Sociedad Por Acciones Simplificada- Derecho De Inspección De Los Accionistas

ASUNTO: SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA DERECHO DE INSPECCIÓN DE LOS ACCIONISTAS. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se anuncia en la referencia mediante el cual, eleva algunas inquietudes relacionadas con el alcance del derecho de inspección de los accionistas en una sociedad por acciones simplificada, bajo el entendido de que no media una convocatoria para una reunión de asamblea de accionistas y que en sus estatutos no regula tal derecho. Previamente a responder sus inquietudes, debe sealarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Por lo anterior, y pese a que su consulta resulta ser de carácter particular, la misma se absolverá en términos generales, aplicando la normatividad dispuesta para las sociedades por acciones simplificadas. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Sobre el particular, se tiene que su consulta gira en torno al alcance del derecho de inspección sobre la documentación social que acompaa a los accionistas de una sociedad por acciones simplificada, S.A.S., cuando no media convocatoria para reunión ordinaria del máximo órgano social, por lo que resulta procedente, en primer lugar, referirse a lo dispuesto sobre este tema en la Ley 1258 de 2008, ley especial a través de la cual se creó este tipo societario. 2 Dicha ley se refiere al tema del derecho de inspección de los asociados al mencionar en su artículo 201 que, en tratándose de reuniones en las que hayan de someterse a consideración de los accionistas estados financieros de fin de ejercicio o se vayan a tomar decisiones relacionadas con operaciones de transformación, fusión o escisión, los accionistas dispondrán de cinco 5 días hábiles para ejercer el derecho de inspección, dándosele en dicha ley un tratamiento similar al que el Código de Comercio otorga al derecho de inspección de los accionistas en las sociedades anónimas2, quienes únicamente pueden ejercerlo quince 15 días antes de la reunión ordinaria. Así las cosas, salvo que en los estatutos de la sociedad por acciones simplificada se prevea un término superior, los accionistas únicamente podrán ejercer su derecho de inspección durante los cinco 5 hábiles días previos a la reunión en la que se vayan a tratar los sealados asuntos, sin que en ningún otro momento del ao tengan acceso a la documentación social.3 El derecho de inspección es un derecho esencial e inherente a la calidad de accionista, que no tiene un carácter absoluto frente a la sociedad pues, de una parte, este derecho no puede convertirse en un obstáculo para la buena marcha de la empresa, y de otra, porque no podrán inspeccionarse los documentos que versen sobre secretos empresariales o cuando se trate de información que, de ser divulgada, pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad4. De igual forma, esta Oficina considera que los libros y documentos sujetos a examen de los accionistas durante el ejercicio de su derecho de inspección serán los que ilustren y aclaren al asociado, o a su representante, lo relacionado con el período contable a considerar, luego se concluye también que la información 1 Ley 1258 de 2008. ARTÍCULO 20. CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco 5 días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco 5 días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior. 2 Código de Comercio. ARTÍCULO 422. REUNIONES ORDINARIAS DE LA ASAMBLEA GENERAL - REGLAS. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Resaltado fuera de texto 3 Aparte de lo sealado en el artículo 20, la Ley 1258 de 2008, que regula las Sociedades por Acciones Simplificadas, no dispuso nada con relación al derecho de inspección, de esta manera, le será aplicable el artículo 45 de la ley en mención, de tal forma que se deberá acudir a los estatutos sociales de cada sociedad, en caso que no se haya dispuesto nada en estos se regirán por las normas que regulan las Sociedades Anónimas. Oficio 220-139378 del 09 de octubre de 2013. 4 Ley 222 de 1995. Artículo 48. 3 a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores suponen que fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente..5, también es cierto que tal pronunciamiento se expide sobre la base y el entendido que ao tras ao se ha convocado debidamente a los asociados a junta de socios, al tiempo que se les ha permitido el ejercicio del derecho de inspección sobre de los libros y papeles de la compaía, no de otra manera la Entidad podría expresarse en tal sentido.6 Expuesto lo anterior, se dará respuesta a sus interrogantes que fueron planteados como sigue: Las preguntas que formulo se refieren al alcance del derecho de inspección, así: 1. Puede un socio, basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 de Código de Comercio, solicitar conciliaciones bancarias de la sociedad de los últimos cinco aos 2. