CONCORDATO DENTRO DEL TRAMITE LIQUIDATORIO

ASUNTO: CONCORDATO DENTRO DEL TRAMITE LIQUIDATORIO Me refiero a su escrito radicado con el número 2012-01-304186, mediante el cual formula a esta Entidad una consulta sobre algunos aspectos relacionados con la aprobación del concordato dentro del trámite de liquidación obligatoria, en los siguientes términos: 1. Qué pasa con el trámite de liquidación obligatoria al que está avocada la sociedad, si en audiencia pública la mayoría de acreedores aprueba la figura del concordato, que fecha se debe tomar para el cierre de la liquidación 2. Cuándo debe el liquidador proceder a presentar rendición cuentas finales de la liquidación, una vez haya sido aprobado el concordato en la audiencia pública 3. Debe el liquidador presentar el cierre de cuentas una vez se cumpla con el concordato, o cuando la Superintendencia de Sociedades lo ordene mediante auto 4. Para el manejo del archivo por parte del Liquidador, se deben contemplar los cinco 5 años desde la audiencia pública que apruebe el concordato, o desde la fecha en que el despacho le solicite presentación cuentas finales, o cuando sean aprobado el cierre de la liquidación mediante auto 5. Si una vez cumplido el acuerdo concordatario y se observa que en la liquidación queda un sobrante de fondos, los cuales no tienen una definición de que hacer con ellos ya que en el acuerdo no se contemplo. Se pueden estos trasladar al ente que maneja el acuerdo, o sea un fideicomiso, para que sea repartido entre todos los acreedores que quedaron con deudas pendientes Al respecto, me permito manifestarle que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, es función de la Superintendencia de Sociedades la de absolver las consultas de carácter general y abstractas que se le formulen sobre temas de derecho estrictamente societario regulado por la legislación mercantil, y no sobre temas contractuales, jurisdiccionales o procedimentales, y que dicho sea de paso no asesora sobre asuntos particulares como resulta ser el caso planteado. No obstante, lo anterior, este Despacho se permite, a título meramente informativo hacer las siguientes precisiones jurídicas a la luz de la Ley 222 de 1995, la cual a pesar de haber sido derogada parcialmente, se sigue aplicando a las negociaciones de acuerdos de reestructuración, los concordatos y las liquidaciones obligatorias de personas naturales y jurídicas iniciados durante la vigencia del Título II de la mencionada ley artículo 117 de la Ley 1116 de 2006: i Al tenor de lo previsto en el artículo 200 de la Ley 222 de 1995, Ejecutoriada la providencia de calificación y graduación de créditos, el liquidador, el deudor o acreedores representantes de no menos del cincuenta 50 de los créditos reconocidos podrán proponer la celebración de un concordato, para lo cual la Superintendencia de Sociedades, convocará inmediatamente a una audiencia. El llamado es nuestro. ii Por su parte, el artículo 205 ibídem, preceptúa que A partir del traslado de las objeciones y antes de que se termine el trámite liquidatario, el deudor y los acreedores podrán celebrar acuerdo concordatario, el cual deberá someterse a la aprobación de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual se le presentar el escrito contentivo del mismo, suscrito por el deudor y un número de acreedores que representen no menos del sesenta y cinco por ciento 75 de los créditos presentados. El acuerdo una vez aprobado por la Superintendencia se inscribirá en el registro correspondiente. Subraya el Despacho. Del estudio de las normas antes transcritas, se desprende que a pesar de que el deudor ya sea persona natural o jurídica se encuentre adelantando un proceso de liquidación obligatoria, podrán celebrar un acuerdo concordatario en audiencia o por fuera de ella, siempre y cuando el mismo sea aprobado por un número de acreedores que representen no menos del 50 o el 75 de los créditos reconocidos o presentados al proceso, según el caso, el cual deberá ser aprobado por la Superintendencia de Sociedades, e inscribirse en el registro mercantil. iii Ahora bien, una vez se encuentre ejecutoriada la providencia que aprueba el acuerdo, este entra en ejecución, y por ende, el proceso liquidatario termina por sustracción de materia, salvo que en el concordato celebrado dentro del trámite liquidatario, se hubiera adoptado entre otras medidas, la de suspender temporalmente el trámite liquidatario, en cuyo caso, éste quedaría en suspenso hasta tanto se diera estricto cumplimiento al acuerdo concordatario celebrado entre las partes, lo que de no así, ello conllevaría a la reanudación del proceso liquidatario. Sin embargo, cuando se trate de personas jurídicas, dentro de las modalidades de arreglo aprobadas, se podrá prever que la causal de disolución originada en la apertura del trámite liquidatario, quede sin efectos, con lo cual se entenderá que no hubo solución de continuidad artículo 202 ídem. iv De otro lado, se observa que el artículo 45 op. cit., dispone que los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando lo exija el órgano social que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerá de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales. v Acorde con lo anterior, el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, señala que el liquidador, al término de su gestión y anualmente, a más tardar el 31 de marzo de cada año deberá rendir cuentas comprobadas de su gestión, para tal efecto presentará: 1 Estados de liquidación, junto con sus notas 2 Estados financieros básicos, junto con sus notas y 3 Memoria detallada de las actividades realizadas durante el período. Los estados mencionados, deberán ser certificados por el liquidador, un contador público y el revisor fiscal, si lo hubiere, y se prepararán y presentarán de acuerdo con las normas reglamentarias. De las normas antes mencionadas, se colige que los administradores, entre los cuales se encuentra el liquidador, deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión en las fechas allí establecidas, es decir, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro o más tardar el 31 de marzo de cada año, para cuyo efecto deberá allegar los documentos a que alude el artículo 168 ya citado. vi De otra parte, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 ibídem, cumplido el acuerdo concordatario, la Superintendencia de Sociedades así lo declarará mediante providencia que se inscribirá en la cámara de comercio o en la oficina correspondiente y contra la cual sólo procederá recurso de reposición. Desde luego, que, para tal efecto, esto declarar cumplido el concordato, el deudor debe acreditar ante este Organismo que la totalidad de los créditos reconocidos y admitidos fueron pagados en la forma, términos y condiciones allí estipuladas. vii El Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, establece en su artículo 134 referente a la conservación y destrucción de los libros que, los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte 20 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez 10 años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e término de cinco 5 años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos. Del análisis de la aludida disposición, se tiene que los documentos que deben conservarse podrán destruirse después de veinte años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o a los diez años siempre y cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico. Tratándose de sociedades en liquidación, los libros y papeles deben conservarse por un término de cinco años. Sin embargo, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, modificó el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en el sentido de que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. En el caso, de las liquidaciones obligatoria, se debe tener en cuenta que, si bien el legislador no señaló un término específico para la conservación de los libros y papeles del deudor concursado, no es menos cierto que ante dicha omisión se debe aplicar por analogía el artículo 134 ya referido, en lo pertinente, es decir, que tales documentos deben conservarse por cinco 5 años contados a partir de la aprobación de la redención final de cuentas presentadas por el liquidador.