principal es “9101 Actividades de bibliotecas y archivos, 6311.

Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas. 8299 otras actividades de servicio de apoyo a las empresas N.C.P. Actividades de fotografía” (Fls. 1 y 2 del c. 2). El medio de control fue instaurado por José Rodríguez Petrel actuando como representante legal de Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo, y el contrato 1041 de 2014 así fue firmado.

(Pdf “2. CONTRATO” contenido en Cd a fl. 35 del c.1). 3 Presentada el 8 de junio de 2018. Visible fl 1 y ss. del c. 3 ppal. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 3 CUARTA: Que se declare que no ha existido incumplimiento contractual por parte del Contratista de Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel, por cuanto el mismo cumplió en debida forma con la ejecución del contrato 1041 del 2014.

QUINTA: Que como consecuencia de la anterior DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO, se condene a la UNIVERSIDAD (…) A CANCELAR EL VALOR DEL CONTRATO No. 1041 del 2014, correspondiente a la suma de cuatrocientos millones de pesos ($400.000.000). De acuerdo a la CLÁUSULA SEGUNDA del precitado contrato, debidamente indexada. SEXTA: Que se condene a la UNIVERSIDAD (…) a pagar a favor de Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel, el valor de todas las sumas de dinero que por perjuicios de todo orden y sin limitación alguna resulten probadas de manera especial y sin limitar el monto, la naturaleza ni la clase de perjuicios en las pretensiones, entre otros los siguientes: a) El valor total de las sumas de dinero insolutas por concepto del contrato que hasta la fecha no han sido canceladas. b) El valor total de la utilidad a que tenía derecho la demandante como consecuencia de haber ejecutado a cabalidad el contrato 1041 de 2014. c) El valor de los mayores costos que por financiación, costos directos e indirectos y demás en que incurrió la contratista para la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que el mismo comenzó su ejecución cuatro meses después de su suscripción. d) Los intereses comerciales moratorios de las sumas dejadas de cancelar por la UNIVERSIDAD al contratista Asesorías Técnicas de Microfilmación y (…) por concepto de obras, cuentas, mayores costos y las demás probadas. e) Que se ordene a la UNIVERSIDAD (…) efectuar la liquidación del contrato 1041 de 2014.

SEPTIMA: Que se condene en COSTAS y AGENCIAS en DERECHO a la(s) demandada(s) (…) OCTAVA: Que se ordene dar cumplimiento y pago de lo ordenado en su sentencia a la UNIVERSIDAD (…) y se ordene el pago indexado de todas las sumas solicitadas, hasta la fecha de pago total y efectivo de las mismas, como que se ordene en la sentencia CONDENATORIA a que haya lugar al pago de los intereses comerciales a la tasa máxima legal durante su ejecutoria durante el término para su cumplimiento, y moratorios al vencimiento de dicho plazo, hasta el pago efectivo y real de las sumas en que sean condenada la demandada de acuerdo a lo consagrado en el Artículo 192 del C.P.A.C.A. cancelar a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas los daños y perjuicios ocasionados así: a) UN MILLÓN CIENTO CINCUENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS CON TRES CENTAVOS (1.159.997,03) por concepto de papelería utilizada por la Universidad para corrección de errores. b) SEIS MILLONES OCHOCIENTOS VEINTE MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS (6.820.543) por concepto de bandas de seguridad para el material bibliográfico. c) DOS MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($2.240.000) por concepto de cajas de archivo. d) VEINTITRÉS MILLONES CINCUENTA Y DOS PESOS ($23.052.000) por concepto de personal para el control de calidad usado por la Universidad. 5.

Que se dé aplicación a la cláusula penal pecuniaria establecida en el contrato No. 1041 de 2014 y se condene al contratista al pago del 20% del valor del contrato a favor de la Universidad. 6. Que se condene a pagar a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo los intereses moratorios de las sumas obligadas a cancelar hasta que se produzca el pago efectivo. 7.

Que se condene a pagar a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo las sumas debidamente indexadas. 8. Que se condene a pagar a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo las costas y agencias del proceso que se ocasionen dentro de mismo. 9. Que se dé cumplimento a la sentencia conforme a lo estipulado en el Artículo 192 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.” Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 4 Las demás que surjan probatoriamente a lugar por la primacía del derecho sustancial sobre el procesal.

Hechos relevantes de la demanda principal 3. Previa convocatoria pública adelantada en 2014, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (en adelante la contratante o la Universidad) seleccionó a Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel (en adelante el contratista o simplemente Asesorías Técnicas) para que prestara sus servicios en el “procesamiento técnico del material bibliográfico de las colecciones de biblioteca a través del sistema ALEPH 500 versión 20”.

Para los efectos fue suscrito el contrato 1041 de 2014 el 16 de diciembre del mismo año, regido por el derecho privado, por valor de 400 millones de pesos y plazo de 6 meses. 4. El 10 de abril de 2015 se suscribió acta de inicio. El 9 de octubre de 2015 se suspendió el contrato por 10 días -hasta el 19 de octubre- fecha en que las partes prorrogaron su ejecución en 45 días más, es decir, hasta el 3 de diciembre de 2015. 5.

Al plazo de ejecución se debían sumar 3 meses que fueron pactados para realizar todas las correcciones en los registros bibliográficos que fueran requeridas, y luego proceder a la liquidación del contrato. Sin embargo, el 4 de enero de 2016, la Universidad presentó propuesta de acta de liquidación bilateral, en la que únicamente reconoció que el contratista cumplió el 56% del objeto contractual, en desconocimiento de que se procesaron más de 27.000 obras bibliográficas y sin permitirle hacer las correcciones en el periodo estipulado. 6.

El 30 de agosto de 2016 la Universidad citó al representante legal de Asesorías Técnicas, José Rodríguez Petrel, a una audiencia que tenía como finalidad definir el incumplimiento del contratista; a su vez, inició el trámite para cobro de la póliza. Fundamentos de derecho de la demanda principal 7. El actor adujo que la contratante incurrió en los siguientes incumplimientos: i) Tardanza en suscribir el acta de inicio del contrato, por la demora en la aprobación de la garantía única de cumplimiento presentada por el contratista, ya que después de devolver dos veces la póliza, la Universidad, el 12 de febrero de 2015, aprobó la presentada desde el 27 de enero de 2015, fecha en que debió iniciar el contrato. ii) La Universidad incumplió las siguientes obligaciones que afectaron el desarrollo del contrato: a) mal estado del material entregado, que impedía su procesamiento y catalogación; b) dificultades con el ingreso de los usuarios al sistema ALEPH, así como fallas de conexión y caída de dicho sistema; c) demora en la entrega de códigos de barras para identificar los títulos bibliográficos; d) entrega tardía de la Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 5 VPN4; e) ausencia de asesorías técnicas previas; y f) demora en la entrega de material bibliográfico a procesar, o entrega en menor número de unidades. iii) Aunque en los pliegos y actas de reunión se determinó que las reglas de catalogación eran las angloamericanas ARMAC y MARC 21, no se proveyó oportunamente al contratista del instructivo que manejaba la Universidad, pues la contratante entregó tres versiones en curso del contrato, lo que representó retrocesos en la catalogación y procesamiento bibliográfico. iv) La supervisora designada por la Universidad debía entregar un informe de los registros a ajustar al terminar el contrato, para que dentro de los 3 meses siguientes el contratista efectuara las correcciones; esta etapa no se respetó. v) La Universidad incumplió la forma de pago y la ejecución del contrato por fases.

Los pagos debían hacerse con corte al 30 de cada mes -previa presentación de la factura respectiva, por las cantidades de ejemplares procesados, y certificación del cumplimiento a satisfacción-. Sin embargo, entregó 4 facturas por los meses de septiembre a noviembre de 20155 no tramitadas, cuyo pago negó la supervisora al aducir que estaban en etapa de liquidación, cuando ello no impedía el pago. vi) En el proyecto de acta de liquidación bilateral, elaborado por la Universidad, se registró un saldo a favor del contratista por $212.091.208 y uno a favor de la contratante de $187.908.792, desconociendo que se cumplió el 97.82% de lo pactado.

Señaló a la Universidad como causante de no ejecutar en su totalidad el contrato por las deficiencias aludidas y no entregar todo el material para procesar. vii) La contratante se negó a pagar la catalogación y procesamiento de títulos realizada, y a la fecha utiliza los registros efectuados en el sistema ALEPH. Contestación de la demanda y demanda de reconvención6 8.

La Universidad se opuso a las pretensiones indicando que no incumplió el contrato. Planteó como excepciones: (i) cobro de lo no debido, al haber sido el incumplimiento del contratista el que generó perjuicios a la universidad, y al sostener que los informes de supervisión evidencian que la calidad de los bienes y servicios contratados no se ajustó a los términos contractuales ni a las normas técnicas en la materia;

(ii) incumplimiento contractual, el cual se refleja en cada uno de los ítems incumplidos por el contratista según las pruebas; y (iii) la genérica. 9. En la demanda de reconvención7 endilgó cuatro incumplimientos al contratista: 4 La VPN (virtual private network o red privada virtual) es una herramienta que permitía al contratista conectarse remotamente a la red privada de la Universidad contratante. 5 Las que identificó así: 1623 del 2 de septiembre de 2015 por $103.409.783; 1628 del 7 de octubre de 2015 por $100.298.820; 1644 del 30 de noviembre de 2015 por $129.797.620; 1645 del 22 de diciembre de 2015 por $48.975.548. 6 Fls. 691 a 704 del c.4. 7 Presentada el 8 de junio de 2018.

Fl. 1. c. 3. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 6 i) Falta de idoneidad del personal contratado, ante los errores cometidos en las labores de clasificación, catalogación y rotulación del material bibliográfico.

No se prestó el servicio con las especificaciones técnicas exigidas en los estudios previos ni se acataron las instrucciones para el desarrollo del contrato. ii) El 99.8% de los registros bibliográficos diligenciados en el ALEPH fueron rechazados por la Universidad al estar mal diligenciados, así que el contratista no cumplió su propuesta sobre la utilización de las herramientas bibliográficas parte del contrato, entre ellas: Formato MARC 21, Sistema de Clasificación Decimal Dewey Edición 23, y las Reglas Angloamericanas de Catalogación 3° Edición. iii) Indebido proceso de preparación física del material bibliográfico, según las políticas establecidas por la Biblioteca de la Universidad sobre colocación de rótulos de lomo, bolsillos, ficha de préstamo y vencimiento, bandas de seguridad, código de barras, pegado de forro con cinta certificada que evite el daño y deterioro. iv) Errores en nombres de los autores, directores de trabajos, año de publicación, entre otros, incumpliendo: a) la obligación de procesar el material bibliográfico bajo lineamientos de calidad, b) la aplicación de las políticas fijadas por la Biblioteca de la Universidad, y c) la utilización integral de los módulos que ofrece el Sistema de Información Bibliográfico, soportado en el Software Aleph 500 versión 20, y de herramientas para recuperación de información (tesauros especializados).

Alegatos en primera instancia 10. Surtido el debate probatorio8, al alegar de conclusión, la Universidad insistió en los argumentos bajo los cuales se trabó la litis9. Asesorías Técnicas10 subrayó que quedó probado que la supervisora expidió una certificación de cumplimiento del 56% de ejecución del contrato, y lo corroboró con su testimonio; así que, no se explica que la Universidad sostenga la tesis de un incumplimiento absoluto del contratista. 11.

El Ministerio Público no se pronunció. Fundamentos de la providencia recurrida 12. El a quo negó las pretensiones de la demanda principal y accedió parcialmente a las formuladas en la de reconvención; declaró el incumplimiento del contratista y le ordenó pagar el valor de la cláusula penal pactada. 8 En audiencia inicial celebrada el 16 de noviembre de 2018, el Tribunal decretó las pruebas documentales aportadas con la demanda principal (contenidas en CD visible a fl. 34 del c. 1.); en la contestación (CD que reposa a fl. 97. c. 1); y en la demanda de reconvención (CD contenido a fl.28 del c. 1.) Se decretaron los testimonios pedidos por la actora, los cuales fueron desistidos en audiencia de pruebas celebrada el 14 de febrero de 2019, fl. 115 c. 1.

Se ordenó practicar el testimonio de la supervisora del contrato Enith Zarate Peña, prueba pedida por ambas partes (CD a fl. 113 c.1.), y el de Zobeida Rodríguez, pedido por la parte demandada (CD a fl. 113 c.1.). Decretó dictamen pericial solicitado por la actora principal (472 fls, c. 4.). 9 Folios 117 a 129 del c. 1. 10 Folios 130 a 142 del c. 1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 7 13. Determinó que el dictamen pericial adolecía de error grave, al basarse únicamente en los documentos aportados por el contratista sin verificar si los productos rechazados por la Universidad cumplían o no los lineamientos técnicos. 14.

Descartó los incumplimientos atribuidos a la Universidad, toda vez que: i) No era cierto que el contrato se ejecutara por fases y el pago debiera hacerse por entregas, pues para el procesamiento de las 29.570 obras11 se tenía un plazo inicial de 6 meses, prorrogado por 45 días, distinto es que se realizaron diversas entregas por la Universidad según la ubicación de los títulos en sus diferentes bibliotecas. ii) Indicó que el contrato examinado contenía la obligación de resultado consistente en el procesamiento de las obras en la herramienta adecuada para la consulta de textos.

Con los informes y el testimonio de la supervisora quedó demostrado que los registros del sistema ALEPH fueron deficientes al no cumplir la norma técnica respectiva y por los diversos errores que contenían, y subrayó que en este caso los yerros ortográficos eran de especial gravedad, al impedir ubicar el texto en la base de datos, así que el contrato no cumplió su fin. iii) La Universidad dio plazo suficiente al contratista para corregir los defectos, pues si bien el contrato finalizó el 3 de diciembre de 2015, desde el 30 de septiembre anterior le informó de los registros rechazados.

