Precisiones sobre la información contenida en la página web en el sistema de prevención de lavado de activos y financiación al terrorismo.

REF: PRECISIONES SOBRE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA PÁGINA WEB EN EL SISTEMA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN AL TERRORISMO. Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las siguientes inquietudes: 1. Es obligatoria la consulta del SIRI para las empresas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, obligadas a implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SGRLAFT 2. Está permitida la consulta del SIRI para las empresas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades obligadas a implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRLAFT 3. Una empresa vigilada por la Superintendencia de Sociedades y obligada a implementar el SAGRLAFT, podría ser sancionada por consultar el SIRI Sobre el particular se reitera que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Al respecto, es necesario recordar que la Circular Básica Jurídica 100 000005 del 22 de noviembre de 2017, en el Capítulo X, literal E, seala: La debida diligencia en el conocimiento de los clientes y demás Contrapartes, deberá ser implementada de acuerdo con las necesidades propias de cada Empresa, es decir, teniendo en cuenta su operación, tamao, actividad económica, forma de comercialización, áreas geográficas donde opera y demás características particulares. En todo caso, se deberá disponer de todos los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento e los clientes y demás Contrapartes, para prevenir y gestionar el Riesgo de LAFT. Esto incluye el adecuado conocimiento de los mercados en que operan y de las actividades que desarrollan las Contrapartes, así como el conocimiento de los Beneficiarios Reales yo controlantes de las respectivas Contrapartes, por medio de las herramientas de que disponga. La definición de los riesgos propios de la Empresa y la identificación de las fuentes de los riesgos, le permitirán a ésta establecer las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y la prioridad con que se deben conocer e identificar los clientes y demás Contrapartes. El monitoreo a los clientes y demás Contrapares deberán hacerse con la periodicidad y regularidad establecidas por la Empresa Obligada y no sólo en el momento de su vinculación. Para estos efectos se recomienda consultar, entre otras, las bases de datos o sistemas de consulta que aparecen en la página WEB de la Superintendencia de Sociedades, en el siguiente vínculo: https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecinformespublicaciones lavadoactivosPaginasdefault.aspx. Así mismo, el artículo 1 de la Ley 1238 de 2008, seala que la Procuraduría General de la Nación garantizará de manera gratuita la disponibilidad permanente de la información electrónica sobre Certificación de Antecedentes Disciplinarios para ser consultados por el interesado o por terceros a través de la página web de la entidad y los mismos gozarán de plena validez y legitimidad. Ahora bien, el artículo 323 del Código Penal colombiano dispone que el que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez 10 a treinta 30 aos y multa de mil 1.000 a cincuenta mil 50.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Igualmente, ha determinado ésta Superintendencia así como la Unidad de Información y Análisis Financiero, que uno de los riesgos inherentes al delito antes descrito es el riesgo de contagio que corresponde a la posibilidad de que la entidad pueda sufrir una afectación reputaciones, legal o económica a causa de la acción propia de una empresa relacionada o asociada a ella. Por lo anterior, la debida diligencia en el conocimiento de los clientes y demás Contrapartes, cobra mayor importancia, y por ello, todo esfuerzo correspondiente a minimizar el riesgo de contagiarse, será en pro de la sociedad y del cumplimiento irrestricto de las funciones del Oficial de Cumplimiento1: i. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema. ii. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sistema. iii. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación. iv. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. v. Certificaran en la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capitulo X, según lo requiera esta entidad de supervisión. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo de LAFT. Disear las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo de LAFT que formarán parte del Sistema: vi. Realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe, en los términos de este Capítulo X.2 Así las cosas, es de indicarle al consultante que frente a la primera inquietud, las normas en materia no indican que sea obligatoria la consulta de antecedentes disciplinarios en el Sistema de Registro de Sanciones y Causas de la Procuraduría General de la Nación, sin embargo frente a la debida diligencia que debe guardar la empresa y sobre todo el Oficial de Cumplimiento, este debe obtener la mayor cantidad de información disponible con el fin de minimizar el riesgo de la entidad y consecuentemente salvaguardar la responsabilidad correspondiente. Así mismo, frente a la segunda inquietud, en efecto estará permitida la consulta en el SIRI para las empresas vigiladas por ésta Superintendencia, pues este es un sistema de información que obliga la ley a la Procuraduría General de la Nación, tener a disposición de los usuarios. 1 Conocimiento de los clientes: Cuando la comercialización de los productos no permita con facilidad y eficiencia la identificación plena del cliente, como en el caso de las ventas masivas, se recomienda concentrar los esfuerzos de conocimiento del cliente en las personas naturales o jurídicas con las que se celebren negocios que puedan ser considerados operaciones inusuales o que estén por fuera del giro ordinario de los negocios de la Empresa. Dentro de las actividades básicas que se deben adelantar con miras a lograr el conocimiento del cliente, y siempre que la naturaleza de la operación y actividad así lo permita, se encuentran, a manera de ejemplo las siguientes: i Conocer por cualquier medio legal el origen de los recursos ii Verificar la identidad del cliente iii Verificar y confirmar sus datos de contacto, su actividad económica y iv Solicitar cualquier documentación adicional que se considere pertinente. La información su ministrada por el cliente, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente documentadas, con fecha y hora, a fin de que se acredite la debida y oportuna diligencia por parte de la Empresa Obligada. Superintendencia de Sociedades Grupo de Bunas Prácticas y Pedagogía Empresarial. ABC DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. En Línea. Disponible en: 2 12122019. 2 Superintendencia de Sociedades. Circular Básica Jurídica No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2019. En Línea. Disponible en: 12122019. Por último, la Ley 1238 de 2008, permite que la base de datos y por tanto la expedición de los certificados del Registro de la Procuraduría General de la Nación sean consultados por entidades públicas y privadas, razón por la cual, no estando prohibido, no podría haber sanción alguna al respecto. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.