220-43760, Ref: Reuniones de la asamblea general de accionistas

Ref: Reuniones de la asamblea general de accionistas Me refiero a su comunicación radicada el pasado 4 de junio con el número 285.584-0. mediante la cual se sirvió consultar a este Despacho los siguientes aspectos: 1.Si está representada la totalidad de las acciones suscritas, se puede reunir la Asamblea Ordinaria en un sitio diferente al domicilio social y aprobar o desaprobar los balances de fin de ejercicio y demás temas propios de este tipo de reunión 2.Si los accionistas una vez recibida la citación para la reunión ordinaria, deciden que se de aplicación al artículo 20 de la Ley 22 de 1995 y que se tomen por escrito de todos ellos las decisiones en los términos prescritos por esa ley se podría prescindir de la celebración de la asamblea ordinaria Al respecto resulta procedente hacer unas consideraciones previas acerca de las denominadas reuniones ordinarias, a la luz de las disposiciones legales pertinentes. Según lo dispuesto por el artículo 181 del Código de Comercio, que clasifica en dos las reuniones del máximo órgano social, ordinarias unas y extraordinarias las otras, los socios de toda compaía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al ao, por lo menos, en la época fijada en los estatutos, teniendo en cuenta la regla general del artículo 186 ibídem, de acuerdo con la cual las reuniones cualquiera que sea su carácter, deben realizarse en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto a convocación y quórum, so pena de resultar ineficaces las decisiones adoptadas en contravención a tales exigencias. A propósito de esos requisitos el artículo 182 ibídem advierte, que la junta de socios o la asamblea podrá reunirse vlidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. A su turno el artículo 422 del Código citado, aplicable a las sociedades anónimas establece que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, con el objeto de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del ltimo ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Para ese efecto agrega la norma, los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión, precepto que se compagina con el contenido en el inciso segundo del artculo 424 el cual determina que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación y que ha de interpretarse en concordancia con el artículo 447 del código citado y ahora con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 que regulan específicamente el derecho de inspección, sus alcances y cobertura. Por su parte el parágrafo del artculo 187 del mismo Código que hace una enunciación general de las funciones que le corresponde cumplir al máximo órgano social, enunciación que naturalmente comprende las relacionadas en la norma antes citada, expresa que todas ellas, así como las demás funciones que se sealen en los estatutos o las leyes, podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa. De las disposiciones citadas se infieren varias conclusiones, entre ellas, que el legislador reconoce expresamente dos tipos regulares de reuniones independientemente de la forma no presencial que contempla el artculo 19 de la ley 222 de 1995 siendo por exclusión extraordinarias, todas las que no tienen el carácter de ordinarias, carácter este que obedece tanto a la época de su celebración como al temario que en ellas se ha de tratar, siendo el punto primordial del mismo, la consideración de las cuentas y el balance del ultimo ejercicio y la correspondiente distribución de utilidades, e igualmente que el cumplimiento de esta función lleva ineludiblemente consigo el ejercicio del derecho de inspección, con sujeción a las reglas para ese efecto establecidas, lo que de suyo impone a los administradores el deber de permitirlo en los términos que prevén los estatutos y la ley, además de que para la debida conformación y funcionamiento de la asamblea en este tipo de reuniones ha de estarse a lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto lugar, convocatoria y quórum artículo 186. Por otra parte es claro que conforme a lo dispuesto en el artculo 182 ibídem, el requisito de la convocatoria puede obviarse en cualquier caso cuando quiera que se halle representada la totalidad de los asociados, evento en el cual la reunión que por razón de esa circunstancia ha denominado la doctrina universal puede llevarse a cabo en todo tiempo y lugar, sea dentro o fuera del domicilio y aun en un país extranjero y en ella pueden tomarse a discreción de los asociados todas sin excepción, las decisiones que sean de competencia del máximo órgano social, sin perder de vista desde luego la mayoría decisoria que para cada cual corresponda as como las demás condiciones que en particular imponga la ley. En este orden de ideas me permito exponer la opinión de este Despacho frente a los interrogantes planteados: 1. Es indudable que si la totalidad de los asociados en un momento dado resuelven constituirse en asamblea general, bien pueden haciendo uso de las prerrogativas que reconoce la ley en virtud de la universalidad, realizar la reunión en el sitio que a bien tengan con el fin de tratar los temas que estimen necesarios y en ese orden, adoptar algunas o todas las decisiones que seran objeto del temario propio de la reunión ordinaria, incluida la aprobación del balance de fin de ejercicio, puesto que según los preceptos antes consultados ley no hizo al respecto ninguna distinción. Sin embargo en lo que