Derecho de Inspeccion

Asunto: Derecho de Inspección. Me permito informarle que se recibió su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-235812, por medio del cual eleva la siguiente consulta: - El alcance del Derecho De Inspección en sociedad limitada le permite a todo asociado interrogar al gerente yo a cualquier otro empleado administrativo y pedirles explicaciones - Está el gerente de una sociedad limitada obligado atender y responder al socio que en su Derecho de Inspección tiene actitudes desobligantes e intimidatorias - Puede el gerente rehusarse atender o ha seguir atendiendo a dicho socio. - Puede un asociado en una sociedad limitada ejercer su Derecho de Inspección en cualquier momento junto en compañía de otra u otras personas de profesión contador público y simultáneamente inspeccionar la contabilidad ....En caso positivo, no estaría más bien desprevenidamente ejerciendo una Auditoria justificada en el Derecho de Inspección Sea la oportunidad para manifestarle que de conformidad con los artículos 25 del Código Contencioso Administrativo, y 2 numeral 18 del Decreto 1080 de 1996, es función de la Superintendencia de Sociedades la de absolver las consultas de carácter general y abstractas que se le formulen sobre temas de derecho estrictamente societario regulados por la legislación mercantil y no asesora sobre hechos particulares. Aclarado lo anterior, resulta conveniente precisar que el derecho de inspección es un concepto eminentemente jurídico societario, mientras que la auditoría externa es un concepto contable. En ese sentido, si bien eventualmente guardan alguna relación de complementación en cuanto a su ejercicio, difieren sustancialmente respecto de su previsión legal. El derecho de inspección es un derecho inherente a la calidad de socio, el cual se encuentra consagrado de manera expresa en los artículos 369 y 447 de la legislación mercantil y el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados de una compañía de examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y los comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes, el cual por ningún motivo puede ser desconocido por los administradores. Ahora, tratándose de sociedades de responsabilidad limitada, los socios están facultados para ejercer en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, el derecho de inspeccionar la contabilidad de la compañía, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía. Tal derecho es netamente informativo, por lo que los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia. Sobre el tema en cuestión esta Superintendencia se ha pronunciado varias veces, entre ellas, mediante Oficio 220-81029 de agosto 31 de 1999, así: El artículo 369 nombrado, consagra el derecho comentado sin restricción alguna, por lo menos en lo que a tres aspectos se refiere: a- En cuanto el tiempo, en razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no estando circunscrito a ningún período o lapso determinado, como ocurre en el caso de las sociedades anónimas. b- En lo referente a la materia, pues el mencionado derecho recae o se pude ejercer mediante el examen de la contabilidad de la sociedad, de los libros de registro de socios y de actas y en general de todos los documentos de la compañía, y c- En relación con la forma, ya que puede ser ejercido directamente por el socio o por conducto del representante que él libremente designe. Lo anterior significa que bajo ninguna circunstancia el derecho de inspección de que gozan los asociados en las sociedades de responsabilidad limitada puede ser objeto de limitaciones distintas a las que impone la misma ley, ni mucho menos desconocido o vulnerado, ni siquiera mediante estipulaciones estatutarias. Ahora bien, en lo que respecta a las normas de auditoría generalmente aceptadas, la Ley 43 de 1990, si bien no trae una definición del concepto auditoría externa , su artículo 7 dispone que aquellas son las que se relacionan con las cualidades profesionales del contador público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. En conclusión, se trata de un trabajo técnicamente elaborado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia, con base en evidencia válida y suficiente, por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de una opinión sobre los estados financieros sujetos a revisión. En ese orden de ideas resulta desacertado pretender realizar una comparación o asimilación conceptual entre ambas figuras, como quiera que la primera de ellas tiene la connotación de DERECHO, mientras la segunda es una herramienta para establecer, conforme a las previsiones legales, la realidad financiera, administrativa y contable de la sociedad. Si bien desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría externa para enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes , para este despacho resulta absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto, el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre los estados financieros. . Quedando clara cuál es la diferencia entre auditoría y derecho de inspección, a continuación no estaremos refiriendo a este último, conocido en el derecho comercial como el derecho de inspección. El referido derecho se ejercerá sobre todos los documentos y papeles de la sociedad, salvo que se trate de secretos industriales, o tratándose de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad y es que el derecho de inspección, como toda facultad, deberá ser ejercido dentro del marco del uso racional de los derechos, sin traspasar los límites de la moral, pues resulta claro que el asociado al ejercer este derecho deberá limitarse a los documentos, soportes e información correspondientes al período contable objeto de revisión, a efecto de que pueda conocer la situación financiera de la compañía, así como también la forma como los administradores han cumplido su mandato durante un período determinado, sin perjuicio de que los asociados puedan solicitar a los administradores, al contador de la sociedad, o revisor fiscal, si lo hubiere, algún tipo de información o explicaciones necesarias sobre los documentos objeto de inspección, en orden a dilucidar las dudas que pudiesen sobrevenir, y así poderles impartir su aprobación o improbación en la reunión correspondiente. Finalmente, a efecto de determinar si el asociado puede ejercer el derecho de inspección por conducto de otra persona, resulta oportuno traer a colación el artículo 369 del Código de Comercio, para reforzar lo anteriormente expuesto, el cual es del siguiente tenor: Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía. resaltado extra-textual La anterior disposición legal es clara, en cuanto que también los asociados pueden ejercer su derecho de inspección por conducto de un representante, otorgándoles la facultad de valerse de un profesional que le cualquiera otra persona, pero de todas maneras sin desbordar los límites y alcances previstos en la ley para el ejercicio de este derecho. En cuanto al maltrato que pueda sufrir un administrador por parte de sus asociados, basta anotar que si la conducta asumida por los mismos, atenta contra la buena marcha de la sociedad o contra la integridad del administrador y demás, si lo consideran conveniente, podría acudirse a la justicia ordinaria en orden a denunciar tales hechos, para que sea un juez de la República quien se pronuncie sobre el particular. En orden a ilustrarse sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.