- INSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO PRIVADO DE CONSTITUCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL DE COMPANIÍAS CREADAS DE ACUERDO AL ARTIÍCULO 22 DE LA LEY 1014 DE 2006 Y A SU DECRETO REGLAMENTARIO 4463 DE 2006

ASUNTO: INSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO PRIVADO DE CONSTITUCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL DE COMPAÑÍAS CREADAS DE ACUERDO AL ARTÍCULO 22 DE LA LEY 1014 DE 2006 Y A SU DECRETO REGLAMENTARIO 4463 DE 2006 Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-115604, por medio del cual formula algunos interrogantes relacionados con la facultad de la Cámara de Comercio de registrar documentos privados de constitución de sociedades comerciales de acuerdo al parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 4463 de 2006. Sobre el particular, resulta pertinente en primer término transcribir la normatividad relacionada con el tema materia de consulta. Dispone el artículo 40 del Código de Comercio. Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara. Por su parte señala el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. El documento privado es auténtico en los siguientes casos: 1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido. A su vez prescribe el artículo 68 del Decreto 960 de 1970. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del notario ante quien comparecen el nombre e identificaciones de los comparecientes la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del notario quien, además, estampará el sello de la notaría. A su turno consagra el Artículo 1 del Decreto 4463 de 2006: Podrán constituirse sociedades comerciales unipersonales, de cualquier tipo o especie, excepto comanditarias o, sociedades comerciales pluripersonales de cualquier tipo o especie, siempre que al momento de su constitución cuenten con diez 10 o menos trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Dichas sociedades, podrán constituirse por documento privado, el cual expresará: Parágrafo Segundo. - Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituyan o modifiquen las sociedades, de que trata el presente Decreto, cuando realizada una revisión formal , se observe que se ha omitido alguno de los requisitos previstos en este artículo o cuando a la diligencia de registro no concurra personalmente el constituyente o constituyentes o sus representantes o apoderados. De la interpretación armónica y sistemática de la anterior normatividad, se desprende que la finalidad perseguida por la misma, es la de tener certeza de que el documento privado que se somete a inscripción en el registro mercantil proviene de quien dice que proviene y de que quien o quienes lo suscriben están de acuerdo con su contenido y que por ende hacen suyas las declaraciones del mismo. Tal propósito de acuerdo al artículo 40 del Código de Comercio se satisface de dos maneras. La primera se cumple en la medida en que el documento sea auténtico por su misma naturaleza artículo 252 C.P.C. y que el mismo haya sido reconocido por sus otorgantes ante juez o notario artículos 273 C.P.C. y 68 Dec. 960 de 1970. La segunda, se cumple siempre que el documento sea presentado personalmente ante la Cámara de Comercio. Lo antes expuesto permite afirmar que, si el documento privado se considera auténtico por el hecho de haber sido reconocido ante juez o notario, no se requiere de la presentación personal del mismo ante la Cámara de Comercio, pues la circunstancia del reconocimiento ante alguna de las mencionadas autoridades brinda la certeza de que el documento sí proviene de sus firmantes y de que estos conocen y comparten el contenido del mismo. Ahora bien, en lo que respecta al parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 4463 de 2006, es de anotar que el mismo en lugar de derogar el artículo 40 del Código de Comercio, contempla no solo la posibilidad de la presentación personal del documento privado ante la Cámara de Comercio, sino también de que frente a la hipótesis de que los socios constituyentes de una sociedad por documento privado, no deseen o no puedan asistir directamente a la diligencia de inscripción de la constitución de la compañía en el registro mercantil, aquellos designen a un representante o apoderado para que en su nombre adelante la comentada diligencia. Teniendo en cuenta las consideraciones que anteceden, procedo a dar respuesta a sus interrogantes como sigue: Presentada para su inscripción en la Cámara de Comercio de Villavicencio, ésta se abstiene de inscribir el documento privado referido, manifestando que de conformidad con el artículo 1 del Decreto 2466 del 2006, devuelve la documentación argumentando que a la diligencia de registro no concurrieron los accionistas al Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Villavicencio, como lo exige la Ley. La pregunta para la Superintendencia de Sociedades es: significa lo anterior que el artículo 40 del Código de Comercio fue derogado por el Decreto Reglamentario 2466 sic de 2006. A este respecto se ha de señalar que en opinión de este Despacho el parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 4463 de 2006, no derogó el artículo 40 del Estatuto Mercantil, sino que por el contrario consagró la posibilidad adicional de que a la diligencia de inscripción de la constitución de la sociedad por documento privado, acudieran los representantes o apoderados de los socios constituyentes. Puede la Cámara de Comercio de Villavicencio, con base en la norma citada ordenar que todos los accionistas comparezcan ante el registro Mercantil, para la diligencia de inscripción de la sociedad, así no residan en la misma ciudad. Sobre este particular esta Oficina es del criterio de que la Cámara de Comercio debe aceptar alguna de las modalidades que brindan los artículos 40 del Código de Comercio en concordancia con los artículos 273 del Código de Procedimiento Civil y 68 del Decreto 960 de 1970, así como el propio parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 4463 de 2006, valga decir, reconocimiento del documento privado de constitución ante juez o notario, presentación personal del documento por parte de los asociados o de sus representantes o apoderados, por lo que no hay lugar a que obligatoriamente asistan a la diligencia de registro todos los socios. Que sucede si no todos los accionistas tienen el mismo domicilio de la sociedad que se está constituyendo, es necesario su desplazamiento ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad para proceder a su inscripción. En armonía con la respuesta anterior, y teniendo en cuenta que en el caso planteado existió reconocimiento del documento privado de constitución ante notario artículo 68 Dec. 960 de 1970, los accionistas pueden designar un representante o apoderado para que en su nombre adelanten la diligencia de registro sin necesidad de que aquellos acudan personalmente a la Cámara de Comercio. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.