220-70548, 20 de octubre de 2003 La convocatoria a las reuniones del máximo órgano social.

Ref.: La convocatoria a las reuniones del máximo órgano social. Me refiero a su escrito en referencia a través del cual formula una consulta en los siguientes términos. ...me resultó imposible ubicar un concepto de ustedes donde se hubiera manejado el tema de las convocatorias para las reuniones de los órganos de una sociedad, en especial el de su finalidad o teología que no es otra que dar a conocer la realización de la reunión en forma oportuna. Lo anterior porque laboro como auxiliar judicial en un juzgado Civil del Circuito de Bucaramanga, antes especializado provisional, y necesito sustentar con doctrina como la por usted producida la tesis consistente en que así la convocatoria hubiese quedado mal realizada, por ejemplo porque se contó un día inhábil como hábil, la reunión social tiene plena validez toda vez que se hicieron presentes a la misma la totalidad de los accionistas sociedad anónima: si la convocatoria cumplió su finalidad, dar a conocer a los accionistas la futura de la realización de la reunión asamblea extraordinaria, tanto así que todos asistieron, mal puede decirse que las decisiones en ella adoptadas sean ineficaces de pleno derecho tan solo porque la convocatoria no se hizo con la suficiente amplitud que determina la ley. Para responder sus inquietudes es necesario referirnos en primer lugar, a la convocatoria a las reuniones del máximo órgano social, con base en las disposiciones legales vigentes. Dispone el artículo 110, ordinal 7 del Código de Comercio, que en los estatutos se debe establecer La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia En concordancia con el anterior, el artículo 181 ibidem dispone que Los socios de toda compaía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al ao, por lo menos, en la época fijada en los estatutos. Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso. El artículo 182 ibidem, establece que En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los cuales se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado. Sentadas las bases para integrar el máximo órgano social, rubrica el legislador en el artículo 186 del código de Comercio el carácter perentorio de tales requisitos al sealar: Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. El artículo 188 ibidem, en armonía con el anterior dice Reunida la junta de socios o asamblea general como se prevé en el artículo 186, las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes ... Como corolario de las normas que regulan las reuniones del máximo órgano social, el artículo 190 consagra las sanciones en la siguiente forma: Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces .... El citado conjunto de normas nos permite deducir en primer lugar, la importancia que reviste para el legislador asegurar el debido funcionamiento del máximo órgano social, para lo cual es de su esencia la convocatoria. Y no podía ser de otra forma, cuando es allí donde nace la voluntad social con el concurso de quienes han hecho sus aportes a la sociedad, titulares de cuotas, acciones o partes de interés, y por contera de los derechos que les confiere tal calidad, entre ellos, el de participar en las deliberaciones del máximo órgano social, para lo cual deben ser necesariamente convocados con el lleno de requisitos estatutarios y legales, a tal punto que la ausencia o deficiencia de cualquiera de estos, acarrea la ineficacia de las decisiones que se adopten en la reunión según las voces del artículo 186 ibidem. A este fin y conforme al citado artículo 110, ordinal 7, la forma de convocar la asamblea o junta de socios se refiere al medio y la antelación con la cual se debe efectuar la convocatoria, la cual, según se puede ver a lo largo de las normas que regulan los diferentes tipos societarios, es reservada por el legislador a la autonomía de la voluntad en cuanto a la elección de los mecanismos conducentes en cada caso. Ahora bien, en el evento que en los estatutos sociales no se pactara al respecto, debe estarse el intérprete a la disposición supletiva consagrada en el artículo 424 del Código de Comercio que dice: Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Agrega la ley para las sociedades por acciones un elemento imperativo, para el caso que se trate de reuniones en la cual haya de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio, a cuyo efecto seala una antelación mínima de quince días hábiles, lo cual en el caso de la sociedad anónima coincide con el término de que disponen los accionistas para el ejercicio del derecho de inspección artículo 447 del código de Comercio en armonía con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. La finalidad de la convocatoria es permitir que los asociados, en forma oportuna y en igualdad de condiciones, se puedan enterar de la reunión y del contenido de la misma, a fin de poder ejercer los derechos que les confiere la ley. A este respecto es expreso el Código de Comercio al establecer que tanto para las reuniones ordinarias como para las extraordinarias, debe incluirse en la convocatoria el orden del día artículo 182, inciso primero, con la sola diferencia que para las de reunión ordinaria es posible adicionarlo a solicitud de cualquier asociado o director en tanto que para modificar el orden del día de la extraordinaria es indispensable una mayoría, bien sea que esté pactada en los estatutos o en defecto de éstos, la prevista en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995. Así las cosas, la convocatoria a las reuniones del máximo órgano social debe hacerse con todos y cada uno de los requisitos previstos en el estatuto social o en la ley, para el efecto, so pena de que las decisiones no produzcan efectos de pleno derecho, según las voces del artículo 186 del Código tantas veces citado en concordancia con el artículo 897 ibidem. Situación diferente reconoce el legislador en el artículo 182 ibidem, cuando tipifica una circunstancia especialísima en torno a la asistencia de todos y cada uno de los asociados o accionistas a la reunión, caso en el cual, sin que medie previa convocatoria y aunque se lleve a cabo en lugar diferente del domicilio social, reconoce plenos efectos jurídicos a la sesión, toda vez que el interés jurídico tutelado se halla plenamente garantizado con la presencia de la totalidad de los accionistas que integren el capital artículo 426 de la Legislación Mercantil. Conforme a lo hasta aquí expuesto, la convocatoria a reuniones del máximo órgano social debe hacerse con el lleno de requisitos legales y estatutarios medio y antelación, a fin de que cumpla su finalidad requisito que no es necesario en presencia de la totalidad del capital, por expresa disposición legal como anteriormente se expuso. En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, la cual surte los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.