Término de conservación de documentos. Ley 962 de 2005 derogó artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993.

Ref: Término de conservación de documentos. Ley 962 de 2005 derogó artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2007-01-006328 mediante el cual solicita le sea informado cuál es el término legal por el cual una sucursal de sociedad extranjera radicado en Colombia debe conservar los documentos relacionados con el giro ordinario de sus negocios, así como las normas que establecen el mencionado término. Sobre el particular, le informo que de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Título VIII del Código de Comercio, las sucursales de sociedades extranjeras están sometidas en términos generales al mismo régimen legal establecido para las sociedades nacionales, situación que para el caso citado en su consulta nos remite, entre otras disposiciones, a la Ley 962 de 2005. Es así como, con base en la citada ley, esta entidad se pronunció sobre la situación a que alude su consulta mediante el concepto 220-69768 del 6 de diciembre de 2005, donde se expresó: Desde el ao 1.972, cuando entró en vigencia el actual Código de comercio, está prevista la obligación de llevar la información contable en forma manual o impresa, considerando la posibilidad de autorizar otros sistemas para dar cabida a medios más modernos. -No obstante lo anterior, el código vigente a lo largo de su articulado ha mantenido su orientación normativa hacia el sistema manual o de impresos, al punto que el artículo 60 ídem, establece el deber de conservar la información así registrada por el término de diez aos y contempló el uso de esos otros sistemas como medio sustituto de aquel para conservar la información allí contenida y posibilitar la destrucción de los respectivos libros, siempre que fuera garantizada su reproducción en los términos y bajo las condiciones al efecto establecidas, condiciones que suponen la intervención de la Cámara de Comercio para garantizar la exactitud de la reproducción y diligenciar la correspondiente acta de destrucción. -En el ao 1.999, se expidió la citada ley 527, cuyo artículo 12 estableció, que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. Resaltado fuera del texto En ese sentido la norma citada determina las condiciones que deben cumplir los documentos, registros, o informaciones que de acuerdo con la ley deban ser conservados, los cuales han de ser, igualmente, cumplidos para efectos de conservar los libros y papeles del comerciante que se lleven en cualquier medio electrónico. Por ende es claro que los libros y papeles del comerciante pueden ser conservados a través de medios electrónicos, siempre y cuando se observen a cabalidad las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999. -Con la ley 962 del ao en curso y por virtud de lo dispuesto en su artículo 28, fue derogado el artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte a diez aos, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción. Efectuadas las consideraciones anteriores, procede dar respuesta a las inquietudes por Usted planteadas, así: Se pregunta en los puntos 1 y 2 si con base en la Ley 962 de 2.005 debe entenderse que a partir de la vigencia de dicha ley ya no se requiere legalmente tener registrados los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio y si a partir de la nueva disposición es lícito que el comerciante destruya directamente toda la información en papel incluidos los libros oficiales. Sobre el particular hay que tener en cuenta lo expresado en relación con los medios previstos en la ley para documentar la información contable, de donde claramente se desprende como lo precisó este Despacho en el oficio antes citado, que la legislación mercantil exige adelantar la contabilidad en libros físicos donde la misma se consigna de manera manual o impresa y es en relación con este medio que desde sus orígenes se ha consagrado la necesidad del registro, por la seguridad que proporciona de ahí que el código de comercio expresamente dispone en su artículo 28 Numeral 7 que los libros de contabilidad deben inscribirse en el registro mercantil, al igual que los demás libros de comercio a los que explícitamente se refiere la ley. Esta disposición como tal no fue materia de modificación o reforma en la citada ley 962, ni expresa ni implícitamente, y mucho menos fue objeto de derogación, pues en concepto de este Despacho, ninguna de sus disposiciones se refieren a ella de manera directa, ni ninguna de ellas resultan contrarias a lo allí regulado. Si bien como ya se vio, el artículo 28 de la mencionada ley alude a requisitos o condiciones aplicables a los libros y papeles del comerciante, ellos están referidos exclusivamente a cuando los mismos se conserven en medios técnicos, magnéticos o electrónicos, requisitos o condiciones que hacen relación a la necesidad de que tales medios garanticen su reproducción exacta, amén de que del contexto de la sealada norma, resulta claro que su objeto regulatorio lo constituye esencialmente el término en que deben conservarse tales libros, lo cual era materia de una disposición distinta del código de comercio, como lo es el ya citado artículo 60. En conclusión, es dable responder que la ley 962 en manera alguna comportó la supresión del requisito relacionado con el registro de los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. De la misma se derivan otras consecuencias como bien explica el Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005 proferido por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuya apreciación comparte este Despacho. a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo sealado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física en papel de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez 10 aos en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido. subraya fuera del texto 2. La inquietud contenida en el numerales 3, apunta a determinar si es posible que con fundamento en la ley 962 pueda despojarse desde ya de toda información superior a diez aos, indistintamente del medio o forma en que se encuentre. En este aspecto debe reiterarse que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la ya varias veces nombrada Ley 962, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente los libros y papeles del comerciante, aun cuando con la posibilidad de que después de los diez aos, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma. En tal virtud, la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los diez aos, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya no es preciso mantener la información contable, por más de diez aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, de tal forma que sería lícito la destrucción de aquellos libros, que contengan información más allá de los indicados diez aos. . En los anteriores términos ha sido absuelta su consulta, la cual tiene el alcance al que se refiere el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.