tiene que ver con la aprobación del balance es preciso tener en cuenta como antes se anotó, que esa función supone el ejercicio previo por parte de los accionistas del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad en los términos a que aluden los artículos 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222, para lo cual éstos deben ser puestos a su disposición durante los quince días hábiles que preceden a la reunión en que el mismo haya de ser aprobado, so pena de una parte de resultar viciada la decisión tomada sin observancia de ese requisito y de otra, de las sanciones que por ese hecho proceden contra los administradores y el revisor fiscal. En consecuencia si bien es cierto que nada obsta para que pueda en esas circunstancias aprobarse el balance, no lo es menos que para prescindir del derecho de inspección, el cual radica individualmente en cabeza de todos y cada uno de los accionistas, se requiere la renuncia explícita por parte de la totalidad de los mismos, lo cual implica que en ese caso el balance solo se entenderá aprobado cuando la decisión sea adoptada unánimemente, pues es obvio que en ese evento todos han hecho dejación de ese derecho, o lo que es equivalente, que consideran suficiente el examen de los libros y papeles que hayan realizado en el curso de la misma reunión. Por ende si se presenta siquiera uno de los accionistas, cualquiera sea el nmero de acciones de que sea titular, que se oponga a la aprobación porque estime pertinente para ese fin hacer exigible el derecho de inspección que le asiste en los términos de la ley, no podrá darse curso a dicha decisión, sin perjuicio de las demás que se adopten con el voto favorable de la mayoría que para cada cual corresponda, en cuyo caso los administradores deberán proceder de conformidad, dando cumplimiento a los requisitos propios de la reunión que haya de convocarse para someter a consideración del máximo órgano social el balance. 2.De acuerdo con los términos establecidos en el artculo 20 de la Ley 222 de 1995, serán vlidas las decisiones del máximo órgano social así como de la junta directiva, cuando todos los socios o miembros, por escrito expresen el sentido de su voto. En ese evento, la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación, o de los miembros de la junta directiva según el caso. Cuando los participantes hayan expresado el sentido de su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en el término máximo de un mes contado a partir de la primera comunicación. Analizada la norma para los fines que conciernen al interrogante formulado, se puede claramente observar que el mecanismo es viable sin excepción de ninguna naturaleza para la adopción de cualquier determinación que le competa a la asamblea general de accionistas, para lo cual indefectiblemente se requiere en primer lugar que la totalidad de los accionistas participen expresando por escrito y dentro de la debida oportunidad el sentido de su voto, cualquiera sea ste es decir que haya manifestación unánime respecto a la decisión por tomar y en segundo lugar, para que sea vlida la determinación en particular, es preciso que se cuente con la aprobación de accionistas que representen la mayoría decisoria que en cada caso se requiera, según lo que dispongan los estatutos y la ley. De ahí que como ya quedó visto antes, los asuntos que son materia del temario de las reuniones ordinarias, no son exclusivos de ese tipo de reuniones y así mismo que el legislador no consagró excepción alguna en torno a las decisiones susceptibles de ser adoptadas a través del mecanismo que contempla el citado artculo 20 de la Ley 222, es dable colegir que bien pueden tomarse a través del mismo algunas e incluso todas, las determinaciones que en aquellas habrían de tratarse, bien sea que como en la hipótesis a que usted alude se hubiera efectuado con anterioridad la convocatoria para la reunión ordinaria y los accionistas unánimemente acuerden en lugar de constituirse en reunión de asamblea, acudir a ese procedimiento, o bien, porque sin mediar citación para ese efecto, espontnea y casualmente todos lo consideren propicio y se cumplan en relación con todas y cada una de las decisiones las condiciones a que el procedimiento está supeditado, así como las demás reglas que legal y estatutariamente correspondan en razón a la naturaleza de cada decisión en particular. En ese supuesto habrá de tenerse en cuenta el aspecto que fue ya tratado en relación con la aprobación del balance, sin que sea posible perder de vista que en todo caso es esa una función condicionada al ejercicio del derecho de inspección, razón por la cual si el mismo no se ha permitido antes de que los accionistas pretendan expresar en torno a su aprobación o improbación el sentido de su voto en los términos y bajo las reglas que al efecto fija la ley, sería indispensable conforme atrás se expuso, que la decisión de aprobarlo contara con el voto favorable de la totalidad de los accionistas. Situación semejante se presentaría en tratándose de la elección de la junta directiva y cualquier otro cuerpo colegiado, toda vez que esa determinación en condiciones normales implicaría la necesidad de efectuar la elección aplicando el sistema del cuociente electoral en la forma que determina el artculo 197 del Código de Comercio, el cual no procedería cuando para ese fin se emplee el mecanismo del voto por escrito, requisito que solo puede obviarse cuando la determinación sea tomada por unanimidad.