SAGRILAFT – DEBIDA DILIGENCIA – PEP ORGANIZACIONES INTERNACIONALES - PEP EXTRANJERAS.

OFICIO 220-158057 DEL 22 DE OCTUBRE DE 2021 ASUNTO: SAGRILAFT – DEBIDA DILIGENCIA – PEP ORGANIZACIONES INTERNACIONALES - PEP EXTRANJERAS. Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 20211, que modificó el Capítulo X de la Circular Externa 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, referente a la debida diligencia que deben realizar las empresas obligadas frente a los PEPs. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, este Despacho procede a contestar sus inquietudes en el mismo orden en que fueron propuestas: 1. “Estos procedimientos deberán aplicarse a PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras? Eso en el entendido que en otros países cuentan con normatividad de datos personales, como por ejemplo el GDPR y, si bien es posible obtener la información del PEP, la información de los familiares y del detalle que se solicita en la Circular Externa probablemente no será suministrado”. El numeral 2 de la Circular Externa 100-000016 de 20202, define que se entiende por Personas Expuestas Púbicamente, de la siguiente forma: 1 Modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021 2 Modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 de 2021 2 “PEP: significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.” Tal como se observa, la norma en mención incluyó dentro de la definición de las Personas Expuestas públicamente a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales, lo cual implica que sobre estas, la sociedad obligada también deberá implementar un sistema de Auto Control y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que cuente con un mecanismos para realizar una debida diligencia intensificada para identificar, evaluar, prevenir y mitigar el riesgo de las relaciones con las contrapartes, en lo que ene que ver con el lavado de activos, financiación del terrorismo y la fabricación y producción de armas de destrucción masiva. De esta manera, el SAGRILAFT deberá tener en cuenta los riesgos propios de la empresa obligada y su materialidad, para lo cual se deberá analizar el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera y demás características particulares. Es necesario que la empresa obligada realice una revisión exhaustiva del Capitulo X de la Circular Básica Jurídica de esta entidad, a fin de que establezca sus propios procedimientos (dentro de los cuales se deben encontrar los de debida diligencia) e implemente sus propias señales de alerta de Riesgo LA/FT/FPADM, entre otros. Por tanto, le corresponde a la Empresa Obligada, definir el proceso de debida diligencia intensificada para el conocimiento de las contrapartes, de acuerdo con las necesidades y situaciones propias de la misma, incluyendo si estos detentan la calidad de PEP, y las situaciones que representen un riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva. “2. Para los casos de PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras ¿cuál debería ser el alcance?” 3 Esta inquietud guarda estrecha relación con la respuesta dada a la primera y por lo tanto debe tenerse en cuenta lo allí afirmado. En consecuencia, le corresponde a la empresa obligada tener un conocimiento avanzado y completo de la contraparte. Respecto de las Personas Expuestas Políticamente de Organizaciones Internacionales y Extranjeras, es claro que la empresa obligada debe aplicar el proceso de Debida Diligencia Intensificada, lo cual conlleva a un profundo conocimiento de dichas personas, siendo más estrictos y exigiendo mayores controles, en los términos del numeral 5.3.2. del Capítulo X. Por tanto, le compete a la Empresa Obligada fijar los soportes y la documentación que debe exigirse a las Personas Expuestas Políticamente, basándose en la adopción de medidas razonables de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada. “3. En otros países la calidad de PEP se mantiene por un (1) año adicional luego de la dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia del nombramiento. Para PEP en otros países deberá aplicarse lo que su normatividad establece? O deberá aplicarse lo establecido en el Decreto 830 de 2021, esto es, se mantiene la calidad de PEP por dos (2) años adicionales. Esto para PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras.” Sobre el particular, actualmente las empresas obligadas deberán dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Circular Externa 100-000016 de 2020, modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 de 2021. Adicionalmente, a partir del 1 de enero de 2022, deberán tener en cuenta los lineamientos de la Circular Externa 100-000015 de 2021. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.