220-52124,Ref:El derecho de inspección consagrado para las sociedades de responsabilidad limitada -artículos 369 C. Co. y 48 Ley 222/95, se reemplaza con el Traslado de las Cuentas previsto en la liquidación obligatoria

Ref.: El derecho de inspección consagrado para las sociedades de responsabilidad limitada - artículos 369 C. Co. y 48 Ley 22295-, se reemplaza con el Traslado de las Cuentas previsto en la liquidación obligatoria. Distinguida doctora Ruiz: Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2002-01-110700 de 20 de agosto del año en curso, mediante el cual formula varios interrogantes relacionados con el ejercicio del derecho de inspección regulado en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, concordante con el artículo 369 del Código de Comercio, para los socios de una sociedad de responsabilidad limitada, cuestionario que se resolverá previo el análisis de las normas que regulan el funcionamiento de una sociedad en plena actividad operacional y la inactividad como consecuencia de la apertura del proceso de liquidación obligatoria De los diferentes conceptos sobre el derecho de inspección proferidos por la Superintendencia de Sociedades, se observa que se trata de la facultad otorgada por el legislador a quienes ostentan la calidad de socio o accionista para conocer la situación económica y financiera de la compañía, que dicho en otras palabras, se trata de un mecanismo idóneo e individual para fiscalizar, mediante el examen de los libros y documentos de la compañía, las actuaciones y gestiones adelantadas por los administradores, tendientes a lograr los fines propuestos por la empresa y por supuesto asegurarse del manejo dado a los recursos económicos con los que cuenta la compañía. En desarrollo de tal opinión, entratándose de sociedades de responsabilidad limitada, se ha concluido: 1 Los socios pueden ejercitar el derecho de inspección en cualquier tiempo, lo que debe entenderse como el derecho para examinar los documentos mencionados en el artículo 369 cit., facultad de la puede hacer uso en el momento en que el asociado así determine, lo que implica que su ejercicio no esta circunscrito a ningún período o lapso determinado, como ocurre en el caso de las sociedades anónimas. 2 El citado derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, es decir, al titular del derecho le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, si por el contrario, designa una persona para tal fin. 3 En torno a las limitaciones, esta Entidad, con fundamento en el artículo 48 de la Ley 22295, mediante Oficio 220- 23843 de 25 de marzo de 1999 ha expresado que Este derecho no tiene carácter absoluto e ilimitado, pues de un lado, no puede convertirse en un obstáculo permanente que llegue a entorpecer la buena marcha de la empresa, y de otro, porque, en ningún caso este derecho se extenderá a documentos que versan sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad . Ahora bien, conforme lo señala la legislación mercantil el ejercicio del derecho de inspección sobre los libros, documentos y demás comprobantes de la sociedad, precede a la realización de la asamblea general o junta de socios convocada a fin de que los asociados, reunidos con las prescripciones legales y estatutarias, en cuanto a convocatoria y quórum se refiere, aprueben o imprueben el balance de fin de ejercicio junto con los documentos de que trata el artículo 446 del C. de Co., entre ellos se destacan, la cuenta de pérdidas y ganancias y el proyecto de distribución de utilidades, a más de las designaciones que por ley o estatutos corresponde al máximo órgano social. En cuanto a la liquidación obligatoria, del estudio de las normas que la regulan, en primera instancia se destaca el artículo 95 de la Ley 22295 que la define como la modalidad de proceso concursal tendiente a la realización de los bienes de la sociedad deudora, para atender en forma ordenada el pago de las obligaciones a su cargo. Una vez ordenada la apertura del proceso, el Superintendente de Sociedades, como juez del concurso, procede a designar al liquidador de la sociedad, quien asume la representación legal de la deudora para la ejecución de todos los actos y contratos que faciliten la realización del patrimonio liquidable, en tal calidad responsable de observar y agotar todas las instancias procesales conforme a las funciones que de manera especial señala el artículo 166 ley cit., y de concluir las operaciones sociales pendientes al tiempo de la apertura del proceso. Si bien el liquidador es el responsable de la liquidación, en el desempeño de sus funciones cuenta con el concurso de la junta asesora, organismo cuya labor consiste básicamente en servir de órgano asesor, consultivo y de fiscalización de la gestión encomendada al liquidador. Con relación a dicho órgano, el artículo 173 ibidem prescribe que el juez del proceso integre la junta con representantes de cada uno de las diferentes categorías de acreedores, conforme a la clasificación de que trata la legislación civil, e incluye un representante de los asociados, pues como cualquier otro acreedor, su aporte en el capital está afecto al proceso de liquidación. Es importante destacar que en ejercicio de la función fiscalizadora, a ella corresponde revisar las cuentas de gestión preparadas por el liquidador, antes de que sean sometidas a consideración de la Superintendencia para la aprobación correspondiente, así como solicitar al liquidador la presentación de estados financieros, cuando lo considere oportuno o conveniente nums. 5 y 6, art. 178 Ley 222 cit.. Éstas funciones, mencionadas a guisa de