El socio y la relación laboral - Solicitud de auditoria.

REF.: EL SOCIO Y LA RELACIÓN LABORAL - SOLICITUD DE AUDITORIA. Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-010322, mediante el cual presenta la siguiente consulta.: 1. Si al ser socio de una sociedad anónima, está obligado el representante legal a incluirme a un sistema integral de seguridad social 2. Si en calidad de socio, de esta misma clase de sociedad, me pueden suspender mis funciones netamente laborales, con la misma sociedad 3. Si puedo como socio de dicha empresa, que esta misma realice facturaciones a mi nombre como independiente 4. Si un socio de una empresa X S. A. puede presentar propuestas, certificaciones, remisiones e. t. c., utilizando el nombre o razón social de dos a la vez en un documento membreteado de la sociedad X S.A.. 5. Cada cuánto puede un socio de una sociedad anónima, solicitar información de los balances 6. Como socio de una sociedad anónima, al solicitar una auditoria externa sobre los balances, es asumido dicho gasto por el socio solicitante o por la sociedad Lo anterior, obedece a que soy socio de una sociedad anónima y tengo interrogantes sobre los puntos antes mencionados. Sobre el particular le comunico que sus interrogantes serán resueltos en el mismo orden en que fueron planteados. PRIMERA PREGUNTA Indaga el peticionario, si al ser socio de una sociedad anónima, está obligado el representante legal a incluirme a un sistema integral de seguridad social. Calidad de Socio y los Derechos que Incorporan El estado o condición de asociado es conferido por la ley a quienes constituyen la sociedad y también a quienes los sustituyen o ingresan ulteriormente. Dicha condición es adquirida voluntariamente por cada asociado en el instante en que es incorporado a la sociedad ya mediante la suscripción de la escritura pública de constitución o por la negociación de acciones o cesión de cuotas sociales. Ahora bien, la calidad de socio incorpora ciertos derechos, tales como los patrimoniales, léase recibir utilidades, y políticos, como asistir a las reuniones del máximo órgano social y votar en ellas, estos derechos están consagrados en el artículo 379 del Código de Comercio el cual dispone: Cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos: 1 El de participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas y votar en ella 2 El de recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos 3 El de negociar libremente las acciones, a menos que se estipule el derecho de preferencia en favor de la sociedad o de los accionistas, o de ambos 4 El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio, y 5 El de recibir una parte proporcional de los activos sociales, al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la sociedad De la normatividad trascrita se infiere que la calidad de socio de una compaía no otorga el derecho de ser incluido en el sistema integral de seguridad social y por ende no existe la obligación del representante legal de proceder de conformidad, solicitando la afiliación. SEGUNDA PREGUNTA Relación Laboral y la Calidad de Socio Plantea, si en calidad de socio, de esta misma clase de sociedad, pueden suspender mis funciones netamente laborales, con la misma sociedad. Sobre el punto es necesario precisar, que en los eventos en los cuales un socio o accionista de una compaía, preste sus servicios a la misma, como trabajador vinculado mediante un contrato de trabajo la relación laboral está regulada por el Código del Trabajo, tanto la suscripción, iniciación, como la terminación del mismo. No sobra recordar que el contrato laboral es definido en el artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo como: aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario. Por lo anterior el empleador tiene la potestad de asignar o suspender las funciones asignadas al trabajador siempre y cuando tal decisión este enmarca en la ley yo en el contrato. RESPUESTA A LA TERCERA PREGUNTA Quien debe Facturar Pregunta, si la compaía puede realizar facturación a nombre del socio como independiente. Sobre el punto es necesario traer el concepto número 1034566 de junio 9 de 2005 de la DIAN, en el cual expresó: Este Despacho en diversos pronunciamientos que constituyen la doctrina oficial al respecto ha sealado, que uno de los requisitos de la factura según lo dispone el artículo 617 del Estatuto Tributario es indicar los apellidos y nombres o razón social y NIT del Vendedor o de quien presta el servicio, requisito que junto con los previstos en los literales a, d y h del mismo artículo 617 deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando la norma tributaria alude a la razón social y NIT del vendedor ha de entenderse referida a la manera como la legislación comercial la concibe, la cual conforme lo dispone la norma mercantil deberá estar inscrita en la Cámara de Comercio correspondiente. Negrilla fuera de texto. En consecuencia, quien enajena un producto o presta un servicio, es quien debe facturar, por cuanto la facturación involucra el recaudo y pago del impuesto al valor agregado IVA., entre otros impuestos. RESPUESTA A LA CUARTA PREGUNTA Interroga si un socio de una empresa X S.A. puede presentar propuestas, certificaciones, remisiones e. t. c., utilizando el nombre o razón social de dos a la vez en un documento membreteado de la sociedad X S.A. Sobre el punto es necesario precisar que el uso de la papelería de una persona jurídica debe hacerse de forma exclusiva para las operaciones necesarias en orden al desarrollo de su objeto social y debe estar a cargo de los administradores. El manejo de papelería de una compaía por personas distintas a sus administradores y para negocios ajenos a la sociedad, comporta la utilización indebida del nombre el cual es un atributo de la persona jurídica, que es objeto de protección por parte del Estado y constituye una conducta tipificada por parte de la legislación penal. RESPUESTA A LA QUINTA PREGUNTA