FIRMA DE ACTA EN CASO DE IMPOSIBILIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL O SECRETARIO

OFICIO 220-199920 DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2025 ASUNTO: FIRMA DE ACTA EN CASO DE IMPOSIBILIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL O SECRETARIO. Me refiero a su comunicación radicada mediante la cual formula una consulta en los siguientes términos: “QUISIERA SABER COMO DEBE PROCEDER UNA SOCIEDAD EN EL SIGUIENTE EVENTO: UNA DE LAS PERSONAS QUE ACTUO COMO PRESIDENTE O SECRETARIO DE UNA REUNION DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Y/O JUNTA DIRECTIVA FALLECE ANTES DE QUE EL ACTA QUEDE TRANSCRITA EN EL LIBRO DE ACTAS Y AL MOMENTO DE TRANSCRIBIRLA EN EL LIBRO DE ACTAS NO HAY QUIEN FIRME EN LA CALIDAD DE QUIEN FALLECIÓ. DEBE HACERSE ALGUNA ANOTACIÓN EN EL LIBRO DE ACTAS? DEBE RATIFICARSE LO DECIDIDO EN LA DICHA REUNIÓN?” Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: En primer lugar, es menester indicar que, efectivamente, dependiendo de si la reunión se realiza de manera presencial o virtual, existe legislación que establece quién debe firmar el acta. Así las cosas, el artículo 431 del Código de Comercio establece lo siguiente: Página: 1 “ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. (…).” 1 Por su parte, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 dispone: “ARTICULO 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. (…) ” 2 De lo anterior se entiende que, cuando la reunión es presencial, quien debe firmar el acta es el revisor fiscal en caso de ausencia del presidente o del secretario; y cuando la reunión es virtual, la firma podría realizarse por alguno de los asociados, según el escenario descrito por la normativa. Ahora bien, sobre los interrogantes relacionados con la necesidad de realizar una anotación o ratificar las decisiones adoptadas, si bien es cierto que no existe una norma que indique de manera taxativa el procedimiento a seguir en estos casos, sí existe doctrina aplicable. En el concepto 220-021531 del 16 de diciembre de 2023, esta entidad indicó lo siguiente: “(…) no es posible que el presidente y el secretario firmen las actas, bien sea porque fallecieron o simplemente porque están desvinculados de la sociedad, y tampoco es posible que el revisor fiscal lo haga por cuanto no asistió. En consecuencia, podría evaluarse la posibilidad de realizar una nueva reunión e incluir las decisiones que se tomaron anteriormente y cuya acta no fue posible firmar, con el fin de que en esta oportunidad si se pueda suscribir un acta con la firma de las personas que sean designadas como presidente y secretario- Como complemento del tema, se trae a colación el Oficio 220-058598 de 2009 en el que esta Oficina se pronunció en similares términos: 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Ley 410 de 1971 Código de Comercio. Diario Oficial No. 33.339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1 2 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Ley 222 de 1995. Diario Oficial No. 42.156 del 20 de diciembre de 1995. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995.html Página: 2 “En este orden de ideas, frente al procedimiento por el que Usted consulta, ante la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario en la correspondiente reunión, resultarían conducentes en opinión de este Despacho, las siguientes opciones. “En este orden de ideas, frente al procedimiento por el que Usted consulta, ante la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario en la correspondiente reunión, resultarían conducentes en opinión de este Despacho, las siguientes opciones. 1. De conformidad con el artículo 431 del código citado, la firma de uno y otro, puede sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, opción que sería viable siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a la correspondiente reunión, bajo la consideración de que al tenor del artículo 213 ibídem, le asiste derecho al mismo de intervenir en las deliberaciones de la Junta Directiva cuando sea citado a ellas. 2. De no ser posible la opción anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar al acta como documento, del suficiente valor probatorio, se podría optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de las indicadas firmas, en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que el mismo órgano social consienta expresamente en incluir. De esta manera, la propia Junta Directiva subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas en oportunidad anterior y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la respectiva constancia en el acta que se levante de esa nueva y posterior reunión. 