LAS AUTORIDADES IMPULSARÁN E INCENTIVARÁN EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, A EFECTOS DE QUE LOS PROCEDIMIENTOS SE ADELANTEN CON DILIGENCIA.

OFICIO 220-202986 DEL 19 DE OCTUBRE DE 2020 ASUNTO: LAS AUTORIDADES IMPULSARÁN E INCENTIVARÁN EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, A EFECTOS DE QUE LOS PROCEDIMIENTOS SE ADELANTEN CON DILIGENCIA. Acuso recibo del escrito citado en la referencia, con el cual presenta la siguiente consulta: “(…) Siendo lo anterior así, formalmente elevamos ante ustedes consulta en el sentido que aclare con destino a este despacho si es posible la realización de la sesión de la junta directiva de la oficina de control circulación y residencia OCCRE, para la elección de su director, de manera virtual, garantizando los principios constitucionales del estado social de derecho, indicando que en los documentos de reglamentación de las sesiones de ordinarias o extraordinarias de forma distinta a la realización presencial.” Antes de resolver lo propio debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1023 de 2012. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares sobre las materias a su cargo y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Bajo esa premisa jurídica este Despacho se permite exponer las siguientes consideraciones Por virtud del artículo 22 del Decreto 2762 DE 1991 (diciembre13) (por medio del cual se adoptan medidas para controlar la densidad poblacional en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.), se crea la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la Administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, así: “Artículo 22. Créase la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones del presente decreto.” La Oficina de Control de Circulación y Residencia a la que se ha hecho mención, está integrada por un director y una Junta Directiva, conforme lo previsto por el artículo 23 del citado decreto así: “(…) La Oficina estará integrada por un Director y una Junta Directiva.” A su turno, el artículo 12 del Decreto Legislativo 491 de 2020, dispuso lo siguiente: “Artículo 12. Reuniones no presenciales en los órganos colegiados de las ramas del poder público. Sin perjuicio de las disposiciones contenidas en las normas vigentes, los órganos, corporaciones, salas, juntas o consejos colegiados, de todas las ramas del poder público y en todos los órdenes territoriales, podrán realizar sesiones no presenciales cuando por cualquier medio sus miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Las convocatorias deberán realizarse de conformidad con los respectivos reglamentos y garantizar el acceso a la información y documentación requeridas para la deliberación. Las decisiones deberán adoptarse conforme a las reglas de decisión previstas en los respectivos reglamentos, de todo lo cual deberá quedar constancia en las actas correspondientes a dichas sesiones, cuya custodia estará a cargo de sus secretarios. Excepto los asuntos y deliberaciones sujetas a reserva, como las de los órganos colegiados de la rama judicial, las sesiones no presenciales deberán ser públicas, para lo cual se deberá utilizar únicamente los medios o canales habilitados para el efecto en el reglamento. Lo dispuesto en el presente artículo tendrá vigencia hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.” (Negrilla fuera de texto). En consecuencia, las reuniones de los órganos, juntas o consejos directivos de todas las ramas del poder público, pueden realizar sesiones no presenciales cuando por cualquier medio sus miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. Aunado a ello, por virtud del principio de celeridad, regulado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “(…) las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.” (negrilla y subraya fuera de texto). Lo anterior de conformidad con lo previsto en el numeral 13 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2010. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página WEB de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.