Sociedad anónima – Diversas inquietudes.

ASUNTO: SOCIEDAD ANÓNIMA DIVERSAS INQUIETUDES. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2014-01- 456219, por la cual realiza la siguiente consulta: 1 Las sociedades Anónimas están obligadas a tener junta directiva 2 Cual es la consecuencia jurídica, que a la fecha no se haya nombrado junta directiva en una sociedad Anónima. 3 Cual es el procedimiento a seguir para realizar el nombramiento de la junta directiva en una sociedad Anónima 4 Como se debe realizar el cambio de revisor fiscal en una sociedad anónima constituida por escritura pública, es necesario elevar dicho cambio a escritura pública. 5 Por error dentro de una sociedad anónima se determinó que el acta de aumento de capital autorizado, suscrito y pagado era el acta No 2 cuando en realidad debía ser la número 3, como se debe realizar esa corrección. Sobre el particular, es pertinente tener en cuenta que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades profiere los conceptos jurídicos a que haya lugar sobre los temas relacionados con la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales y en esa medida, emite una opinión sobre las materias que son de su competencia, por lo tanto, no es su función pronunciarse por esta vía, sobre situaciones particulares y concretas, pues sus respuestas no están dirigidas a solucionar o definir asuntos puntuales, menos tratándose de sociedades cuyos antecedentes se desconocen, por lo cual su respuesta en esta instancia es de carácter general y abstracta y, como tal, no tiene carácter vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad, según los términos del artículo 28 del C.C.A. Hecha la aclaración anterior, de manera general nos permitimos dar contestación a sus inquietudes de la siguiente manera: 1. Las sociedades anónimas, independientemente del monto de sus activos, del tamao de la empresa, etc, efectivamente, de conformidad con las normas legales que gobiernan su constitución y funcionamiento, tienen la obligación de tener el cuerpo colegiado denominado JUNTA DIRECTIVA artículos 385, 397, 398, 404, 434, 435,436,437,438,440, 441, 446 del Código de Comercio y artículo 62 de la Ley 222 de 1995. 2. En el entendido que tales sociedades deben consagrar en sus estatutos la existencia de la junta directiva, lo que supone que la misma habrá de ser elegida por la asamblea general de accionistas mediante el sistema del cuociente electoral, e inscribirse en el registro mercantil artículos 163, 164 y 197 de la Legislación Mercantil su omisión Indudablemente implica el desconocimiento de una norma imperativa y el consiguiente incumplimiento del régimen de deberes y responsabilidades que al representante legal le asisten, lo que podrá dar lugar entre otros a la imposición por parte de esta Entidad de sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos artículo 86, numeral 3 de la Ley 222 de 1995. 3. La elección de la Junta Directiva como fue indicado debe realizarse por medio del cuociente electoral, en los términos consagrados en el artículo 197 de la legislación mercantil. 4. El nombramiento y cambio del revisor fiscal, sea persona natural o jurídica, es competencia privativa y exclusiva de la asamblea general de accionistas es una decisión que debe ser tomada por las mayorías establecidas para tal efecto, no constituye reforma estatutaria y por ende, no debe elevarse a escritura pública y solo está sujeto dicho nombramiento a la inscripción en el registro mercantil artículos 163, 164, 204 y 206 del Código de Comercio. 5. Para enmendar los errores en la numeración de actas del máximo órgano social, es preciso dejar una anotación al pie de la página correspondiente y en la próxima acta seguir con la numeración normal o la corrección de la misma bien puede hacerse en el acta de una reunión posterior del mismo órgano, lo que no debe ofrecer mayor dificultad ya que la ocurrencia del error sin duda puede ser simple o fácil constatación. A ese respecto el Oficio 220-021720 del 10 de febrero de 2014, expresó: .. Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. Negrilla fuera de texto. De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, estableció: Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión el número de acciones suscritas la forma y antelación de la convocación la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen los asuntos tratados las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura. Negrilla fuera de texto. Por su parte, también el artículo 131 del decreto 2649 de 1993, sobre el tema del libro de actas, ordenó: Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Negrilla fuera de texto. Adicionalmente y de suma importancia, la previsión legal contenida en el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, el cual estableció el procedimiento respecto de la corrección de errores en las actas, así: Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. De suyo también el numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio establece que los errores u omisiones en libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advierten. Negrilla fuera de texto. . II PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR EN ACTA DE ASAMBLEA INCONSISTENCIA EN LA FECHA En lo que se refiere al procedimiento para corregir las inconsistencias en cuanto a la fecha de realización y terminación de la reunión de asamblea general de accionistas a la que se refiere el acta, de la que no es posible levantar acta adicional por la imposibilidad de su firma por arte de quienes actuaron como presidente y secretario, estima esta Entidad que por tratarse de un error de simple trascripción como su escrito indica, la corrección de la misma bien puede hacerse en el acta de una reunión posterior del mismo órgano, lo que no debe ofrecer mayor dificultad ya que la ocurrencia del error sin duda puede ser simple o fácil constatación. Oficio 220-022017 del 21 de febrero de 2008. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes recordarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del citado código.