Además, los 15 días pactados para hacer las correcciones se cumplieron el 28 de diciembre, y la propia actora reconoció que sólo en enero de 2016 se le restringió el acceso al sistema. iv) Si bien la supervisora expidió una certificación de cumplimiento del contrato del 51%, aclaró que la Universidad, con el proyecto de liquidación, hizo una especie de conciliación o arreglo directo, y por tanto, sin valor probatorio, según el artículo 16 del Decreto 1818 de 1998. v) Desestimó la afirmación de que los productos entregados por el contratista se encontraran en uso por parte de la Universidad, pues estaba probado que el objeto del contrato no era simplemente la digitación de obras en el sistema, sino su procesamiento técnico y, dadas las fallas en los registros, era imposible ubicarlas. vi) Señaló que no se probaron como incumplimientos de la Universidad: (a) la tardanza en la aprobación de las garantías;

(b) deficiencias en el sistema; (c) demora en la entrega de códigos de barras; (d) falta de permisos de la entidad; (e) ausencia de asesorías técnicas. Tampoco que el incumplimiento de éstas fuera de tal gravedad que impidiera al contratista cumplir sus obligaciones, por lo que declaró el incumplimiento total por parte del contratista, e hizo efectivo el 100% de la cláusula penal.

Negó los demás perjuicios pedidos en la demanda de reconvención. II. EL RECURSO INTERPUESTO 11 Según el pliego de condiciones, cláusula 4.2.8., el mínimo de obras a intervenir era de 28.162, cantidad que en todo caso no impedía al interesado en comprometerse a procesar un mayor número de material. En la propuesta presentada por Asesorías Técnicas, este se comprometió a procesar 29.570 unidades, (fl. 1179, del documento “CARPETA UDISTRITAL” que reposa a fl. 35, c.1., cantidad que tuvo en cuenta el a quo para fallar sobre el incumplimiento del contratista, pues este fue el número de obras que se acordó realizar.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 8 Síntesis del recurso de apelación: 15. La contratista pidió revocar la decisión del a quo. Reitera los incumplimientos endilgados a la Universidad sobre el inicio tardío del contrato y actuaciones que impidieron su desarrollo.

Adujo que no era posible desconocer el porcentaje que ejecutó so pretexto de errores de digitación, pues para ello, desde el pliego, se estipuló una etapa especial para correcciones, de la que fue privada. 16. Insiste en que cumplió lo pactado, pero el a quo lo desconoció al apartarse de las pruebas; solicita que sea revalorado el testimonio de Enith Zárate, supervisora del contrato, como funcionaria de la Universidad y defender su propia gestión, pues incurrió en contradicciones al desconocer: a) la prórroga de 45 días al contrato aun cuando hubo un otrosí firmado por el rector; b) que según la cláusula 4.2. del pliego y la 3° del contrato se incumplió la forma de pago pactada; y c) el cumplimiento del contratista en el 56% del contrato, como quedó evidenciado en el modelo de liquidación bilateral. 17.

En relación con el dictamen pericial, sostuvo que la decisión del a quo termina beneficiando a la Universidad, que incumplió su deber de allegar toda la información requerida, lo cual debía traer como consecuencia dar por acreditado el contenido de la prueba pericial. Indicó que estaba probado el cumplimiento del 98.9% del contrato, toda vez que en las actas de recibo parcial de lo entregado por el contratista no hay anotaciones de corrección, y dichos registros fueron incluidos en la base de datos y son utilizados por la demandada. 18.

El dictamen no es contradictorio, pues admite que el contratista cumplió el objeto contractual y precisa que incurrió en errores ortográficos, gramaticales, entre otros, que debían corregirse en la etapa prevista en el contrato. Pidió tenerlo como prueba. 19. Independientemente del plazo general de ejecución del contrato, afirma que sí se pactó el pago por fases o etapas, que el contrato se rige por el derecho civil y que el cumplimiento de las obligaciones del contratista dependía del cumplimiento previo del contratante; luego, si bien el contrato versaba sobre una obligación de resultado, dependía de que la Universidad acatara sus obligaciones como fueron estipuladas.

Trámite de segunda instancia 20. En la etapa de alegatos de conclusión, ambas partes reiteraron los argumentos planteados en curso del proceso12; el Ministerio Público guardó silencio. III. CONSIDERACIONES El objeto de la apelación 21. Conforme a los motivos de disenso formulados por el recurrente contra la sentencia de primer grado, la Sala se ocupará de definir si el contratista cumplió sus 12 Índice 21 y 22 de Samai.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 9 obligaciones según lo pactado en el contrato y si fueron los incumplimientos previos y determinantes de la Universidad, los que impidieron su completa ejecución. 22.

Para estos efectos, pasa a analizar: 1) las estipulaciones negociales relativas a los requisitos de registro y catalogación del material bibliográfico; y 2) los yerros de valoración probatoria que el censor atribuye al a quo, los cuales pide corregir para que se declaren los incumplimientos del contratante por: 2.1) demora en la firma de pólizas y tardanza injustificada en la suscripción del acta de inicio; 2.2) desconocimiento de las obligaciones de la Universidad, tales como entrega de material en mal estado, demora en la entrega de obras, códigos de barras, VPN, y falta de asesoría técnica previa; 2.3) desconocimiento del término de 3 meses adicionales para realizar las correcciones indicadas; y 2.4) falta de pago de las facturas presentadas, al obviar que el contrato se ejecutó por fases y se reconoció el 56% de cumplimiento del contratista, según la propuesta de acta de liquidación. Marco General del Contrato 1041 de 2014 – sobre los requisitos que se aducen incumplidos 23.

El objeto del proceso de selección adelantado por la Universidad, que a su vez constituye la actividad contratada con Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo – José Rodríguez Petrel a través del contrato 1041 de 2014, consistió en la: “PRESTACIÓN DEL SERVICIO PARA EL PROCESAMIENTO TÉCNICO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE LAS COLECCIONES DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO IMPLEMENTADO SOBRE ALEPH 500 VERSIÓN 20”13. 24.

De acuerdo con la cláusula segunda del contrato – valor, la Universidad se comprometió a pagar “por la compra objeto de este contrato hasta la suma de CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS ($400.000.000)” IVA incluido, con cortes al día 30 de cada mes, previa presentación de la factura respectiva, con las cantidades de ejemplares procesadas, certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y según los trámites internos de la contratante para pago -cláusula tercera-; todo lo cual se ejecutaría, inicialmente, en un plazo de seis (6) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio - cláusula quinta-. 25.

Se acordó que los siguientes documentos eran parte del contrato: a) el pliego de condiciones con sus adendas y demás documentos emitidos por la Universidad en desarrollo del proceso de la convocatoria pública; b) la propuesta del contratista y sus anexos; c) el acta de recomendación expedida por el Comité de Evaluación; d) las instrucciones escritas al contratista para la ejecución de la prestación del servicio; e) la comunicación escrita de la entidad contratante en que declarara que se habían cumplido los requisitos de ejecución del contrato y el acta de iniciación; y f) las actas y demás documentos que durante la ejecución del contrato suscribieran las partes -cláusula decimoséptima-. 13 Fl. 2, archivo pdf “2.

CONTRATO” contenido en cd a Fl. 35 del c. 1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 10 26. En los pliegos, la Universidad estableció la necesidad de contar con un experto en “Procesamiento Técnico de Material Bibliográfico impreso y audiovisual, Archivístico, Intervención documental, Digitalización haciendo uso de Sistemas de Información Bibliográfico o Archivístico”14, para actualizar y poner a disposición el material bibliográfico de la Universidad. 27.

Para cumplir tal encargo, el contratista asumió, entre otras, las siguientes obligaciones, de las cuales se resaltan: “CLÁUSULA SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA se obliga para con LA UNIVERSIDAD a: “1. Prestar el servicio objeto del presente contrato con las especificaciones técnicas exigidas en los estudios previos, y el pliego de condiciones, so pena de hacerse acreedor a las multas estipuladas en el contrato.” “2.

Dar estricto cumplimiento a las condiciones establecidas en los estudios previos mediante el cual (sic) se determinan los requerimientos del servicio objeto del presente contrato.” “3. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la UNIVERSIDAD por conducto de los supervisores. (…)” “6. Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras y comerciales presentadas en la propuesta.

(…)”15 28. Los requisitos técnicos para el cumplimiento del objeto contratado se encuentran regulados en el capítulo 4, numerales 4.1 a 4.2.10 del pliego de condiciones 16, en el que se establece que el procesamiento bibliográfico se desarrolla a través de la realización de una serie actividades concatenadas, respecto de cada obra: verificación del material documental recibido, asignación de número de clasificación del material, descripción e ingreso de material bibliográfico en base de datos, preparación física del libro, normalización de base de datos y conservación. (cláusula 4.2.). 29.

Para adelantar el procesamiento bibliográfico, el contratista debía utilizar las herramientas estandarizadas para la normalización de información, contando con el Catálogo de Autoridades de Materia integrado al Sistema de Información Bibliográfico, implementado sobre Aleph 500 versión 20. Así que, como parte del desarrollo del contrato, le correspondía presentar la ficha técnica de herramientas bibliográficas, entre ellas: (i) Formato MARC 21 (Manuales), (ii) Sistema de Clasificación Decimal Dewey edición 21, (iii) Reglas angloamericanas de catalogación 3ª Edición con revisión del 2003, (iv) Listas de encabezamientos de materia Biblioteca ARMARC, y (v) Tesauros especializados en todas las áreas del conocimiento, vinculados a las áreas temáticas de los Proyectos Curriculares de Universidad.

(cláusula 4.2.1.) 30. De acuerdo con las políticas para procesamiento técnico establecidas por la Biblioteca de la Universidad, el contratista debía adelantar el proceso de preparación física del material bibliográfico (terminado final), que incluía: 14 Fls. 25 y 26, archivo pdf “3. Pliegocondiciones universidad distrital” contenido en cd a Fl. 35 del c. 1. 15 Fls. 2 y 3, archivo pdf “2.

CONTRATO” contenido en cd a Fl. 35 del c. 1. 16 Fls. 34 a 40, archivo pdf “3. PliegoCondiciones universidad distrital” contenido en cd a Fl- 35 del c. 1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 11 Para material libro en medio impreso: Para material Audiovisual (cintas, cd, dvd, diskette, entre otros): Para material Audiovisual (otros medios): 1.

Colocar el rótulo de lomo 2. Colocar bolsillo 3. Colocar el rótulo bolsillo 4. Colocar ficha de vencimiento 5. Colocar ficha de préstamo. 6. Colocar Bandas de seguridad 7. Pegar el protector en el rótulo del lomo 8. Sellar los libros de acuerdo a las políticas establecidas para el proceso técnico por la Biblioteca de la Universidad, e incluir la información pertinente de los sellos suministrados. 9.

Colocar el código de barras del Sistema de Bibliotecas 10. Forrado vinilo plástico calibre 4 11. Pegado del forro con cinta. 1. Colocar el rótulo topográfico 2. Colocar el código de barras del Sistema de Bibliotecas. 3. Colocar Bandas de seguridad 4. Guardar en estuche acrílico de CD 5. Colocar rotulo estuche 6. Pegar el protector en el rótulo estuche 1.

Colocar el rótulo topográfico 2. Pegar el protector en el rótulo. 3. Colocar el código de barras del Sistema de Bibliotecas 4. Colocar bolsillo 5. Colocar el rótulo bolsillo 6. Colocar ficha de préstamo. 7. Colocar Bandas de seguridad 8. Sellar de acuerdo a las políticas establecidas por la Biblioteca para el proceso técnico, e incluir la información pertinente de los sellos suministrados. 31.

El contratista debía adelantar el procesamiento del material bibliográfico de las colecciones de las bibliotecas de la contratante bajo los lineamientos de calidad para cada uno de los registros, aplicando las políticas establecidas por la biblioteca de la Universidad en un nivel 3 de catalogación y utilizando integralmente los módulos que ofrece el Sistema de Información Bibliográfico soportado en el software Aleph 500 versión 20, así como el uso de las herramientas para recuperación de información (tesauros especializados en las diferentes áreas del conocimiento) según normas y estándares para bibliotecas universitarias.

(cláusula 4.2.3). 32. El control de calidad del procesamiento del material estaba fijado en una doble faceta. La primera se encontraba a cargo del contratista como experto en las actividades a desarrollar, para lo cual se le obligó a establecer procedimientos para adelantar dicho control respecto de todas las actividades del procesamiento técnico, tanto a nivel de catalogación o descripción física, análisis o descripción del contenido, clasificación o ubicación lógica y el diligenciamiento de los datos administrativos sobre el Sistema de Información Bibliográfico.

La segunda estaba a cargo del supervisor, quien debía hacer control de calidad en dos momentos: a) durante la ejecución del contrato, de forma permanente, debiendo reportar novedades del material bibliográfico que no cumplieran con la calidad requerida; y b) a la finalización del contrato, y por 3 meses, podía solicitar correcciones y ajustes, respecto de los cuales el contratista contaba con 15 días para responder a cada requerimiento; todo lo cual se desarrollaría dentro del tiempo de garantía cubierto por las pólizas del contrato. 33.

El procesamiento técnico del material bibliográfico de cada una de las colecciones de las bibliotecas incluiría diversos formatos: a) material monográfico: libro impreso, trabajos de grado, etc.; b) material audiovisual: planos, mapas, Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 12 esquemas, partituras, cintas, CD, DVD, diskette, etc.; c) el material bibliográfico que viniera en otro tipo de formatos debía ser analizado por el contratista, cuyo perfil profesional le permitiría identificar si ameritaba o no procesamiento técnico, decisión que debía acompañarse del respectivo informe ante el contratante (cláusula 4.2.8). 34.

