ASAMBLEA DE ACCIONISTAS – ADMINISTRADORES

OFICIO 220-352996 DE 27 DE FEBRERO DE 2025 ASUNTO: ASAMBLEA DE ACCIONISTAS – ADMINISTRADORES Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual presenta consulta en los siguientes términos: “(…) 1. ¿Es válido que en una sociedad anónima se implementen mesas de acreditación antes de instalar las reuniones de Asamblea de Accionistas y estas mesas determinen si es procedente o no la celebración del orden del día, atendiendo que en los estatutos no está establecido ni regulado lo referente a las mesas de acreditación para efectos de determinar la procedencia o no de la viabilidad de la celebración de las reuniones de Asamblea General de accionistas? 2. ¿Qué consecuencias legales se tienen en los casos que los accionistas de una sociedad anónima no permitan que el representante legal ejerza sus funciones e impida, mediante vías de hecho, que el representante legal ejerza los actos propios de su administración para lo que fue designado?? 3. ¿Es viable que un representante legal se abstenga de aplicar y reconocer validez a los libros de accionistas y cuáles serían los casos y las normas que lo facultan para no aplicar los libros de accionistas en el evento de que esto sea posible?¨ Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: 1. ¿Es válido que en una sociedad anónima se implementen mesas de acreditación antes de instalar las reuniones de Asamblea de Accionistas y estas mesas determinen si es procedente o no la celebración del orden del día, atendiendo que en los estatutos no está establecido ni regulado lo referente a las mesas de acreditación para efectos de determinar la procedencia o no de la viabilidad de la celebración de las reuniones de Asamblea General de accionistas? Página | 1 ________________________________________________________________________ En primer lugar, se pone de presente que los numerales 6, 7 y 11 del artículo 110 del Código de Comercio establecen lo siguiente: “Artículo 110. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: (…) 6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad; 7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia; (…) 11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;(…)”(Negrilla y Subraya fuera de texto). A partir de la norma expuesta, es posible identificar que en la escritura de constitución de una sociedad se debe plasmar con claridad y precisión la época y forma de convocar y de constituir la asamblea o la junta de socios. Por lo tanto, el ordenamiento legal societario permite estipular en los estatutos sociales los mecanismos o procedimientos que se deberán tener en cuenta para constituir la reunión del máximo órgano social, verificando, por ejemplo, la convocatoria (medio y antelación), domicilio, lugar, quorum deliberatorio y decisorio, reconocimiento de apoderados y acciones con derecho de voto o sin éste, conforme a los derroteros legales y estatutarios que regulan las asambleas de accionistas. En este sentido, los numerales 3.19 y 3.20 del TITULO IV TOMA DE DECISIONES de la Circular Básica Jurídica 100-000088 del 12 de julio de 2022 de la Superintendencia de sociedades establecen lo siguiente: “3.19. Instalación de las reuniones del máximo órgano social. En toda reunión del máximo órgano social deberá elegirse presidente y secretario. El presidente de la reunión o el representante legal, deberá verificar la calidad de asociado de los participantes y la existencia y permanencia de quórum para deliberar. Si se trata de una sociedad por acciones, se debe acudir al libro de registro de accionistas para constatar que el asociado se encuentre inscrito. Si se trata de sociedades por cuotas o partes de interés, la calidad debe constar en el respectivo certificado de existencia y representación legal. El presidente y secretario o la Página | 2 ________________________________________________________________________ comisión aprobatoria, según corresponda, serán responsables del contenido y veracidad del acta correspondiente. (Ver numeral 3.26.2 del presente capítulo) 3.20. Falta o pérdida del quórum para deliberar en las reuniones del máximo órgano social. En caso de que no concurra el número de socios que integre el quórum deliberatorio o que en el curso de la reunión se pueda constatar que este se ha perdido, no podrá llevarse a cabo o continuar con la reunión, so pena de que las decisiones que allí se tomen se consideren ineficaces. Cuando en el desarrollo de la reunión se pueda constatar que se ha perdido el quórum deliberatorio, deberá dejarse constancia de ello en el acta y el máximo órgano social podrá decidir si suspende la reunión, la termina en el estado en que se encuentre o continúa discutiendo temas bajo la advertencia de que cualquier decisión que se tome a partir de ese momento, podría estar afectada por un vicio de validez. Cuando convocado el respectivo órgano en debida forma, no se pueda efectuar la reunión por falta de quórum, se deberá realizar una reunión de segunda convocatoria no antes de 10 ni después de 30 días hábiles, contados desde la fecha fijada para la reunión fallida en los términos legales y conforme a lo dispuesto en el numeral 3.2.4 del presente capítulo.”. 