REVISOR FISCAL – REUNIONES DE ASAMBLEA Y JUNTA DIRECTIVA –COMISIÓN APROBADORA DEL ACTA

OFICIO 220-064775 DE 11 DE JULIO DE 2025 ASUNTO: REVISOR FISCAL – REUNIONES DE ASAMBLEA Y JUNTA DIRECTIVA –COMISIÓN APROBADORA DEL ACTA Me refiero a las comunicaciones de la referencia mediante las cuales la Cámara de Comercio del Huila da traslado a esta Entidad de una petición por usted elevada, en la que formula una consulta en los siguientes términos: “… es una sociedad anónima de economía mixta, de carácter privado, regida por el Código de Comercio y por la Ley mercantil vigente. En ese orden de ideas, amablemente requerimos respuesta a los siguientes interrogantes: 1.-¿Es obligación legal que la Revisoría Fiscal deba asistir por derecho propio a las reuniones de Junta Directiva, a menos que la Gerencia, la Junta Directiva, algún o algunos miembros le cursen la invitación? 2.-¿La asistencia de la Revisoría Fiscal se centra sólo a reuniones de Asamblea General de Accionistas, sea Ordinaria o extraordinaria o a cualquier reunión, siempre que la Junta Directiva o la Gerencia la invite? 3.-Las Comisiones para revisión y aprobación de actas de Asamblea General de Accionista, ordinaria u extraordinaria, ¿puede estar integrada por mínimo dos (2) ó tres (3) accionistas miembros que asistan a la reunión y sean elegidos por la asamblea? 4.- Las Actas de Asamblea general de Accionistas Ordinaria o Extraordinarias, las firma el presidente de la Asamblea y el secretario, elegidos en Asamblea. Además de estas firmas, se nombra una Comisión de aprobación del acta. Si uno (1) de los miembros, se abstiene de firmarla, puede validarse el contenido de la misma, con la firma de la mayoría de los miembros que hacen parte, ¿dejando constancia de tal decisión?” (sic) Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Página | 1 ________________________________________________________________________ Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto, ni implican un pronunciamiento sobre la legalidad de actos o contratos, ya que tal análisis corresponde a las autoridades judiciales. Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta en los siguientes términos: En primer lugar, resulta conveniente traer a colación lo establecido en el Código de Comercio sobre las sociedades de economía mixta: Código de Comercio1: “Artículo 461. Son de economía mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.” Lo anterior, evidencia que las sociedades de economía mixta se sujetan a lo consignado en sus estatutos sociales, así como a las disposiciones generales y especiales que contempla el Código de Comercio según el tipo societario adoptado, en este caso, el de las sociedades anónimas, por lo que el presente escrito abordará la consulta con base en estas últimas. Con el alcance indicado, procede en este punto hacer alusión a lo consignado en el Oficio 220- 0271342 proferido por esta misma Oficina sobre la asistencia por 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 de 1971. Diario Oficial 33339 (16 de junio de 1971). Disponible en: https://www.suinjuriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1833376 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-027134 (13 de marzo de 2013) Asunto: LA ASISTENCIA DEL REVISOR FISCAL DURANTE LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Página | 2 ________________________________________________________________________ parte del revisor fiscal a las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, en los términos vistos a continuación: “(…) Sobre el particular, le informo que, si bien la legislación comercial actual se ocupa de regular todos los asuntos atinentes a las reuniones tanto de la asamblea general de accionistas, como de junta de socios y de junta directiva, e igualmente establece de manera expresa las reglas que determinan las funciones y correlativas facultades del revisor fiscal, no advierte esta oficina que las disposiciones generales, ni las especiales, en manera alguna exijan para la conformación y consiguiente realización de las reuniones del máximo órgano social, ni de la junta directiva, la asistencia del revisor fiscal, como tampoco las que consagran el régimen de las funciones a su cargo, imponen la asistencia del mismo como una obligación por el solo hecho de que vaya a verificarse una reunión en particular, independientemente de la modalidad de la misma o de del tema puntual que haya de ser considerado. De ahí que ante el silencio que guarda la ley al respecto, claramente ha de colegirse que la participación del revisor fiscal en las reuniones del máximo órgano social y la junta directiva, es asunto potestativo de las partes, las que en ejercicio de la autonomía de la voluntad privada pueden bien acordar libremente las cláusulas estatutarias que estimen pertinentes en orden a reglamentar la misma, siempre que tales cláusulas desde luego, sean compatibles con las normas legales imperativas y las que aplican según la índole de la sociedad, o en su defecto, dejarlo a discreción de los distintos órganos sociales para que en cada caso particular, es decir, durante el desarrollo de cada reunión, éstos decidan si es procedente su participación en las sesión que adelanten. Consecuente con lo anterior, esta Entidad ha opinado que la asistencia del revisor fiscal a las reuniones del máximo órgano social y la junta directiva, aunque no es estrictamente obligatoria como se anotó, se torna necesaria cuando quiera que las circunstancias particulares que den lugar a la respectiva reunión así lo impongan, bien a iniciativa del mismo revisor, como sucedería por ejemplo cuando es él quien convoca, o porque medie una solicitud o invitación expresa de los administradores, del mismo máximo órgano social, la junta directiva o de cualquiera otra autoridad en otras palabras puede decirse que son los temas a tratar en O DE JUNTA DIRECTIVA NO ES OBLIGATORIA, A MENOS QUE SU PRESENCIA SEA INDISPENSABLE SEGÚN LOS ESTATUTOS SOCIALES. