AUTORIZACIÓN DEL MINISTERIO DEL TRABAJO EN LA DISMINUCIÓN DEL CAPITAL SOCIAL

OFICIO 220-071167 DE 22 DE JULIO DE 2025 ASUNTO: AUTORIZACIÓN DEL MINISTERIO DEL TRABAJO EN LA DISMINUCIÓN DEL CAPITAL SOCIAL Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta sobre la disminución de capital en los siguientes términos: • “¿Cuál es el documento idóneo para acreditar ante la Superintendencia que la sociedad no cuenta con pasivos externos por prestaciones laborales que impliquen la intervención del Ministerio del Trabajo? • En caso de que sí se cuente con pasivos externos derivados de prestaciones sociales, ¿es necesario esperar la autorización de la Superintendencia de Sociedades para iniciar el trámite ante el Ministerio del Trabajo, o es posible adelantar ambos procesos de manera paralela? Sobre el particular, es preciso señalar que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100- 000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: • ”¿Cuál es el documento idóneo para acreditar ante la Superintendencia que la sociedad no cuenta con pasivos externos por prestaciones laborales que impliquen la intervención del Ministerio del Trabajo” Página | 2 ________________________________________________________________________ Sobre el particular, para demostrar que la sociedad no cuenta con pasivo externo por concepto de prestaciones sociales se deben presentar los estados financieros, razón por la cual estos forman parte de los documentos que deben acompañar la solicitud de autorización de disminución de capital ante la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con numeral 1.6.5 del Capítulo I de la Circular Básica Jurídica de la entidad, el cual es del siguiente tenor: “1.6.5. Estados financieros certificados, correspondientes a las Entidades Empresariales participantes junto con sus notas y acompañados del dictamen del revisor fiscal (si lo hubiere). Para estos efectos, se deberá tener en cuenta lo siguiente: a. La fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital deberá cumplir lo señalado en el numeral 4.2. del capítulo IV de la CBC. b. Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación suscrita por el representante legal, contador y el revisor fiscal (si lo hubiere), de la respectiva Entidad Empresarial, en la que hagan constar la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la persona jurídica o sucursal, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud y en la que además conste que las condiciones descritas del artículo 145 del Código de Comercio se siguen cumpliendo.”1 • “En caso de que sí se cuente con pasivos externos derivados de prestaciones sociales, ¿es necesario esperar la autorización de la Superintendencia de Sociedades para iniciar el trámite ante el Ministerio del Trabajo, o es posible adelantar ambos procesos de manera paralela” 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-000008 de 2022 (julio 12). Asunto: Circular Básica Jurídica. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100000008+de+12+de+julio+de +2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8b4c1d744569d?version=1.3&t=1743207446639 Página | 3 ________________________________________________________________________ Para dar respuesta a esta pregunta se traen a colación los numerales 1.6 y 1.7 del Capítulo I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades: “1.6. Documentación para la solicitud de autorización particular. Se deberá presentar solicitud suscrita por el representante legal o apoderado debidamente constituido, de manera previa al perfeccionamiento de la reforma estatutaria consistente en la disminución de capital. La solicitud se acompañará de los documentos que se enuncian a continuación, salvo que los mismos obren en los archivos de la Entidad, circunstancia que se deberá informar en el escrito de la solicitud, indicando el número de radicación y la fecha: 1.6.1. Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado. 1.6.2. Copia simple de la escritura pública o documento privado de constitución de la Entidad Empresarial. En el caso de sucursales de sociedades extranjeras, copia simple del instrumento de constitución de la sociedad extranjera y de la resolución o acto en que se haya acordado establecer negocios permanentes en Colombia. En caso de que no existan reformas, tal circunstancia deberé constar por escrito en la solicitud. 