El Representante Legal O El Suplente Actúan En Juntas Directivas En Las Cuales Les Ha Sido Conferida Esta Caldiad – Solicitud De Informacion Y Expedicion De Copia De Actas

ASUNTO: EL REPRESENTANTE LEGAL O EL SUPLENTE ACTÚAN EN JUNTAS DIRECTIVAS EN LAS CUALES LES HA SIDO CONFERIDA ESTA CALDIAD SOLICITUD DE INFORMACION Y EXPEDICION DE COPIA DE ACTAS Me refiero a su escrito, recibido vía correo electrónico, radicado en esta Entidad con el número 2014- 01- 165390, mediante el cual, previa las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con la junta directiva de una compaía, en los siguientes términos: 1.- Puede un persona jurídica designada como miembro principal de una Junta Directiva, otorgar poder para su representación en las reuniones de la misma, en caso de que el representante legal de aquella no pueda asistir a éstas. Si es posible Quien más tiene facultades para otorgar este poder Qué requisitos debe tener el poder 2.- Es procedente que uno de los socios minoritarios argumentando de que se trata de un derecho de petición, pueda, de una parte, solicitar contestación a una relación de interrogantes sobre facultades del Presidente de la Junta Directiva y del Gerente, las cuales están enmarcadas en un mandato estatutario, y de otra, ordenar comisiones de verificación de costos y gastos y que le sean expedidas copias de actas de Asamblea y Junta Directiva. Al respecto, el Despacho se permite hacer las siguientes precisiones de orden jurídico: a.- De conformidad con lo dispuesto en el artículo 434 del Código de Comercio, Las atribuciones de la junta directiva se expresarán en los estatutos. Dicha junta se integrará con no menos de tres miembros, y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos. El llamado es nuestro. b.- A su turno, el artículo 436 ejusdem, prevé que Los principales y los suplentes de la junta serán elegidos por la asamblea general, para períodos determinados y por cuociente electoral, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la misma asamblea. El llamado por fuera del texto original. c.- Del estudio de las normas antes transcritas, se desprende, de una parte, que las funciones de la junta directiva deben constar expresamente en el contrato social que la misma debe estar conformada con no menos de tres miembros y que cada uno de ellos debe tener su respectivo suplente, y de otra, que unos y otros serán elegidos por el máximo órgano social para períodos determinados y por el mecanismo allí previsto, sin perjuicio de que los mismos sean reelegidos o removidos libremente. d.- Ahora bien, en las sociedades a que hace mención el Código de Comercio, que por ley o por estatutos tengan junta directiva, no es jurídicamente viable que los miembros de la misma, ya sea persona natural o jurídica otorgue poder para que lo represente en las sesiones de la misma, toda vez que conforme a lo previsto en el artículo 434 ya citado, cada miembro de dicho cuerpo colegiado debe tener un suplente, siendo éstos los llamados a remplazar al principal en sus ausencias temporales o definitivas. f.- De otra parte, y en cuanto a la pregunta de que si uno de los socios minoritarios puede solicitar información sobre las facultades del presidente de la junta directiva y del gerente, se observa que, como es sabido, cualquiera de los socios en ejercicio de la autonomía privada o del derecho de petición consagrado en el artículo 33 de la Constitución Política, podrán solicitar verbalmente o por escrito a la sociedad la información o aclaración que requieran sobre el particular. g.- En torno al interrogante de que si uno de los socios minoritarios puede ordenar comisiones de verificación de costos y gastos, se precisa, de una parte, que los administradores, se repite, están obligados a proporcionar la información solicitada o permitir que aquellos deleguen a una persona para revisar siempre y cuando, de una parte, tal medida se tome dentro del término que la ley consagra para que los socios o accionistas puedan ejercer el derecho de inspección, con el fin de que no se entorpezca el normal desarrollo de las actividades internas y externas de la empresa, y de otra, que la publicidad de la información requerida no perjudique el interés social o puedan ser utilizados en detrimento del ente moral. h.- En relación con la inquietud de que si la sociedad puede expedir copia de las actas de asamblea o de junta directiva, se anota que ello es posible, siempre que los socios ausentes o disidentes vayan a ejercer su derecho a impugnar las decisiones de la asamblea o de junta directiva cuando quiera que estas no se ajusten a la ley o a los estatutos o para verificar su conformidad de tal documento con lo ocurrido y decidido en cada una de las reuniones o simplemente para enterarse de las decisiones adoptadas por uno u otro órgano. En los anteriores términos, se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tendrá el alcance del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo..