VACANCIA AUTOMÁTICA DE MIEMBRO JUNTA DIRECTIVA DE CÁMARA DE COMERCIO.

OFICIO 220-157632 DEL 15 DE JULIO DE 2022 ASUNTO: VACANCIA AUTOMÁTICA DE MIEMBRO JUNTA DIRECTIVA DE CÁMARA DE COMERCIO. Acuso recibo de su escrito radicado con los números citados en la referencia, por medio de del cual formula una consulta en torno a las condiciones que deben ser tenidas en cuenta para declarar la vacancia de un miembro de junta directiva de cámara de comercio, por inasistencia a las sesiones. Se advierte del contenido del escrito, que la consulta formulada se encuentra incorporada en una petición de carácter particular y concreto, mediante la cual también se solicita al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, dejar sin efectos una comunicación del Presidente de una de las cámaras de comercio del país, mediante la cual le fue notificada la vacancia automática como Miembro Principal de Junta Directiva, en representación del Gobierno Nacional, por inasistencia a cinco sesiones ordinarias, en el término de un año. De la consulta formulada, se dio traslado por competencia a esta Superintendencia, de la petición de concepto, que es del siguiente tenor: “Emitir un concepto sobre la interpretación final del Art 11 de la ley 1757 de 2014 en lo que se refiere a la acumulación de las 5 (Cinco) inasistencias a sesiones de Junta Directiva, en el período de un (1) año, con o sin justa causa, toda vez que el artículo 11 de la ley en comento, no hace precisión, si esta acumulación, cesa con el cierre del año fiscal en que se cometiere la inasistencia o por el contrario se acumulan para el año fiscal siguiente. Que para el caso en concreto se dieron en 2 periodos fiscales diferentes; las 3 primeras de manera consecutiva en el año 2021 y las dos posteriores se dieron en el año 2022.” Se procede a absolver la consulta formulada en los términos de los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con la advertencia de que las opiniones que se presentan no están dirigidas a resolver situaciones particulares o para determinar consecuencias de las mismas. En este sentido los pronunciamientos que se expresan tienen alcance general y abstracto, razón por la cual no tienen carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la entidad. 2 Para este propósito se pone de presente que la Superintendencia de Sociedades asumió, desde el primero de enero de dos mil veintidós, por ministerio del artículo 70 la Ley 2069 de 2020, las funciones de vigilancia de cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones, el registro mercantil y el cumplimiento de los deberes de los comerciantes.1 De conformidad con la norma, corresponde a esta Superintendencia, como supervisor de las cámaras de comercio, atender las consultas de carácter general sobre las competencias que en las materias indicadas, sean formuladas por los usuarios externos de la Entidad, sin perjuicio de la autonomía que le corresponde a las cámaras de comercio para el debido ejercicio de sus competencias en el marco de las funciones que les han sido encomendadas por ministerio de la ley.2 A su vez, es preciso señalar que no es posible en función consultiva determinar las decisiones que correspondan a otras dependencias de esta misma Superintendencia, o al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con respecto a asuntos de carácter particular y concreto que se encuentren bajo su conocimiento. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: En el presente caso, se advierte que efectivamente el asunto se dirige puntualmente a consultar la opinión de este Despacho sobre la forma cómo debe ser contabilizado el término de un año, para que se produzca, como efecto jurídico, la vacancia automática del cargo de miembro principal de junta directiva de cámara de comercio por inasistencia a cinco reuniones ordinarias durante el referido término. A este respecto, se observa que la legislación aplicable corresponde a las normas que se transcriben a continuación: 1. Artículo 11 de la Ley 1727 de 20143 : “ARTÍCULO 11. VACANCIA AUTOMÁTICA DE LA JUNTA DIRECTIVA. La no asistencia a cinco (5) sesiones de Junta Directiva, en el período de un (1) año, con o sin justa causa, producirá automáticamente la vacancia del cargo 1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 2069 (31 de diciembre de 2020), Artículo 70. “Por medio del cual se impulsa el emprendimiento en Colombia. [En Línea]. Disponible en: https://www.suin juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/30040296#:~:text=OBJETO.,bienestar%20social%20y%20g enerar%20equid ad 2 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Numeral 2, artículo 11 del Decreto 1736 (22 de diciembre de 2020). “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Sociedades.”. Disponible en: https://www.suin juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30040272 3 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1727 (11 de julio de 2014), Artículo 11. “Por medio de la cual se reforma el Código de Comercio, se fijan normas para el fortalecimiento de la gobernabilidad y el funcionamiento de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.” Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1727_2014.html#11 3 de miembro de Junta Directiva. No se computará la inasistencia del principal cuando se trate de reuniones extraordinarias a las cuales asista su suplente. En el evento de la vacancia de un miembro de Junta Directiva principal, el suplente personal ocupará su lugar. Adicionalmente, se producirá la vacancia automática del cargo de miembro de Junta Directiva, cuando durante el periodo para el cual ha sido elegido se presente cualquier circunstancia que implique la pérdida de la calidad de afiliado o cuando sobrevenga una causal de inhabilidad prevista en la ley. La falta absoluta de un miembro principal y suplente, elegido por los afiliados, producirá la vacante del renglón correspondiente, caso en el cual será reemplazado por el renglón siguiente en el orden consignado en la lista respectiva. En el evento de que la lista no cuente con renglones adicionales, la vacante la ocupará un principal y un suplente designados por la Junta Directiva de la lista de candidatos que, en la elección correspondiente, al establecer el cuociente electoral, haya obtenido el mayor residuo siguiente. Si se tratare de única lista, la vacante la ocupará un principal y un suplente elegidos por la Junta Directiva. En caso de que la vacancia definitiva de principal o suplente corresponda a un directivo designado por el Gobierno Nacional, el Presidente de la Junta Directiva, informará al Gobierno Nacional, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que tenga conocimiento, a fin de que se inicien los trámites para su reemplazo en un término de un (1) mes. Tratándose de la ausencia de uno de los miembros principales designados por el Gobierno Nacional, el suplente lo reemplazará en sus faltas temporales y absolutas. En este último evento, el reemplazo será hasta tanto se realice una nueva designación por parte del Gobierno Nacional.” (Se subraya). 