Sucursales de sociedades extranjeras Custodia de archivos y documentos.

Ref: Sucursales de sociedades extranjeras- Custodia de archivos y documentos. Me refiero a su comunicación radicada bajo el número 2005-01-161809, en la que consulta acerca de la conservación de los archivos de las sucursales de sociedades extranjeras y al respecto formula los siguientes interrogantes: 1. Durante la vigencia de la sucursal es viable enviar los archivos físicos a la casa matriz para su conservación En caso afirmativo, bajo qué condiciones y transcurrido cuánto tiempo después de la expedición de los documentos 2. En caso de liquidarse la sucursal de sociedad extranjera, se pueden conservar los archivos físicos originales en la casa matriz y mínimo por cuánto tiempo Si esto no fuere permitido, quien debería conservarlos y en cuanto tiempo los podría enviar a la casa matriz Al respecto para responder los interrogantes planteados, es preciso transcribir los preceptos legales que regulan la materia, así: Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Artículo 61. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compaías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoria. Artículo 64: Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades. Artículo 66. El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos o asientos verificados y, además, el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio. Artículo 67. Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en sus contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión. Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende que pone a disposición del juez los propios. Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993: Artículo 134: conservación y destrucción de libros: Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de diez 10 aos contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez 10 aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco 5 aos, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos La ley 527 de 1999. Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta La ley 962 de 2005, por la cual el Congreso dictó disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que prestan servicios públicos. Artículo 28. Racionalización y conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos consagrados en normas especiales . Así pues, con fundamento en la referida normatividad, se desprende la respuesta al primer interrogante en el siguiente sentido: De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 497, a las sucursales de sociedades extranjeras, en lo no previsto en el título de las sociedades extranjeras, se rigen por las normas de las sociedades colombianas, presupuesto del que se deriva que las normas relacionadas con los libros de comercio, son aplicables a las sucursales de sociedades extranjeras y por tanto, resulta claro que están obligadas a mantener en las instalaciones de la sucursal con domicilio en el territorio nacional, conforme se establece para las sociedades constituidas en Colombia, los libros o la reproducción de los mismos por cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su consulta en el país. Lo anterior, porque así lo impone la necesidad de garantizar el ejercicio del derecho de inspección no solo de las personas que ejercen auditoria, como en este caso el revisor fiscal, sino de la Superintendencia de Sociedades, organismo que ejerce sobre estas la vigilancia al tenor del artículo 6, literal f del Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997. En cuanto al segundo interrogante, punto que se concreta en las funciones del liquidador, es preciso tener en cuenta que está obligado a observar las normas que rigen el tema de la conservación de los archivos en Colombia, contenidas en las normas anteriormente trascritas, previstas en el Código de Comercio, en el Decreto por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, y en la ley que regula la racionalización y conservación de libros y papeles de comercio, disposición esta última en la que se seala el plazo de conservación de los mismos por un período de diez aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, sin perjuicio de la posibilidad de destruirlos en cualquier momento, siempre que por cualquier medio técnico, magnético o electrónico se garantice su reproducción exacta. Por tanto, podrá enviarlos a la casa matriz, cuando se cumplan las normas de conservación anteriormente sealadas. Finalmente, es preciso tener en cuenta el artículo 167 de la ley 222 de 1995, norma aplicable a los procesos de liquidación obligatoria y por analogía a los de liquidación voluntaria, lo siguiente: El liquidador responderá al deudor, a los asociados, acreedores y terceros, y si fuere del caso a la entidad deudora, por el patrimonio que recibe para liquidar, razón por la cual para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el avalúo de los mismos realizado conforme a las normas previstas, determinarán los límites de su responsabilidad. De la misma manera, responderá de los perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes cause a las mencionadas personas. Las acciones contra el liquidador caducarán en un término de cinco aos, contado a partir de la cesación de sus funciones y se promoverán ante la justicia ordinaria de conformidad con las disposiciones legales vigentes. En consecuencia, en el evento en que se hubiere previsto devolver los archivos a la casa matriz, este deberá adoptar las medidas tendientes a su conservación. En los anteriores términos considero haber atendido su inquietud, no sin antes advertirle que la misma tiene los efectos previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.