Dadas las necesidades de la Universidad se definieron unas cantidades mínimas de material bibliográfico a intervenir17: GRUPO DE MATERIAL TIPO DE PROCESAMIENTO CANTIDADES MÍNIMAS A INTERVENIR PRESUPUESTO EN PESOS MONOGRÁFICO Título 20.000 340.000.000,oo Copia 6.400 32.000.000,oo AUDIOVISUAL Título 1.602 27.200.000,oo Copia 160 800.000,oo TOTAL 28.162 400.000.000,oo 35.

A la par, el numeral 4.2.9 del pliego de condiciones estableció la conformación del presupuesto del contrato a través de la formulación de valores unitarios, incluido IVA, por cada obra objeto de procesamiento y catalogación, que incluía la preparación física del material bibliográfico. 36. Se estipuló que los precios unitarios debían indicarse en pesos colombianos y cubrirían todos los costos directos e indirectos derivados del suministro respectivo, y se especificó que de éstos harían parte, “entre otros el valor del producto, transporte para entregarlo a los sitios que se determinen, los sueldos, jornales, horas extras, trabajos diurnos y nocturnos o en días feriados y por prestaciones sociales del personal vinculado al contrato, equipos, herramientas, maquinaria y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio del contrato, inclusive los imprevistos, los gastos de administración, los impuestos y contribuciones legalmente a cargo del contratista y sus utilidades”18. 37.

Para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato 1041 de 2014, el contratista debía constituir a favor de la Universidad una garantía única que amparara: (i) el cumplimiento del contrato, por una suma equivalente al 10% de su valor total, con una vigencia igual a la del plazo del contrato y tres (3) meses más, monto al que se imputaría el valor de las multas y la cláusula penal;

(ii) la calidad, por un valor no inferior al 20% del valor del contrato vigente durante su ejecución y 18 meses más; y (iii) salarios y prestaciones sociales, por el 10% del valor del contrato y vigencia de 3 años desde su terminación. 38. Sobre la liquidación, la cláusula décima cuarta estableció que el Supervisor “proyectará su liquidación dentro de los tres (3) meses siguientes” a la terminación del contrato; por su parte, el pliego de condiciones previó en el numeral 1.5 que el Acuerdo 008 de 2003 -Manual de Contratación de la Universidad- hacía parte de la normatividad que regía el contrato, en el cual se estableció que en caso de que 17 Fl. 38, archivo pdf “3.PliegoCondiciones universidad distrital” contenido en cd a fl. 35 del c. 1. 18 Fl. 40, archivo pdf “3.PliegoCondiciones universidad distrital” contenido en cd a fl. 35 del c. 1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 13 fracasara dicha etapa, el ordenador del gasto lo liquidaría de forma unilateral, según lo indica el artículo 35 del referido Acuerdo.

Cargos de la apelación - Dos precisiones iniciales 39. Es necesario señalar, en primer lugar, que aunque el actor reiteró los argumentos esgrimidos en la demanda acerca de los incumplimientos en que incurrió la Universidad y ello en principio podría lucir, a la llana, como una falta de sustentación del recurso de apelación, lo cierto es que en este caso el reproche anida en la indebida valoración de los medios de prueba y de las cláusulas contractuales efectuada por el a quo, que se proponen como fundamento de su errática decisión. Bajo este puntual entendimiento, la Sala abordará las inconformidades aducidas y dará curso al análisis de los cargos bajo la perspectiva anotada, pues la forma limitada en que expresa sus razones de disenso no logra dejar vacío de contenido el recurso presentado. 40.

En segundo lugar, la Subsección precisa que más allá de la mención aislada que hizo el actor al referirse al desequilibrio económico por la demora en la suscripción del acta de inicio, tal manifestación no pasó de ser una expresión genérica asociada únicamente al efecto económico perseguido con la declaratoria de incumplimiento - que fue lo pretendido-, expresión que en manera alguna desnaturaliza el fundamento y sucesos materia de controversia.

Tanto en las pretensiones como en los hechos de la demanda principal, el cuestionamiento se dirigió únicamente a demostrar la existencia de una conducta antijurídica de la Universidad por proceder de forma contraria a las obligaciones pactadas en el contrato -por demoras, incumplimientos previos, y desconocimiento del alcance de la liquidación- siendo evidente que ningún argumento se dirige a un reproche diverso, ni la responsabilidad aducida tiene fuente en el relato de eventos ajenos a la voluntad de los contratantes.

Criterio de razón suficiente para que la Sala avance en el examen de los cargos en el plano de la responsabilidad contractual por incumplimiento, que fue la reclamada. Incumplimientos aducidos al inicio del contrato, previo a su ejecución 41. El contratista alegó que la Universidad tardó injustificadamente tres meses en la suscripción del acta de inicio desde la firma del contrato, ante la solicitud de aclaraciones y correcciones a la póliza de cumplimiento 17-44-101119064, aun cuando aceptó como correcta la garantía presentada desde el 27 de enero de 2015, y reprocha que el a quo no hubiese hallado probado tal incumplimiento, cuando éste era evidente. 42.

De acuerdo con las pruebas que obran en el expediente, el contrato sub examen fue suscrito el 16 de diciembre de 2014, fecha en la que, a su vez, fue expedida la Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 14 referida póliza19.

Mediante comunicación del 13 de enero de 2015, la Universidad hizo devolución de la garantía indicando que la fecha de su expedición fue anterior al perfeccionamiento del contrato20, y pidió corregirla. 43. El contratista envió la corrección de la póliza el 27 de enero de 2015 21, y el 3 de febrero de 2015 insistió ante la Universidad sobre el avance de este trámite22.

Al haberse encontrado errores en las fechas de la garantía cometidos por la aseguradora, el 11 de febrero de 2015 el contratista allegó corrección de la póliza23, y la Universidad le informó que la aprobaba con fecha del 27 de enero de 201524. 44. Luego de la aprobación de las pólizas, el 16 de febrero de 2015, el contratista pidió dar claridad sobre la ejecución del contrato, indicando que en el mes de diciembre, éste se había firmado y a esa fecha no se había suscrito el acta de inicio respectiva, lo que le generaba altos costos.

Más allá de esta afirmación, la citada comunicación no fue acompañada de ningún anexo o detalle de tales perjuicios25. 45. En el acta de reunión del 9 de marzo de 2015, el contratista refirió que estaba sufriendo un desequilibrio económico por la tardanza en el inicio del contrato; también consta que las partes convinieron suscribir el acta de inicio de forma “posterior a la contratación del personal”26, gestión que debía realizar el contratista. 46.

En acta de reunión del 18 de marzo de 2015, el contratista insistió en que había una afectación económica, pero que su intención era seguir adelante con la ejecución del contrato, y solicitó “iniciar el acta de inicio (sic) la segunda semana de abril de 2015, teniendo en cuenta la actualización de las pólizas y convocatoria de personal para el desarrollo del proyecto” 27.

Así, las partes acordaron que por condiciones mutuas acontecidas en ese periodo se suscribiría el acta el 6 de abril siguiente. 47. El 6 de abril de 2015, las partes dieron lectura al acta de inicio y al plan de trabajo, y el contratista se comprometió a enviar listado de personal para la creación de cuentas en el sistema28. El 10 de abril siguiente suscribieron el acta de inicio. 48.

De lo expuesto, la Sala empieza por señalar que el contratista tramitó oportunamente la póliza una vez se perfeccionó el contrato, pero al hallar ciertos errores de fechas, la Universidad pidió su corrección en enero y febrero; así las cosas, el tiempo que transcurrió en este trámite fue producto de ajustes que el contratista efectuó el 27 de enero de 2015, periodo justificado, incluso si se considera el error29 en que al parecer incurrió la Universidad el 3 de febrero al pedir 19 Documento contenido en pdf denominado “29.

PÓLIZAS” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 20 Fls 11 y 12 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 21 Fls 13 a 16 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 22 Fls 17 a 19 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 23 Fls 20 y 21 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 24 Fls 23 y 24 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 25 Fls 25 y 26 del pdf “CARPETA U DISTRITAL” en cd a folio 35 del cuaderno 1. 26 Fl. 1 del pdf “7.

Actas de Reunión” del cd contenido a Fl. 35 del c.1. 27 Fl. 3 y 4 del pdf “7. Actas de Reunión” del cd contenido a Fl. 35 del c.1. 28 Fl. 5 a 7 del pdf “7. Actas de Reunión” del cd contenido a Fl. 35 del c.1. 29 Se habla de error de la Universidad haciendo alusión a que el actor considera que las últimas correcciones pedidas por ésta no eran necesarias, al haberse aprobado la versión de la póliza de cumplimiento presentada en enero de 2015.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 15 otra corrección, de manera que, al menos por ese lapso, no hay reproches relevantes que endilgar a la contratante bajo la tesis de que se presentó una demora de tres meses en la firma del acta de inicio. 49.

Puntualmente, en lo relacionado con la mencionada acta de inicio, el “desequilibrio” y altos costos que habría generado la tardanza en su suscripción – expresión utilizada por el actor para referirse al efecto económico que le generó la conducta incumplida de la Universidad–, la Sala observa que si bien el 16 de febrero y el 9 de marzo de 2015 el contratista manifestó padecerlos, no indicó qué perjuicios le estaba generando ese retraso, sobre qué conceptos, desde qué momento, su cuantificación; ni aportó, como tampoco lo hizo con su demanda, prueba alguna de ellos -v. gr. que hubiera celebrado contratos con determinado personal, o efectuado algún alquiler-. 50.

Lo que sí ocurrió fue que el 9 de marzo de 2015 las partes llegaron al acuerdo de que se suscribiría el acta de inicio de manera “posterior a la contratación del personal” por parte del contratista, por lo que éste debía encargarse de tal actividad para avanzar en esa etapa. Ello explica que, en reunión del 18 de marzo siguiente, aunque el contratista insistió en que había sufrido un “desequilibrio económico”, manifestó que su intención era seguir adelante con la ejecución del contrato, por lo que solicitó “iniciar el acta de inicio (sic) la segunda semana de abril de 2015, teniendo en cuenta la actualización de las pólizas y convocatoria de personal para el desarrollo del proyecto (se subraya).

De modo que la suscripción del acta, el 10 de abril de 2015, fue producto de tal acuerdo entre las partes, sin que, en consecuencia, se configure el incumplimiento aducido por el actor. 51. Se agrega a lo anterior, que en la citada acta el contratista manifestó que aceptaba dar inicio al contrato y cumpliría las especificaciones del pliego; reconoció, sin variación, reserva o salvedad que conocía y daría cumplimiento a las condiciones establecidas en el negocio jurídico; manifestación que revela que en ese momento y estando ambas partes conformes se habían superado los reclamos previos. 52.

Por lo anterior, la Sala negará este cargo aducido en la demanda y en el recurso de apelación, por carecer de fundamento al no haberse probado que hubiera demora injustificada en la firma del acta de inicio y que ello hubiera sido causa efectiva de los incumplimientos del contratista. Incumplimientos durante la ejecución del contrato 53.

En este segmento las partes se endilgaron incumplimientos mutuos, los cuales fueron despachados desfavorablemente al contratista en la sentencia de primer grado. El impugnante afirma que el a quo incurrió en yerros de orden probatorio al desconocer que fue la Universidad quien incumplió el contrato: (i) por demoras en la entrega del instructivo, las obras, los códigos de barras y la VPN; falta de asesoría técnica previa y entrega de material en mal estado;

(ii) al haberlo privado de los 3 meses pactados para realizar las correcciones finales; y (iii) ante la falta de pago de las facturas presentadas, pues el contrato sí se ejecutó por fases y el proyecto de Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 16 acta de liquidación reconoció el 56% de cumplimiento del contratista.

Con este marco, la Sala pasa a analizar el material probatorio obrante en el expediente, para resolver tales reproches. 54. De acuerdo con el acta del 6 de abril de 2015, incluso antes de firmarse el acta de inicio del contrato, la Universidad entregó la primera versión de los instructivos que se debían tener en cuenta para el procesamiento bibliográfico: “4.

Entrega de instructivos Se hace entrega al contratista de dos documentos sujetos a observaciones. -Instructivo de Catalogación de Trabajos de Grado CAIB GIB-PR-21IN-01 -Instructivo de Terminado Final de Material Bibliográfico CAIB GIB-PR-20-IN 03”.30 55. En oficio del 15 de abril de 2015, la parte actora informó a la Universidad los siguientes temas a revisar: (i) en algunos inventarios impresos faltaban o sobraban libros;

(ii) mal estado de cajas o faltas de rotulación; (iii) mal estado de las tesis, obras y CD, (iv) tesis selladas con otro tipo de sellos o imágenes institucionales anteriores; y (v) presencia de materiales contaminantes para sujeción de los anexos. Allí reconoció que el 13 de abril de 2015 se le entregó la versión 2 de los instructivos de procesamiento de la Universidad -es decir, 3 días después de suscribir el acta de inicio- y pidió hacer entrega de su versión final31. 56.

El 21 de abril de 2015,32 la Universidad dio respuesta a las dudas del contratista, indicándole que, en aquellos trabajos de grado que no evidenciaran el título obtenido por el estudiante y otros datos, la información se solicitaría al Proyecto Curricular. Además, se le explicó cómo procesar las obras con novedades, y cómo llenar las etiquetas 650 y 700, entre otras precisiones que solventaron sus inquietudes.

