PÉRDIDA DEL LIBRO DE ACTAS

OFICIO 220-028338 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-01-890932 ASUNTO: PÉRDIDA DEL LIBRO DE ACTAS Por medio del presente se informa que, se recibió en esta entidad el radicado de la referencia por medio del cual plantea una consulta en los siguientes términos: “¿Cuál es el procedimiento cuando se ha perdido una página del libro de actas oficiales de la CCB pero que no tenía contenido escrito en dicha página? ¿Entendiendo que ya no es necesario realizar reporte de pérdida de documento ante la Policía Nacional, cuál sería la entidad para reportar dicha pérdida? Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la, Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021, esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, se procederá a dar respuesta a las preguntas en los siguientes términos: Respecto a la primera pregunta se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 17 del Título III del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019 el cual se refiere al tema en los siguientes términos: Página: | 1 ________________________________________________________________________ “ARTÍCULO. 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación”1(subrayado nuestro). Aunado a lo anterior, se recuerda que en virtud del artículo 11 del Título III del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019, los libros se deben llevar de la siguiente manera: “ARTÍCULO 11. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros está prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren. 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 2270 de 2019 (diciembre 13) Asunto: Por el cual se compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas de Información Financiera para el Grupo 1 y de las Normas de Aseguramiento de Información, y se adiciona un anexo número 6-2019 al Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, Decreto 2420 de 2015 y se dictan otras disposiciones. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30038628 Página: | 2 ________________________________________________________________________ 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. PARÁGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.”2 Igualmente, la Circular Externa 100-000002 de 25 de abril de 2022, estipuló: “(…) 1.3.2. Respecto de los libros de comercio. Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cámara de comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contiene los siguientes datos: - Cámara de comercio. - Nombre de la persona a quien pertenece. - Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó. - Nombre del libro o uso al que se destina. - Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto. Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de las hojas. Para efectos de inscripción de nuevos libros (físicos o electrónicos) es necesario acreditar ante la respectiva cámara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o el certificado del revisor fiscal, cuando exista el cargo, o en su defecto del contador público. (…)”. (subrayado nuestro). Así mismo, señaló el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, providencia del 19 de marzo de 1999, Expediente radicación 25000-23-27-000- 12218-01: “(…) A propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular. Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el Diccionario de la Lengua Española, esto es, el "conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., 2 Ibídem Página: | 3 ________________________________________________________________________ y que forman un volumen". Tal concepto había sido recogido por nuestra legislación, con el aditamento de que debían mantenerse "forrados y foliados". En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u operadores de los procesos económicos (Cfr. D. 2649/93, art. 128).(…)”. (Subrayado nuestro). Ahora bien, para el caso planteado en el que informa que la hoja que se perdió corresponde al libro de actas y que no tiene contenido, es decir, es una hoja en blanco, se recomienda de igual forma seguir el trámite correspondiente relacionado con la pérdida y reconstrucción de libros, lo anterior, teniendo en cuenta como lo indica el artículo 11 antes reseñado, en los libros está prohibido arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Este procedimiento, se enuncia más adelante y así proceder a continuar diligenciando el libro de actas con normalidad dejando la anotación allí sobre la perdida de una de las páginas del mismo. Ahora bien, para dar respuesta a la segunda pregunta se trae a colación el Oficio No. 220-184900 de 2023 mediante el cual esta Superintendencia se pronunció sobre el tema en los siguientes términos: “Adicionalmente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P., mediante Concepto 2022-0389 del 21 de julio de 2022, también precisó sobre el tema lo siguiente: (…) Artículo 18. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”. Es decir que conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, el ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio. Ahora bien, el Decreto 19 de 2012, en su artículo 30 prescribe lo siguiente en cuanto a la pérdida de documentos: Página: | 4 ________________________________________________________________________ “ARTÍCULO 30. Denuncia por pérdida de documentos. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado. La Policía Nacional de Colombia, en su página de internet anuncia a la comunidad en general el por qué no es necesario realizar el reporte de pérdida de documentos ante dicha Entidad, ante lo cual se citan algunos de los apartes que aparecen publicados en su página en torno de dicha advertencia, así: “(…) En caso de pérdida, deterioro, daño o cualquiera otra circunstancia que se pueda presentar con sus documentos al no requerirse “la constancia de perdida de documentos”, se debe adelantar los trámites necesarios ante las entidades correspondientes para su reposición o duplicado, como por ejemplo, en caso de pérdida daño o deterioro de su cedula de ciudadanía o de su tarjeta de identidad, debe realizarlo ante la Registradora Nacional del Estado Civil, en caso de su pasaporte, ante las oficinas dispuestas por la cancillería, en casi de su libreta militar ante su Distrito Militar de su municipio, en caso de licencias de conducción ante el Organismo de transito de su ciudad, en caso de tarjetas de crédito ante el respectivo banco y así sucesivamente.”. Con base en lo expuesto, es posible identificar, entre otras, las siguientes conclusiones:  Es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las Autoridades competentes conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, esto en concordancia con lo precisado y definido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P.  La previsión contenida en el artículo 30 del Decreto 19 de 2012, es de carácter general y no tiene la virtualidad de modificar el procedimiento de denuncia por pérdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes (cualquiera que sea de acuerdo con sus funciones), en concordancia con lo establecido y exigido por el régimen especial previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, en razón de que es norma especial y posterior.  Las autoridades competentes recepcionarán las denuncias por pérdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio de los entes económicos, conforme al ámbito de aplicación del régimen previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 (norma especial y posterior). Sin perjuicio de lo anterior, es preciso recordar el principio de derecho relativo a que “nadie está obligado a Página: | 5 ________________________________________________________________________ lo imposible”, por lo cual si no es posible realizar las denuncias respectivas, dicha situación deberá probarse suficientemente, para cumplir con las disposiciones respectivas. (…)”3 En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad. 3 COLOMBIA.SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-184900 (28 de agosto de 2023) Asunto: Pérdida y Reconstrucción de Libro de Actas. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/5EBtlIoBVXsUG3mmWvcl Página: | 6