Algunos Aspectos Sobre La Firma Digital Y Escaneada En Las Actas De Asamblea De Accionistas O Junta De Socios Para Su Registro

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS SOBRE LA FIRMA DIGITAL Y ESCANEADA EN LAS ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS PARA SU REGISTRO. Me remito a la comunicación radicada en esta Entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita que se emita un concepto sobre los siguientes asuntos: 1. Es posible considerar como válidas las firmas escaneadas en las actas de los órganos colegiados de una persona jurídica 2. Si un acta es firmada a través de PDF y enviada por correo electrónico, está puede ser impresa en el libro de actas del órgano colegiado correspondiente 3. En caso de ser afirmativa la respuesta a la pregunta anterior, en el libro en el que se imprime el acta con la firma escaneada por ejemplo, del presidente, es suscribir de forma manuscrita por parte del secretario la misma acta Aunque es sabido, es oportuno reiterar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Adicionalmente, debe precisarse que el Artículo 19 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 seala que, respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas dadas. En atención a lo descrito en el párrafo anterior, de la lectura de las preguntas donde se dio alcance a la consulta de número 2020-01-310151 del 1 de julio de 2020, se puede evidenciar lo siguiente: 1. Las preguntas van encaminadas a establecer la posibilidad de utilizar la firma escaneada en las actas de los cuerpos colegiados, lo cual ya se respondió con el oficio No. 220-165296 de 21 de agosto de 2020. 2. Como consecuencia de lo anterior, se consulta sobre la impresión de las actas de cuerpos colegiados, lo cual también se respondió en el Oficio 220- 165296 de 21 de agosto de 2020. 3. Igualmente se observa que, aunque la tercera pregunta es consecuencia de la segunda pregunta del presente radicado, esta ya se respondió en el oficio No. 220- 165296 de 21 de agosto de 2020, con la inquietud que se elevó inicialmente en el radicado 2020-01-3130151 sobre la mezcla de firmas en las actas de los cuerpos colegiados, ya que se puede denotar que en la contestación antes citada por parte de esta Oficina, se indicó, por cada cuerpo colegiado, que podría suceder frente a las firmas de las actas, esto sustentado en las normas relativas a su registro, a la naturaleza de los diferentes tipos de firma y en atención a lo determinado por la jurisprudencia al respecto de la validez de las mismas. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental lo determinado por el artículo 19 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, no sin antes reiterar que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.