Empresa Unipersonal – Obligaciones -

Ref.: Empresa Unipersonal Obligaciones Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2010-01-226265, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: 1. Una Empresa Unipersonal XX, cuyo capital autorizado, suscrito y pagado no supera los 100 smmlv, que no tiene libros de registro, asamblea o junta de socios y desea transformarse a otro tipo societario S.A., S.A.S., o Ltda. 2. Esta empresa E.U. siempre ha tenido a su socio fundador como el representante legal y lo ha sido durante todo el tiempo de existencia de empresa Unipersonal, por lo tanto el socio fundador y representante legal al ver que el mismo se aprobara sus propios Estados Financieros, nunca elaboro los mismos, ni los aprobó mediante acta de junta de socios. Con fundamento en los anteriores hechos y en el Articulo 23 de la Carta Política, me permito presentar respetuosamente las siguientes peticiones: PRIMERO: Una Empresa Unipersonal,E.U. cuyo representante legal es el mismo socio fundador, debe llevar libro de Junta de Socios y de registro de accionistas o que libros debe llevar SEGUNDO: Una E.U. debe realizar informe de gestión, reparto de utilidades y aprobar estados financieros, bajo el entendido que el único socio fundador ha sido durante todo el tiempo de existencia de la empresa unipersonal el representante legal de la misma TERCERO: debe realizar asamblea de junta de socios para aprobar Estados Financieros, teniendo en cuenta que el único socio fundador es el representante legal de la E.U. O NO esta obligado a realizar reuniones d Junta de Socios mientras el fundador de la E.U. sea el mismo representante legal CUARTO: es necesario que una Empresa Unipersonal E.U. deba llevar por ejemplo libro de Registro de Accionistas, y de Junta de Socios... bajo el entendido que es el socio fundador el representante legal y único socio de la empresa y que otros libros debería llevar o no requiere de libros QUINTO: Que pasa si por ejemplo una sociedad Comanditaria, E.U. LTDA. S.A. o SAS. por ejemplo no llevan libros de junta o asamblea de accionistas, de registro de accionistas o de junta directiva, según sea el caso, a que sanciones se ve expuesta cado de estos tipos societarios SEXTO: es obligación imprimir en el acta de junta de socios o de asamblea de accionistas o de junta directiva, los estados financieros que se aprueban, que pasa si no se insertan los mismos que pasa si no se adjunta el informe del revisor fiscal que pasa si no se realiza el informe de gestión por parte del gerente Para empezar se precisa, que a la luz del artículo 71 de la Ley 222 de 1995, la empresa unipersonal es una persona jurídica mediante la cual una persona natural o jurídica comerciante, que en este caso se denomina empresario, destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles, para cuya constitución ha de tenerse en cuenta las normas legales que regulan sobre la materia, las cuales se hayan compiladas en el Capítulo VIII de la Ley en mención Artículos 71 a 81. Comerciante: Según el artículo 10 del Código de comercio colombiano, son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. - La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona . En tal consideración, comerciante es pues, aquella persona natural o a jurídica que voluntariamente, y de forma regular y profesionalmente, desarrolla un acto jurídico considerado por la ley como mercantil. Luego se tiene que el hecho que otorga la calidad de comerciante a una persona es la realización por parte de ésta de actos de comercio de manera profesional, habitual, y no ocasional como bien lo establece el artículo 11 del código de comercio cuando señala: las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes luego, se es comerciante en la medida en que dicha actividad se realice de manera habitual luego, si el objeto social de la empresa unipersonal es de naturaleza mercantil, no cabe duda de que se trata de un ente etiquetado como comerciante, al cual le asisten los deberes que la ley le impone al comerciante habitual. Deberes del Comerciante: De acuerdo con el artículo 19 de la codificación mercantil, es obligación de todo comerciante llevar la contabilidad, matricularse en el registro mercantil, así como inscribir todos los actos los Libros de contabilidad o Libros de comercio, conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades y soportes relacionados con su actividad, con lo cual se quiere significar que una empresa unipersonal igual deberá llevar libros de actas, aprobar los balances, proyecto de distribución de utilidades etc. Pues como comerciante que es mal podría sustraerse de las obligaciones que la ley le impone en su condición de tal. El peticionario al parecer tiene sus dudas frente a las obligaciones mercantiles de la empresa unipersonal en la consideración de que él es el único socio, por lo que procede aclarar que al tenor del artículo 98 del Código de Comercio, la sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados, circunstancia que aplica tratándose de una empresa unipersonal independientemente de que tenga uno o varios socios, por lo que no es dable confundir, la empresa con el constituyente. Igual merece destacar, que una empresa unipersonal, para el ejemplo, al gozar de los atributos de la personalidad, se tendrá para todos los efectos legales como sujeto de derecho, autónomo e independiente, dotado de capacidad para ejecutar los actos y celebrar los contratos comprendidos dentro de las actividades que constituyan su objeto social, sin que pueda decirse que las cualidades o condiciones personales de los socios o del constituyente, se comuniquen a la sociedad o a la empresa unipersonal, pues reitero, son personas completamente independientes. Ahora, en punto al tema de la conversión de una empresa unipersonal a una sociedad por acciones simplificada S.A.S., es preciso señalar, que a las empresas unipersonales les son aplicables, en lo pertinente, las disposiciones atinentes a las sociedades comerciales1, además de que el inciso primero del artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, contempla tal posibilidad. Adoptada la decisión de reforma por el titular de la empresa unipersonal, la misma deberá constar en documento privado suscrito por el titular, documento que a su vez deberá contener los estatutos del nuevo tipo societario, en los términos previstos en el artículo 5 de la Ley 1258 alusivo a la creación de la sociedad por acciones simplificada. Igualmente merece destacar, que para efectos de la conversión, habrá de insertarse el balance general que sirvió de base para determinar el capital de la sociedad transformada, aprobado por el único socio, y autorizado por un contador público 2, pues para que sea válida este tipo de reforma, será necesario que la sociedad reúna los requisitos exigidos por el Código de Comercio para la nueva forma de sociedad.3 Como puede observarse, la correspondiente reforma resulta viable en la medida en que se cumplan por parte de los sujetos participantes los requisitos establecidos por ley para el tipo societario pertinente. Así las cosas queda claro que para la conversión de la empresa unipersonal a una sociedad por acciones simplificada S.A.S., se hará por documento privado en los demás casos, esto es, a otro tipo de sociedad, Vr. Gr. a sociedad limitada, anónima etc., se formalizará mediante escritura pública, instrumento que deberá inscribirse en el registro mercantil de la cámara de comercio respectiva, así como los demás requisitos, exigidos para el tipo societario elegido, entre otros, cumplir con la exigencia de la pluralidad mínima de asociados, tener un objeto social determinado, un término de duración definido artículos 110, ordinales 4 y 9 del C. de Co., y claro está, insertarse el balance general que sirvió de base para determinar el capital de la sociedad transformada, tal y como ya se indicó anteriormente. 1 artículo 80 Ley 222 de 1995 2 Artículo 29, D. 2649 de 1993 3 Artículos 170 y 171 del Código de Comercio. Para mayor información e ilustración sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la misma. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo