REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA.

OFICIO 220-196698 DEL 12 DE AGOSTO DE 2024 REFERENCIA: RADICACIÓN 2024-01-609228 ASUNTO: REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una serie de consultas en los siguientes términos: “1. ¿Contradice la decisión de las cámaras de comercio el artículo 178 del Código de Comercio, que establece que una vez formalizada, la sociedad absorbente adquiere los bienes y derechos de las sociedades absorbidas? 2. ¿Cuál es la interpretación oficial de Superintendencia de Sociedades respecto a la actualización del registro de proponentes en casos de fusión, considerando que el Decreto 1082 de 2015 no regula específicamente este aspecto? 3. ¿Qué soluciones específicas propone Superintendencia de Sociedades para resolver la problemática de la actualización del registro de proponentes en casos de fusión, asegurando el cumplimiento de la ley comercial y la equidad en los procesos de contratación? 4. ¿Existen mecanismos temporales o excepciones que podrían implementarse para permitir la actualización de la información financiera de las empresas fusionadas mientras se adopta una solución definitiva a nivel legislativo o regulatorio? 5. ¿Existe alguna normativa, directriz o concepto emitido por Superintendencia de Sociedades que establezca un procedimiento específico para la actualización de la información financiera en el registro de proponentes tras una fusión? 6. ¿Cuál es la posición de Superintendencia de Sociedades sobre la negativa de las cámaras de comercio a actualizar la información financiera de una empresa fusionada, obligándola a mantener los estados financieros al 31 de diciembre del año anterior? 7. ¿Qué criterios o fundamentos jurídicos utiliza Superintendencia de Sociedades para determinar si una empresa fusionada puede actualizar su información financiera en el Registro Único de Proponentes (RUP)? Página | 1 ________________________________________________________________________ 8. ¿Es posible interpretar el artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 de manera que permita la actualización de la información financiera de una empresa fusionada? En caso afirmativo, ¿cuál sería el procedimiento recomendado? 9. ¿Cuál es la postura de Superintendencia de Sociedades respecto a la propuesta de que las empresas fusionadas puedan presentar estados financieros auditados de corte trimestral o extraordinario para actualizar su información en el RUP? 10. ¿Existe alguna recomendación o guía emitida por Superintendencia de Sociedades sobre cómo deben proceder las cámaras de comercio en casos de fusión para garantizar que la información financiera de las empresas fusionadas refleje su realidad post-fusión? 11. ¿Qué medidas sugiere Superintendencia de Sociedades para evitar que la falta de actualización de la información financiera en casos de fusión afecte negativamente la competitividad y capacidad empresarial de las empresas fusionadas, así como su participación en licitaciones, concursos y otros procesos de selección públicos, privados y mixtos? 12. ¿Cómo debe interpretarse la normativa vigente para asegurar que la fusión de empresas se realice de manera integral, incluyendo la actualización completa de la información financiera en el RUP?”. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: “1. ¿Contradice la decisión de las cámaras de comercio el artículo 178 del Código de Comercio, que establece que una vez formalizada, la sociedad absorbente adquiere los bienes y derechos de las sociedades absorbidas?” Para dar respuesta a este interrogante hay que tener en cuenta que el Decreto 1082 de 2015 establece lo siguiente: “Artículo 2.2.1.1.1.5.2. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe presentar a cualquier cámara de comercio del país una solicitud de registro, acompañada de la siguiente información. La cámara de comercio del domicilio del solicitante es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente: Página | 2 ________________________________________________________________________ (…) 2. Si es una persona jurídica: 2.1. Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel. 2.2. Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste que el interesado no es parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado, en los términos del Código de Comercio. Si el grupo empresarial o la circunstancia de control existe, en el certificado debe constar la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados. 2.3. Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal: I. Principales cuentas detalladas del balance general. II. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias. III. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras. Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura. 2.4. Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control. 2.5. Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel. Si la constitución del interesado es menor a tres (3) años, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes. 2.6. Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y reglamentaria. Página | 3 ________________________________________________________________________ Las sucursales de sociedad extranjera deben presentar para registro la información contable y financiera de su casa matriz. Los estados financieros de las sociedades extranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país en el que son emitidos. Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del presente decreto”. Ahora bien, respecto del cierre contable, el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 señala que “A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere”. Así mismo, determinó el numeral 4.3.6. de la Circular Básica Contable 100-000007 de 12 de julio de 2022, emitida por la Superintendencia de Sociedades: “(…) 4.3.6. Fecha a partir de la cual tiene efectos contables las Reformas de Fusión. La Reforma estatutaria solo tendrá efectos contables a partir de su formalización; lo anterior, en atención a que es ese el momento en el que se hace la transferencia patrimonial y de los derechos y obligaciones a la Entidad Empresarial absorbente o producto de la Fusión.”. De la anterior normativa se infiere razonablemente que los efectos contables de la reforma estatutaria consistente en fusión comenzarán a partir de su formalización, en atención a que es en ese momento en el que se hace la transferencia patrimonial y de derechos y obligaciones de la entidad empresarial. En esa medida, es preciso indicar que estamos frente a dos temas diferentes, uno frente a los efectos contables y jurídicos de la fusión y otro ante el registro en el RUP de los Estados Financieros, puesto que el Decreto 1082 de 2015 señala los documentos que deben proporcionarse para la actualización, inscripción o renovación del mismo1. Por lo anterior, si la fusión se dio con anterioridad a la fecha de corte, la información financiera reflejará los resultados de dicha operación y la nueva realidad contable de la sociedad absorbente y por ende también en el Registro Único de Proponentes luego de la firmeza de la inscripción o renovación. Sin embargo, si la operación de fusión se formaliza con posterioridad a la fecha de corte del año anterior, y teniendo en cuenta que el corte contable es el 31 de diciembre, pues el Registro de la absorbente no podrá reflejar la nueva situación hasta que no se preparen los estados financieros del correspondiente ejercicio y se renueve el Registro con la información financiera a corte 31 de diciembre del año en curso. 1 Con excepción de aquellos proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, de conformidad con el último inciso del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, quienes son los únicos autorizados normativamente para actualizar la información financiera en la fecha correspondiente a su corte contable. Página | 4 ________________________________________________________________________ Lo anterior, no contradice el artículo 178 del Código de Comercio, pues los efectos contables de la fusión se dan a partir de la formalización de la reforma estatutaria, en atención a que es ese el momento en el que se hace la transferencia patrimonial y de los derechos y obligaciones a la Entidad Empresarial absorbente o producto de la Fusión; sin embargo, se reitera, para el Registro Único de Proponentes la información financiera que se refleja en el mismo es aquella correspondiente al corte del 31 de diciembre del año anterior. “2. ¿Cuál es la interpretación oficial de Superintendencia de Sociedades respecto a la actualización del registro de proponentes en casos de fusión, considerando que el Decreto 1082 de 2015 no regula específicamente este aspecto?” De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la sociedad absorbente una vez formalizada la reforma estatutaria consistente en fusión podrá actualizar la información relativa a su experiencia y capacidad jurídica del Registro Único de Proponentes. Respecto de la información contable, se reitera que, para el Registro Único de Proponentes, la información financiera que se refleja en el mismo es aquella correspondiente al corte del 31 de diciembre del año anterior y que sólo podrá actualizarse por aquellos proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, de conformidad con el último inciso del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. “3. ¿Qué soluciones específicas propone Superintendencia de Sociedades para resolver la problemática de la actualización del registro de proponentes en casos de fusión, asegurando el cumplimiento de la ley comercial y la equidad en los procesos de contratación? 4. ¿Existen mecanismos temporales o excepciones que podrían implementarse para permitir la actualización de la información financiera de las empresas fusionadas mientras se adopta una solución definitiva a nivel legislativo o regulatorio? 5. ¿Existe alguna normativa, directriz o concepto emitido por Superintendencia de Sociedades que establezca un procedimiento específico para la actualización de la información financiera en el registro de proponentes tras una fusión?” “7. ¿Qué criterios o fundamentos jurídicos utiliza Superintendencia de Sociedades para determinar si una empresa fusionada puede actualizar su información financiera en el Registro Único de Proponentes (RUP)?” “10. ¿Existe alguna recomendación o guía emitida por Superintendencia de Sociedades sobre cómo deben proceder las cámaras de comercio en casos de fusión para garantizar que la información financiera de las empresas fusionadas refleje su realidad post-fusión?” La Superintendencia de Sociedades como entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control de los entes camerales, expidió la Circular 100-000002 de 25 de abril de 2022 Página | 5 ________________________________________________________________________ por medio de la cual se impartieron instrucciones a las cámaras de comercio, entre las que se encuentran: “CAPÍTULO I: REGISTROS PÚBLICOS A CARGO DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO (…) 1.9. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (…) 1.9.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes (…) 1.9.2.2. Función de verificación de las cámaras de comercio. Para adelantar la función de verificación de los requisitos habilitantes del proponente, deberán tener en cuenta: (…) 1.9.2.2.3. Capacidad financiera y capacidad organizacional. Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional. Las cámaras de comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil, Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro y Registro de Entidades de Economía Solidaria o los demás registros que llevan las cámaras de comercio, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en las cámaras de comercio o personas naturales no matriculadas. (…) 1.9.2.2.3.3. Las personas jurídicas deben adjuntar copia simple de los estados financieros suscritos por el representante legal, sin que se requiera autenticación alguna, debidamente auditados y certificados por el contador o auditor o revisor fiscal según el caso. Los estados financieros tendrán como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, salvo que el interesado no tenga suficiente antigüedad para preparar estados financieros con corte a esa fecha, evento en el cual deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros iniciales”. Por lo anterior y como se indicó en la respuesta a su primera pregunta, si la fusión se dio con anterioridad a la fecha de corte es claro que la información financiera reflejará los resultados de dicha operación y la nueva realidad contable de la sociedad absorbente y por ende también en el Registro Único de Proponentes luego de la firmeza de la inscripción o renovación. Sin embargo, si la operación de fusión se formaliza con posterioridad a la fecha de corte del año anterior, y teniendo en cuenta que el corte contable es el 31 de diciembre, pues el Registro de la absorbente no podrá reflejar la nueva situación hasta que no se preparen los estados financieros del correspondiente ejercicio y se renueve el Registro con la información financiera a corte 31 de diciembre del año en curso. Se reitera que únicamente aquellos proponentes cuyo corte contable sea en fecha distinta al 31 de diciembre podrá realizar la actualización de la información financiera en la fecha correspondiente. “6. ¿Cuál es la posición de Superintendencia de Sociedades sobre la negativa de las cámaras de comercio a actualizar la información financiera de una empresa fusionada, obligándola a mantener los estados financieros al 31 de diciembre del año anterior?” Página | 6 ________________________________________________________________________ La Superintendencia de Sociedades como entidad supervisora de las cámaras de comercio propende por el cabal cumplimiento de la normativa en materia de registros públicos por parte de sus supervisadas, así como el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Entidad, como las citadas en la respuesta anterior. “8. ¿Es posible interpretar el artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 de manera que permita la actualización de la información financiera de una empresa fusionada? En caso afirmativo, ¿cuál sería el procedimiento recomendado? (…) 12. ¿Cómo debe interpretarse la normativa vigente para asegurar que la fusión de empresas se realice de manera integral, incluyendo la actualización completa de la información financiera en el RUP?” Esta Superintendencia entiende que el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 limitó la actualización del registro a información relativa a experiencia y capacidad jurídica y en el inciso final del artículo 2.2.1.1.1.5.2 a aquellos proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre. Por ende, si no se dan los presupuestos enunciados anteriormente no hay lugar a realizar la actualización del Registro, menos aún la de la información financiera que, como se ha reiterado a lo largo de este Oficio debe responder a la información contable del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. “9. ¿Cuál es la postura de Superintendencia de Sociedades respecto a la propuesta de que las empresas fusionadas puedan presentar estados financieros auditados de corte trimestral o extraordinario para actualizar su información en el RUP?” La respuesta a este interrogante se encuentra subsumida en las respuestas dadas a las anteriores preguntas. “11. ¿Qué medidas sugiere Superintendencia de Sociedades para evitar que la falta de actualización de la información financiera en casos de fusión afecte negativamente la competitividad y capacidad empresarial de las empresas fusionadas, así como su participación en licitaciones, concursos y otros procesos de selección públicos, privados y mixtos?” Se informa al peticionario que de conformidad con la normativa que regula las funciones de la Superintendencia de Sociedades, no le es dable pronunciarse respecto de esta consulta, pues es una opinión particular del peticionario. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad. Página | 7 ________________________________________________________________________