Periodicidad de reunión del máximo órgano social – Consecuencias de su inobservancia – Investigación Administrativa.

ASUNTO: PERIODICIDAD DE REUNIÓN DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL CONSECUENCIAS DE SU INOBSERVANCIA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. Me refiero a su comunicación, remitida a esta entidad por la Superintendencia de Industria y Comercio, radicada con el número 2014-01-080218, donde plantea la siguiente consulta: Soy socia de una empresa limitada en la cual en el transcurso de 2 aos an SIC dado reporte o en su defecto las utilidades ganancias para cada socio sabemos que esta empresa se lucro en el trascurso del 2013 vendiendo cupos y no rinde ningún informe en el transcurso de este tiempo an SIC hecho cambio de representante legal justamente con el fin de obviar temas. Sobre el particular, me permito manifestarle que el texto de su consulta no es claro, pero se infiere que la sociedad de la cual es socia, no ha presentado informes relacionados con su funcionamiento ni ha decretado utilidades pese a que la compaía se lucro en el trascurso del 2013, e igualmente se ha presentado cambio de representante legal. Anotado lo anterior, tenemos que lo planteado apunta a que la sociedad no viene cumpliendo con sus obligaciones legales, en cuanto hace a mantener informados a los asociados sobre el funcionamiento de la compaía, reparto de utilidades, etc. Es pertinente tener en cuenta que la administración de una sociedad, concretamente el representante legal, debe convocar al máximo órgano social a una reunión ordinaria una vez al ao, por lo menos en la época fijada en los estatutos. También se reunirán los asociados de manera extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad que ejerza control sobre la Y es que la reunión ordinaria tiene como propósito fundamental examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. En este orden de ideas, de no haber sido convocada la reunión ordinaria debe dirigirse a la administración, solicitando información al respecto, e igualmente tiene derecho a ejercer su derecho de inspección, o bien personalmente o por su apoderado, en cualquier tiempo artículo 369 ibídem. En dicha inspección bien puede revisar la contabilidad de la compaía, entre los cuales están los estados financieros y le proyecto de distribución de utilidades, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía, en aras de aclarar las dudas que tiene al respecto. Si no fuera convocado, el máximo órgano social se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la sociedad artículo 429 por remisión del artículo 372 idem. Ahora bien, en lo atinente a la no convocatoria del máximo órgano social por parte de las personas obligadas para ello, la ley le concede a los asociados la posibilidad cierta de dirigirse a esta entidad y solicitar la convocatoria de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas, para ello el solicitante o los solicitantes requieren ser representantes de no menos del diez por ciento del capital social y cumplir los requisitos a que alude la parte inicial y el numeral 1 del artículo 152 del Decreto 0019 de 2012. En cuanto al nombramiento o cambio del representante legal, valga anotar que es una facultad que tiene el máximo órgano social o la junta directiva, según lo dispongan los estatutos, el cual una vez realizado el mismo, ajustado a los estatutos y a las normas legales, es plenamente válido. Aquí anotamos que esta entidad no puede entrar a cuestionar una decisión cuando desconoce las razones y procedimientos que se tuvieron para ello. Ahora bien, si como asociada de la compaía objeto de la presente consulta, considera que se vienen presentando irregularidades, puede proceder a solicitar a esta superintendencia la práctica de una investigación administrativa, siempre y cuando reúna los requisitos a que alude el artículo 152, numeral 3 del Decreto 0019 citado. Finalmente, es preciso tener en cuenta que este organismo, cuando lo considere pertinente, puede imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos, conforme lo consagrado en el numeral 3 del artículo 86 de la mencionada ley. No sobra advertir las responsabilidades judiciales indemnizatorias en que puede incurrir el administrador que omita el cumplimiento de sus funciones, para lo cual puede acudir a las instancias judiciales buscando la reparación de los perjuicios ocasionados. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.