De igual forma, allí se hizo constar que le fue entregada la versión 3 del instructivo de catalogación al contratista33. 57. Así, las posibles malas condiciones de las obras, por antigüedad o por factores externos que las hubiesen afectado, debían ser reportadas y tratadas como obras con novedades, como le fue explicado al contratista, sin que ello fuera una circunstancia extraordinaria en el manejo de obras en las Bibliotecas y, más bien, era parte de las contingencias naturales asociadas a las labores contratadas – máxime cuando existían registros para señalar estos eventos– y para la cual se indicó la forma de procesamiento, todo ello quedó claro desde el inicio de ejecución del contrato, según los documentos precitados. 58.

En relación con el instructivo, se observa que desde el 21 de abril de 2015 el contratista dejó constancia de haber recibido la versión 3 definitiva, de manera que no hay razón para que el actor atribuyera incumplimientos por sus variaciones, pues contó con éste a los pocos días de suscribir el acta con la que empezó a ejecutar el 30 Fl 7 del pdf “7.

Actas de Reunión” del cd a fl 35 del cuaderno 1. 31 Fls 69 a 75, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 32 Fls. 82 a 85, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 33 Fl. 81, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 17 contrato y, por este corto lapso, no reporta cuál habría sido la afectación que sufrió por tal causa, como determinante de la falta de cumplimiento que así justificó. 59.

Cumplido el primer mes de ejecución, la Universidad hizo devolución a la parte actora de dos títulos -con oficio BG-340-2015- pues encontró en la muestra seleccionada errores en varias etiquetas, además de que fueron catalogados como tesis trabajos académicos de otro tipo34. A fin de evitar mayores confusiones, la Universidad le remitió el Acuerdo 031 del 25 de junio de 2014, “Por el cual se reglamenta el Trabajo de Grado para los estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”35, y pidió al contratista observar las normas sobre la reglamentación de trabajos de grado, dadas las confusiones que venía presentando. 60.

Igualmente, el 22 de mayo de 2015, según el oficio BG-357-2015, la Universidad informó al contratista el resultado de la revisión de registros ingresados al catálogo del Sistema de Bibliotecas, acordado en la reunión del 11 de mayo del mismo año, haciéndole saber los siguientes hallazgos, cuya relevancia es evidente en función del objeto mismo contratado, y de la experticia con la que debía proceder el contratista: “Revisión de 10 registros: 48365, 48372, 48313, 48455, 48525, 48527, 48394, 48324, 48356, 48358.

Los errores encontrados son reiterativos: ortografía, desconocimiento de las reglas de catalogación, puntuación, imprecisión en los números de clasificación, no utilización de las listas encabezamientos ARMARC, no se consultan los directores de las tesis en la base de autoridades que tiene la Biblioteca. Las etiquetas a continuación mencionadas presentan errores en todos los registros: Etiqueta 008: el nombre del país incorrecto (cku), falta completar códigos de ilustración y nivel de audiencia. Etiqueta 082: No se diligencia para trabajos de grado Etiqueta 090: se presentan errores de puntuación, ej.

T305.4, T.307.661 Etiqueta 100: No separan apellidos y nombres por coma, ej. Montañez torres Julián Andrés (las iniciales de apellidos y nombres siempre van en mayúscula) Etiqueta 245: El subtítulo debe ir en el subcampo b, no se debe duplicar este subcampo. En el subtítulo la letra inicial es con minúscula. En el campo c de mención de responsabilidad deben ir todos los autores Etiqueta 260: se escribe Bogotá, para los trabajos de grado Etiqueta 300: en el subcampo b van ilustraciones: fotos, mapas, etc.; en subcampo c los centímetros: ej. 23 cm., no 23.8 (se aproxima) Etiqueta 500: cuando contiene índice, glosario, anexos, tabla de contenido no se escribe Etiqueta 502: A continuación de la palabra Tesis y entre paréntesis va el título obtenido Etiqueta 504: “Incluye Bibliografía” (solo en mayúscula la letra inicial) Etiqueta 520: Cuando no tiene resumen, deben ser extraídos de la introducción, teniendo en cuenta coherencia en la redacción Etiqueta 650: En los encabezamientos de materia no están utilizando la lista de encabezamientos ARMARC Etiqueta 700: 700 a “Restrepo Suesca, Carolina Santos, Mappe Eddy Massiel;

Rodríguez Ávila, Sandra Patricia” E dir. A Silva Briceño Orlando E dir. En el subcampo u no se especifican los datos del docente 34 Fl. 119, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 35 Fls. 120 a 130, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 18 Cada autor se recupera en una etiqueta 700”.36 (Énfasis del original) 61.

La Sala encuentra que los errores que se venían presentando no se reducían a problemas de simple ortografía o digitación, pues la esencia misma de la labor contratada revela la importancia de que el material estuviera adecuadamente identificado y procesado para garantizar su consulta; a la vez que los asuntos tratados en las obras debían corresponder con las etiquetas de modo que fueran concordantes con su contenido y materia.

Sin embargo, aun cuando el contratista contaba con los insumos, información y aclaraciones suministradas por la Universidad, se observa que en lugar de ir superando los yerros, y debiendo contar en su equipo de trabajo con expertos bibliotecólogos, los errores persistían e iban incrementándose de forma proporcional al avance de las actividades que componían el proceso contratado. 62.

El 1 de junio de 2015, la Universidad realizó el control de las actividades programadas y de los compromisos acordados en las reuniones de seguimiento, y señaló al contratista -en oficio BG-384-2014-: (i) que a la fecha no había enviado a la Biblioteca la muestra acordada para el control de calidad, convenido en acta del 11 de mayo de 2015;

(ii) como no se llevó a cabo la reunión previa para el control de calidad concertada en la semana del 19 de mayo de 2015, la Biblioteca lo realizó en el sistema ALEPH y le remitió los resultados y una serie de recomendaciones; y (iii) de acuerdo al compromiso de devolución de material procesado para las fechas 15 y 25 de mayo de 2015, respectivamente, la Biblioteca desconocía, a esa fecha, las cantidades a recibir del material procesado por la contratista37. 63.

El 2 de junio de 2015, el contratista explicó sobre tal reporte, que no había recibido de la entidad el instructivo de entrega de material. Sobre las inconsistencias, pidió aclarar si seguían el instructivo o las reglas de catalogación angloamericanas citadas como parte de los instrumentos técnicos de los pliegos del contrato, ya que difieren en algunos ítems, y enlistó ciertos aspectos a aclarar en cada etiqueta.

Indicó que el problema de conectividad durante las 24 horas fue resuelto el 29 de mayo de dicho año por la universidad38. 64. El 18 de junio de 2015, la supervisora precisó al contratista que para la entrega del material bibliográfico programado, no era impedimento lo relativo al instructivo de entrega, pues las normas eran claras: i) se realizaría de la misma forma en que lo recibió al iniciar el contrato, ii) en cajas x300 con el lomo hacia arriba, y iii) cada caja debía contener el listado del material que allí se encontraba, en orden. 65.

Sobre las reglas de catalogación a seguir, le indicó que “en el instructivo están las políticas que se tienen en cuenta para el análisis de la información del material en la Biblioteca de la Universidad Distrital y están sustentadas en los estándares manejados por las RCAA2 (Reglas de Catalogación Angloamericanas). De igual forma el parámetro para el control de calidad bibliográfico se realizará con base a las Reglas de Catalogación Angloamericanas”39.

Además, le explicó cómo corregir 36 Fls 107 y 108, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 37 Fl. 112, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 38 Fl. 113 y 114, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 39 Fl. 134, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 19 o llenar las etiquetas 008, 082, 260, 300, 500, 502 y 700, acorde a lo manifestado por Asesorías Técnicas. 66.

Para la Sala, las inquietudes del contratista revelan su falta de diligencia en la revisión del instructivo que se le había entregado desde el 21 de abril de 2015, relativo a la catalogación. A la vez, evidencia su falta de cumplimiento respecto de las especificaciones técnicas a las que se comprometió bajo la cláusula 4.2.1. del pliego de condiciones, sobre el conocimiento y utilización de las herramientas bibliográficas, entre ellas, las Reglas angloamericanas de catalogación 3ª Edición con revisión del 2003. 67.

De cara a los cronogramas, el 25 de junio siguiente la Universidad solicitó al contratista dar cumplimiento a las fechas estipuladas en el cronograma versión 2, puesto que para el día 22 de junio de 2015 estaba programada la primera entrega de devolución de material bibliográfico catalogado por Asesorías Técnicas, lo cual no se había cumplido -oficio BG-472-2015-40.

El contratista, en respuesta dada el 3 de julio de 2015, indicó que esperaba hacer la entrega de material el 17 de julio siguiente -es decir, con casi un mes de retraso en el cronograma-, pero expuso que tal incumplimiento ocurrió por cuanto: (i) el contrato no inició en la fecha pactada y ello causó retardo; y (ii) se presentaron inconsistencias sobre los instructivos operativos, e indicó que la causa general de la tardanza residía en la actividad de la contratante41. 68.

Los argumentos del contratista no son de recibo para la Sala, por ausencia de nexo entre las razones aducidas y el incumplimiento del cronograma. Más allá del referente temporal, ninguna conexidad tiene la supuesta tardanza en la fecha de inicio del contrato y el retraso en el avance programado, puesto que el plazo de 6 meses del contrato corrió desde el 10 de abril de 2015 sin que circunstancias anteriores a ese momento incidieran negativamente en éste.

Tampoco tiene cabida el reproche sobre inconsistencias en los instructivos, pues para adelantar la catalogación del material bibliográfico al contratista le fue entregado dicho documento desde el inicio de la ejecución contractual; pero principalmente, por su calidad de experto en las labores contratadas y de las herramientas que, bajo el pliego del proceso de selección y del contrato, indicó conocer y manejar. 69.

Contrario a lo que refirió Asesorías Técnicas, la Sala advierte una permanente actividad de revisión, ilustración y aclaración por parte de la Universidad respecto de inquietudes que le eran formuladas por el contratista, en asuntos que, valga subrayar, debían ser del conocimiento especializado contratado, al punto que en ese momento, y como se pasa a evidenciar, la labor de supervisión se vio aumentada exponencialmente al tener que revisar y señalar múltiples yerros en cada actividad ejecutada y, además, indicarle punto a punto al contratista tales errores y cómo solucionarlos, respecto de casi la totalidad de muestras revisadas. 70.

El 16 de julio de 2015, la Universidad realizó nuevamente control de calidad, esta vez, respecto al material bibliográfico devuelto el 26 de junio de 2015 por parte del 40 Fl. 150, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 41 Fls. 159 a 161, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 20 contratista, para un total de 9 cajas, correspondiente a 142 títulos.

Refirió que el control de calidad se hizo sobre una muestra tomada aleatoriamente, que arrojó un resultado insatisfactorio respecto del 100 % del material revisado. En oficio BG-610- 2015- se registra lo siguiente: “Resultados del Control de Calidad El material bibliográfico que se encuentra en control de calidad, no cumple con los parámetros técnicos requeridos en la catalogación y clasificación de material bibliográfico según las normas estándar RCAA2 (Reglas de Catalogación Angloamericanas) Por tanto, se realiza la devolución de Ciento Cuarenta y Dos títulos para un total de nueve (9) cajas de Material Bibliográfico – Trabajos de Grado.

A continuación, se indica la generalidad de lo encontrado en el material: (…)

3. CONTROL DE CALIDAD FÍSICO AL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL TERMINADO FINAL DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: (…) se evidenció que en el total de títulos recibidos (142), ninguno contaba con la Ficha de Vencimiento, Protector Rotulo Adhesivo.

4. CONTROL DE CALIDAD BIBLIOGRÁFICO: Etiqueta 090. N° DE CLASIFICACIÓN: El número de clasificación asignado al material, no corresponde a los aspectos temáticos que contempla el Trabajo de Grado. Etiqueta 245. TÍTULO: En algunos casos los títulos no son textuales al Trabajo de Grado, se cambian palabras del título (…) Etiqueta 502. NOTA DE TESIS De acuerdo a lo establecido en la reunión del 10 de julio, la etiqueta 502 correspondiente a la nota de Tesis, se realiza de la siguiente manera: (…) Etiqueta 520.

RESÚMENES: Los resúmenes en general no reflejan claridad sobre tema tratado en el Trabajo de Grado. (…) Etiqueta 650. ASIGNACIÓN DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA: En el procesamiento de Trabajos de Grado se encontraron errores en asignación de encabezamientos de materia, ya que no corresponde al tema tratado, en otros casos no estaban en la lista de encabezamientos ARMARC.

Etiqueta 700. RECUPERACIÓN DE AUTORES: -Se está repitiendo el AUTOR (estudiantes) que se encuentra registrado en la Etiqueta 100 (…) -Se evidencia que para el caso de Director de Trabajo de Grado hace falta completar el subcampo u. (…) Etiqueta 850 (…) OTROS HALLAZGOS -Se evidenció que en el material bibliográfico entregado los registros (48131 y 48623) corresponden al mismo título de Trabajo de Grado, por tanto, deben reutilizar un registro ya que es una inconsistencia técnica. -Tener en cuenta la ortografía en cada una de las etiquetas, a fin de cumplir con las normas de catalogación”42.

(Énfasis propio del texto) 71. La labor experta que requería la Universidad -que no adelantó con personal de la institución para garantizar la dedicación exclusiva, especializada, integral y oportuna del material bibliográfico a tratar- se vio trastocada, pues los yerros e inconsistencias que seguían presentándose no eran menores. Contrario a ello, como se observa en el informe precitado se advierten graves, en la medida que, siendo la finalidad del contrato adelantar el “procesamiento técnico del material bibliográfico de las colecciones de biblioteca a través del sistema ALEPH 500 versión 20”, el núcleo de las obligaciones estaba centrado en el conocimiento y cumplimiento de las especificaciones y normas técnicas de tratamiento bibliográfico, y ello era claro y detallado en el contrato.

De manera que los desaciertos en el título 42 Fls. 170 a 173, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 21 de la obra, o nombre de su autor, acompañados de la inexactitud de los resúmenes sobre su contenido, entre otros hallazgos, tenían una incidencia negativa que repercutía ineludiblemente en el cumplimiento del contrato. 72.

Vale precisar que desde ningún ángulo del contrato puede entenderse que una actividad esté separada de la otra, pues la cadena del proceso contratado imponía la precisión que, de inicio a fin, debía cumplirse respecto de cada obra. Razón tuvo el a quo al señalar que se trataba de obligaciones de resultado, como el mismo apelante reconoció en el recurso -sólo que éste atribuyó su incumplimiento a las obligaciones desatendidas por la Universidad-, pues la actividad contratada se enmarcó en un proceso secuencial que tenía un fin único, que se cumplía al agotar correctamente el tratamiento bibliográfico de cada obra confiada a las labores del contratista. 73.

Ello es concordante con el valor y forma de pago estipuladas en el negocio jurídico, al pactar un valor de “hasta” 400 millones de pesos, cuyo pago se haría a la presentación de facturas debían indicar “las cantidades de ejemplares procesadas” y estar acompañadas de “la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor”; de esta forma se aplicaba el precio unitario por obra procesada, el cual incluía todos los costos directos e indirectos, inclusive los imprevistos asociados a dicha actividad, como se estableció en el contrato.

Interpretación a la que arriba la Sala en aplicación del criterio sistemático bajo el cual se analizan en su conjunto las cláusulas del negocio jurídico, dando a cada cual el sentido y razonabilidad que mejor convenga al contrato en su integridad (art. 1622 del C.C)43. Es de agregar que, en todo caso, el argumento del censor de que el contrato se adelantaba por fases en nada varía la improcedencia de efectuar los pagos de las facturas presentadas, pues lo cierto es que la única causa de tal circunstancia se reduce a que el procesamiento bibliográfico de las obras no fue ejecutado de forma satisfactoria, tal como se observa en el material probatorio. 74.

Esta dinámica explica, a su vez, que las gestiones de control de calidad a cargo de la supervisión se tuvieran que realizar de forma permanente durante el plazo de ejecución del contrato, y sin esperar a llegar a su punto culminante, en tanto se afectaría la cadena construida por los diversos eslabones en que se iba consolidando el proceso. 75.

En reunión técnica realizada entre las partes el 12 de agosto de 2015, seguían reportándose múltiples yerros en el procesamiento bibliográfico. Al día siguiente, la Universidad, mediante el oficio BG-690-2015, entregó al contratista los listados de control de calidad que estaba realizando al material bibliográfico devuelto, para un total de 3.267 registros, de los cuales 217 ya habían sido objeto de revisión por la Biblioteca, sin que ninguno de ellos tuviera un resultado satisfactorio acorde con las normas angloamericanas; e indicó que, en todo caso, continuaría con la verificación de calidad correspondiente44. 43 “ARTICULO 1622. <INTERPRETACIONES SISTEMATICA, POR COMPARACION Y POR APLICACION PRACTICA>.

Las cláusulas de un contrato se interpretarán unas por otras, dándosele a cada una el sentido que mejor convenga al contrato en su totalidad”. 44 Fl. 221, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 22 76.

Tales yerros volvieron a ser advertidos en informe de control de calidad suscrito por la supervisora del contrato el 27 de agosto de 2015, quien señaló que una vez revisados los registros de trabajos de grado correspondientes a la Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto, se tomó una muestra de 571 obras de las 3.275 entregadas, lo que corresponde a un 17.47%, y advirtió que en todos estos títulos y copias no se cumplieron los parámetros técnicos requeridos en la catalogación y clasificación de material bibliográfico según las normas estándar RCAA2 (Reglas de Catalogación Angloamericanas), devolviendo en su totalidad las obras, para corrección45.

Incluso se encontraron nuevos errores: “OTROS HALLAZGOS: -Los sellos de lomos, en algunos casos no son claros según lo establecido. -Los rótulos de lomo no presentan consistencia en la ubicación -Códigos de barras asignados a material bibliográfico que no se procesará”46. 77. Esta delicada situación llevó a que, conforme al acta de reunión del 2 de septiembre de 2015, Asesorías Técnicas tuviera que presentar un plan de contingencia para cumplir el objeto, pues sólo quedaba un mes de plazo contractual; para ello expuso la necesidad de firmar un otrosí al contrato por 45 días que pidió tramitar -aun cuando la supervisión indicó que, por el volumen de obras indebidamente procesadas, podría requerir más tiempo47.

El otrosí fue tramitado por el tiempo solicitado por el contratista. 78. En oficio BG-826-2015 del 17 de septiembre de 2015, la Universidad presentó al contratista las observaciones de terminado final en material especial de la Biblioteca de ASAB, en el que hizo referencia a 5 casos en los que encontró que había obras sin espacio para ubicar bolsillo y sello administrativo, indebida ubicación del número topográfico y de bandas de seguridad en material anillado, Cds retirados de su pegado original con cinta en las monografías, y en general, no ubicación de las bandas de seguridad sobre los códigos de barras en el material audiovisual48. 79.

Esta sumatoria de errores y otros más advertidos, quedó registrada en el informe de control de calidad de la supervisión, del 24 de septiembre de 2015, efectuado sobre una revisión aleatoria de 174 registros de los trabajos de grado correspondientes a la entrega de Ingeniería. En este documento, se sostuvo que cada registro evaluado presentó errores en más de 3 campos, y cada etiqueta (008, 090, 100, 245, 260, 300, 500, 502, 504, 520, 650, 700 y 850) tuvo un porcentaje de error alto49 (se subraya). 80.

En un nuevo control de calidad aleatorio efectuado por la Universidad el 27 de octubre de 2015, sobre 334 registros de trabajos de grado de la entrega de ingeniería, se reportó que cada uno de ellos nuevamente presentó errores en más de tres campos del sistema ALEPH. Resaltó que las tesis de la sede PAIBA que 45 Fls. 252 a 256, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 46 Fl. 256, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 47 Fls. 282 a 284, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 48 Fl. 293, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 49 Fls. 305 y 306, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 23 estaban dentro del plan de choque previsto no tenían correcciones en el referido sistema desde los meses de junio y julio50. 81.

El 10 de diciembre de 2015 (habiendo finalizado el plazo contractual el 3 de diciembre de 2015) se realizó control de calidad sobre los registros de los trabajos de grado correspondientes a las bibliotecas Vivero, Macarena A y B e Ingeniería, y se encontraron errores en las etiquetas 008, 090, 100, 245, 260, 300, 500, 502, 504, 520, 650, 700 y 850, en porcentajes altos51. 82.

El 16 de diciembre de 2015, acorde a lo establecido en reunión del 9 de diciembre anterior, la Universidad presentó el informe de errores en terminado final y en registros de libros ingresados al sistema ALEPH, en el que reiteró los siguientes yerros: “Terminado final En el terminado final se han presentado una serie de errores: 1.

La signatura topográfica que tiene en el sello no concuerda con la del rótulo y falta el número de ejemplar. 2. La clave de autor incompleta (falta inicial del título) 3. El número del ejemplar registrado en el ítem, no corresponde al de rótulo, ejemplo: en el ítem está Ej. 4 y en rótulo ejemplar 1. 4. En cuanto a bolsillos, código de barras y tarjetas de préstamo hay desconocimiento de las normas de terminado final, suficientemente ilustrado en oficios anteriores. 5.

En los listados se evidenció que ingresaron como autor principal el segundo de la lista. 6. Se identificaron 2 CD-ROM pertenecientes a Sede Vivero, que fueron registrados en el sistema como si pertenecieran a la sede Tecnológica. 7. Se evidenció que se están trocando los CD-ROM de caja, por ejemplo, el registro 1301010124917 tiene dos materiales acompañantes, donde uno de los materiales acompañantes… no corresponde al registro, porque pertenecen a otro título y otro autor.

(…) Procesamiento de libros En la revisión del procesamiento de libros se encontraron varios errores en diferentes etiquetas: Etiqueta 008 de campos fijos: el nombre del país incorrecto, o no corresponde al país donde se editó el libro, código del país incorrecto. En tipo de fecha… se coloca la palabra d, que no aplica y en segunda fecha aparece otro año (dejar en blanco).

Etiqueta 020 ISBN: En algunos casos no corresponde al libro. Etiqueta 041 código de idioma: Falta subcampo de traducción. Etiqueta 082 No. de clasificación decimal Dewey: En algunos libros no corresponde al tema y la clave de autor errada. Etiqueta 100 autor: Indicativos incorrectos, falta subcampo d cuando el libro trae datos biográficos del autor (fechas de nacimiento y muerte).

Etiqueta 245 título: En subcampo c faltan autores y traductor; en otros casos aparece nombre de autor invertido, en vez de directo. Etiqueta 260 área de publicación: debe considerarse la ciudad, no el país y se presentan errores en el nombre de la editorial. Etiqueta 300 descripción física: en subcampo c se escriben los centímetros de largo del libro, ejemplo 27 c. (no 27.5 x 21.59).

Etiquetas 490 y 830 de colección: falta el nombre de colección y número. Etiqueta 504 Etiqueta 534 de título original: falta esta etiqueta y en algunos registros aparece como Etiqueta 546 que no corresponde en este caso. Etiqueta 600 encabezamiento de materia-personal: mal utilizada, sin indicativos. Etiqueta 650: falta el subcampo 2: encabezamientos que no corresponden al tema del libro, desconocimiento de la correcta utilización de los encabezamientos de materia. 50 Fls 379 y 380, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 51 Fls. 531 y 532, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 24 Etiqueta 700 asiento secundario de autor personal: no recuperan los autores, cuando se trata de traductor no utilizan subcampo c”52 83.

En la misma fecha, 16 de diciembre, mediante oficio BG-1092 de 2015, la Universidad presentó los resultados de revisión de los registros de las tesis de Paiba ingresados al sistema ALEPH de los que resalta que encontró errores de ortografía, indebida colocación de números de clasificación frente al tema tratado en la tesis, persistencia de fallas en la asignación y construcción de los encabezamientos de materia, entre otros elementos previamente referidos53. 84.

Se observa que a la finalización del plazo de ejecución, momento en el que iniciaba la etapa de corrección de los registros -a partir del 4 de diciembre de 2015- los errores no se habían corregido y continuaban sin remediar. En oficio BG-1122- 2015 del 30 de diciembre de 2015, la Universidad indicó que aunque el 23 de diciembre personal de Asesorías Técnicas hizo entrega de un listado de registros corregidos según las observaciones hechas por parte del área de procesamiento técnico de la Universidad, lo cierto es que hecho el control sobre una muestra de dichos registros, se corroboró que no hacían parte de las entregas a las que efectivamente se había hecho el control de calidad que se debía atender; de modo que se adelantó una nueva revisión a los que debían corregirse confirmando que en ellos persistían los yerros encontrados.

Igualmente, refirió que se analizaron los registros entregados en esta ocasión y en ellos también se encontraron errores en las etiquetas enlistadas previamente54. 85. Todas estas deficiencias y otras más, fueron igualmente identificadas por la Universidad en informe de avance final del contrato 1041 de 2014, suscrito el 16 de diciembre de 2015, en el que, dentro de las fallas en que incurrió el contratista a lo largo de la ejecución del contrato, resaltó que: i) Condiciones técnicas: se evidenció que el personal asignado no tenía conocimiento de la herramienta ALEPH, ni competencias adecuadas en el área de bibliotecología55. ii) Respecto a la entrega del material bibliográfico por parte de la Universidad: hubo demoras en las labores de verificación y punteo del material, dado que el contratista no informó a la Biblioteca el personal destinado para ello; y, no tuvo en cuenta las recomendaciones dadas sobre los horarios para el retiro e ingreso a las sedes56. iii) Como falencias en la devolución del material bibliográfico por el contratista, resaltó, entre otras, que: las cajas no tenían los listados o estos no correspondían con las obras en ellas contenidas, sello administrativo no diligenciado, rótulo de 52 Fls. 535 a 537, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 53 Fls. 538 y 539, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 54 Fls. 598 y 599, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 55 Fl. 3, archivo pdf “INFORME AVANCE FINAL.PDFDIC 2015”, contenido en cd a Fl. 28, del c. de demanda de reconvención. 56 Fl. 6, archivo pdf “INFORME AVANCE FINAL.PDFDIC 2015”, contenido en cd a Fl. 28, del c. de demanda de reconvención. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 25 color no correspondía al material, e incumplimiento al cronograma propuesto para esta actividad57. iv) Sobre el control de calidad del procesamiento bibliográfico, citó los oficios previamente enlistados en los que se habían identificado los errores reiterativos en los registros realizados por el contratista, y del material procesado y revisado sólo dos obras se recibieron a satisfacción58: BIBLIOTECA S TOTAL ENTREGAD O POR UD Total títulos Devuelto por el contratista Total material Control de Calidad Rechazados Total Recibido a Satisfacción Ingeniería 5.445 3.384 334 333 1 Ramón D´Luyz Nieto 5.230 4.887 570 570 1 Vivero 4.717 3.303 195 195 - Tecnológica 4.364 4.103 49 49 - Macarena B 1.255 590 70 70 - Macarena A 810 145 63 63 - CDSO 164 93 - ASAB 1.733 1.205 - CDARTES 1.119 1.119 - Administración Deportiva 1.127 726 64 64 - Selección y Adquisición 2.676 2.173 50 50 - Total Entregado- Total Revisado 28.640 20.608 1.356 1.354 2 86.

