220-007779 Restricciones legales para ser representante legal y miembro de la junta directiva en una misma sociedad y algunos temas contables.

Ref: Restricciones legales para ser representante legal y miembro de la junta directiva en una misma sociedad y algunos temas contables. Se recibió su comunicación radicada bajo el número 007090, mediante la cual, formula las siguientes consultas: 1. Un accionista de una compaía que es a su vez gerente general de la misma, y es miembro de la junta directiva de la misma compaía tiene algún tipo de limitación legal Existe alguna prohibición para el desarrollo al mismo tiempo de estos cargos. 2. En relación con los créditos por corrección monetaria diferida , originados por los ajustes por inflación de cargos diferidos, cual debe ser el tratamiento para el traslado a pérdidas y ganancias de este ajuste 3. En que eventos y en relación con los cargos diferidos debe usarse las cuentas de amortización. En torno al primer interrogante es preciso observar que no existe ninguna disposición legal que prohiba a una persona para que ostente la calidad de representante legal y el de miembro de la junta directiva a la vez sin embargo, el aceptar este cargo implica para quien lo desempee el cumplimiento de una serie de deberes propios de la condición de administrador que como tal asume y asumir la responsabilidad propia de esta investidura artículos 22, 23, 24 y 25 de la ley 222 de 1995. De tal manera que ser miembro de la junta directiva y simultáneamente ostentar la representación legal de la empresa, no está prohibido por la ley solo las habilidades profesionales para desempearse con la diligencia del buen hombre de negocios, constituyen el patrón de comportamiento con el que la ley 222 de 1995 describe la actuación de los administradores siendo ese el criterio conforme al cual se mide su responsabilidad, la cual determina en últimas la capacidad para aceptar estas dos posiciones dentro de la empresa. Los puntos segundo y tercero de su consulta, fueron respondidos por el Grupo de Estudios e Investigación Contable, mediante Memorando 340-031 del 18 de febrero último, así: PUNTO DOS El crédito por corrección monetaria diferida está contemplado en el artículo 73 del Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, indicando que las construcciones en curso, los cultivos de mediano y tardío rendimiento en período improductivo, las empresas en período improductivo, los programas de ensanche, que no estén en condiciones de generar ingresos o de ser enajenados y los cargos diferidos no monetarios, se deben reexpresar teniendo en cuenta las normas generales de los ajustes sobre activos no obstante, el valor correspondiente a la contrapartida del ajuste se debe llevar como un ingreso por corrección monetaria diferida a la cuenta, Crédito por Corrección Monetaria Diferida, el cual se debe ir reconociendo como corrección monetaria en las cuentas de resultados en la misma proporción en que se asigne el costo de tales activos. Durante los aos en que se mantenga diferido el ajuste por inflación, la parte proporcional del ajuste sobre el patrimonio correspondiente a dichos activos tendrá similar tratamiento, y se registrará el respectivo valor en la cuenta Cargo por 1corrección monetaria diferida. De lo anterior se desprende que si un ente económico adquiere o construye un activo con recursos propios, mientras se encuentre en etapa de construcción o montaje, su costo se debe ajustar por el PAAG con abono a cuenta del pasivo 2720 Crédito por Corrección Monetaria Diferida -. Así mismo, el patrimonio que este financiando los activos antes citados, su ajuste por inflación incrementará la revalorización del patrimonio y debitando a la cuenta 1730 Cargo por Corrección Monetaria Diferida -. Cuando el activo queda en condiciones de utilización, el saldo del rubro 2720 Crédito por Corrección Monetaria Diferida, se debe amortizar en forma proporcional a su depreciación, agotamiento o amortización, acreditando la cuenta 4705 Corrección Monetaria del Estado de Resultados. Simultáneamente se amortizará el Cargo por Corrección Monetaria Diferida con débito a la cuenta Corrección Monetaria del Estado de Resultados. PUNTO TRES Sobre este punto, es preciso manifestarle que el artículo 67 del decreto antes citado, dispone que el valor histórico de los cargos diferidos, reexpresado cuando sea pertinente por virtud de la inflación, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado de su recuperación. Así, la amortización de los gastos anticipados se debe efectuar durante el período en el cual se reciban los servicios. La amortización de los cargos diferidos, se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se debe amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó y, que las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se debe amortizar en el período menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil. El impuesto diferido se debe amortizar en los períodos en los cuales se reviertan las diferencias temporales que lo originaron. Concordante con lo anterior, el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios contentivo del Plan Unico de Cuentas para Comerciantes en la descripción de la cuenta 1710 Cargos Diferidos, estableció los términos o plazos para su amortización, así: Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador software, en un período de 5 y 3 aos respectivamente. Por concepto de útiles y papelería, se amortizará en función directa con el consumo. Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarán durante el período prepagado pertinente. La amortización de la corrección monetaria diferida registrada hasta la fecha, a partir de la cual se empiecen a percibir ingresos, se amortizará mensualmente durante el término establecido para el diferido correspondiente. Por otros conceptos, se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados. Así mismo, el plan citado incluyó la cuenta 1798 Amortización Acumulada cuya descripción contempla que, registra el valor de las amortizaciones acumuladas de las cuentas 1715 Costos de Exploración por Amortizar y 1720 Costos de Explotación y Desarrollo. La amortización debe considerar los períodos en los cuales producirá beneficios económicos. Hay que tener presente que este cuenta es de uso exclusivo de los entes económicos que desarrollan actividades de exploración y explotación de hidrocarburos. Ahora bien, si la administración del ente económico requiere controlar para su información los valores amortizados de los cargos diferidos a través del tiempo, podrá crear una cuenta auxiliar, es decir, a partir del quinto nivel séptimo dígito, con su denominación correspondiente. De igual forma, teniendo en cuenta que la contribución de este activo a la generación del ingreso una vez estén en condiciones de producir beneficios económicos, debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante amortizaciones, para lo cual el Plan estableció las cuentas 5165 y 5265 para su reconocimiento, teniendo presente si éstos corresponden a gastos operacionales de administración o de ventas en su orden o utilizar las subcuenta respectiva de cada grupo 51 a 52, si el tipo de diferido se encuentra claramente identificado dentro de éstos. En el caso que estén directamente relacionados con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, se reconocerá en la clase 7, identificando, a nivel de grupo, lo referente a materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios, dando opción para que a partir del tercer nivel, es decir de cuenta, el ente económico los codifique y denomine de acuerdo con sus necesidades y controles.