ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL - De no aprobarse el acta en la misma reunión o nombrar comisión para ello, la aprobación deberá esperar hasta la próxima sesión ordinaria o convocar a una extraordinaria para tal fin.

REF.: ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL - DE NO APROBARSE EL ACTA EN LA MISMA REUNIÓN O NOMBRAR COMISIÓN PARA ELLO, LA APROBACIÓN DEBERÁ ESPERAR HASTA LA PRÓXIMA SESIÓN ORDINARIA O CONVOCAR A UNA EXTRAORDINARIA PARA TAL FIN. Aviso recibo de su escrito radicado en esta Entidad, con el número 2008-01- 0415048, a través del cual presenta la siguiente consulta: Al celebrarse la Asamblea General de socios del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, el pasado 6 de marzo del presente ao, entidad definida según los estatutos como una corporación de carácter privado, de naturaleza y participación mixta, sin fines de lucro, qué se constituye y organiza bajo las leyes colombianas, dentro del marco del Código Civil, las normas sobre ciencia y tecnología del Decreto 393 de 1991, la Ley 489 de 1998 artículo 96 y demás disposiciones pertinentes se omitió designar una comisión para la revisión y aprobación del acta respectiva. Ante esta circunstancia, qué alternativa se puede seguir para la aprobación del acta y cuál sería el procedimiento a aplicar, diferente a la convocatoria de una asamblea extraordinaria para tal fin o la espera hasta la próxima asamblea ordinaria del ao entrante. Igualmente, deseamos tener la seguridad, si el acta con la firma del Presidente y Secretario de la asamblea ya celebrada, pero sin la aprobación de los socios puede ser rechazada por la Cámara de Comercio o la Alcaldía Mayor de Bogotá. Para el propósito informamos que en la Asamblea no hubo reforma de estatutos, ni autorización alguna para manejo de recursos, lo tratado fue la elección del Consejo Directivo y Revisor Fiscal, así como la aprobación de los estados financieros y del informe del representante legal, así como de los reglamentos de procedimiento para la elección de Consejo Directivo y Revisor Fiscal de la misma corporación. Respuesta a la Consulta Aprobación de las Actas El artículo 189 del Código de Comercio dispone: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. Resaltado fuera de texto legal. En torno al tema de la aprobación de las actas, acorde con lo dispuesto por el artículo 189 del Código de Comercio, esta entidad en la Circular D-001 del 22 de febrero de 1991, expresó lo siguiente: Al finalizar la sesión es conveniente hacer un receso para elaborar el acta respectiva con el fin de someterla a aprobación antes que aquella concluya, caso en el cual deberá indicar el número de votos con que ésta sea aprobada. Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe. En consecuencia, si no se acogió ninguno de los procedimientos descritos, tanto en el artículo 189 del Estatuto Mercantil como en la circular referida, esto es, que la asamblea imparta aprobación del acta en la misma sesión o en su defecto nombre la comisión para que cumpla tal fin, necesariamente deberá esperarse a la celebración de la próxima reunión del máximo órgano o de ser necesario de manera urgente su aprobación deberá convocarse a una reunión para el efecto. El acta sin aprobación para el registro de nombramientos. De la investigación adelantada en la Cámara de Comercio y la Alcaldía Mayor de necesario remitir copia autorizada del acta, lo que significa que en la copia el secretario debe manifestar que la misma es fiel copia tomada del libro y adicionalmente que conste en el cuerpo del acta la forma de aprobación. Por lo tanto, de no presentarse el documento con los anteriores requisitos, seguramente será objeto de devolución por parte de la Cámara de Comercio o la Alcaldía. En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo