CONVOCATORIA DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL

OFICIO 220-162686 DEL 02 DE JULIO DE 2024 REFERENCIA: RADICACIÓN 2024-01-480821 ASUNTO: CONVOCATORIA DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto, en los siguientes términos: “1) En su país. ¿Se convocan asambleas societarias, para ser realizadas en las instalaciones del Poder Judicial? 2) ¿El tema específico (convocatoria de asambleas societarias, para ser realizadas en las instalaciones del Poder Judicial) se encuentra legislado? 3) De no estar legislado ese tema en específico; ¿con base en qué normativa vigente, se sustentan las convocatorias a asambleas societarias en su país y si éstas igualmente están consideradas como un proceso no contencioso? II. De haberse respondido la pregunta número 1) positivamente, en su país, ¿en estas asambleas, está presente la persona juzgadora? 1) De estar presente, cuál es el rol o participación que ejerce la persona juzgadora ante gestiones tales como, incidentes de nulidad, medidas cautelares, recusación y actividad recursiva, que se formule por los intervinientes a la asamblea societaria. 2) Son admisibles esas gestiones? 3) ¿Debe la persona juzgadora presente, resolverlos, tal cual lo haría, si se tratara de una audiencia judicial?” Página: | 2 ________________________________________________________________________ Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: “1) En su país, ¿se convocan asambleas societarias para ser realizadas en las instalaciones del Poder Judicial?” En Colombia, las asambleas societarias no se convocan ni se realizan en las instalaciones del Poder Judicial. Las normas vigentes establecen que las reuniones de la asamblea general de accionistas, tanto ordinarias como extraordinarias, deben efectuarse en el domicilio principal de la sociedad o en el lugar señalado en los estatutos. Específicamente, el artículo 426 del Código de Comercio colombiano establece que las asambleas se deben reunir en el domicilio principal de la sociedad, el día, hora y lugar indicados en la convocatoria. Esta disposición establece claramente que las asambleas deben realizarse en las instalaciones de la propia sociedad y no en dependencias del Poder Judicial. La única excepción a esta regla sería si todas las acciones suscritas están representadas, permitiendo así una reunión sin previa citación y en cualquier sitio, pero esto no implica una ubicación en instalaciones judiciales. Por su parte, para las Sociedades por Acciones Simplificadas - S.A.S., el artículo 18 de la Ley 1258 de 2008 señala que la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, siempre que se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria determinados en la Ley o en los estatutos. Por lo tanto, no se contempla la realización de asambleas societarias en las instalaciones del Poder Judicial. Página: | 3 ________________________________________________________________________ “2) ¿El tema específico (convocatoria de asambleas societarias, para ser realizadas en las instalaciones del Poder Judicial) se encuentra legislado?” El tema específico de convocar asambleas societarias para ser realizadas en las instalaciones del Poder Judicial no está legislado. No hay identifica disposición en el Código de Comercio ni en la Ley 222 de 1995 que contemple la posibilidad de que las asambleas se lleven a cabo en instalaciones judiciales. Las normas pertinentes, como se observa en los artículos 422, 423, 424 y 426 del Código de Comercio, indican claramente que las reuniones deben realizarse en el domicilio principal de la sociedad. “3) De no estar legislado ese tema en específico; ¿con base en qué normativa vigente, se sustentan las convocatorias a asambleas societarias en su país y si éstas igualmente están consideradas como un proceso no contencioso?” La normativa vigente en Colombia que sustenta las convocatorias a asambleas de accionistas está principalmente contenida en el Código de Comercio y la Ley 1258 de 2008. A continuación, se detallan los artículos más relevantes: Código de Comercio: Artículo 181. Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos. Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso. Artículo 182. En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado. La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. Página: | 4 ________________________________________________________________________ Quienes conforme al artículo anterior puedan convocar a la junta de socios o a la asamblea, deberán hacerlo también cuando lo solicite un número de asociados representantes del 10% o más del capital social. Artículo 186. Las reuniones se realizarán en el lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429. Artículo 422: Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Artículo 423: Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; Página: | 5 ________________________________________________________________________ 2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal. Artículo 424: Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes. Artículo 426: La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas. Artículo 429: Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos del inciso anterior. En las sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores, en las reuniones de segunda convocatoria la asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas. Página: | 6 ________________________________________________________________________ Ley 1258 de 2008 (aplicable solo a las Sociedades por Acciones Simplificadas - S.A.S.-): Artículo 18. La asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando que se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en los artículos 20 y 22 de esta ley. Artículo 19. Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto. Artículo 20. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior. Parágrafo. La primera convocatoria para una reunión de la asamblea de accionistas podrá incluir igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de quórum. La segunda reunión no podrá ser fijada para una fecha anterior a los diez (10) días hábiles siguientes a la primera reunión, ni posterior a los treinta (30) días hábiles contados desde ese mismo momento. Artículo 21. Los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente. Los accionistas también Página: | 7 ________________________________________________________________________ podrán renunciar a su derecho de inspección respecto de los asuntos a que se refiere el inciso 2º del artículo 20 de esta ley, por medio del mismo procedimiento indicado. Aunque no hubieren sido convocados a la asamblea, se entenderá que los accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes de que la reunión se lleve a cabo. En cuanto a la naturaleza de las asambleas societarias, es importante señalar que estas reuniones son mecanismos internos de las sociedades, diseñados para tomar decisiones relacionadas con la gestión y administración de las mismas. Las asambleas de accionistas no se consideran procesos judiciales ni contenciosos, ya que su propósito es deliberar y decidir sobre asuntos de interés de la compañía, en un marco de legalidad, conforme a los estatutos sociales y a la normativa mercantil vigente. Como la respuesta a la primera pregunta fue negativa, no hay lugar a contestar el acápite II de su consulta. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.