Cada cuánto puede un socio de una sociedad anónima, solicitar información de los balances Respecto del derecho de inspección de los libros y papeles en las sociedades anónimas por parte del accionista, esta Superintendencia a través del concepto número 220-6397 del 30 de enero de 2004, expreso: el derecho de inspección responde en cuanto al tiempo de su ejercicio a lo exigido en los artículos 379 y 422 del ordenamiento mercantil, que lo ubica en los quince días anteriores a la asamblea en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Ahora bien, el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, reconoce límites al derecho de inspección en cuanto a la materia misma sobre la cual se ejerce esta facultad, y restringe de la información a los socios, colectivos, comanditarios, de responsabilidad limitada o accionistas, los documentos que versen sobre secretos industriales Decisión 344 de 1993 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, o cuando se trate de documentos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En forma expresa sealó como lugar de ejercicio del derecho, las oficinas de la administración de la sociedad que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, y evita definitivamente distorsiones por la ausencia de regulación en la materia. Claro está que la doctrina ya había hecho un reconocimiento al respecto interpretando en forma sistemática el ordenamiento mercantil. RESPUESTA A LA SEXTA PREGUNTA Pregunta, si como socio de una sociedad anónima, al solicitar una auditoria externa sobre los balances, el costo de las mismas es asumido por el socio solicitante o por la sociedad. Sobre el punto esta Superintendencia se ha pronunciado en los siguientes términos La ley concede a los asociados el derecho de inspección para ser ejercido en los términos que la misma establece, con el fin de que conozcan, entre otros, la información financiera, y con base en ella puedan proferir su voto en la reunión de asamblea donde hayan de debatirse los estados financieros para su aprobación o improbación este derecho se halla consagrado en los artículos 369 sociedades limitadas, 477 sociedades anónimas y 48 de la Ley 222 de 1.995. Sin embargo, el hecho de haberse ejercido oportunamente el derecho de inspección, de no haberse objetado la información financiera correspondiente puesta a consideración de la asamblea para su aprobación o improbación, o el hecho mismo de haber sido aprobada por el referido órgano, no es óbice para la solicitud de una auditoria, aunque para posibilitarla, es preciso contar con la anuencia de la asamblea general de accionistas, a quien le compete determinar la procedencia de la misma en cuyo caso de ser adoptada favorablemente la decisión, el representante legal estaría obligado a acatar su voluntad y por tanto a disponer los mecanismos necesarios para lograr el fin propuesto. De todas formas, dicha auditoria, para su realización, debe ser adelantada por un contador público, quien deberá tener en cuenta para tal efecto las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales tienen relación con las cualidades profesionales, el buen juicio tanto en el desarrollo de la tarea asignada como en el informe que se compulse con ocasión de la misma, tal y como se observa del tenor del artículo 7 de la Ley 43 de 1.990 por la cual se adiciona la Ley 145 de 1.960, reglamenta la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones, cuyas normas asocia en tres grupos a saber: a las personales, b las relativas a la ejecución del trabajo y c las relativas a la rendición de informe, que en resumen, son las normas básicas que un contador público debe seguir para la realización de una actividad pública. En ningún caso dicha auditoria será realizada por un socio, pues para el efecto es necesario que ésta se realice por un contador ajeno a la sociedad, con suficiente independencia mental, de tal suerte que le permita la imparcialidad y objetividad que su estudio impone El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en el Libro Disposiciones Profesionales 1 al 10, al referirse a las normas de auditoria generalmente aceptadas, expresó en su pronunciamiento número 4, numerales 16, 18 y 19, que, La independencia supone una actitud mental que permita al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe estar libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del contador público. Para ello debe gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio Para ser y parecer independiente, el contador público no debe tener intereses ajenos a los profesionales, ni estar sujetos a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución objetiva de los asuntos que le son sometidos, como la libertad de expresar su opinión profesional. Sin perjuicio de lo anterior, la asamblea podrá solicitar el concurso del revisor fiscal para que brinde su colaboración en los aspectos contables que inquieten a los asociados, quien no podrá negarse a rendir la información que se le solicite sobre el particular, si se tiene en cuenta que a este funcionario le corresponde cumplir con las atribuciones que bajo tal investidura le seala la ley y los estatutos, y las que siendo compatibles con las anteriores le encomiende el máximo órgano social Ordinal 9, artículo 207 del Código de Comercio Oficio 220-26117 del 30 de abril de 2000. Finalmente, en relación con quien debe asumir el costo de una auditoria solicitada por un accionista, es de advertir, que si la compaía ha cumplido a cabalidad con permitir el examen de los libros y documentos de la sociedad, en la forma y en el tiempo exigidos en la Ley, y aun así, el accionista considera necesaria una auditoría externa, y esta es aprobada por el máximo órgano social, el Despacho considera que el valor de tal auditoria correrá por cuenta de quien la solicita, salvo que la sociedad por decisión del órgano rector asuma dicho costo. En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo