ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DEBEN ASENTARSE EN EL LIBRO RESPECTIVO

ASUNTO: ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DEBEN ASENTARSE EN EL LIBRO RESPECTIVO. Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2014-01-117424, remitido por el Jefe Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, mediante el cual solicita conceptuar sobre las actuaciones allí descritas, relacionadas con el asentamiento en el libro respectivo de las actas de junta directiva y de la asamblea general de accionistas, en los siguientes términos: Conceptuar sobre la legalidad de las siguientes actuaciones, específicamente sobre las solicitudes que le fueran formuladas por el gerente de la empresa, doctor Juan David Peláez Castro, a través del oficio calendado el 28 de noviembre de 2013, en el sentido de: a asentar en los libros de la sociedad las actas correspondientes a la reunión extraordinaria de la asamblea general de accionistas y de junta directiva de EMPOCALDAS S.A. E.S.P., ésta última de carácter no presencial, para cuyo efecto le remite copia de tales documentos y b dar aplicación a los artículos 131 y 132 del Decreto 2649 de 1993, para corregir las omisiones o errores en las que se ha podido incurrir. Al respecto, me permito manifestarle, de una parte, que dentro de las funciones asignadas por la Ley a este Organismo, no se encuentra la de adoptar dicha medida, es decir, conceptuar sobre la legalidad de las actuaciones adelantadas por el gerente de una compaía con respecto a la solicitud de inscripción de tales actas o de corrección de las mismas, como en el caso que nos ocupa, y de otra, que si bien el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, profiere los consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, que impliquen decisiones que deban adoptarse al interior de sociedades cuyos antecedentes le son ajenos. En consecuencia, este Despacho se abstiene de emitir pronunciamiento alguno sobre el particular. No obstante lo anterior, esta Superintendencia se permite a título meramente informativo hacer las siguientes precisiones jurídicas: i De conformidad con lo dispuesto en el artículo 195 del Código de Comercio, La sociedad llevara un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. El llamado es nuestro. ii Del estudio de la norma antes transcrita, se desprende que la sociedad tiene la obligación de llevar un libro debidamente registrado, en el cual se anotarán las actas del máximo órgano social, en orden cronológico. iii Sin embargo, es de advertir que por regla general las actas de junta directiva no necesitan inscripción, la excepción a dicho principio opera cuando por mandato legal se exige tal formalidad. En efecto, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, preceptúa que En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Se subraya. Del análisis de la norma en comento, se colige que tratándose de reuniones no presenciales de la junta de socios, asamblea general de accionistas o de junta directiva, a que aluden los artículos 19 y 20 ibídem, las actas correspondientes deberán asentarse en el libro correspondiente, dentro del término allí sealado. iv Ahora bien, al tenor de lo dispuesto en el artículo 131 del Decreto reglamentario 2649 de 1993, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. iv De otra parte, cuando se detenten errores en el asiento de la información consignada en libros, tales como orden cronológico, numeración, inconsistencias o omisiones en las actas, estos errores pueden ser objeto de corrección, con el asiento de un acta posterior firmada por las personas actuantes como presidente y secretario de la reunión, en la que subsane el error cometido, Al respecto, el inciso segundo del artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, establece que Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. El llamado por fuera del texto original. No obstante, tratándose de corrección de simples errores de transcripción, el artículo 132 ejusdem, prevé que éstos se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. Subraya el Despacho. De las normas invocadas, claramente se infiere que si el error consiste en la omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc., estos yerros podrán subsanarse mediante la anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección contrario sensu, otro mecanismo que se podía utilizar para ello, es el indicado es la anulación de los folios, sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. Si el error se trata de una inconsistencia de fondo en los datos consignados en los libros, su corrección deberá efectuarse a través de un acta adicional que en tal sentido elaboren y suscriban las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la respectiva reunión, siempre que, se repite, en el acta originalmente levantada, conste la aprobación de dicha decisión, en caso contrario, se requerirá que el acta adicional sea puesta a consideración del correspondiente órgano correspondiente para su aprobación. En resumen, se tiene lo siguiente: a que tanto las actas del máximo órgano social como de junta directiva, deben asentarse en libro respectivo b que los entes económicos pueden registrar dichas actas en un solo libro, en cuyo caso deberá distinguirse cada acta con el nombre del órgano correspondiente y una numeración sucesiva y continúa para cada uno de ellos c que cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos en la ley o en los estatutos o se incurra en errores de transcripción, para subsanar dichas deficiencias, deberá seguirse el procedimiento sealado en los artículos 131 y 132 del Decreto 2649 ya citado.