DEL SUMINISTRO DE LA INFORMACION CONTABLE

ASUNTO: DEL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. Me refiero a su escrito radicado con el número 2009-01-173012, por medio el cual consulta si la información contable remitida a esta Entidad debe ser igual a la reportada a la DIAN y Cámara de Comercio. Igualmente pregunta, si en un proceso licitatorio es factible que los demás proponentes y la entidad contratante nos solicite información sobre el particular. Sobre el particular, me permito manifestarle que teniendo en cuenta que del fondo de las preguntas resultan varios temas, a ellos haremos referencia. Dentro de las obligaciones que la ley le asigna a todo comerciante, esta la de llevar la contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales artículo 19 numeral 3 del Código de Comercio, disposición que se encuentra en consonancia con el artículo 48 de la misma codificación al conminarlo a conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo a las disposiciones y demás normas que sobre la materia existan. El Decreto 2649 de 1993 Por medio de la cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, se ocupó de hacer una compilación de las disposiciones contables vigentes hasta esa fecha en nuestro país y derogó íntegramente aquellas que le fueran contrarias. Así, su artículo 1 dispuso que los principios de contabilidad generalmente aceptados, aluden al conjunto de conceptos y reglas básicas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Por ello, dentro de las cualidades que debe tener la información contable esta la de ser útil pertinente y confiable y comparable preparada sobre bases uniformes y ciertas, comoquiera que los recursos y hechos económicos a que se refieren, deben ser reconocidos y revelados conforme a su esencia o realidad económica, y no únicamente por su forma legal. Es decir, solo se pueden reconocer los hechos económicos realizados, o lo que es igual, aquellos susceptibles de comprobación, y que tienen como consecuencia transacciones o eventos pasados, internos o externos, los cuales conducen a la sociedad a obtener un beneficio activo, o un sacrificio económico pasivo. Por su parte, la revelación, valga decir su conocimiento, tiene que ser resumida y completa, de forma tal que permita comprender y evaluar correctamente la situación financiera, los cambios del patrimonio, el resultado de las operaciones del ente económico y su capacidad para generar flujos, lo cual viene a lograrse a través de los estados financieros de propósito general, de sus notas, de la información suplementaria y otras declaraciones como el de los administradores sobre la situación económica y financiera de la sociedad, y sobre lo adecuado de su control interno. Lo anterior para anotar, que si bien es cierto la contabilidad es una disciplina con fundamento técnico-científico que busca traducir los hechos económicos en los estados financieros para reflejar su razonabilidad, también lo es que las cualidades mínimas que ella debe contener han de satisfacer adecuadamente sus objetivos. En otras palabras, la contabilidad debe representar fielmente los hechos económicos, por cuanto al hacerse bajo la responsabilidad de los administradores artículo 19 del Decreto 2649, los estados financieros son el medio principal para suministrar información contable a terceros, socios y al Estado en cumplimiento de un requerimiento legal. Se suma a lo dicho el Decreto 2650 de 1993 Plan Único de Cuentas PUC, cuyo contenido son precisamente las cuentas en el que deben aparecer reflejadas las distintas operaciones de los libros oficiales de la compañía, en orden a que sus estados financieros tengan validez. En resumen, la contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial del ente económico, de suerte que con él se refleje la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios arts. 48 y SS. del C. Cío y 774 del Estatuto Tributario. Por su parte, el artículo 43 1 de la Ley 222 de 1995, norma que se ubica en el capítulo 6 referente a los estados financieros establece que Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes a sabiendas: 1. Suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad. 2. Ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas . 1 Ver sentencias de la Corte Constitucional C-434 y 966 de 1996 y 2000, respectivamente. Igualmente observar los artículos del Código Penal 289, 446 y 474 En este orden de ideas, y a efectos de responder los interrogantes formulados, debemos anotar que dependiendo de las entidades a las que alude en su escrito, y si bien la estructura contable es igual pues se soporta en los mismos principios, los fines que persiguen aquellas difieren al mirar el objeto que cada una de ellas persigue. Por lo tanto: Al ser deber de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad artículo 632 del Estatuto Tributario, a los libros de contabilidad lo deben acompañar junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, y la misma debe ser puesta a disposición de la Administración de Impuestos cuando lo requiera so pena de la aplicación del indicio en su contra. De otro lado, la información solicitada sirve de base para la realización de estudios y cruces necesarios para el debido control de los tributos, por lo que comprende tanto la fiscal como la contable artículo 631 del Estatuto Tributario. En lo que respecta a la suministrada por los comerciantes a las Cámaras de Comercio, éstas deben extractar diferentes datos que permitan realizar estudios para reportar a otras entidades del Estado, como es el caso de la Superintendencia de Industria y Comercio. Además, mientras el artículo 624 del estatuto tributario impone obligaciones a las Cámaras de Comercio de remitir información para control tributario relacionada con la creación o liquidación de sociedades lo mismo que del capital aportado por cada uno de los socios en el caso de creación, la Resolución No. 1012 de 1981 de la Superintendencia de Industria y Comercio obliga a las Cámaras de Comercio a cumplir con la función de dar noticia del registro mercantil a través de la publicación del Anuario Empresarial de Colombia . Y aquella información contable entregada a esta entidad por parte de las sociedades vigiladas y controladas, a las que suman las inspeccionadas a las cuales se les solicita, la función tiene como objeto principal la de garantizar que el análisis financiero sea útil y ajustado a la realidad de la empresa en orden a prestar ayuda a través de las alertas que de la misma se deriven. En lo concerniente a si en un proceso licitatorio, los proponentes y la misma entidad contratante puede solicitar información a esta Superintendencia, es preciso anotar que la información que reposa en la Entidad es pública, salvo que revista el carácter de reservada, en cuyo caso no puede ser conocida sino por las partes que intervinieron en la actuación amparada por la reserva o a solicitud de las autoridades judiciales, tributarias y entidades que ejerzan inspección, vigilancia e intervención del Estado artículo 15 Superior. Para finalizar, la respuesta a la tercera pregunta se encuentra incita en lo hasta aquí señalado, restando solamente indicarle que el administrador, entre otros deberes, debe acatar la ley y los estatutos de la compañía, so pena de hacerse responsable por su violación artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995. Es estos términos se da respuesta a su consulta, anotándole que los efectos del presente pronunciamiento son los consagrados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.