3. Si bien es cierto que en los términos del artículo 189 ibídem, las actas que cumplan con las formalidades pertinentes, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones contenidas en las mismas, también lo es que por regla general, no son el único medio, pues la ley mercantil no(sic) procedimental excluyen de manera expresa la aplicación de otros medios de prueba para suplir la ausencia o falta de aquél, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas, según indica la disposición señalada, pero tal restricción, por su carácter de tal, solo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado; por tanto, no operaría para los hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros y adicionalmente, estaría circunscrita al caso de las actas de asamblea o juntas de socios. Página: 3 Así las cosas, sería procedente en concepto de este Despacho, llegar a la certeza o acreditar unas decisiones adoptadas o hechos ocurridos en el transcurso de una reunión de junta directiva, en relación con la cual no se levantó acta, o ésta carece de las formalidades necesarias, a través de cualquiera de los medios previstos en la legislación que regula el procedimiento civil y cuya práctica no necesariamente impone la iniciación o curso de un proceso judicial, pues mediante la figura de la recepción de pruebas anticipadas, como los testimonios, el interrogatorio de parte o la inspección judicial para futura memoria, podría producirse la prueba que permita acreditar las decisiones o los hechos señalados en un eventual proceso judicial. (…). 1 Expuesto lo anterior, es dable concluir que para sanear la falta de aprobación de las actas de junta directiva, bien porque ya no son las mismas personas las que ocupan dichos cargos, o porque ya no estén en la empresa, es dable concluir que ello podrá sanearse bajo cualquiera de los mecanismos antes señalados, esto es, a) sustituir las firmas de quienes en su oportunidad actuaron como presidente y secretario por la del Revisor Fiscal, siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a las reuniones que con dicho procedimiento se pretende sanear. b) incluir a voluntad de la junta directiva las decisiones de que dan cuenta los documentos que carecen de las indicadas firmas, en un acta correspondiente a una reunión posterior, con miras a que el propio cuerpo colegiado subsane la omisión planteada, reafirmando las decisiones allí recogidas, y por supuesto, dejando constancia expresa de la aprobación correspondiente; y c) recurrir a otros medios probatorios para suplir la ausencia de aprobación cuando la ley mercantil lo permita. Así las cosas, no es dable que los actuales presidente y secretario firmen las actas en señal de aprobación, pues no habiendo concurrido a la reunión o reuniones correspondientes a las actas sin aprobar, mal podrían dar crédito de los hechos acaecidos en las mismas. Ahora, de ser posible, considera el Despacho que nada se opone a que quienes actuaron en su oportunidad como presidente y secretario puedan firmar las actas, pues con ello solo estarían cumpliendo con la obligación que en su oportunidad les correspondía, cual era, plasmar su firma en señal de aprobación dando fe de lo ocurrido en reuniones anteriores, en las que ellos fueron testigos presenciales”2 (Subrayado fuera de texto). Igualmente, esta Oficina mediante Oficio 220-165988 de 2011 señaló lo siguiente: Ahora, de no ser dable la solución anterior, como sucede en el caso planteado en su consulta, y considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento del Página: 4 suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de la anterior citación. De esta manera, la propia asamblea subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la constancia en el acta que se levante de esa nueva reunión.” De todo lo anterior se desprende que, cuando se presenta la imposibilidad de firmar el acta por parte del representante legal o del secretario ya sea por fallecimiento como es el caso en cuestión, ausencia, desvinculación o cualquier otro impedimento, la normativa y la doctrina han previsto diversas alternativas para subsanar dicha situación. Entre ellas se encuentran: la sustitución de firmas por parte del revisor fiscal, siempre que haya asistido a la reunión o la inclusión de las decisiones en un acta posterior, levantada en una nueva reunión. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro. 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-021531 del 16 de diciembre de 2023 “APROBACIÓN DE ACTAS”. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/yUGbB48BFbXk7gJltknE