1.6.3. Documento compilatorio de los estatutos vigentes de la sociedad. En lo que respecta a una sucursal de sociedad extranjera, se deberá remitir copia de todas las reformas al instrumento de constitución de esa sociedad, así como del documento en el que se compilen los estatutos vigentes de la sociedad extranjera, salvo que reposen en la Entidad. En caso de que no existan reformas, tal circunstancia deberá constar por escrito en la mencionada comunicación. Si dichos documentos se encuentran en idioma diferente al castellano, deberán presentarse con la respectiva traducción oficial y/o el requisito de apostilla si a ello hay lugar. 1.6.4. Copia completa autorizada del acta que corresponda a la reunión del máximo órgano social (ver capítulo III de la presente circular), en la que se haya adoptado la decisión de disminuir el capital, acompañada de la convocatoria respectiva cuando sea el caso y en la que además de lo que la ley impone, contenga la constancia que el máximo órgano social fue informado adecuadamente sobre: a. La procedencia de los recursos con los cuales se pretende hacer efectivo reembolso de los aportes. Página | 4 ________________________________________________________________________ b. El efecto que la reducción de capital tendrá en el desarrollo del objeto social de la compañía y en el futuro cumplimiento de sus obligaciones patrimoniales. 1.6.5. Estados financieros certificados, correspondientes a las Entidades Empresariales participantes junto con sus notas y acompañados del dictamen del revisor fiscal (si lo hubiere). Para estos efectos, se deberá tener en cuenta lo siguiente: a. La fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital deberá cumplir lo señalado en el numeral 4.2. del capítulo IV de la CBC. b. Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación suscrita por el representante legal, contador y el revisor fiscal (si lo hubiere), de la respectiva Entidad Empresarial, en la que hagan constar la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la persona jurídica o sucursal, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud y en la que además conste que las condiciones descritas del artículo 145 del Código de Comercio se siguen cumpliendo. 1.6.6. Certificación suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), de la Entidad Empresarial solicitante, en la que se exprese si durante su existencia ha capitalizado la cuenta revalorización del patrimonio o ganancias acumuladas, específicamente en lo que corresponde al efecto de la reclasificación de la cuenta revalorización del patrimonio. En caso afirmativo, deberá indicar los montos capitalizados y la fecha, ya que, por no corresponder el capital proveniente de dicha cuenta a aportes efectivos realizados por los asociados, el mismo no es susceptible de reembolso, salvo al momento de liquidarse la sociedad. (Ver numerales 3.10.1. del capítulo III y 4.7.1. del capítulo IV de la CBC). 1.6.7. Cuando los acreedores sociales hubieren aceptado expresamente la disminución de capital, la entidad empresarial solicitante, como lo establece el artículo 145 del Código de Comercio, deberá acompañar a la solicitud, copia de los escritos en los que los acreedores dejen constancia expresa de tal aceptación. Página | 5 ________________________________________________________________________ 1.6.8. Certificación suscrita por el representante legal y contador o revisor fiscal (si lo hubiere), en la que se deje constancia de la disponibilidad de los recursos con los que se tiene la intención de efectuar el efectivo reembolso de aportes, conforme a lo dispuesto el numeral 4.7.1. del capítulo IV de la CBC. 1.6.9. En relación con las Entidades Empresariales que tengan pensiones a su cargo, copia del cálculo actuarial. Dicho cálculo deberá corresponder al ejercicio contable inmediatamente anterior al que se esté solicitando la autorización de la disminución de capital a la Superintendencia de Sociedades. 1.7. Procedimiento para solemnizar la disminución de capital en caso de autorización particular. Para expedir el acto administrativo que contiene la autorización particular para el perfeccionamiento de la reforma estatutaria de disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.7.1. La Superintendencia de Sociedades revisará que la solicitud se haya acompañado de todos los documentos indicados en este capítulo y en la ley aplicable, necesarios para el inicio del estudio. 1.7.2. En caso de faltar documentación, la Superintendencia de Sociedades procederá a requerir al solicitante para que complete la solicitud. Transcurrido el plazo otorgado sin que se reciba respuesta dará lugar a que se entienda desistido el trámite. 