Artículo 20 de la Ley 222 de 1995

Asunto: Artículo 20 de la Ley 222 de 1995 La Cámara de Comercio remitió a esta entidad la consulta que le fuera remitida para absolver el punto número uno que tiene que ver con la aplicación del artículo 20 de la Ley 222 de 1995, de manera particular con el tema relacionado con el término de manifestación del voto, la manera de expresarse y si puede ser utilizado este mecanismo para aprobar la cuenta final liquidación. Sea lo primero señalar que el artículo que nos ocupa regula una mecanismo para la toma de decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva, diferente de las reuniones no presenciales, que no implica simultaneidad en la expresión de la voluntad de los asociados que requieren para que sean válidas los requisitos allí incorporados: 1. Que sea por escrito 2. Que la totalidad de los miembros manifieste el sentido de su voto 3. Que ya sea en documento separado o en un mismo escrito este se manifieste en un término no superior a un mes contado a partir de la primera comunicación recibida 4. Que el representante legal informe a los socios o miembros de la junta el sentido de la decisión en un término no mayor de cinco días siguientes a la recepción de los documentos. Previsión que no excluye ningún tipo de decisión, y que tampoco desplaza el cumplimiento de los requisitos establecidos para particulares aprobaciones como la establecida para los estados financieros de fin de ejercicio, lo que implicará, como es obvio, que previamente a la adopción de la decisión los asociados tengan a su disposición los balances con quince días hábiles de anticipación para su estudio y posterior aprobación a través de su decisión enviada por escrito a la compañía. Otra cosa es que el socio no quiera o no pueda hacer uso de su derecho de inspeccionar los documentos, privilegio que en tratándose de sociedades de responsabilidad limitada opera en cualquier momento, en los términos de ley, y aún en el evento en que se encuentre pendiente una decisión del órgano de administración. A su vez, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 regula lo concerniente a la elaboración de las actas en donde consten decisiones tomadas a través de comunicación simultánea o por decisión sucesiva, y señala que deberán asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Esta acta debe ser firmada por el representante legal y el secretario, y en caso de falta de éste último, será firmada por alguno de los asociados o miembro. Cuando se trate de la liquidación de una sociedad y de conformidad con el artículo 248 del ordenamiento mercantil, el acta que contiene la forma en que se distribuirá entre los socios el remanente y la cuenta final de liquidación serán sometidas a la aprobación del máximo órgano social para su aprobación, decisión que podrá ser adoptada a través de comunicaciones sucesivas como lo prevé el artículo 20 que nos ocupa. De la compañía, del mecanismo de elaboración de actas, del número de asociados, en fin de las circunstancias particulares de aprobación dependerá que pueda realizarse en el mismo documento o que el voto de los asociados sea expresado por separado. De todas formas tal manifestación deberá hacerse llegar a la compañía en un término no mayor de treinta días, contado a partir de la primera comunicación recibida, si se trata de documentos separados. Si es en un solo documento no existe un término establecido, aunque debe entenderse que la respuesta debe darse en forma oportuna para que la compañía pueda ejecutar o desechar la propuesta realizada a los asociados y adelantar los trámites de liquidación, en este caso. Ahora bien, cuando quiera que uno o todos los asociados residan en el exterior y desde allí se origina el documento en el que expresan su voto, éste deberá reunir los requisitos establecidos en los estatutos, en caso de no existir cláusula en este sentido, entonces únicamente deberá ser por escrito, término que incluso abarca los mensajes transmitidos en forma de mensaje de datos como lo prescribe el artículo 6 de la Ley 527 de 1999: Artículo 6. Escrito, Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.