2. Superintendencia de Sociedades, Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, Artículo 2.1.6.9. 4 “2.1.6.9. Reuniones de la junta directiva. La no asistencia a cinco (5) sesiones de junta directiva, en el periodo de un (1) año, con o sin justa causa, produce automáticamente la vacancia del cargo del miembro de la junta directiva principal o suplente. Sobre esta base, no podrán transcurrir más de doce (12) meses entre la primera y la quinta inasistencia que configure la vacancia. 4 REPÚBLICA DE COLOMBIA. Superintendencia de Sociedades. Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022. Por la cual se emiten instrucciones a las cámaras de comercio. Visible en https://supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular_Externa_100- 000002_de_25_de_abril_de_2022.pdf 4 A modo de ejemplo, se enuncian las siguientes situaciones con la finalidad de ilustrar lo anterior: - Si las inasistencias se presentan el 15 febrero de 2016, el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016 y el 14 de enero de 2017, se produce la vacancia automática del miembro de junta directiva porque ha incurrido en cinco inasistencias en un período menor de un (1) año (15 de febrero de 2016 al 14 de enero de 2017). En este caso, hay cinco (5) ausencias en menos de un (1) año. - Si las inasistencias se presentan el 15 de febrero de 2016, el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016 y el 14 de marzo de 2017, no se produce la vacancia automática del cargo de miembro de junta directiva porque no ha incurrido en cinco (5) inasistencias en un año, (15 de febrero de 2016 al 15 de febrero de 2017). En este caso, solo hay cuatro (4) ausencias en el año. - Si la inasistencia se presenta el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016, el 14 de marzo de 2017 y el 9 de junio de 2017, se produce la vacancia automática del cargo del miembro de junta directiva porque se ha incurrido en cinco (5) inasistencias en menos de un año (11 de junio de 2016 al 9 de junio de 2017). En este caso, hay cinco (5) ausencias en menos de un (1) año. Para el conteo de las fallas se tendrán en cuenta las siguientes observaciones: Sesiones ordinarias de la junta directiva: • Si no asiste el miembro principal y asiste el suplente, la inasistencia se le computa al principal. • Si no asiste el miembro principal ni su suplente, la inasistencia se les computa a ambos. • Si asiste el miembro principal y no asiste el suplente, la inasistencia no se le computa a ninguno. Sesiones extraordinarias de la junta directiva: • Si no asiste el miembro principal y asiste el suplente, no se le computa la vacancia al principal. • Si no asiste el miembro principal ni su suplente, la inasistencia se les computa a ambos. 5 • Si asiste el miembro principal y no asiste su suplente, la inasistencia no se le computa a ninguno.” Las disposiciones transcritas son suficientes para atender la pregunta formulada, en tanto que de ellas se desprende con toda claridad que la contabilización del período de un año, como lapso dentro del cual se deben presentar las cinco ausencias del miembro de junta directiva para que se produzca la vacancia automática del cargo, corresponde a un término continuo, independientemente de que tales ausencias se inicien en una anualidad y se sigan produciendo el año siguiente. Por lo tanto, para la contabilización del período referido, se debe entender que no podrá transcurrir más de un año entre la primera y la quinta inasistencia que configure la vacancia, con la precisión de que dicha contabilización se puede dar en dos años consecutivos, tal como se encuentra ilustrado en los ejemplos contemplados en la referida Circular. En consecuencia, no es procedente contabilizar el período de un año como “año fiscal”, puesto que dicha contabilización no está limitada a las ausencias ocurridas durante una anualidad comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, respectivo. Esta posición institucional, recogida en la Circular Externa mencionada, fue en su momento desarrollada doctrinalmente por la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio5 , en el sentido de explicar, a profundidad, la debida interpretación de la ley en materia de contabilización de términos legales. Para lograr este propósito se hizo referencia a las previsiones del Código de Régimen Político y Municipal, a la doctrina especializada y a la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, luego de lo cual concluyó de la siguiente manera: “En consecuencia, conforme a la normativa y doctrina antes citada, la anualidad a la que se refiere el artículo 11 de la Ley 1727 de 2014, debe contabilizarse de enero a diciembre o a partir de la primera ausencia del miembro a una reunión de la junta directiva, (SIC) esta Oficina considera que dado que la disposición no hace ninguna distinción y que la finalidad de la norma es la declaratoria de vacancia definitiva de miembros de junta directiva por la inasistencia a (5) cinco reuniones dentro del término de un año, este 5 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Oficio 16-092816-00001-0000 del 2016-05-19. Visible en https://bibliotecadigital.ccb.org.co/bitstream/handle/11520/18172/SuperIndustria-Concepto-2016- 0092816_20160519%20junta%20directiva.pdf?sequence=1&isAllowed=y 6 término deberá contabilizarse como año civil contado a partir del momento en que se presente la primera ausencia, en los términos de la norma antes referida; vgr. si en el mes de marzo de 2016 se presenta la primera ausencia del miembro a una sesión de junta directiva, las (4) cuatro ausencias restantes para completar el total de (5) cinco que señala la norma, deberán ocurrir máximo dentro del período de un año comprendido entre el mes de marzo de 2016 y marzo de 2017.” De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, la Circular Básica Jurídica, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la herramienta tecnológica Tesauro, entre otros.