220-109678 Alcances del Derecho de Inspección - El Libro de Registro de Accionistas o de Acciones.

REF: Alcances del Derecho de Inspección - El Libro de Registro de Accionistas o de Acciones. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 398.418-0, por medio de la cual formula las siguientes preguntas: 1.- Siendo Accionista de una Sociedad Anónima, puedo solicitar a dicha Sociedad se me expida un listado o un disket de todo el libro de registro de acciones para que se me dé el nombre de todos los socios sin que la mencionada Sociedad se niegue a ello argumentándome que es reserva Bancaria. 2.- Siendo igualmente Accionista en la misma Sociedad Anónima, puedo solicitar que en el mismo listado de Accionistas se me dé el número de acciones que posea cada Accionista y sus dividendos, sin que se me niegue dicha solicitud argumentándome que es reserva Bancaria. Sobre el particular, es pertinente efectuar las siguientes consideraciones, en aras de dar claridad a sus inquietudes: EL DERECHO DE INSPECCIÓN EN LA LEGISLACIÓN MERCANTIL Dentro del amplio ámbito atinente a los tipos de sociedades consagradas en nuestra legislación mercantil, encontramos el denominado DERECHO DE INSPECCIÓN, el cual se encuentra regulado de manera clara en los artículos 369, 379, numeral 4 y 447 del Código de Comercio así como en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados para examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compaía en la cual realizaron sus aportes. En efecto, dispone el primero de los artículos citados que Los socios tendrán derecho de examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía. A su vez, establece el numeral 4 del artículo 379 que, Cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos: .4 El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio, y el artículo 447 seala que, Los documentos indicados en el artículo anterior léase artículo 446 junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea. Advierte esta norma, que quienes impidan el ejercicio del referido derecho, se harán acreedores a las sanciones legales previamente establecidas para tal efecto. Tenemos entonces como el derecho de inspección, es un derecho conferido al asociado por el solo hecho de tener la calidad de tal y de cuyo libre ejercicio no se puede privar a la persona que lo posea, con los alcances y restricciones que seala el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. Abarca este derecho, los libros que lleva la sociedad, entre otros, el Libro de Actas y el Libro de Registro de Socios y de Accionistas o de acciones. Igualmente, arropa dicha inspección, los comprobantes de contabilidad y todo lo que verse sobre los demás papeles sociales que tenga la compaía en un momento determinado. EN LAS SOCIEDADES ANONIMAS El Derecho de Inspección, si bien es cierto es un derecho del cual disponen los accionistas para conocer los libros y documentos contables que posea la sociedad, no menos es que tiene una limitación espacio-temporal que la ley le ha fijado para su cabal ejercicio. Es así como, el citado artículo 447, concede a los accionistas, la posibilidad de que ejerciten el derecho de inspección dentro de los quince días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a efecto la reunión de asamblea general de accionistas en que se hayan de aprobar los balances de fin de ejercicio. Así mismo, existe frente al mencionado derecho, un limite en cuanto hace al lugar y a lo que comprende el mismo. Y es que no fijar ciertos limites para ese fin conllevaría de manera ostensible a que se atentara contra la buena marcha y el desarrollo de la sociedad de allí la aceptación plena de que el mismo, bajo unos parámetros previamente establecidos, pueda a la luz de un cabal entendimiento y sin desbordar los principios legales que le dan vida, reglamentarse adecuadamente, sin que esto conlleve, es obvio, a que se vuelva nugatorio. Al respecto, esta entidad ha manifestado que el derecho de inspección es ..un derecho esencial del asociado pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente a las compaías, la ley Código de Comercio, artículos 379, numeral 4 y 447 le seala contornos temporales y de contenido. Estima esta Superintendencia que lo fundamental a dilucidar es lo relacionado con el contenido de ese derecho, o para el caso en concreto, cuales son aquellos libros y papeles sociales y los libros y demás comprobantes exigidos por la ley aludidos en las disposiciones legales citadas Los limites temporales los ha definido el legislador 15 días hábiles, pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa. De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas y si se trata de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. Doctrinas y Conceptos Jurídicos- 1995 Superintendencia de Sociedades, pagina 171. Referente al punto anterior, el citado artículo 48 de la ley 222, consagra que En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. DERECHO DE INSPECCIÓN SOBRE EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS O DE ACCIONES. Dentro del amplio entorno que conlleva el ejercicio del derecho de inspección, se ubica la posibilidad cierta que tiene el accionista de examinar el libro de Registro de Accionistas o libro de Registro de Acciones, pues es