2. ¿Qué consecuencias legales se tienen en los casos que los accionistas de una sociedad anónima no permitan que el representante legal ejerza sus funciones e impida, mediante vías de hecho, que el representante legal ejerza los actos propios de su administración para lo que fue designado? El artículo 196 del Código de Comercio prescribe lo siguiente: “Artículo 196. La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros.”. La responsabilidad que asume el representante legal de una sociedad frente a la administración de los negocios sociales como de sus bienes, demanda enormes esfuerzos, diligencia, información, cuidado, buena fe, lealtad y compromiso. Frente a eventuales conductas inapropiadas desplegadas por parte de accionistas con el fin de entorpecer el normal desarrollo de las responsabilidades del representante legal, se podrían presentar, entre otras, las siguientes situaciones: Página | 3 ________________________________________________________________________ ➢ El representante legal puede convocar el máximo órgano social y poner en conocimiento cualquier acto que eventualmente este entorpeciendo el normal desarrollo de las funciones de la representación legal en aras de que se adopten los correctivos necesarios a tono con lo previsto por el numerales 5 y 6 del artículo 189 y numeral 3 y 5 del artículo 420 del Código de Comercio. ➢ Formular los denuncios antes las autoridades correspondientes. ➢ Si se reúnen los presupuestos de ley, solicitar investigación administrativa ante la Superintendencia de sociedades con base en lo prescrito por el artículo 152 del Decreto 019 de 2012. así: “ARTÍCULO 152. Medidas administrativas. Modifíquese el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, el cual quedará así: "ARTÍCULO 87. Medidas administrativas. En todo caso en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, siempre que se trate de sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjeras que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior registren activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la adopción de las siguientes medidas: (…) 3. La práctica de investigaciones administrativas cuando se presenten irregularidades o violaciones legales o estatutarias. Para tal efecto, las personas interesadas deberán hacer una relación de los hechos lesivos de la ley o de los estatutos y de los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos. La Superintendencia adelantará la respectiva investigación y de acuerdo con los resultados, decretará las medidas pertinentes según las facultades asignadas en esta ley.(Negrilla fuera de texto) ➢ Sin perjuicio de que se encuentre pactado en los estatutos algún medio particular para dirimir las controversias societarias se podría acudir, mediante demanda judicial, a las facultades jurisdiccionales de la Superintendencia de Sociedades, en los términos del literal b del numeral 5 artículo 24 del Código General del Proceso, el cual es del siguiente tenor: “5. La Superintendencia de Sociedades tendrá facultades jurisdiccionales en materia societaria, referidas a: (…) b) (…), las diferencias que ocurran entre los accionistas, o entre estos y la sociedad o entre estos y sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral.”. (Negrilla fuera de texto) Página | 4 ________________________________________________________________________ ➢ Por último, también se podría optar por presentar una solicitud de conciliación ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Superintendencia de Sociedades. 3. ¿Es viable que un representante legal se abstenga de aplicar y reconocer validez a los libros de accionistas y cuáles serían los casos y las normas que lo facultan para no aplicar los libros de accionistas en el evento de que esto sea posible?¨ El artículo 195 del Código de Comercio prescribe lo siguiente: “Artículo 195. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.”. El libro de registro de accionistas debidamente registrado conforme lo establecen las normas legales, no puede ser desconocido ni restársele validez alguna por causas diferentes a las señaladas en la Ley. No se debe olvidar que los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles, en los términos de los artículos 264 y siguientes del Código General del Proceso, el cual a la letra reza: “Artículo 264. Libros de comercio. Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí. En las demás cuestiones, aun entre comerciantes, solamente harán fe contra quien los lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable. En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas. La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude. Página | 5 ________________________________________________________________________ Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles solo tendrán valor en su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos. Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas: 1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos. 2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión. 3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros. 4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y 5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario Con todo, si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos.” En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Se invita al usuario a consultar en nuestra página WEB www.supersociedades.gov.co los conceptos y normativa emitidos por la entidad, así como la herramienta tecnológica Tesauro. Página | 6