SAGRILAFT Y PTEE – EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DEBE TENER DOMICILIO EN COLOMBIA

OFICIO 220-171064 DEL 08 DE AGOSTO DE 2022 REFERENCIA: RADICACIÓN 2022-01-522783 ASUNTO: SAGRILAFT Y PTEE – EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DEBE TENER DOMICILIO EN COLOMBIA Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se anuncia en la referencia, mediante el cual eleva una consulta relacionada con el domicilio del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT y el PTEE. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, a continuación se dará una única respuesta a los interrogantes planteados en razón a que los mismos giran en torno a la misma inquietud, relativa al domicilio del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT y el PTEE. Los interrogantes de la consulta son: “(…) ¿Existe la posibilidad para que el oficial de cumplimiento designado en las empresas obligadas pueda ejercer sus funciones de manera remota? Esto, atendiendo a la realidad asociada con el trabajo remoto, la cual además de reconocerse en términos legales, se ha incorporado como práctica en diferentes compañías desde hace más de dos años. En caso de responder de manera positiva la pregunta anterior, sírvase de indicar el fundamento normativo conforme al cual se da la respuesta. 2/4 En caso de negativa, se solicita a la Superintendencia de Sociedades que el ejercicio de análisis para absolver el interrogante además de indicar el soporte normativo, vaya más allá de la literalidad de la misma y por el contrario se aborde la discusión de manera tal que se analicen las nuevas realidades laborales que permiten trabajar de manera remota y que válidamente resultan compatibles con las labores que se asigna al oficial de cumplimiento. Asimismo, resulta de gran utilidad que en caso de concluir que definitivamente es necesario que el oficial de cumplimiento esté en Colombia, se indiquen los motivos y razones por las que la Superintendencia considera que se trata de una función que únicamente puede ser ejercida en Colombia. (…)” Sobre el particular, parte esta Oficina mencionando que entre el Oficial de Cumplimiento al que aluden el SAGRILAFT y el PTEE y el sujeto obligado a adoptar dichos sistemas de prevención de riesgo, o alguno de ellos, no necesariamente debe mediar una relación de carácter laboral, como parece plantearse en la consulta. Esta afirmación se desprende de lo dispuesto en el Literal f) Artículo 5.1.4.3.1 del Capítulo X para el caso del SAGRILFT y del Literal d) del Artículo 5.1.5.3.1 del Capítulo XIII para el PTEE, que otorgan libertad a la compañía para determinar la conveniencia de vincularlo a través de un contrato de prestación de servicios o de uno de naturaleza laboral. Así, independientemente del tipo de vínculo entre éstos, el presente oficio se enfocará en lo que respecta al requisito sobre el domicilio del Oficial de Cumplimiento. Entrando en materia, considera esta Despacho que dada la magnitud de la importancia de la labor preventiva de riesgos a cargo de un Oficial de Cumplimiento, contemplado tanto en el SAGRILAFT como en el PTEE, resulta obligatorio que éste tenga un altísimo nivel de especialidad en el conocimiento de las operaciones y en el desarrollo minucioso del objeto social del sujeto obligado a adoptar tales sistemas. Conforme se expone en el Capítulo X y en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, el Oficial de Cumplimiento deberá entender "el giro ordinario de las actividades” de la Empresa Obligada. Para ello, el Oficial debe conocer en detalle los procesos que se surten con ocasión del desarrollo del objeto social y sus propios objetivos, tales como compras, tesorería, proveedores, talento humano, reclutamiento, relaciones internacionales, relaciones públicas, medios, contratación y/o licitaciones entre otros, y, por lo mismo, las características concurrentes que se exigen del Oficial de Cumplimiento. 3/4 La misión del aludido oficial, que parte del concepto de Enfoque Basado en el Riesgo, implica que éste no sea simplemente un avalista de los modelos y procedimientos que en prevención (LA/FT/FPADM) o de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) implemente autónomamente la persona jurídica, sino que realmente sea un experto conocedor de las operaciones y el desarrollo de su objeto social desde su aprehensión y conocimiento material. No en vano, la implementación material de un SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM - SAGRILAFT) y de un PTEE, exige la participación activa del oficial de cumplimiento tanto en su diseño, dirección, implementación y auditoría, como también en su verificación y monitoreo. Para ello, se hace necesario contar con elementos de conocimiento cercano que, primeramente, le permitan construir la matriz de riesgo (o mecanismo equivalente), en la que deberán volcarse todos los elementos propios del negocio que ameriten ser evaluados y monitoreados con el enfoque de riesgo exigido para LA/FT/FPADM, y de riesgos de corrupción y soborno trasnacional, en materia de PTEE. Esto implica cercanía y participación en los procesos y en la operación de la Empresa, además de su conocimiento propio. Igual sucede en cuanto corresponde al dominio en el conocimiento del contexto de las operaciones del sujeto obligado por parte del Oficial de Cumplimiento, indispensable para la segmentación del riesgo y para tener en cuenta variables como la ubicación geográfica de contrapartes, la calidad de Persona Expuesta Políticamente que pueda ostentarse, la situación de vulnerabilidad de un sector comercial en específico, situaciones de contexto político o debilidad institucional democrática, así como coyunturas geopolíticas y políticas. Estos factores pueden ser muy diferentes y específicos en diferentes jurisdicciones y se requiere un conocimiento de los mismos de primera mano. Así las cosas, y teniendo en cuenta la importancia de su labor y de las funciones que desempeña, es importante que exista una inmediación total en el desarrollo de sus obligaciones que le permita el conocimiento de la actividad económica, el mercado, los canales de comercialización, la estructura organizacional, administrativa y de recursos humanos, entre otros, para que así pueda identificar plenamente y de primera mano, los riesgos a los cuales está expuesta la empresa, su manejo y mitigación, razones por las cuales se exige que esté domiciliado en Colombia. Lo hasta aquí expuesto resulta suficiente para sustentar la exigencia planteada por esta Superintendencia en el sentido de que el Oficial de Cumplimiento debe estar domiciliado en Colombia, lo que garantiza que este mismo disponga de una lógica, derivada de la experiencia personal obtenida en forma directa, que le permita comprender el correcto entendimiento del sujeto obligado y las variables que rodean 4/4 sus operaciones. Por supuesto, lo señalado no resulta óbice para que en ocasiones excepcionales y, según criterio de la empresa obligada (Numerales 5.1.4.3 del Capítulo X y 5.1.5.3 del Capítulo XIII), el Oficial de Cumplimiento pueda adelantar tareas en forma remota. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento del requisito del domicilio en Colombia. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia, la Circular Básica Jurídica y el aplicativo Tesauro.