Reuniones Por Derecho Propio - Decreto Legislativo 434 De 2020

ASUNTO: REUNIONES POR DERECHO PROPIO - DECRETO LEGISLATIVO 434 DE 2020. Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual formula una consulta en los siguientes términos: conforme lo reglamentado en el Decreto No. 434 del 19 de marzo de 2020 del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, el cual en su artículo 5, estableció: Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 que trata artículo 422 Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Subrayado y negrilla fuera del texto. Teniendo en cuenta que la fecha de finalización del estado de emergencia, declarada mediante el Decreto número 434 del 19 de marzo de 2020 perderá vigencia el próximo 1 de diciembre de 20201, surgen los interrogantes enunciados a continuación, los cuales solicito resolver de fondo y de manera independiente: . 1. Es viable realizar reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de enero de 2021 1 Resolución número 1462 del 25 de agosto de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, por la cual se modificó las resoluciones 385 y 844 de 2020 2. Llevada a cabo la reunión por derecho propio el primer día hábil de enero de 2021, es viable volver a hacer uso del mecanismo legal de reunión el primer día hábil de abril de 2021 3. En caso de lo anterior, se entendería que la reunión realizada el primer día hábil del mes de enero de 2021, corresponde al cumplimiento de la reunión por derecho propio supliendo la reunión ordinaria de la vigencia 2020, y aquella realizada el primer día hábil del mes de abril 2021, correspondería a la reunión por derecho propio supliendo la reunión ordinaria de la vigencia 2021 4. Teniendo en cuenta las actuales circunstancias, si no es convocada la reunión ordinaria dentro del mes siguiente al 30 de noviembre de 2020, y tampoco se hace uso del mecanismo de la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de enero de 2021, se puede llevar a cabo una sola reunión el primer día hábil del mes de abril 2021 5. Es factible realizar reuniones por derecho propio de manera semipresencial, partiendo de la imposibilidad de que algún socio esté impedido por motivos de la pandemia COVID19 para acercarse a las oficinas de la administración de la sociedad 6. La convocatoria efectuada para la reunión ordinaria en el mes de marzo de 2020 es imposible de cumplir por la declaración de emergencia sanitaria, interrumpe la posibilidad de celebrar la reunión por derecho propio 7. Si una reunión ordinaria es convocada para llevarse a cabo el 9 de enero de 2021, imposibilita la reunión por derecho propio el primer día hábil de enero de 2021 8. Teniendo en cuenta que las reuniones por derecho propio buscan proteger los derechos de los asociados, y sobre todo el derecho a reunirse como mínimo una vez al ao, la reunión por derecho propio del ao 2020 se llevará a cabo el primer día hábil del mes de enero de 2021 se estarían vulnerando los derechos de las minorías puesto que en la vigencia 2020 estuvieron impedidos para ejercer sus derechos económicos y legales Con respecto a la consulta formulada, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada, lo que explica que sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance sealado, a continuación, se realizan las siguientes consideraciones jurídicas de índole general: Como quiera que las cuestiones planteadas se relacionan con la realización de reuniones por derecho propio durante la vigencia del Decreto Legislativo 434 de 2020, dirigido específicamente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio del ao 2019, se considera indispensable atender las prescripciones de la norma en mención, toda vez que constituye el patrón de orden público societario que habrá de ser tenido en cuenta para definir administrativa y judicialmente la validez de las reuniones ordinarias convocadas o de la reunión por derecho propio que se llegue a celebrar. Así las cosas, se debe atender el espíritu del legislador de emergencia en el sentido de buscar una solución a este tipo de reuniones en época de ajuste a las realidades de la nueva situación nacional y mundial, para entender que la norma quedó condicionada por la declaratoria de emergencia sanitaria. En consecuencia, si la declaratoria de emergencia sanitaria no fuera prorrogada por el Ministerio de Salud y Protección Social después del mes de noviembre de 2020, la reunión por derecho propio procedería a partir del primer día hábil del mes de enero de 2021, en las condiciones establecidas en el Decreto Legislativo 434 de 2020. Pero si el mencionado Ministerio decidiera ampliar el plazo de la Emergencia Sanitaria declarada, se ampliará el plazo para la convocatoria a reunión ordinaria en la que se revisará el ejercicio del ao 2019, hasta tanto no finalice la situación sanitaria invocada. El Decreto Legislativo 434 de 2020 solo está dirigido a las reuniones de asamblea ordinaria y por derecho propio que deban considerar el cierre del ao 2019, y no extiende sus efectos al ejercicio del ao 2020, razón por la cual a menos que se expidan normas sobre el asunto, las reuniones ordinarias que deban celebrarse en el 2021 para considerar el ejercicio del ao 2020, seguirán los términos ordinarios, así como las reuniones por derecho propio a que haya lugar. Con base en el contexto descrito a continuación se atienen las preguntas formuladas en el mismo orden en que fueron planteadas: 1. Si la declaratoria de Emergencia Sanitaria no fuera prorrogada por el Ministerio de Salud y Protección Social después del mes de noviembre de 2020, la reunión por derecho propio procedería a partir del primer día hábil del mes de enero de 2021, en las condiciones establecidas en el Decreto Legislativo 434 de 2020. 