Estas conclusiones fueron reiteradas en los informes ejecutivos de relación de cantidades y valores respecto al material bibliográfico procesado en el SIB-Aleph y de cantidades físicas vs cantidades analizadas a ingresas en el SIB-ALEPH, de fecha 19 de abril59de 2016 y del 26 de julio de 201660. 87. Además de los documentos antes señalados, la Sala pudo advertir que en diversas actas quedó probado que las partes, de forma reiterada, discutieron los incumplimientos persistentes del contratista que impidieron llegar al cierre satisfactorio del contrato o culminación efectiva del procesamiento bibliográfico. 88.

En acta de seguimiento del contrato 1041 de 2014 suscrita el 19 de junio de 2015, quedó constancia de que la supervisora del contrato requería claridad respecto a la etiqueta 650, pues el contratista realizó el ejercicio sobre el sistema ALEPH y “le hace falta vocabulario”. Además, como compromiso a su cargo, quedó pendiente la definición de una entrega mayor de obras a fin de calificar su procesamiento61. 57 Fl. 12, archivo pdf “INFORME AVANCE FINAL.PDFDIC 2015”, contenido en cd a Fl. 28, del c. de demanda de reconvención. 58 Fl. 15, archivo pdf “INFORME AVANCE FINAL.PDFDIC 2015”, contenido en cd a Fl. 28, del c. de demanda de reconvención. 59 Fls. 52 a 79, archivo pdf “12.

DOCUMENTOS PROBATORIOS” contenido en cd a Fl. 35 del c. 1. 60 Archivo pdf “26. INFORME CANTIDADES INTERVENIDAS” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 61 Fls. 146 y 147, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 26 89.

En acta de reunión del 19 de junio de 2015 62 la Universidad reiteró al contratista la necesidad de que el procesamiento bibliográfico estuviera regido por las normas de catalogación angloamericanas; y en acta del 31 de julio de 2015 63 nuevamente refirió que le devolvía 143 obras por indebido encabezamiento de materia y colocación de números de clasificación, solicitando al contratista realizar correcciones sobre el sistema a fin de poder verificarlas y, en todo caso, antes de ello, pidió realizar un control de calidad por parte de un bibliotecólogo. 90.

En revisión que nuevamente se llevó a cabo en reunión técnica del 12 de agosto de 2015, se adelantó la revisión de algunos registros dadas las reiterativas falencias presentadas en las etiquetas y en general, en el procesamiento bibliográfico. De allí se resalta que nuevamente el contratista presentó errores en las etiquetas 008, 650, 090, 850, en los encabezamientos de las obras, codificación del idioma en casos de tesis no escritas en español, múltiples errores de ortografía y gramática 64.

En consecuencia, como compromiso de la reunión, el contratista se comprometió a elaborar y entregar a la Biblioteca del plan de mejoramiento para realizar los ajustes al material bibliográfico. De manera que el itinerario de permanentes revisiones y devoluciones fue de manejo permanente entre las partes y, de cara a tales falencias, el contratista venía reconociendo su ocurrencia y planteó un plan de mejoramiento en su proceso técnico y de personal. 91.

Observa la Sala que el desgaste continuado que revela la ejecución contractual por errores no solventados ni justificables de cara al perfil del experto contratado, se reveló excesivo en función de la actividad que realizaba la supervisión, como se anotó líneas atrás, al punto de que en reunión del 28 de agosto de 2015 la Universidad al dar lectura al informe técnico de calidad y ante la falta de cumplimiento del objeto contractual, reiteró al contratista la necesidad de contar con personal con las competencias y perfil de bibliotecólogo, y de tiempo completo, para realizar el respectivo control de calidad antes de la entrega de las obras65. 92.

La Sala puede advertir, al analizar los medios de prueba, en la falta de corrección de errores reportados desde los primeros controles de calidad efectuados por la supervisión del contrato, pues el 28 de septiembre de 2015, con oficio BG-872-2015, se indicó al contratista que los registros que para ese momento habían pasado por control de calidad seguían en el catálogo con los mismos errores y no se estaban aplicando las normas RCCA-Dewey, reiterándole el listado de otros oficios anteriores mediante los cuales les hizo saber dichos errores, así: “A continuación se indica con base en los oficios y comunicaciones realizadas al Contratista a fin de corregir las inconsistencias presentadas: -Oficio BG-357-2015 del 22 de mayo, los diez (10) registros con control de calidad se evidencia que no se le han realizado los cambios pertinentes. -Oficio BG-610-2015 del 16 de julio, los sesenta y ocho (68) registros con control de calidad material bibliográfico Sede Aduanilla de Paiba. -Oficio BG-612-2015 del 27 de agosto de 2015 correspondiente a 517 registros. 62 Fl 24 del pdf “7.

Actas de Reunión” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 63 FlS 31 Y 32 del pdf “7. Actas de Reunión” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 64 Fls. 216 a 218, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 65 Fls. 257 a 259, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 27 Por lo anterior y para la recepción a satisfacción por parte de la Universidad Distrital, la totalidad de registros tanto los reportados en oficios como las cantidades totales por Biblioteca deben estar a satisfacción teniendo en cuenta, las Normas Técnicas Internacionales de Catalogación… como se ha indicado en el contrato y en las reuniones técnicas”66. 93.

Este listado de comunicaciones y otros más, se reiteró al contratista en reunión del 30 de septiembre de 2015, indicándole que todas las obras entregadas y revisadas presentaban errores que no habían sido debidamente corregidos en el SIB ALEPH, y en todo caso, el material bibliográfico que había sido procesado, correspondiente a 14.400 registros, estaba nuevamente sujeto a revisión aleatoria a satisfacción de la Universidad67.

Los errores sobre el procesamiento bibliográfico no cesaban, incluso la Universidad tuvo que enviar oficios de corrección y nuevas aclaraciones sobre los propios procesos de dicha actividad, BG-897-2015, BG909- 2015, BG-936-2015, del 8, 14 y 20 de octubre de 2015, respectivamente68 y BG- 981-2015 del 9 de noviembre de 201569. 94. Finalmente, en reunión del 21 de diciembre de 2015 70 la supervisora del contrato resaltó los constantes errores cometidos incluso en campos que no debían presentar error: “De acuerdo a la parte técnica del Sistema de Biblioteca manifiesta que existe error constante en los encabezamientos de la materia, los ejemplares no están correctamente descritos, en el idioma, tamaño del libro, entre otros, generando error en los rótulos por no existir correspondencia en los mismos.

La supervisión manifiesta que la catalogación debe estar de acuerdo a la Norma y el control de calidad debe ser realizado por parte del Contratista, desde la Biblioteca se realiza una revisión aleatoria a fin de identificar la calidad de los registros”. 95. En relación con otros incumplimientos atribuidos a la Universidad, está acreditado en el plenario que la contratante, el mismo día en que se suscribió el acta de inicio y acorde a los requerimientos de códigos de barras y demás materiales necesarios para el procesamiento bibliográfico, atendió oportunamente dichas solicitudes, así: REUNIONES/OFICIOS ENTREGA DE MATERIAL OFICIO BG-197-2015 DEL 10 DE ABRIL DE 2015 Consta que la Universidad Distrital entregó al contratista 10.000 bandas de seguridad para material libro, 400 bandas de seguridad para CD, 3.450 libros en 192 cajas.

Cuenta con firma del contratista71 OFICIO BG-198-2015 DEL 10 DE ABRIL DE 2015 Consta que la Universidad Distrital hizo entrega al contratista de 4.000 códigos de barras del Sistema de Bibliotecas.72 OFICIO BG-299-2015 DEL 6 DE MAYO DE 2015 Consta que la Universidad Distrital entregó 1000 códigos de barras al contratista.73 OFICIO BG-382-2015 DEL 28 DE MAYO DE 2015 Consta que la Universidad Distrital entregó 5.000 códigos de barras al contratista74 66 Fl. 331, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 67 Fl. 323, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 68 Fl. 354, 355 y 371 y 372, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 69 Fl. 413, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 70 Fls 52 y 53 del pdf “7.

Actas de Reunión” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 71 Fl. 1 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 72 Fl. 2 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 73 Fl. 5 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 74 Fl. 6 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 28 OFICIO BG-601-2015 DEL 10 DE JULIO DE 2015 Consta que la Universidad Distrital entregó 6.000 códigos de barras al contratista75 OFICIO BG-600-2015 DEL 10 DE JULIO DE 2015 Consta que la Universidad Distrital entregó 10.000 bandas de seguridad para libros y 800 para CDS al contratista76 INFORME EJECUTIVO CONTRATO 1041 RELACIÓN CANTIDADES FÍSICAS VS ANALIZADAS E INGRESADAS AL SIB-ALEPH, DEL 26 DE JULIO DE 2016.

Sobre el VPN reporta que se entregó el 14 de abril, “posteriormente al proceso de capacitación llevada a cabo el día 13 de abril de 2015 en el cual se formó y capacitó al personal asistente que designó el Ing. Juan Piña por parte del Contratista, acerca del mecanismo de acceso a la VPN”77 OFICIO BG-681-2015 DEL 12 DE AGOSTO DE 2015 En este consta que la Universidad Distrital entregó 6.000 códigos de barras al contratista78 OFICIO BG-887-2015 DEL 2 DE OCTUBRE DE 2015 En este consta que la Universidad Distrital entregó 200 bandas de seguridad de CD al contratista.79 OFICIO BG-941-2015 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2015 En este consta que la Universidad Distrital entregó 1000 bandas de seguridad largas al contratista.80 OFICIO DEL 9 DE DICIEMBRE DE 2015 El contratista relaciona insumos entregados por la UD que sobraron del proceso para el contrato 1041 de 2014.

(63 tiras cortas 3M, 206 Bandas 3M y 9 rollos de códigos de barras)81 96. Corolario de los análisis que se vienen realizando, como en efecto señaló el a quo, la Sala constata que acorde a lo dispuesto en el contrato y el pliego de condiciones el procesamiento bibliográfico se pactó como una gestión única por obra, y frente a cada una se erigió una obligación de resultados bajo una secuencia de 5 actividades interrelacionadas entre sí, que debían realizarse con alto grado de calidad, según lo dispuesto en la cláusula 4.2.4: Conservación, Catalogación o descripción física, Análisis o descripción del contenido, Clasificación o ubicación lógica y el Diligenciamiento de los datos administrativos sobre un Sistema de Información Bibliográfico, haciendo uso de las herramientas de procesamiento de material bibliográfico. 97.

Por ello es entendible que se haya pactado en la referida cláusula que el control de calidad tendría 2 fases en el seno de la supervisión: 1) durante la ejecución del contrato, a fin de reportar las novedades del material bibliográfico que no cumplieran con la calidad requerida, de forma permanente; y, 2) finalizado el contrato, para que dentro del tiempo de garantía cubierto por las pólizas, el contratista pudiese, en definitiva, hacer los ajustes y correcciones detectados por la Biblioteca de la Universidad; el contratista debía dar respuesta en un tiempo inferior a (15) quince días una vez notificado82. 98.

Bajo la estructura del contrato, la segunda etapa de la supervisión correspondió al término durante el cual el contratista debía efectuar las correcciones finales a los yerros que fuesen detectados en esa última revisión. Valga precisar que ese lapso no puede entenderse como un agregado al plazo de ejecución (que ya había culminado) sino que debe ser leído conforme a la función jurídica que proyecta, en 75 Fl. 7 del pdf “8.

Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 76 Fl. 8 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 77 Fl. 3 del pdf “26. INFORME CANTIDADES INTERVENIDAS” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 78 Fl. 9 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 79 Fl. 10 del pdf “8.

Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 80 Fl. 11 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 81 Fl. 12 del pdf “8. Códigos y Barras” contenido en el cd a fl. 35 del cuaderno 1. 82 Fl. 36, archivo pdf “3. PliegoCondiciones universidad distrital” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 29 clave del periodo de garantía al cual quedó atado, y por cuya virtud la supervisión haría conocer al contratista aquellos ajustes finales propios de esta etapa, respecto de un producto terminado. 99.

La Sala precisa que por cuenta del escenario de incumplimiento grave del contratista, el negocio jurídico nunca pudo llegar, más que cronológicamente, a esa etapa de correcciones en sede de garantía, pues quedó anclado a la etapa de ejecución que no superó las verificaciones que llevaran a avanzar y culminar el proceso dentro del marco temporal previsto para su ejecución. Entonces, comoquiera que el periodo de correcciones no se equipara a una prórroga o aumento del plazo de ejecución, sino que las partes le atribuyeron la función de revisar los productos terminados para solicitar los ajustes que se correspondieran con la naturaleza y función de tal etapa, no podría el contratista reclamar o echar de menos dicho término cuando fue su propia conducta incumplida la que impidió arribar a tal estadio. 100.

Si aun en gracia de discusión se admitiera que la corrección de defectos en dicho periodo -que iniciaba el 4 de diciembre de 2015- operaba respecto de cualquier fase y actividad de esa cadena de procesamiento de material, se advierte que la Universidad puso de presente al contratista sus reiterados incumplimientos y errores en múltiples requerimientos durante la ejecución del contrato, no corregidos; y, en el periodo de garantía, lo hizo a través de documentos y actas de reunión del 9, 10, 16 y 21 de diciembre de 2015, requerimientos que no fueron atendidos dentro de los 15 días acordados, sin que entonces tuviera sentido reclamar el simple transcurso del tiempo, sin función ni manifestación de cumplimiento del contratista. 101.

