Conservación de libros y papeles del comerciante.

ASUNTO: CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2014-01-338201, mediante la cual manifiesta que los documentos contables se deben conservar 10 aos según el artículo 28 de la ley 962 del 2005 pudiéndose conservar por cualquier medio magnético siempre y cuando se garantice la reproducción exacta del documento con lo anterior o quisiera formular la siguiente pregunta: Los documentos contables del 2003 al 2008 que se encuentren en formato físico los puedo digitalizar y conservar en electrónico formato PDF. y después de este procedimiento eliminar el formato físico sin que se presente novedad entendiéndose que los documentos escaneados no son la reproducción exacta de los mismos. Al respecto, me permito transcribir algunos apartes del oficio 340-069768 del 6 de diciembre de 2006, publicado en la página web de esta Superintendencia, relacionado con la conservación de los libros y papeles del comerciante, en el que se resuelven las inquietudes por usted planteadas. Los apartes pertinentes son los siguientes: Con la ley 962 del ao en curso y por virtud de lo dispuesto en su artículo 28, fue derogado el artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte a diez aos, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción. Por lo tanto, con la expedición de la ley 962 citada, además de la reducción del término de conservación de los libros y papeles del comerciante, se suprimen la exigencia relacionada con los procedimientos para la reproducción y destrucción de libros y papeles del comerciante, que debían adelantarse con la intervención de un funcionario de la cámara de comercio respectiva, apreciación que es también coincidente con la expresada por la Superintendencia de Industria en el concepto aludido, en el que ese Organismo sealó: Así las cosas, por virtud de lo sealado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez 10 aos, contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. En consecuencia, los comerciantes no tendrán que contar con un funcionario de la cámara de comercio de su domicilio para realizar la reproducción en medio técnico, magnético o electrónico de sus libros y papeles y los jefes de registro mercantil no están obligados a certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tienes los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.