indudable que es en él donde puede el asociado enterarse de la forma como esta integrado el capital de la compaía como de la forma como se encuentra distribuido el mismo. En el mencionado libro, se indica el nombre completo de la persona natural o jurídica, con su número de identificación o Nit., respectivamente, así como el número de acciones de que se es titular. Tenemos como la circunstancia de tratarse de una sociedad anónima no puede privar al accionista recuérdese aquí que el derecho de inspección es un derecho individual e inherente a la condición de tal de la posibilidad de conocer quienes son los actuales titulares de acciones de la compaía y de qué manera evolucionan o se comportan en el mercado las acciones de las que es titular. El legislador ha establecido normas relacionadas con las acciones Vgr. El libro mismo, expedición de títulos, propiedad, gravámenes, derecho de preferencia en la suscripción, normas cuyo cumplimiento regular el accionista de modo individual puede verificar. Sólo así y en las precisas oportunidades que la ley y los estatutos sealan el accionista puede tener conocimiento de la extensión e intensidad de su inversión. En suma, el libro de registro de acciones o accionistas, precisamente por no contener información que por su acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa mediante la imposición de los secretos ya aludidos, no ha sido excluido expresamente como pieza revisable por los accionistas al ejercer su derecho de inspección y no es licito al intérprete excluirlo obra citada, pagina 172 Se resalta. Es claro entonces que el libro que nos ocupa frente a la persona que ostenta la calidad de accionista, no esta cobijado con la reserva que limita el derecho de inspección y por lo tanto, hay pleno derecho, dentro de los limites a que hemos hecho referencia, de exigir que se permita su examen. ALCANCE DE LOS VOCABLOS INSPECCIÓN Y EXAMINAR Visto el alcance del derecho de inspección, en cuanto que este abarca, entre otros documentos, el libro de registro de accionistas o de acciones, debemos entrar ahora a precisar el marco que dicha inspección conlleva, en el sentido de clarificar hasta donde va la misma. No hay duda alguna de la libertad de la cual dispone el accionista para proceder a ejercitar su derecho. La ley es contundente al respecto. Dice el numeral 4 del artículo 369 del estatuto mercantil, que el accionista puede proceder a inspeccionar libremente los libros y papeles sociales. Ahora bien, cabe preguntarse hasta donde va esa libertad en el ejercicio del referido derecho. Si miramos lo dispuesto en el artículo 48 de la ley 222 mencionada, encontramos como el derecho de inspección debe ejercerse sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley resaltamos. Es aquí donde debemos recurrir al propósito del derecho de que dispone el asociado, conforme lo manda la ley, que no es más, pero tampoco menos, que el de permitir INSPECCIONAR y EXAMINAR lo que la misma ley le seala. Conforme el Diccionario de la Lengua Espaola, tenemos lo siguiente: INSPECCION: Acción y efecto de inspeccionar. INSPECCIONAR: Examinar, reconocer atentamente una cosa Vigésima Edición 1984, Tomo ll, pagina 777. EXAMINAR: Inquirir, investigar, escudriar con diligencia y cuidado una cosa. Igual obra, Tomo l, pagina 616. El significado de las anteriores palabras, no deja duda alguna, no admite interpretación diferente. Es así como entonces el asociado no puede, so pretexto de ejercer su derecho de inspección, desbordar los limites que la misma ley le ha establecido. La Superintendencia de Sociedades, sobre el vocablo examinar, ha conceptuado que este no tiene una connotación diferente a la de escudriar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto sacar fotocopias o exigirlas, supera el derecho allí consagrado lo cual no obsta para que en un momento dado la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las fotocopias que a bien tengan Oficio 220-81029 del 31 de agosto de 1999. COLORARIO En este orden de ideas, siendo consecuentes con lo expuesto y refiriéndonos concretamente a sus inquietudes, podemos afirmar de manera categórica, que si bien es cierto, frente a los asociados, el libro de registro de accionista o de Acciones puede ser objeto del derecho de inspección dentro del término establecido por la ley para las sociedades anónimas, no menos cierto es que el ejercicio de dicho derecho, no puede traspasar los linderos que contemplan las circunstancias normales en que se debe desenvolver el mismo en consecuencia, el asociado carece de legitimidad para exigirle a la compaía de la cual forma parte, que le suministre una información en determinada forma, estilo, o medio o pedir fotocopia de la misma si esa solicitud se presenta, queda exclusivamente a voluntad de los asociados acceder a suministrarla. Para terminar, respecto a los dividendos que le corresponden a cada asociado, teniendo en cuenta su participación porcentual dentro del capital de la compaía, basta decir que dicha información no forma parte de la que debe contener el libro referido, ésta se puede verificar dentro de los papeles sociales que en ejercicio del derecho tantas veces citado, puede serle suministrada al asociado. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.