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/v4EI64QB4r6qVUO6VSZN Página | 3 ________________________________________________________________________ cada caso los que determinan la conveniencia o necesidad de que el revisor fiscal deba o no asistir a las sesiones de los órganos sociales mencionados, lo que en principio queda a juicio de éstos mismos.” Por otro lado, en relación con las actas de reuniones de asamblea en los eventos en que ha sido designada en la misma una comisión para aprobación del acta, procede transcribir lo dispuesto en la normativa mercantil sobre el tema, así: Código de Comercio3: “Artículo 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” “Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura”. Visto lo consignado en pretérito, se considera procedente transcribir un extracto de lo expuesto por esta Oficina en Oficio 220-2241114, en relación con el tema: 3 Op. Cit. Decreto 410 de 1971. Página | 4 ________________________________________________________________________ “Respecto de la aprobación de las actas del máximo órgano social por parte de una comisión designada por la misma, esta Oficina en el Oficio 220-512981 estableció lo siguiente: “(…) 5. Cuando la asamblea general de accionistas o junta de socios delega la aprobación del acta a tres (3) personas asociadas; es obligatorio que cada una de ellas “exprese su consentimiento a favor sobre la veracidad del acta”, o por el contrario, “con el consentimiento de dos (2) personas, es suficiente para dar por aprobada el acta”; o es necesario e indispensable, que “todos den su aprobación” Esta Entidad ya expresó su criterio en Oficio 220- 80762 de agosto 30 de 1999, que puede consultar en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 2000, en la página 57, en el que señaló, la necesidad de la aprobación por todos los comisionados para efectos de darle validez probatoria a las decisiones adoptadas: “(...) 1º La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.” “(…)” En cuanto a la comisión nombrada para aprobar el acta, es pertinente remitirla al oficio sobre el particular, citado en esta comunicación en el que se indica que no es obligación para la comisión impartir la aprobación al acta, pues en caso de desacuerdo, habrá de ser llevada el acta al órgano competente para su aprobación”. Posteriormente, este mismo Despacho en el Oficio 220-1056592, con relación a la comisión designada para aprobar el acta del máximo órgano, señaló lo siguiente: Página | 5 ________________________________________________________________________ “(…) Pone de presente que de acuerdo con el concepto 220-170852 del 14 de diciembre de 2011, que a su vez remite al Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, esta Superintendencia expresó “...cuando es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados (…)”” Anotado lo anterior, este Despacho procede a dar respuesta a sus preguntas 1. y 2. en un mismo pronunciamiento y en otro subsiguiente a las 3. y 4., teniendo en cuenta que recaen sobre igual contenido: “1.-¿Es obligación legal que la Revisoría Fiscal deba asistir por derecho propio a las reuniones de Junta Directiva, a menos que la Gerencia, la Junta Directiva, algún o algunos miembros le cursen la invitación? 2.-¿La asistencia de la Revisoría Fiscal se centra sólo a reuniones de Asamblea General de Accionistas, sea Ordinaria o extraordinaria o a cualquier reunión, siempre que la Junta Directiva o la Gerencia la invite?” Tal y como fue expuesto anteriormente, la asistencia del revisor fiscal a las reuniones de asamblea general de accionistas o junta directiva, no es obligatoria pero se vuelve necesaria cuando las circunstancias especiales por las cuales se celebra la reunión la justifican, lo cual puede darse por iniciativa de cualquiera de los órganos sociales a partir de una invitación hecha por ellos. Los temas a tratar en la respectiva reunión son los que realmente sugieren la necesidad de que el revisor fiscal asista a la misma. “3.-Las Comisiones para revisión y aprobación de actas de Asamblea General de Accionista, ordinaria u extraordinaria, ¿puede estar integrada por mínimo dos (2) ó tres (3) accionistas miembros que asistan a la reunión y sean elegidos por la asamblea? 4.- Las Actas de Asamblea general de Accionistas Ordinaria o Extraordinarias, las firma el presidente de la Asamblea y el Página | 6 ________________________________________________________________________ secretario, elegidos en Asamblea. Además de estas firmas, se nombra una Comisión de aprobación del acta. Si uno (1) de los miembros, se abstiene de firmarla, puede validarse el contenido de la misma, con la firma de la mayoría de los miembros que hacen parte, ¿dejando constancia de tal decisión?” En atención a lo señalado anteriormente, la comisión para aprobación del acta de una reunión de asamblea general de accionistas será designada por la misma asamblea y estará integrada por las personas que determine dicho órgano social. Ahora bien, en el caso de que uno de los miembros de la comisión no apruebe el acta, se deberá presentar la misma a consideración de la asamblea general de accionistas, para que proceda a estudiar su aprobación. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del C.P.A.C.A. y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del aplicativo Tesauro. Página | 7