LA CONVOCATORIA A REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL SE HARÁ EN LOS TÉRMINOS PACTADOS EN LOS ESTATUTOS SOCIALES.

ASUNTO LA CONVOCATORIA A REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL SE HARÁ EN LOS TÉRMINOS PACTADOS EN LOS ESTATUTOS SOCIALES. Acuso recibo del escrito citado en la referencia, con el cual presenta consulta en los siguientes términos: “(…) I ANTECEDENTES. La Sociedad de Activos Especiales S.A.S., es una sociedad de economía mixta, del orden Nacional, autorizada por Ley, de naturaleza única y sometida al régimen de derecho privado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, con autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio, quien en virtud del artículo 90 del Código de Extinción de Dominio, administra el Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado – FRISCO, el cual está compuesto por bienes extintos, es decir que cuenten con un fallo ejecutoriado y otros, con medidas cautelares decretadas dentro del trámite citado. En línea con lo anterior, la Dirección de Seguimiento y Control de Liquidaciones de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S., tiene el seguimiento del portafolio de sociedades en liquidación denominadas de papel (que no tienen activos y/o no desarrollan su objeto social) de las cuales se tiene la administración del 100% de las cuotas o acciones sociales y en otros casos, la administración recae un porcentaje de participación, y pueden estar en proceso de extinción de dominio o ya cuentan con sentencia que declara la extinción de dominio. Conforme con lo anterior, e independiente el porcentaje de participación que se tenga en las sociedades de papel, resulta indispensable continuar y culminar en proceso liquidatorio con el cumplimiento de todas y cada una de las etapas de éste. Bajo ese entendido, la liquidación de las sociedades en las cuales SAE tiene la administración de participaciones iguales o menores al 50%, ha presentado dificultad en el avance de la liquidación, toda vez que no ha sido posible la ubicación de los socios restantes, pese que se han remitido oficios a la dirección de notificación de la sociedad en los cuales se ha solicitado i) información del estado del proceso liquidatorio, ii) nombre, y teléfono, y dirección física y/o electrónica del liquidador, iii) estados Financieros a 31 de diciembre de 2023 iv) fecha de la asamblea o junta de socios ordinaria del año en curso, por último, vi) motivo por el cual no se ha convocado a esta entidad a las asambleas. Lo anterior, en virtud del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, toda vez que como representantes de los porcentajes de las sociedades es necesario participar y conocer de las asambleas que trata el artículo 422 del Decreto 410 de 1971. Sin Página | 2 ________________________________________________________________________ embargo, los oficios han sido devueltos bien sea por error en la dirección, porque la sociedad nunca funcionó en ese lugar o porque no se conocen a las personas, motivo por el cual se ha retrasado el proceso de liquidación. Por lo expuesto, esta Dirección requiere comedidamente de su colaboración resolviendo las siguientes inquietudes: 1. En el entendido que por parte de Dirección ya han sido remitido oficios intentando la ubicación de los socios restantes y no se ha obtenido respuesta a los mismos, ¿Qué vía de comunicación debe ser la idónea para entender surtida la comunicación con los socios restantes? 2. De agotarse cualquier vía de comunicación para ubicar a los socios restante y que en ningún caso sea posible lograr su ubicación y comunicación, ¿esta sociedad como administradora de un porcentaje (¿igual o menor al 50%) de la sociedad podría remover al liquidador anterior, nombrar liquidador, continuar y culminar el proceso de liquidación de la sociedad sin los socios restantes? 3. En caso dado, que la respuesta al interrogante anterior sea afirmativa, se indique i) es posible celebrar asamblea extraordinaria para la aprobación de lo mencionado en el punto anterior, sin la asistencia de los socios restantes, ¿ii) Se puede continuar y culminar la liquidación sin los socios restantes?” Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020 modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: “1. En el entendido que por parte de Dirección ya han sido remitido oficios intentando la ubicación de los socios restantes y no se ha obtenido respuesta a los mismos, ¿Qué vía de comunicación debe ser la idónea para entender surtida la comunicación con los socios restantes?” Para las sociedades reguladas en el Código de Comercio, la convocatoria a reuniones del máximo órgano social se realizará en la forma prevista en los estatutos y a falta de Página | 3 ________________________________________________________________________ estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad, en los términos del artículo 4241 del Código de Comercio. La Circular Básica Jurídica de esta entidad, en torno a la convocatoria para las reuniones del máximo órgano social, establece lo siguiente: “(…) TÍTULO II. CONVOCATORIA El acto de convocatoria a la reunión del máximo órgano social es uno de los más importantes dentro del funcionamiento de una sociedad, en especial para preservar valores de gobierno corporativo como la transparencia y la claridad en las comunicaciones entre la administración y los asociados. En ese sentido, las reglas legales sobre este tema buscan que, sin sacrificar la flexibilidad necesaria para la administración de una sociedad, se informe de forma oportuna, clara y completa, a todos los socios, la fecha de una próxima reunión, la modalidad bajo la cual habrá de realizarse y los detalles que para ello sean necesarios y los temas que serán discutidos. Por supuesto, la intención es que se cuente con esa información, así como con la adicional que sea necesaria para el adecuado conocimiento de los asuntos por parte de los asociados, con una antelación suficiente que les permita informarse y llegar a la reunión a ejercer de forma consciente sus derechos. A continuación, se presenta el resumen de las reglas que se deben tener en cuenta: (…) 3.3.2. Medio para convocar: Es el que se pacte por los asociados en los estatutos o a falta de esta estipulación, se seguirá lo que indiquen las normas vigentes, esto es mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Al respecto, es importante destacar el valor de las estipulaciones estatutarias para darle flexibilidad a estos mecanismos de comunicación con los socios, lo que no necesariamente ocurre cuando el mecanismo supletivo debe ser el aplicable.” (Subraya fuera de texto) Por su parte, para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas - S.A.S., salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista.2 1COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. CODIGO DE COMERCIO. “Artículo 424. Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.” (Negrilla fuera de texto). 2 Ley 1258 de 2008. ARTÍCULO 20. CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior. Página | 4 ________________________________________________________________________ Ahora bien, para la aprobación de las cuentas finales de los liquidadores en el trámite de liquidación voluntaria de sociedades, hecha la convocatoria en debida forma, deberá tenerse en cuenta lo previsto en el artículo 248 del Código de Comercio, el cual es del siguiente tenor: “Artículo 248. La distribución o prorrateo del remanente de los activos sociales entre los asociados se hará al tiempo para todos, si no se ha estipulado el reembolso preferencial de sus partes de interés, cuotas o acciones para algunos de ellos, caso en el cual sólo se dispondrá del remanente una vez hecho dicho reembolso. Hecha la liquidación de lo que a cada asociado corresponda en los activos sociales, los liquidadores convocarán a la asamblea o a la junta de socios, para que aprueben las cuentas de los liquidadores y el acta de que trata el artículo anterior. Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los asociados que concurran, cualquiera que sea el valor de las partes de interés, cuotas o acciones que representen en la sociedad. Si hecha debidamente la convocatoria, no concurre ningún asociado, los liquidadores convocarán en la misma forma a una segunda reunión, para dentro de los diez días siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ninguno, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.” (Negrilla y subraya fuera de texto). Por otra parte, no sobra recordar que, en caso de que exista una sucesión ilíquida de algún accionista, la representación de las cuotas o acciones del socio fallecido se hará en forma descrita en el numeral 3.18.5 de la Circular Básica Jurídica Nro. 100-000008 del 12 de julio de 2022: “3.18.5. La representación de las cuotas o acciones que hagan parte de una sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso: a. Cuando hay un albacea (aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones) con tenencia de bienes, corresponde a él la representación. b. Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto. c. Si no hay albacea o éste no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral. PARÁGRAFO. La primera convocatoria para una reunión de la asamblea de accionistas podrá incluir igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de quórum. La segunda reunión no podrá ser fijada para una fecha anterior a los diez (10) días hábiles siguientes a la primera reunión, ni posterior a los treinta (30) días hábiles contados desde ese mismo momento. Página | 5 ________________________________________________________________________ d. Cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a una reunión de comuneros determinando expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el nombramiento del representante, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra. En el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 2° del artículo 378 del Código de Comercio. e. Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, a la persona que represente las acciones de la sucesión. f. En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (periodo que va entre la apertura de la sucesión tras el fallecimiento del causante y la aceptación de la herencia por los herederos). Será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.” (Subraya fuera de texto). 2. “De agotarse cualquier vía de comunicación para ubicar a los socios restantes y que en ningún caso sea posible lograr su ubicación y comunicación, ¿esta sociedad como administradora de un porcentaje (¿igual o menor al 50%) de la sociedad podría remover al liquidador anterior, nombrar liquidador, continuar y culminar el proceso de liquidación de la sociedad sin los socios restantes?” Se reitera que los autorizados por la ley para convocar a reuniones del máximo órgano social deberán hacerlo mediante convocatoria en la forma, medio y antelación pactado en los estatutos sociales y a falta de estipulación mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad o, si se trata de una S.A.S., mediante comunicación escrita. Hecha la convocatoria en debida forma a los accionistas, estos pueden asistir o no a la reunión en la fecha y hora establecidas en la convocatoria, a deliberar, decidir y ejercer sus derechos políticos y económicos en relación con los temas propuestos para la reunión. La negativa de alguno o algunos asociados a asistir a la reunión, podría conllevar a la imposibilidad de celebrar la misma por falta de quorum, frente a lo cual, el ordenamiento legal habilita la posibilidad de realizar una reunión de segunda convocatoria en los términos del artículo 429 de Código de Comercio. En la reunión de segunda convocatoria se sesionará y decidirá válidamente con un número plural3 de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Página | 6 ________________________________________________________________________ “3. En caso dado, que la respuesta al interrogante anterior sea afirmativa, se indique i) es posible celebrar asamblea extraordinaria para la aprobación de lo mencionado en el punto anterior, sin la asistencia de los socios restantes, ¿ii) Se puede continuar y culminar la liquidación sin los socios restantes?” La respuesta al presente numeral se encuentra subsumida en las respuestas dadas a los numerales anteriores de su escrito de consulta. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Se invita al usuario a consultar en nuestra página WEB www.supersociedades.gov.co los conceptos y normativa emitidos por la entidad, así como la herramienta tecnológica Tesauro.