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el articulo 369 de Codigo de Comercio, solicitar copias de los auxiliares de la compaía de los últimos cinco aos y por terceros, solicitando además la entrega en un formato especial 3. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio, solicitar copia de todas la planillas de pagos de parafiscales de todos los contratos laborales que ha celebrado la sociedad 4. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio solicitar copia de las últimas cinco declaraciones de renta de la sociedad 5. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio solicitar copias de las declaraciones de ICA, IVA, retención en la fuente de los cinco últimos aos 6. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio solicitar estado de las obligaciones tributarias de los últimos cinco aos Se recogen y responden estas seis preguntas en una sola porque todas coinciden en la solicitud de documentos e información por parte de un accionista de una sociedad por acciones simplificada cuyos estatutos no regulan particularmente el 5 Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-058085 de 2002 6 Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-143303 de 2014 4 derecho de inspección de los asociados, aduciendo actuar en ejercicio de este derecho pese a no mediar convocatoria a reunión ordinaria del máximo órgano social, y requiriendo información actual e histórica de la compaía. En primer lugar, para el caso particular de la sociedad por acciones simplificada, a ésta no le resulta aplicable el artículo 369 del Código de Comercio, ya que esta norma es aplicable a las sociedades de responsabilidad limitada. Téngase en cuenta lo mencionado en las consideraciones previas en el sentido que la Ley 1258 de 2008 no reguló algo más sobre el derecho de inspección de los accionistas de una sociedad por acciones simplificada que lo mencionado en su artículo 20, que lo restringe a que se ejerza dentro de los cinco 5 días hábiles anteriores a la reunión. Esto, a menos que en los estatutos de la compaía se prevea un término mayor a los citados cinco 5 días. Así las cosas, un accionista de una sociedad por acciones simplificada cuyos estatutos no regulan particularmente el derecho de inspección de sus asociados, únicamente puede ejercer este derecho durante los cinco 5 días a que se ha hecho alusión. En cuanto a los documentos e información que deben ser exhibidos a los accionistas de una sociedad por acciones simplificada, tal y como se sealó, éstos deben limitarse a los concernientes al corte del ejercicio contable anual que será sometido a consideración del máximo órgano social en la reunión de Asamblea de Accionistas, con la salvedad expuesta en concepto transcrito en las consideraciones preliminares. Sin perjuicio de lo anterior, en ningún caso el derecho de inspección podrá abarcar información sujeta a reserva, que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. 7. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio requerir la información anterior en un término de 15 días Se reitera que al interior de una sociedad por acciones simplificada cuyos estatutos no regulen específicamente el derecho de inspección de los asociados, éstos únicamente podrán ejercer el derecho de inspección durante los cinco 5 días hábiles previos a la celebración de la reunión de asamblea, según lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008. Adicionalmente, como se expuso en el punto anterior, el artículo 369 del Código de Comercio resulta de aplicación a las sociedades de responsabilidad limitada, no a las sociedades por acciones simplificadas. 5 8. Puede un socio basado en el derecho de inspección contemplado en el artículo 369 del Código de Comercio requerir informe sobre la implementación de las NIIF Este tipo de información puede ir contenida en el informe de gestión de los administradores que debe ser puesto a consideración de los asociados durante el término legal para que los mismos puedan ejercer su derecho de inspección, tal como lo prevé el artículo 446 del Código de Comercio. Por supuesto, el suministro de tal información únicamente resulta obligatorio en ejercicio del derecho de inspección, en la forma descrita en este concepto. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.