2. La norma legislativa de emergencia se limitó a las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del ao 2019 y por consiguiente no se extiende al ejercicio del ao 2020, de manera que no es posible entender que los plazos para las reuniones ordinarias a realizarse en 2021 para considerar el ejercicio del ao 2020 hayan sido modificados, como tampoco los que corresponden a las reuniones por derecho propio que pudieran ocurrir durante esa anualidad. 3. Como antes se precisó, el Decreto Legislativo está condicionado a la vigencia de la Declaratoria de Emergencia Sanitaria y únicamente se refiere al ejercicio del ao 2019. 4. La norma en estudio establece una ampliación del plazo para la celebración de la reunión ordinaria del máximo órgano social con respecto a los resultados del ao 2019 no del ao 2020, condicionado a la declaratoria de Emergencia Sanitaria2. 5. En lo que tiene que ver con las reuniones por derecho propio correspondientes a la vigencia de 2019, advierte este Despacho que siempre deben ser presenciales, de conformidad con lo previsto en el inciso segundo, artículo 5 del Decreto Legislativo 434 de 2020. 6. Sobre el particular, la Circular 100-000004 de 2020 expedida por la Superintendencia de Sociedades, dispone lo siguiente: Conforme con lo anterior, esta Superintendencia seala a sus supervisados que el plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social para el presente ao, en las que se estudiarán los asuntos propios del ejercicio que terminó el 31 de diciembre de 2019, ha sido ampliado y queda sujeto a la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria realizada por el Ministerio de Salud y Protección Social. En ese sentido, se pueden presentar las siguientes posibilidades: 1. Convocatoria pendiente: Las sociedades supervisadas que no hayan convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social, podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019. 2 Superintendencia de Sociedades. Circular Externa 100-000004 de 2020. Visible en https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadcircularesCircular100- 000004de24demarzode2020.pdf 2. Convocatoria realizada pero devenida imposible: Las sociedades supervisadas que en los términos de la Circular Externa 100-00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020. 3. Convocatoria realizada, pero en la que se pretende hacer uso del plazo sealado en el Decreto 434 de 2020: Las sociedades que hayan realizado una convocatoria para la reunión ordinaria podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que, si la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria. Para los casos en los cuales los supervisados se hayan acogido a lo previsto en el Decreto 434 de 2020, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección correspondiente. Resulta también necesario advertir que, conforme a lo sealado por el Decreto 434 de 2020, si ha transcurrido un mes, contado a partir del levantamiento de la emergencia sanitaria, sin que se haya convocado a la reunión ordinaria, el máximo órgano social podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil siguiente al vencimiento de dicho plazo. De esta forma, bajo ninguna circunstancia será posible que el 1 de abril de 2020 se puedan realizar válidamente reuniones por derecho propio más aun teniendo en cuenta la necesidad de cumplir con las restricciones de movilidad establecidas por las autoridades nacionales y locales, en especial el aislamiento preventivo obligatorio establecido en el Decreto 457 de 22 de marzo de 2020. 7. Una vez convocada la reunión ordinaria dentro de los plazos establecidos legalmente, inclusive en el plazo determinado en el Decreto Legislativo 434 de 2020, se descarta la posibilidad de realizar la reunión por derecho propio. 8. Se pone de presente que en ejercicio de la función consultiva no es posible determinar la eventual vulneración de los derechos de los accionistas, por razón de la expedición del Decreto de Legislativo 434 de 2020. Se insiste en que el citado Decreto Legislativo fue expedido en el marco de la emergencia económica, social y ecológica, ocasionada por la crisis sanitaria procedente del brote de la pandemia originada por el Coronavirus - COVID 19, con el propósito de conjurar la crisis empresarial, especialmente en relación con la continuidad del funcionamiento de los órganos sociales. En caso de presentarse controversias con respecto a las decisiones que lleguen a adoptarse por los órganos sociales, los asociados tienen a su disposición las herramientas administrativas previstas en la Ley 222 de 1995, especialmente en los artículos 48 y 87 de dicha ley, así como las herramientas judiciales contenidas en el artículo 24 numeral 5 del Código General del Proceso. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos, la jurisprudencia, que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.