Inhabilidades e incompatibilidades oficial de cumplimiento LA/FT

REF: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES OFICIAL DE CUMPLIMIENTO LAFT Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno al cargo de Oficial de Cumplimiento en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. La consulta es Puede la jefe de crédito y cartera de una empresa, desempear el cargo de oficial de cumplimiento, la cual se formula previa la exposición de unos antecedentes entre los que se destacan: i que se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades ii que el cargo de oficial de cumplimiento lo está desempeando la jefe de crédito y cartera iii que la auditoria manifestó, que el oficial de cumplimiento de la empresa no podía desempear otro tipo de funciones diferentes a las encomendadas dentro de su labor y que por tanto la jefe de crédito y cartera estaba inhabilitada para ejercer este tipo de cargo iv que la Superintendencia de Sociedades mediante oficio 220-001820 del 14 de enero de 2015, manifestó respecto al Oficial de cumplimiento que: no se advierte una previsión expresa que defina y caracterice el oficial de cumplimiento, lo que permite inferir que es discrecional de la empresa establecer las condiciones del cargo, lo que igualmente se predica respecto de la posibilidad de que el auditor interno ocupe el cargo del Oficial de Cumplimiento, atendiendo que las previsiones invocadas en dicha circular, tampoco contemplan impedimento alguno v que la única parte donde se ve reflejada la inhabilidad de ejercer ciertos cargos con el de oficial de cumplimiento es en la circular externa 006 del 25 de marzo de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, que en su numeral 3.3.1 que establece: 3.3.1. Oficial de cumplimiento El empleado de cumplimiento en las organizaciones de primer y segundo nivel de supervisión no podrá pertenecer a los órganos de control contador o auditoría interna, áreas comerciales y ni ser el tesorero. Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias en un caso concreto. Habida consideración que la cuestión formulada se encuentra íntegramente regulada en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia1, se debe hacer una consideración adicional a las anteriormente planteadas, en el sentido de precisar que el presente pronunciamiento no puede ser considerado como una modificación o adición a la citada circular, como quiera que el ejercicio de la función consultiva carece de la competencia funcional requerida para que se surta tal efecto. 1 Circular Externa 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, visible en https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadcircularesCircular20BC3A1sica20 JurC3ADdica20100-00000520de202017.pdf La regulación normativa del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, SAGRLAFT, correspondiente a las sociedades comerciales vigiladas por esta Superintendencia, incorporada en la Circular Básica Jurídica de esta Entidad, obedece al desarrollo de las atribuciones contenidas en el artículo 70 del Decreto 1023 de 2012. Es así como el numeral 26 de la citada disposición establece que es función de la Superintendencia de Sociedades instruir a las entidades sujetas a su supervisión, sobre las medidas que deben adoptar para la prevención del riesgo de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo. Sobre el particular, se advierte que las instrucciones impartidas en el acto administrativo mencionado, estuvieron dirigidas a otorgar a las vigiladas la mayor libertad de configuración del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Prevención del Terrorismo, en función de las necesidades de cada compaía, sus particularidades, su tamao, su modelo de negocio, los riesgos particulares a los cuales se encuentran expuestas, su entorno de mercado, conocimiento de proveedores, conocimiento de clientes y la obligación de reporte de operaciones sospechosas a la UIAF, entre otros aspectos. Para tal propósito se empoderó a cada empresa para dictar sus propias políticas de prevención y gestión del riesgo de lavado de activos y para definir su propia matriz de riesgos LAFT. Se establecieron como elementos mínimos del sistema: i la adopción de metodologías para la identificación del riesgo, ii mecanismos de medición y evaluación del riesgo, iii mecanismos de control del riesgo, y iv desarrollo de mecanismos de monitoreo del riesgo. Como etapas de implementación del sistema, se definieron: i El diseo e implementación del sistema, por parte del Oficial de Cumplimiento con el apoyo del Representante Legal y la aprobación de la Junta Directiva o del Máximo Órgano Social, ii La Supervisión y cumplimiento del sistema a cargo del Oficial de Cumplimiento, y iii La divulgación del sistema y capacitación, en las condiciones y con la frecuencia que la empresa estime pertinente. Sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la reglamentación indicada que este cargo hace referencia al empleado de la Empresa Obligada que está encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LAFT.2 2 Capítulo X, Numeral 3., Literal J. 3 Capítulo X, numeral 4, literal B, subliteral b. En cuanto concierne al perfil del Oficial de Cumplimiento, se establecieron los siguientes parámetros: a. Deberá rendir informes, tanto al representante legal como a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social, con la frecuencia y periodicidad que se establezca en el Sistema. b. El Sistema debe contemplar las funciones, responsabilidades, atribuciones, perfil, incompatibilidades e inhabilidades del Oficial de Cumplimiento. c. El Sistema debe establecer el contenido mínimo de los reportes del Oficial de Cumplimiento y podrá prever un régimen de sanciones para asegurar el cumplimiento del Sistema por los involucrados en su aplicación. d. Las Empresas deben asegurar que el Oficial de Cumplimiento goce de capacidad de decisión y acredite los conocimientos requeridos sobre la operación de la Empresa y la administración de riesgos. e. Además de las funciones particulares que se le asignen al Oficial de Cumplimiento en el Sistema, este funcionario tendrá las siguientes atribuciones generales: i Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema, ii Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sistema, iii Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación, iv Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas, v Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, viVelar por el adecuado archivo de los soportes documentales, vii Disear las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo de LAFT que formarán parte del Sistema, y viii Realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe.3 Con base en los datos anotados, se atiende la pregunta específica que se propone en la petición de consulta, en el sentido de indicar que el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento debe estar regulado en el Sistema de SAGRLAFT y que la competencia para aprobarlo se encuentra radicada en la Junta Directiva o en el Máximo Órgano Social. En consecuencia, en cuanto concierne a las sociedades vigiladas por esta Superintendencia, corresponde a la Junta Directiva o al Máximo Órgano Social, y no una entidad de certificación privada, definir en cada caso concreto, lo concerniente a la ocurrencia, trámite y definición de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento, conforme a la reglamentación que se haya expedido en su propio Sistema de SAGRLAFT. Desde luego que cada sociedad deberá asegurar al momento de regular el régimen de inhabilidades e inhabilidades, que el Oficial de Cumplimiento tenga la suficiente autonomía e imparcialidad para ejercer su función, de manera que no se convierta en juez y parte de sus propios actos. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.