Derecho De Inspeccion En Una Sociedad Limitada

ASUNTO: DERECHO DE INSPECCION EN UNA SOCIEDAD LIMITADA Me refiero a su escrito radicado con el número 2009- 01- 051720, mediante el cual formula a esta Entidad una consulta sobre varios aspectos relacionados con el derecho de inspección en una sociedad limitada, en los siguientes términos: 1.- En una sociedad limitada LTDA en especial y en cualquier tipo societario en general, puede el administrador exigir a los socios que para el ejercicio del Derecho de Inspección deban manifestar por escrito que hacen uso de tal derecho, que el escrito sea presentado con determinada antelación ejemplo con dos 2 días de antelación e indicando qué documentos quieren consultar 2.- Igualmente puede el administrador disponer que una persona de la empresa supervise o vigile los documentos que van a ser consultados 3.- Adicionalmente el administrador puede negar el acceso a los socios a los documentos contables de la empresa aduciendo que no está el contador para que los muestre o que no sabe dónde están los documentos y que por tanto es necesario esperar a que esté el contador 4.- Bajo las anteriores hipótesis, el administrador estará incurso en las sanciones previstas en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 Al respecto, entra el Despacho a resolver sus inquietudes en el mismo orden en que fueron planteadas: 1.- De conformidad con lo dispuesto en el artículo 369 del Código de Comercio, Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía . El llamado es nuestro. Del estudio de la norma ante transcripta se desprende: i que los socios de una sociedad de responsabilidad limitada pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo, es decir, en el momento en que el asociado así lo considere conveniente, lo cual significa que dicho derecho no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en las sociedades anónimas ii que este derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, esto es, que al titular del derecho es a quien le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona para tal fin y iii que el examen lo puede hacer sobre los libros y documentos de la compaía. Como se puede apreciar, el legislador no reglamento la forma como se debía ejercer el aludido derecho, v. gr., que la manifestación para hacer uso del mismo deba hacerse por escrito que éste sea presentado con determinada antelación que se debe indicar los documentos que van a ser consultados, etc., simplemente estableció una pautas generales para el ejercicio de aquel. Lo anterior, no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en este tipo sociedades se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues, como es sabido, éste no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compaía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados. Ahora bien, es de observar que el derecho de inspección no tiene el carácter de absoluto e ilimitado, toda vez que en ningún caso este derecho se puede extender a documentos que versen sobre secretos industriales o a datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad inciso primero del artículo 48 de la Ley 222 de 1995. 2.- Al tenor de lo dispuesto en el artículo 66 del Estatuto Mercantil, El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente la subraya por fuera del texto original, norma aplicable por analogía al examen de los documentos. Del estudio de la disposición antes citada, se colige, de un lado, que el examen de los libros y papeles del comerciante, para el caso que nos ocupa, los libros y documentos de la sociedad de responsabilidad limitada, debe llevarse a cabo en el domicilio principal de ésta, incluido el derecho de inspección que le asiste a sus asociados, y de otro, que dicho examen debe hacerse con la presencia del comerciante o de la persona que lo represente, esto es, tratándose de una sociedad comercial, del representante legal o de la persona que este delegue para tal efecto, esto último, a juicio de esta entidad, con el fin de evitar que se sustraigan documentos o verificar que la entrega de los mismos se haga de conformidad con los que fueron puestos a disposición del asociado s. 3.- El hecho que no esté el contador de la compaía o que el representante legal de ésta desconozca donde están los libros y documentos de la misma, no es óbice para que dicho representante pueda permitir a los asociados el ejercicio del derecho de inspección sobre aquellos, pues, tal como quedó expuesto, el derecho de inspección debe ser ejercido única y exclusivamente en el lugar donde funcionen las oficinas de administración del domicilio principal de la sociedad, y en tal virtud, el gerente de la sociedad, no puede sustraerse a la obligación de poner a disposición de los interesados los documentos sociales respectivos, so pena de hacerse acreedor a la sanción prevista en la ley. Es de advertir que es deber de los administradores tener a disposición de los asociados en forma permanente los libros y demás documentos que seale la ley, en otras palabras, dicha información debe encontrarse disponible al momento en que cualquiera de ellos acuda a las oficinas de la sociedad para su inspección. En todo caso, y en el evento de que la administración tenga que ubicar los documentos que no hayan sido suministrados, la búsqueda de los mismos debe adelantarse de manera diligente, procurando siempre dar un trato equitativo a todos los socios y respectar el ejercicio del derecho de inspección a los mismos numeral 6. del artículo 23 de la Ley 222 de 1995. 4.- El inciso tercero del artículo 48 ejusdem, seala que Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente . Se subraya. Del análisis del inciso en mención, se concluye claramente que cuando los administradores impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción, medida que hará efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones que de carácter pecuniario autoriza la ley para quienes violen las disposiciones legales o estatutarias o incumplan las órdenes impartidas por la Superintendencia de Sociedades numeral 29, artículo 2 del Decreto 1080 de 1996. Finalmente, para una mayor información sobre los temas planteados, se le sugiere consultar la página electrónica de la Entidad cuya dirección es: www.supersociedades.gov.co. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, no sin antes anotarle que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.