Transformación de sociedad del Código de Comercio en Sociedad por Acciones

Asunto: Transformación de sociedad del Código de Comercio en Sociedad por Acciones Simplificada Ley 1258 de 2008 Requisitos y formalidades Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-064915, por medio del cual formula algunos interrogantes relacionados con los requisitos y formalidades que se necesitan para que una sociedad comercial de las reguladas en el Código de Comercio, se transforme en Sociedad por Acciones Simplificada. Sobre el particular, resulta pertinente en primer término traer a colación lo que respecto de la transformación de una sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, expresó esta Superintendencia mediante Oficio 220-038130 del 6 de febrero de 2009, a saber: 5. En punto de las formalidades y requisitos necesarios para la transformación de una sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, es de anotar que con excepción de las particularidades indicadas para tal fin en el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, relativas al documento de transformación y al quórum decisorio, se aplicarán las disposiciones del Código de Comercio y de la Ley 222 de 1995. Así, para la transformación se habrán de observar los requisitos de publicidad y convocatoria previstos en el artículo 13 de la Ley 222 de 1995, de tal suerte que se debe convocar a reunión del máximo órgano social con quince días hábiles de antelación, indicando en el escrito de convocatoria que el tema a tratar es el de la transformación, sin necesidad de hacer referencia al derecho de retiro por el motivo contemplado mas adelante. Durante dicho plazo se mantendrán a disposición de los asociados las bases de la transformación en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad en el domicilio principal. Para efectos de la comentada reforma, además del documento privado de transformación a que alude el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, y que dicho sea de paso debe contemplar los estatutos del nuevo tipo de sociedad, se debe preparar un balance extraordinario, cuya periodicidad no puede ser inferior a un mes a la fecha de la aprobación por parte del máximo órgano social de la transformación del ente económico, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 170 del Código de Comercio y 29 del Decreto 2649 de 1993 Oficio 115- 021649 del 19 de febrero de 2008. Ahora bien, la decisión de transformación conforme lo señala el artículo 31 de la tantas veces citada Ley 1258, debe adoptarse por unanimidad de los asociados titulares de la totalidad de las acciones suscritas. Esta circunstancia imposibilita la aplicación de las normas sobre derecho de retiro consagradas en la Ley 222 de 1995, si consideramos que uno de los presupuestos para ejercer el comentado derecho es que el mismo lo adelanten los socios ausentes o disidentes, según lo reglado en el artículo 12 de la citada ley. En efecto, si el requisito en cuanto al quórum decisorio para adoptar la transformación de sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, es que dicha reforma sea aprobada por unanimidad de los accionistas que conforman el cien por ciento del capital suscrito, no hay lugar de manera alguna a que existan socios ausentes o disidentes, lo cual excluye la operancia del llamado derecho de retiro, y de allí que tal como arriba se manifestó, en la convocatoria a la asamblea de accionistas no se tenga que incluir el punto relativo al referido derecho. Finalmente, aprobada la transformación en las condiciones enunciadas, el documento privado contentivo de la determinación del máximo órgano social ha de inscribirse en el registro mercantil del domicilio principal de la sociedad y en aquellos domicilios donde esta cuente con establecimientos de comercio. Teniendo en cuenta el anterior pronunciamiento, el cual resulta aplicable para la transformación de cualquier clase de sociedad comercial en Sociedad por Acciones Simplificada, se procede a dar respuesta a sus interrogantes en el mismo orden en que fueron planteados. Se requiere la aprobación de una balance general para la transformación de una sociedad cualquiera en sociedad por acciones simplificada. Tal como se indicó en el concepto transcrito, para la transformación de una sociedad comercial en Sociedad por Acciones Simplificada, se debe preparar un balance extraordinario, cuya periodicidad no puede ser anterior a un mes a la fecha de la consideración por parte del máximo órgano social de la transformación del ente económico, balance que debe ser aprobado por dicho órgano, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 170 del Código de Comercio y 29 del Decreto 2649 de 1993 Oficio 115-021649 del 19 de febrero de 2008. Una vez aprobada la transformación de una sociedad en sociedad por acciones simplificada en los términos del artículo 31 de la Ley 1258 de 2008 qué documento privado debe inscribirse en el registro mercantil. Copia autorizada del acta del máximo órgano social en que se aprobó la reunión con la firma autenticada de quien la autoriza Un documento suscrito por el representante legal de la sociedad que se transforma con su firma autenticada. Un documento suscrito por todos los accionistas de la sociedad que se transforma con sus firmas autenticadas. Para absolver estos cuestionamientos, es preciso poner de presente que la transformación de una sociedad comercial en Sociedad por Acciones Simplificada comporta una reforma de estatutos, la cual debe ser adoptada por la asamblea o junta de socios, plasmada en un acta de máximo órgano social, y cuyo documento privado debe ser inscrito en el registro mercantil por parte del representante legal artículos 162, 187 Num.1, 189, 166 Par. y 196 Inc. 2 C.Co. Sentado lo anterior, se ha de señalar que para la transformación a la que se ha venido haciendo referencia, se requiere de un documento privado que de cuenta de la adopción de dicha reforma, el cual debe estar acompañado de copia autorizada del acta en donde conste la decisión unánime de todos los socios o accionistas de transformar la sociedad respectiva en Sociedad por Acciones Simplificada, de los estatutos de esta nueva clase de sociedad, así como del balance extraordinario base de la operación. Aquí vale la pena anotar que en lo que a la copia autorizada del acta se refiere, la firma de quienes la autorizan, esto es, el secretario o algún representante de la sociedad, no debe ser autenticada, pues ni el artículo 189 del estatuto Mercantil ni el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008 contemplan tal requisito. Ahora bien, dicho documento privado no necesita ser firmado por todos los asociados, ya que de una parte la manifestación de voluntad de estos en el sentido de aprobar por unanimidad la transformación en Sociedad por Acciones Simplificada, queda consignada en un acta elaborada y aprobada con todos los requisitos legales artículo 189 C.Co, y que de otra a quien compete la formalidad del registro del mencionado documento es al representante legal, por tratarse de una reforma estatutaria y por ser dicho administrador el que como su nombre lo indica representa a la sociedad frente a terceros artículos 166 Par. y 196 Inc. 2 Ibídem. De allí que el documento solo deba ser suscrito por el representante legal, sin que tampoco se requiera que su firma deba ser autenticada, pues tal exigencia no fue contemplada por el artículo 31 de la Ley 1258 citada. En caso de requerirse la aprobación del balance general debe inscribirse copia del mismo en el registro mercantil junto con el documento privado de transformación. En este punto se ha de manifestar que efectuando una interpretación armónica de los artículos 170 del Código de Comercio y 31 de la Ley 1258 de 2008, en la transformación de una sociedad comercial tradicional en Sociedad por Acciones Simplificada, el balance que sirve de base de la comentada operación debe acompañarse al documento privado e inscribirse en el registro mercantil. Dicho en otras palabras, si el citado artículo 170 dispone que a la escritura pública se debe insertar el referido estado financiero, tal previsión ha de ser entendida en el sentido de que al documento privado de transformación le debe ser anexado el balance, si se tiene en cuenta que el artículo 31 de la mencionada ley determina que la transformación de cualquier tipo de compañía en sociedad por acciones simplificada se realiza a través de documento privado. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.