ejemplo, son indicadoras de la participación activa que dentro del proceso cumplen los asociados a través de la junta asesora. Otro punto que es importante mencionar, es el funcionamiento de los órganos de dirección de la sociedad deudora. La Superintendencia no se aparta de que el máximo órgano social de una sociedad, cualquiera que sea el tipo societario, que tramita un proceso de liquidación obligatoria pueda reunirse y adoptar decisiones que por ley son de su competencia exclusiva, Vr. Gr. la reunión convocada para los efectos del artículo 117 de la citada ley cuando se formula la celebración de un acuerdo concordatario dentro de la liquidación y, eventualmente, bien podría el máximo órgano social aprobar una capitalización una cesión de cuotas u otra medida que permita mayor o mejores garantías para los acreedores. Pero del análisis comparativo de las normas que reglamentan el funcionamiento de una sociedad en marcha como de las que regulan el trámite tendiente a la extinción del ente jurídico, la Superintendencia discrepa de la posibilidad del ejercicio del derecho de inspección cuando la sociedad se encuentra tramitando éste último, conforme a las siguientes consideraciones: 1. Como se anotó anteriormente, el derecho de inspección es trascendente cuando los asociados tienen la posibilidad de valorar la gestión del represente legal y de la junta directiva, si la hubiere, y como consecuencia de ello, la obligación que les asiste de aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio. No ocurre lo mismo dentro del proceso liquidación, cuya finalidad es diametralmente opuesta al de una sociedad en marcha. En el período liquidatorio, el legislador se ocupó de darle participación a los asociados en forma diferente, una de ellas, intervenir como integrante de la junta asesora que, además de órgano consultivo, cumple funciones fiscalizadoras, atribuciones que de manera general se condensan en el artículo 178 ibidem, otra, otorgándole la posibilidad de objetar, en la forma y términos señalados en el artículo 169 ib., los estados financieros, que en esta etapa comprende el estado de liquidación y estados financieros básicos junto con sus notas, y de gestión, memoria detallada de las actividades realizadas durante el período inmediatamente anterior art. 168 de la cit. Ley. Hasta aquí es manifiesta la diferencia en una y otra, en el primero de los eventos, el asociado tiene la posibilidad, el derecho y el deber que le impone su calidad de asociado para conocer en forma personal e individual la real situación financiera de la compañía de la cual es parte. En el segundo, tal como se desprende del artículo 169 ya citado, el asociado comparte su interés con todos los demás acreedores, quienes pueden manifestarse objetando las cuentas rendidas por el liquidador, previa revisión de las mismas por parte del órgano fiscalizador, que a su vez esta facultado para observarlas u objetarlas num 5, art. 178 ya citado. 2. Téngase en cuenta que la atribución conferida expresamente a los acreedores y socios de la sociedad deudora, está referida no solo a la finalización de la gestión del liquidador, sino anualmente, a más tardar, el 31 de marzo del cada año, eventos en los cuales los estados de financieros y la memoria de actividades pueden ser objetadas por falsedad, inexactitud, error grave o cualquier otra irregularidad que se advierta de la confrontación de los documentos, libros y comprobantes de la deudora, que deben ponerse, dentro del término del traslado, para esos fines. Esta situación, de manera similar, es la que regula el derecho de inspección, en las sociedades de responsabilidad limitada, en el momento en que el asociado así determine, puesto que tal derecho no esta circunscrito a ningún período o lapso determinado en las sociedades por acciones, limitado a la antelación de la convocatoria. Pero en uno u otro evento, a fin de que durante el desarrollo de la asamblea, los administradores y el revisor fiscal, si lo hubiere, resuelvan las dudas y aclaren las posibles irregularidades detectadas en los estados financieros o demás documentos e informes propios de la reunión. 3. Por último, el ejercicio del derecho de inspección se materializa en la reunión de la asamblea o junta de socios, mediante la aprobación o no de los estados financieros y la consideración y aprobación del temario propio de las reuniones de carácter ordinario, que de acuerdo con la legislación mercantil debe celebrarse anualmente, a mas tardar el 31 de marzo de cada año, pero entratándose de una liquidación obligatoria, aunque la legislación prevé la rendición de cuentas dentro del mismo período, la facultad de su aprobación radica exclusivamente en el juez del concurso. En los términos mencionados y a groso modo, son éstos los argumentos que permiten colegir que el derecho de inspección, en la forma y términos previstos en el artículo 369 del Código de Comercio y 48 de la Ley 22295, para las sociedades de responsabilidad limitada, no procede mientras la sociedad tramita un proceso concursal, en la modalidad de liquidación obligatoria, en su lugar, dada la finalidad, objeto, periodicidad y los sujetos a quienes se dirige la rendición y el traslado de las cuentas, acompañada de los documentos, libros y comprobantes que permitan la verificación de las mismas, podría considerarse que tales actuaciones son En ese orden de ideas, quedan resueltos los interrogantes planteados, no sin antes advertir que nada impide para que la verificación de las cuentas del liquidador pueda efectuarse a través de apoderado, dentro del término y para los fines allí establecidos.