CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020 - DEBIDA DILIGENCIA - LISTAS VINCULANTES.

OFICIO 220-146026 DEL 04 OCTUBRE DE 2021 ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020 - DEBIDA DILIGENCIA - LISTAS VINCULANTES. Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 20211, que modificó el Capítulo X de la Circular Externa 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades. La consulta fue planteada en los siguientes términos: “Por medio de la presente, elevo petición ante ustedes con el propósito de resolver una inquietud referente a la circular 100. 00016 del 24 de diciembre de 2020, la cual realiza modificación al capítulo x de la circular básica. de dicha circular hago alusión al siguiente texto: para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia, relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos, prohibición de viajar y embargo de armas, de personas y entidades designadas por el consejo de seguridad de las naciones unidas, relacionadas con el financiamiento del terrorismo, en consonancia con el artículo 20 de la ley 1121 de 2006 y las recomendaciones gafi no. 6 y 7, las empresas obligadas deben consultar permanentemente las listas vinculantes. Conforme a lo anterior, quiero que me resuelvan la duda de ¿cuál es termino o periodo de tiempo que se refiere la palabra permanentemente? ¿cómo se debe entender? ¿se entiende diario, semanal, mensual? ahora bien, ¿la verificación en las listas se deben de realizar a todas las contrapartes independiente del monto de las transacciones que se tenga con ellos y la antigüedad con la que se tenga vínculos contractuales? de igual manera, quisiera saber si existe alguna definición particular de a quienes es necesario realizar el cruce en listas vinculantes.” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. 1 Modificada parcialmente por las Circulares Externas 100-000004 y 100-000015 de 2021. 2 También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como ésta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, este Despacho se permite realizar las siguientes consideraciones: Sea lo primero señalar que esta entidad ha indicado en repetidas ocasiones que las empresas pueden estar expuestas a actividades de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo o Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Las referidas conductas ilícitas pueden generar graves y negativas consecuencias a las empresas en diversos frentes, tales como legales, operacionales, reputaciones, de mercado, por nombrar algunos, lo cual pude trascender y afectar la economía del país. En consecuencia, y con el fin de prevenir este tipo de riesgos, las empresas deben velar por implementar mecanismos que cuenten con un sistema interno de autocontrol y gestión del riesgo, siguiendo, entre otras, las recomendaciones establecidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI. Es por esto que el sistema de autocontrol interno debe incluir aspectos de diferente índole y adoptar medidas razonables de debida diligencia para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, sus productos y el volumen sus transacciones, con el fin de determinar la conveniencia de entablar relaciones negociales. Sobre el asunto, cabe señalar que el numeral 5.3.2. del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia, dispone que las empresas obligadas deben adoptar medidas de debida diligencia con un enfoque basado en el riesgo y la materialidad del mismo, lo cual implica que cada empresa es responsable de generar, realizar y verificar el control interno en temas de LA/FT/FPADM; es decir, le corresponde a cada una de estas tomar todas las previsiones del caso y establecer el impacto del riesgo por celebrar contratos o actos jurídicos con personas o sociedades. Ahora bien, conforme a lo dispuesto en el numeral 2 del Capítulo X, las Listas Vinculantes se encuentran definidas como: “(…) aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista 3 de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas)”. En virtud de lo anterior, la Superintendencia de Sociedades mantendrá en su Página WEB una relación de las Listas Vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas2. A su vez, según lo dispone el numeral 5.3.1. del Capítulo X, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las Listas Vinculantes, el Oficial de Cumplimiento, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación. Para tal fin, deberá consultar permanentemente las Listas Vinculantes. Una vez realizadas las anteriores consideraciones, éste Despacho procede a contestar sus inquietudes en el mismo orden en que fueron propuestas:  “¿Cuál es termino o periodo de tiempo que se refiere la palabra permanentemente? ¿cómo se debe entender? ¿se entiende diario, semanal, mensual?” El Capítulo X en mención no determina límites sobre la forma es especifica en la cual la Empresa Obligada debe establecer el conocimiento de sus contrapartes y beneficiarios finales, ni la forma en la que se deben consultar las listas vinculantes ni la frecuencia detallada para hacerlo, en la medida que solo brinda unos parámetros mínimos con los que debe cumplir la Empresa Obligada a la hora de establecer una debida diligencia y una debida diligencia intensificada. Por lo cual, es deber de la Empresa Obligada definir cuáles serán los mecanismos adicionales e idóneos para cumplir con la obligación de conocimiento de las contrapartes y los beneficiarios finales. Lo anterior, significa que la Empresa Obligada deberá tomar en cuenta su actividad, los riesgos a los que su negocio puede verse expuesto, la materialidad del riesgo y la zona geográfica entre otros, con el fin de desplegar todas las medidas razonables y necesarias para llevar a cabo ya sea una debida diligencia o una debida diligencia intensificada, dentro de lo cual se encuentra forma y la periodicidad en la que se consultarán las listas vinculantes, sin olvidar que de acuerdo con lo establecido en el Capítulo X, las medidas razonables son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad.  “¿La verificación en las listas se deben de realizar a todas las contrapartes independiente del monto de las transacciones que se tenga con ellos y la 2 Pueden ser consultadas en el siguiente enlace: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/informes_publicaciones/lavado_activos/Paginas/default.aspx https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/informes_publicaciones/lavado_activos/Paginas/default.aspx 4 antigüedad con la que se tenga vínculos contractuales? de igual manera, ¿quisiera saber si existe alguna definición particular de a quienes es necesario realizar el cruce en listas vinculantes?” Conforme a lo expuesto a lo largo del presente escrito, se deberá realizar un proceso de debida diligencia de todas las contrapartes, sin importar el monto de las transacciones ni la antigüedad de los vínculos contractuales, dado que con este proceso de debida diligencia se busca que la empresa obligada no sea utilizada como instrumento para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.