1.7.3. La Superintendencia de Sociedades puede solicitar para su análisis y evaluación, cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de los acreedores y asociados. 1.7.4. Una vez la documentación se encuentre completa, la Superintendencia de Sociedades procederá a su estudio de fondo. 1.7.5. Cuando la Superintendencia de Sociedades haya expedido el acto administrativo donde conste la autorización de la disminución del capital, el solicitante podrá formalizar dicha disminución, según corresponda a cada Entidad Empresarial. En cualquier caso, en el acto donde se formalice dicha reforma deberá aportarse copia o dejarse constancia del cumplimiento de los requisitos que se mencionan a continuación, según sea el caso: Página | 6 ________________________________________________________________________ a. Copia del acto administrativo que contenga la autorización del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en caso de que la Entidad Empresarial, tenga pasivo externo proveniente de prestaciones sociales, como lo establece el último inciso del artículo 145 del Código de Comercio; y b. Constancia escrita del representante legal o apoderado de la solicitante que al momento de llevarse a cabo el acto que formalice la reforma estatutaria, no han cambiado las circunstancias que dieron lugar a la autorización de la Superintendencia conforme a los supuestos previstos en el artículo 145 del Código de Comercio. 1.7.6. El representante legal deberá radicar en la Superintendencia de Sociedades, el certificado de existencia y representación legal donde conste la inscripción del acta contentiva de la disminución de capital, dentro de los 30 días siguientes a la fecha de ejecutoria del acto administrativo que autorizó la disminución de capital. En caso de que haya disminución en la cuenta de la prima de emisión, se deberá allegar copia de los comprobantes de contabilidad mediante los cuales se haga el registro de la disminución de la cuenta mencionada. 1.7.7 La solicitud escrita deberá estar acompañada de los siguientes documentos: a. Copia del acto administrativo a través del cual el Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces haya otorgado su autorización cuando sea procedente y; b. Certificación del revisor fiscal o del contador, según sea el caso, donde conste que a la fecha del acto donde se formalizó la reforma estatutaria, no cambiaron las circunstancias en virtud de las cuales la Superintendencia de Sociedades impartió su autorización. El plazo de 30 días antes mencionado podrá prorrogarse por esta Superintendencia, previa solicitud y cuando se acredite el acaecimiento de circunstancias ajenas a la voluntad del solicitante que hayan impedido adelantar el acto dirigido a formalizar la reforma estatutaria, según corresponda al régimen legal aplicable a la Entidad Empresarial solicitante. La Superintendencia de Sociedades procederá a estudiar la viabilidad de la solicitud y concederá un plazo razonable adicional si así lo estima conveniente. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras se deberá enviar a esta Superintendencia, el documento en el que se acredite que el órgano Página | 7 ________________________________________________________________________ competente adoptó la decisión de disminuir el capital asignado, con la apostilla o legalización a que haya lugar según el país de domicilio, acompañado de la respectiva traducción oficial, según corresponda. Cuando el pasivo externo de la Entidad Empresarial proviniere de prestaciones sociales, la Superintendencia de Sociedades estudiará y aprobará la reforma estatutaria, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en este capítulo. Sin embargo, la inscripción en el registro mercantil de la disminución de capital dependerá de la autorización que profiera el Ministerio del Trabajo.”.2 (Subrayado fuera de texto) De conformidad con las normas citadas, puede concluirse que no existe restricción para llevar de manera paralela el trámite de autorización de disminución de capital ante la Superintendencia de Sociedades y el Ministerio del Trabajo en aquellos casos en que exista pasivo por concepto de prestaciones sociales en una sociedad; sin embargo, debe tenerse en cuenta que no podrá formalizarse la disminución de capital si no se cuenta con el acto administrativo proferido por la referida cartera ministerial. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad. 2 Ibídem