También se descartan los incumplimientos endilgados a la entidad contratante por presunta demora en la entrega de códigos de barras, pues quedó demostrado que dicho insumo fue suministrado al contratista desde el inicio de la ejecución del contrato y a partir de allí, regularmente hizo entrega de este material. 102. Por todo lo anterior, la Sala evidencia que el contratista efectivamente incurrió en incumplimiento permanente de sus obligaciones, que desembocó en definitivo, sin que las razones aducidas como justificación de esa conducta antijurídica se hallaran en incumplimientos previos de la contratante.

De acuerdo con los medios de prueba traídos al proceso, Asesorías Técnicas sí contó con los insumos que le proporcionó la Universidad en oportunidad y, como quedó acreditado, fueron los problemas asociados directamente a las labores del contratista y sus responsabilidades los que generaron sinnúmero de reprocesos, al punto de que se cuestionó, durante su ejecución, incluso los perfiles del personal contratado, ante el tipo de errores y su persistencia, por lo que la sentencia de primer grado será confirmada. 103.

La anterior conclusión no cambia de cara al dictamen pericial practicado en el proceso, medio de prueba descalificado por error grave en la sentencia de primer grado con fundamento en que sólo se basó en los documentos que suministró el contratista sin verificar si los productos rechazados por la Universidad cumplían o no los lineamientos técnicos.

Pide el actor en su impugnación que éste sea valorado Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 30 por ser fundado, coherente y cumplir los requisitos del dictamen; solicita acoger sus conclusiones para insistir en que cumplió casi el 100% del contrato. 104.

Para que un dictamen pericial tenga la vocación de ser valorado como prueba judicial debe demostrar que sus conclusiones provienen del estudio técnico o científico basado en el análisis objetivo de fuentes mediante un método o secuencia lógica que le otorgan la connotación de una verdadera declaración de ciencia. Como prueba técnica debe partir por la definición clara y precisa de su objeto, transitar por la demostración rigurosa de que sus cálculos se fundan en información cierta y corroborable, y acreditar el rigor de un método científicamente valido que lleve a los mismos resultados si el ejercicio se repitiera83. 105.

El artículo 218 del CPACA84 estableció que la prueba pericial estaría regida por las normas allí definidas, y en lo no previsto por las del estatuto procesal civil; bajo tal integración normativa, la Sala advierte que el dictamen pericial sub lite no cumple los requisitos establecidos en el artículo 226 del CGP sobre los contenidos mínimos que debía tener -los cuales no son requisitos subsidiarios, sino deben estar presentes de forma integral como fundamento de este medio de prueba- y desdice de los fundamentos legales en que descansa este medio de prueba, pues la norma precitada establece que “[t]odo dictamen debe ser claro, preciso, exhaustivo y detallado; en él se explicarán los exámenes, métodos, experimentos e investigaciones efectuadas, lo mismo que los fundamentos técnicos, científicos o artísticos de sus conclusiones”. 106.

A folio 19 del citado medio de convicción si bien se indica la identidad del perito, que fue el único que participó en su elaboración, sus datos de localización, hoja de vida, e indicó expresamente el objeto de la prueba, lo cierto es que más allá de estos datos generales el perito no expuso la metodología que empleó para efectuar el análisis especializado que acometió, ni los exámenes detallados y exhaustivos que condujeran a sostener las conclusiones a las que arribó; pues sólo indicó las actividades y labores a realizar a fin de corroborar el cumplimiento del contrato 1041 de 201485. 83 Carnelutti, F. La prueba Civil.

Ed. Arayú. Buenos Aires. 1955 y Echandía. H. Teoría General de la Prueba Judicial. Tomo II. Sexta ed. Bogotá. 2019. 84 Norma que se aplica sin las modificaciones introducidas por la Ley 2080 de 2021, de cara al momento de presentación de la demanda, y a la fecha en que se decretó y practicó este medio de prueba 85 A folio 3 del c.4., el perito mencionó que las actividades y labores a adelantar a fin de proferir su concepto sobre el cumplimiento del contrato, eran: “-Identificación y análisis de las normas relevantes a los fines del objeto del informe pericial. -Obtención de elementos de juicio en las oficinas de la empresa “Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo” y en las sedes de las Bibliotecas que conforman el Sistema de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. -Obtención de informes elaborados por la empresa “Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo” y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en relación a la ejecución del Contrato 1041 de 2014 -Obtención de datos del Sistema de Información Bibliográfico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (Catálogo en Línea). – Relación de la documentación analizada para la realización del informe: Contrato de compraventa 1041 de 2014 (Universidad Distrital Francisco José de Caldas);

Documentos de soporte del presunto incumplimiento del Contrato en mención (Universidad Distrital Francisco José de Caldas); Pliego de condiciones de la Convocatoria Pública No. 007 de 2014; Informe ejecutivo (Universidad Distrital Francisco José de Caldas); Informe Final avance contrato 1041 de 2014 (Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo);

Instructivos de Catalogación de Trabajos de Grado y Preparación física del material bibliográfico (Universidad Distrital Francisco José de Caldas); Herramientas bibliográficas (Formato MARC 21 (Manuales), Sistema de Clasificación Decimal Dewey edición 21, Reglas de Catalogación Angloamericanas, Listas de encabezamientos de materia Biblioteca ARMARC).” Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 31 107.

Al revisar el objeto de esta prueba, éste consistió en analizar “las entregas de material realizado por la demandante y su aceptación por la demandada, la inclusión de las fichas y/o actividad en el sistema, los reportes de registro de ello y demás aspectos técnicos a cuestionarse al mismo por las partes…valorar el cumplimiento realizado en el contrato”86; tal como se determinó en la audiencia inicial celebrada el 16 de noviembre de 2018, la Sala constata que el trabajo del perito se centró en hacer un análisis netamente numérico de registros encontrados en el SIB-ALEPH, sin profundizar o tener en cuenta la calidad de cada uno de estos registros a la luz de los diversos yerros indicados por la Universidad al contratista durante la ejecución del contrato y a su finalización. 108.

En el capítulo 3.2.1 del dictamen, titulado “HERRAMIENTAS PARA EL PROCESAMIENTO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO”, el perito señaló que el contratista cumplió la obligación de prestar el servicio con las especificaciones técnicas exigidas en los estudios previos y el pliego (cláusula 4.2.1. que enlistaba las normas técnicas a tener en cuenta).

Para llegar a esa conclusión, incluyó las fotos de los manuales adquiridos por Asesorías Técnicas referidos a ARMARC 21, Sistema de Clasificación Dewey edición 21, las RCAA y el formato MARC 21 Manuales, desconociendo que el referido clausulado, más allá de hacer alusión a que se contara con dichos insumos en físico, sin duda no estaba limitado a tan básico estadio como lo entendió el perito, pues hacían referencia a que el contratista aplicara las reglas allí establecidas a fin de adelantar el procesamiento bibliográfico en debida forma. 109.

Este aspecto bastaría para que la Sala se negara a avanzar en cualquier análisis adicional de dicho documento, pues evidentemente carece de la categoría de un dictamen, y de su contenido es imposible efectuar un examen serio respecto al cumplimiento o no de dichas normas técnicas. Hay que decirlo, si a ello se hubiere contraído la prueba, realmente, en verdad, no se habría requerido la colaboración de un perito. 110.

Con todo y sumado a lo anterior, en este mismo ítem, como conclusión técnica, indicó que acorde al “Avance Informe Final” del contratista, rendido el 21 de diciembre de 2015, el acceso al SIB-ALEPH presentó inconvenientes que afectaron directamente la ejecución del contrato. Esta escueta afirmación es huérfana de sustento, pues estuvo referida a lo señalado en el citado documento, sin más, en la medida que el perito no señaló los soportes que apoyaban aquella manifestación, no precisó las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se presentaron tales fallas y su incidencia en las actividades del contratista, tampoco las gestiones y días en que pronta o tardíamente los atendió la Universidad.

No se refirió a la cantidad de obras afectadas, o al porcentaje diario, semanal o mensual de volumen de procesamiento que no pudo ser realizado, ni siquiera las fechas en que dicho problema se puso en conocimiento de la supervisión. Es decir, no esgrimió ningún aspecto, procedimiento, cotejo, análisis, o inferencia que permitiera sostener su conclusión. 86 Fl. 104. del c.1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 32 111. Dicha conclusión carece enteramente de fuerza probatoria si, además se tienen en cuenta otros medios de prueba en los que se denota una gestión pronta de la Universidad en conceder las cuentas de dominio y se da entrega de la VPN (y su debido mantenimiento) para acceder remotamente a la red de la entidad contratante: -En oficio BG-232-2015 del 14 de abril de 2015, la Universidad hizo entrega al representante legal de Asesorías Técnicas de las cuentas de dominio (udistrital.edu.co) y del Sistema de Información Bibliográfico (SIB), que le permitían acceso y uso de los servicios informáticos de la Biblioteca87. -En oficio BG-221-2015 del 14 de abril de 2015, la Universidad con el fin de desarrollar el procesamiento de material bibliográfico, hizo entrega de la VPN que le permitiría el acceso vía internet a los recursos de tecnologías de la información disponibles para el desarrollo del contrato, los cuales se encontraban conectados a la red de comunicaciones de la Universidad, con los siguientes datos: “Datos de Servidor de VPN: IP 200.69.103.34 Nombre Usuario VPN: VPNBiblioCal Responsable: José Rodríguez Petrel”88 -En comunicación del 4 de mayo de 2015, la contratista informó a la Universidad que al realizar registros de catalogación el sistema de Aleph 500 tuvieron algunos inconvenientes: i) la conectividad con la red de la Universidad estaba fallando e incluso en horas de la tarde se ralentizaba; ii) el acceso a la aplicación de impresión de rótulos estaba deshabilitada a todos los usuarios, por lo que no se había podido realizar dicho proceso; y iii) había usuarios sin ingreso a la plataforma89. -Ante esto, la Universidad en oficio BG-303-2015 del 7 de mayo de 2015, informó al contratista que el inconveniente de conexión presentado se debió a situaciones de carácter técnico operacional, corregidas con el mantenimiento respectivo, y para no interrumpir las actividades de su personal, “se comunicó y acordaron con la Ing.

(…) tanto del periodo de acceso a la plataforma como de una posible alternativa en caso de que el mantenimiento se extendiera, lo cual garantizó el acceso a la plataforma de forma normal”, por lo que, se configuró la aplicación de impresión de rótulos y se restablecieron las contraseñas de dominio. Por demás, se determinó que era necesaria reunión técnica con el personal bibliotecólogo de ambas entidades a fin de resolver inquietudes sobre la ficha bibliográfica90. -En oficio del 15 de mayo de 2015 la contratista informó a la Universidad que al tratar de imprimir los registros catalogados en el sistema de ALEPH 500, siguiendo el instructivo y las indicaciones recibidas en la capacitación, no se les permitía visualizar la pantalla impresión de rótulos versión 14 Aleph 500 91.

La entidad contratante dio respuesta en correo electrónico de la misma fecha92. 87 Fls. 58 a 61, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 88 Fls 62 y 63, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 89 Fl. 87, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 90 Fl. 89, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 91 Fl. 97, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 92 Fl. 98, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 33 -Ante el ingreso de nuevo personal en Asesorías Técnicas, mediante oficio BG- 789-2015, la Universidad le entregó cuentas de dominio y del SIB ALEPH93.

Más adelante, el 21 de octubre de 2015, dado el otrosí al contrato y ampliación del plazo de ejecución volvió a hacer entrega de cuentas a la demandante principal94. -Además, en oficio Bg-833-2015 del 18 de septiembre de 2015, la Universidad dio respuesta a requerimiento del contratista presentado el 15 de septiembre anterior, respecto al soporte de conexión VPN y VPNBiblioCai, haciéndole saber que el área de comunicaciones y servidores de la red de datos de la entidad educativa confirmó que no ha presentado problemas en ninguna de la cuentas institucionales VPN y tampoco problemas en la conexión en el transcurso de esa semana; precisó que, la imagen de error de conexión que adjuntaron evidenció que el problema de la conexión se debió a la incorrecta configuración de la conexión a la VPN, dado que estaban intentando usar Miniport L2TP.

Por ende, el 16 de septiembre de 2015 habían enviado correo electrónico con archivo que contenía toda la configuración por defecto para tener óptimo acceso a la VPN proporcionada95. 112. A su vez, se resalta que, dentro de las conclusiones generales del dictamen, el perito es contradictorio pues sostuvo que el contratista ejecutó debidamente el contrato en un 97.5% acorde a la cantidad de obras que procesó en el sistema ALEPH y frente a las cuales se hizo el respectivo procesamiento físico, correspondiente a 28.816 títulos bibliográficos; luego, afirmó que algunos registros, sin decir la cifra exacta, o exponer una indicación de éstos, tienen inconsistencias “en cuanto a puntuación, ortografía, imprecisión en la clasificación, encabezamientos de materia y análisis de resúmenes”96 -que no son menores en un contrato de la naturaleza que ahora se examina-; y llegó a la conclusión de que se debe “realizar los ajustes a los registros que presenten inconsistencias, en concordancia con las políticas establecidas por la Universidad y las normas que atañan el procesamiento técnico de material bibliográfico”97, de nuevo sin exponer cantidad o dato de identificación de los registros a los que se refiere, evidenciando la inexistencia de un análisis exhaustivo, pues lo entregado representa todo lo contrario. 113.

Es importante mencionar que el perito acreditó el cumplimiento casi completo del contrato sin verificar las correcciones efectuadas a los registros revisados aleatoriamente por la supervisión del contrato desde mayo a diciembre de 2015, a fin de determinar si, no solo se llenaron las etiquetas y campos en el sistema, sino que ello se hubiera hecho en debida forma acorde a las normas angloamericanas y las exigencias de la Universidad contratante.

De modo que no abarcó ni se allanó al objeto de la prueba. 114. De esta forma, se evidencia que la pericia sí adolece de error grave, pues no solo omitió exponer la metodología específica con que se analizó el procesamiento bibliográfico adelantado por Asesorías de Microfilmación y Archivo, 93 Fls. 276 y 279, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 94 Fl. 366, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 95 Fl. 296 y 297, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. 96 Fl. 17 del c.4. 97 Ídem.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 34 también ignoró el objeto por el cual fue decretado, esto es, verificar el real y sustantivo cumplimiento del contrato 1041 de 2014, luego, se excluye su valoración como prueba en esta instancia, confirmando la decisión del a quo en este sentido. 115.

Con lo hasta aquí expuesto, la Sala resalta que el contratista no aportó otra prueba del cumplimiento del contrato sino el dictamen, y al no poder ser valorado acorde a lo dicho previamente, se tiene que no logró demostrar debidamente que tuviera derecho a que se accedería a las pretensiones de la demanda. 116. Otro medio de prueba cuya valoración es cuestionada por el censor, es el testimonio de la señora Enith Mireya Zarate, sobre quien aseveró que debía tratarse como testigo sospechosa ante su vinculación actual con la Universidad, su rol de supervisora del contrato, y las contradicciones en que incurrió en su dicho, especialmente sobre el otrosí suscrito el 19 de octubre de 2015 al manifestar que, a su juicio, no se había legalizado dicho otrosí, cuando ello si había ocurrido. 117.

La Sala precisa que, más allá de que la citada testigo pudiera haber incurrido en una contradicción relacionada con la suscripción o no del otrosí referido, se tiene que, de una parte, aquel era un tema jurídico del que no se ocupó directamente, pues tal como lo señaló en su testimonio98 ello era objeto de análisis y aprobación de la oficina asesora jurídica de la entidad universitaria, luego su testimonio no era prueba conducente, pertinente y útil para determinar si hubo o no firma de la referida prórroga.

De otra parte, la Sala destaca que la conclusión acerca del incumplimiento del contratista gravita en los demás medios de prueba analizados en precedencia, por lo que ninguna incidencia tiene la contradicción que, señala el apelante, tuvo la supervisora al rendir su testimonio, o su vinculación o no a la Universidad. 118. Además, acorde a la jurisprudencia del Consejo de Estado 99 y la Corte Constitucional100, la tacha por sospecha es una facultad que no es permitida a las partes contra sus propios testigos.

Luego, al haber sido la propia actora quien pidió como prueba el testimonio de la supervisora del contrato101, esta tacha no prospera, y en todo caso, se advierte que el examen de cumplimiento del contrato se hizo acorde con los demás medios de prueba previamente citados, en su conjunto, y bajo las reglas de la sana crítica y la hermenéutica contractual; de todo lo cual se sigue que el contratista incumplió el contrato 1041 de 2014.

Incumplimientos endilgados en la fase de liquidación del contrato 119. Otro cargo de apelación y de la demanda, alude a que tanto en el testimonio de la supervisora del contrato como en el proyecto de acta de liquidación del contrato, la Universidad certificó que el contratista había cumplido con el 56% del objeto contractual, quejándose el censor de su indebida valoración por el a quo pues 98 Tal como consta en su intervención en audiencia de pruebas celebrada el 14 de febrero de 2019, contenida en cd a Fl. 113 del c. 1.

Minutos: 16:51 a 30:41. 99 Consejo de Estado. Sala Plena. Sentencia del 17 de enero de 2012. Rad. 11001-03-15-000-2011-00615-00. M.P. Carmen Teresa Ortiz de Rodríguez. 100 Corte Constitucional, sentencia C-790 de 2006, M.P. Álvaro Tafúr Galvis. 101 Fl. 30 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 35 conforme a dichas pruebas debía reconocerse al menos dicho porcentaje de cumplimiento a su favor. 120.

Al respecto, esta Sala pudo constatar que en reunión del 4 de enero de 2016, la Universidad planteó la posibilidad de liquidar bilateralmente el contrato al representante legal de Asesorías Técnicas, por lo que el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica le indicó que en atención a sus diferentes solicitudes en este sentido, se buscó abrir un espacio de diálogo en presencia de la Supervisión del Contrato, en aras de “buscar un acercamiento entre las partes y superar las dificultades presentadas en la ejecución del Contrato…” puesto que, “de una parte, el mismo contrato prevé el agotamiento de una etapa de negociación directa, al tiempo que la ley establece el acta de liquidación, como el documento en el cual las partes de un contrato estatal zanjan sus diferencias y se declaran a paz y salvo por todo concepto”102. 121.

Se había preparado un proyecto de acta de liquidación bilateral103 y de mutuo acuerdo, en el que se reconocía a favor del contratista la suma de DOSCIENTOS DOCE MILLONES NOVENTA Y UN MIL DOSCIENTOS OCHO PESOS ($212.091.208), ante lo cual, el representante de la contratista manifestó no estar de acuerdo con la propuesta puesto que “la empresa a su cargo ha hecho un trabajo juicioso en orden a cumplir el contrato, realizando 27.000 registros que equivalen al 95% de la ejecución del Contrato que, de ninguna manera, aceptará que la supervisión tase en un 56% dichas labores”104. 122.

Para la Sala, el proyecto de acta de liquidación bilateral debe ser leído en clave de su propia causa y contenido, que no fue otro que el expresamente indicado al ser puesto en consideración del contratista, cuya finalidad fue buscar la posibilidad de acercar a las partes hacia una declaración mutua de paz y salvo respecto del contrato 1041 de 2014; todo lo cual aconteció al amparo e invocación de la cláusula décimo quinta del contrato 105 que dispuso que las partes podrían acudir preferentemente a mecanismos alternativos de solución de conflictos como la conciliación, amigable composición o negociación directa. 123.

A lo anterior, se agrega que dicho documento no es vinculante para las partes dado que no fue suscrito por ninguna de ellas. Pero se aclara que, incluso, analizado como elemento de prueba dirigido a acreditar el cumplimiento del contratista en el porcentaje allí indicado, tal documento, por sí mismo y en solitario, carece de la fuerza demostrativa para superponerse al copioso material probatorio analizado que confirma enteramente lo contrario pues, para la Sala, el incumplimiento de Asesorías Técnicas quedó suficientemente acreditado. 102 Fl. 1965, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenida en cd a Fl. 35 del c.1. 103 Reposa a Fls. 1969 a 1972, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenida en cd a Fl. 35 del c.1. 104 Fl. 1966, archivo pdf “CARPETA UDISTRITAL” contenida en cd a Fl. 35 del c.1. 105 Fl. 4, archivo pdf “2.

Contrato.1041” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 36 124. Unido a lo anterior, y por sus efectos, tampoco era procedente el pago de las facturas que presentó el actor principal 106 durante los meses de septiembre a diciembre de 2015.

Téngase en cuenta que lo contratado por la Universidad fue un proceso completo de procesamiento bibliográfico compuesto por 5 actividades consecutivas previamente citadas, a fin de que fueran adelantadas por personal experto en el conocimiento de las normas angloamericanas y aquellas señaladas en la cláusula 4.2.1. del pliego de condiciones 107; se contrató una actividad especializada e integral orientada a la consecución de unos productos finales, todo ello con el objetivo de que la Universidad ofreciera información accesible a los estudiantes, comunidad, e interesados de forma fidedigna, completa, integral y conforme a las normas que rigen esta materia. 125.

Por ende, al no haber evidencia de que el contratista hubiera efectuado en tiempo y de forma adecuada las correcciones requeridas sobre las etiquetas en el SIB ALEPH, como tampoco hubiera hecho un procesamiento físico de las obras en adecuadas condiciones, tal como se le advirtió desde las reuniones de seguimiento celebradas en el mes de mayo de 2015, es claro que la Universidad no tenía sustento alguno para emitir certificados a satisfacción de ninguna entrega, lo que justificadamente impidió el pago de las facturas presentadas por el contratista, acorde a lo dispuesto en la cláusula tercera del contrato, pues ello fue lo pactado. 126.

Sumado a lo anterior, al haberse estipulado precios unitarios cuya referencia de pago estaba en función del cumplimiento a satisfacción del procesamiento bibliográfico, quedó acordado que solamente debían ser objeto de remuneración aquellas obras que hubieran culminado dicho proceso a satisfacción; sin embargo, tal como se evidenció previamente, no fue posible que el contratista cumpliera con el estadio de cumplimiento acordado ante las deficiencias que desde el mes siguiente a la firma del acta de inicio se advirtieron en su gestión. Estas falencias, a su turno, llevaron a desbordar la actividad de la supervisión pues de forma permanente tuvo que ocuparse de explicar al experto contratado, cada norma con la cual debía hacer el procesamiento del material bibliográfico, hacer correcciones y devoluciones sobre la información de autores, fechas, años, hasta advertir que los resúmenes no coincidían con los contenidos, revelando ciertamente el incumplimiento del contratista, como ya se explicó en esta providencia. 127.

En todo caso, no puede dejar de señalar la Sala que incluso los perjuicios reclamados por la accionante carecen de causalidad o nexo en relación con los incumplimientos alegados contra la Universidad Distrital, pues la mayoría de estos no tenían real injerencia en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista a fin de dar cumplimiento efectivo al negocio jurídico. 106 i) 1623 del 2 de septiembre de 2015 por valor de $103.409.783; ii) 1628 del 7 de octubre de 2015 por $100.298.820; iii) 1644 del 30 de noviembre de 2015 por $129.797.620 y iv) 1645 del 22 de diciembre de 2015 por $48.975.548. 107 Fl. 34, archivo pdf “3.

PliegoCondiciones universidad distrital” contenido en cd a Fl. 35 del c.1. En estas se mencionan: Formato MARC 21 (manuales), Sistema de Clasificación Decimal Dewey edición 21, Reglas angloamericanas de catalogación 3° Edición con revisión del 2003, Listas de Encabezamientos de materia Biblioteca ARMARC, y Tesauros Especializados en todas las áreas del conocimiento, vinculados a las áreas temáticas de los Proyectos Curriculares de Universidad.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 37 128. En consecuencia, la Sala confirmará en su totalidad la decisión adoptada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca en primera instancia. Costas 129.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 de la Ley 1437 de 2011, en la sentencia se dispondrá sobre la condena en costas en esta instancia, cuya liquidación y ejecución se regirán por el Código General del Proceso. El artículo 365 del citado Estatuto, en su numeral 1, dispone que se condenará en costas a la parte vencida en el proceso o a quien se le resuelva desfavorablemente el recurso de apelación. 130.

Atendiendo a lo ordenado en la citada norma, se condenará en costas a la parte demandante, quien interpuso el recurso de apelación en contra de la sentencia de primera instancia y se le resolvió desfavorablemente. 131. En relación con las agencias en derecho, se tiene en cuenta la naturaleza, calidad y duración de la gestión realizada, la cuantía del proceso y otras circunstancias especiales si las hubiere -numeral 4 del artículo 366 del CGP-.

La norma vigente en materia de tarifas de agencias en derecho para la fecha en que se presentó la demanda es el Acuerdo PSAA16-10554 del agosto 5 de 2016108. 132. Por consiguiente, la Sala, en esta instancia, fijará las agencias en derecho a cargo de la parte actora y a favor de la entidad demandada en un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

La liquidación de las costas la hará de manera concentrada el a quo, en los términos del artículo 366 ejusdem109. III. PARTE RESOLUTIVA En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, en Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección A, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley,

RESUELVE

PRIMERO: CONFIRMAR la sentencia del 25 de julio de 2019, proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera – Subsección A, conforme a la parte motiva de esta providencia.

SEGUNDO: CONDENAR EN COSTAS por la segunda instancia al demandante José Rodríguez Petrel como propietario del establecimiento de comercio Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo, y en favor de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Para el efecto, las agencias en derecho se fijan en la suma de un (1) SMMLV, para el momento de ejecutoria de esta providencia. Las costas se 108 “Artículo 5.

Tarifas. Las tarifas de agencias en derecho son: 1. Procesos declarativos en general. (…) En segunda instancia. Entre 1 y 6 S.M.M.L.V.”. 109 Conforme con el cual: “Las costas y agencias en derecho serán liquidadas de manera concentrada en el juzgado que haya conocido del proceso en primera o única instancia, inmediatamente quede ejecutoriada la providencia que le ponga fin al proceso o notificado el auto de obedecimiento a lo dispuesto por el superior, con sujeción a las siguientes reglas (…)”.

Radicación: 25000-23-36-000-2017-01462-01 (65210) Demandante: José Rodriguez Petrel - Asesorías Técnicas de Microfilmación y Archivo Demandado: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Asunto: Controversias contractuales 38 liquidarán de manera concentrada en el Tribunal a quo, según el artículo 366 del Código General del Proceso.

TERCERO: Ejecutoriada esta providencia, DEVUÉLVASE el expediente al Tribunal de origen.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE, FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE MARÍA ADRIANA MARÍN FERNANDO ALEXEI PARDO FLÓREZ FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ Nota: se deja constancia de que esta providencia fue aprobada por la Sala en la fecha de su encabezado y que se suscribe de forma electrónica mediante el aplicativo SAMAI del Consejo de Estado, de manera que el certificado digital que arroja el sistema permite validar su integridad y autenticidad en el link https://relatoria.consejodeestado.gov.co:8080/Vistas/documentos/evalidador.

Igualmente puede acceder al aplicativo de validación escaneando con su teléfono celular el código QR que aparece a la derecha. Se recuerda que, con la finalidad de tener acceso al expediente, los abogados tienen la responsabilidad de registrarse en el sistema Samai. VF