Sobre Los Estados Financieros Que Se Aprueban En Un Proceso De Fusión En Reunión Ordinaria, A La Luz De Lo Determinado En El Decreto 434 De 2020

ASUNTO: SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE APRUEBAN EN UN PROCESO DE FUSIÓN EN REUNIÓN ORDINARIA, A LA LUZ DE LO DETERMINADO EN EL DECRETO 434 DE 2020 Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita que se emita concepto sobre la posibilidad de aprobar una fusión en una reunión ordinaria celebrada por el máximo órgano social, con los estados financieros de fin de ejercicio, teniendo en cuenta que, como consecuencia de la coyuntura actual, el término para la celebración de esta reunión se ha extendido hasta tanto finalice la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, esto es, por fuera del primer trimestre del ao. Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver un caso concreto de competencia de las dependencias misionales de esta Superintendencia. Sin perjuicio de lo anterior, se procede a efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de índole general. 1. Esta Oficina se ha pronunciado al respecto así: Igualmente aade la Supersociedades que: es preciso tener en cuenta que este plazo debe entenderse en todo caso dentro del contexto y la situación particular de las sociedades participantes, en el entendido en que los cortes corresponden a fin de mes y que considerando que para la convocatoria deben estar listos los estados financieros que serán base de la fusión, estos pueden corresponder a un plazo superior a un mes, dadas la forma y términos en que deben registrarse los hechos económicos en que SIC deben registrarse los hechos económicos. Así, si una sociedad pretende adoptar la decisión de disminuir su capital con efectivo rembolso de aportes o cualquier otra reforma que requiera la aprobación de información financiera, en la reunión ordinaria de asamblea que haya de llevarse a cabo dentro del primer trimestre del ao, el estado financiero idóneo para ese efecto podrá ser el de fin de ejercicio. Por consiguiente, el estado financiero en la práctica puede exceder del mes antes de la fecha de la convocatoria, considerando como fue vistos sic que el estado financiero por regla general se prepara con corte a fin del mes. Ahora, como el estado financiero extraordinario es aquel anterior a un mes a la actividad para la cual se requiere, en este caso el ejercicio del derecho de inspección, a primera vista podría decirse que el estado financiero se podrá reparar sic a 6 de febrero. Sin embargo, como la sociedad está habilitada para incluir en libros los registros de operaciones ocurridas con un mes de antelación, es dable aceptar que a 31 de enero la sociedad concluye los registros contables en los libros respectivos con el objeto de verificar saldos mensuales y más exactamente saldos de fin de ejercicio, con lo cual los estados financieros cortados a 31 de diciembre de 2014, cumplirían los requisitos para verificar la situación económica de la empresa, repartir utilidades y considerar una reforma estatutaria como la propuesta en su consulta. 1 3. Como se sealó en el numeral anterior, en sentido abstracto, la interpretación que se hace del plazo del último estado financiero para tramitar una reforma estatutaria de fusión, por el régimen de autorización previa, es la interpretación vigente. Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con lo prescrito en la Circular Básica Jurídica antes transcrita, si ha transcurrido un lapso superior a tres 1 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-050314 4 de marzo de 2016. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO20220- 050314.pdf meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación del representante legal y el revisor fiscal de la respectiva sociedad respecto de la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la respectiva persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud.2 2. La Ley 1314 de 2009, sealó: Artículo 1. Objetivos de esta ley. Por mandato de esta ley, el Estado, bajo la dirección del Presidente la República y por intermedio de las entidades a que hace referencia la presente ley, intervendrá la economía, limitando la libertad económica, para expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros, brinden información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas, para mejorar la productividad, la competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras. Con tal finalidad, en atención al interés público, expedirá normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de información, en los términos establecidos en la presente ley. Con observancia de los principios de equidad, reciprocidad y conveniencia nacional, con el propósito de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas, la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios. Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial 2 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-017141 12 de marzo de 2019. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- 017141DE2019.pdf los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados. Parágrafo. Las facultades de intervención establecidas en esta ley no se extienden a las cuentas nacionales, como tampoco a la contabilidad presupuestaria, a la contabilidad financiera gubernamental, de competencia del Contador General de la Nación, o la contabilidad de costos. Artículo 6. Autoridades de regulación y normalización técnica. Bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.. Subraya fuera de texto. 3. Así lo anterior, y entre otros fundamentos se expidió Decreto 2270 de 13 de diciembre de 2019, seala en su artículo 7: Artículo 7. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, observando lo siguiente: 6. Con el Anexo No. 6-2019 que hace parte integral del presente Decreto, se derogan las disposiciones vigentes del Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Dicho Anexo rige a partir del 1 de enero de 2020. . ANEXO 6 2019: ESTADOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS, ASIENTOS, VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES, PENSIONES DE JUBILACIÓN, Y NORMAS SOBRE REGISTRO Y LIBROS TITULO PRIMERO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS ARTICULO 1. ESTADOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no podrá ser superior a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión, actividad o situación para la cual deban prepararse. Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes. Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.. Así las cosas, teniendo en cuenta la situación especialísima de la Declaratoria de Emergencia Económica, Social y Ecológica y la expedición de normativa como el Decreto 434 de 2020, en medio de la pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud, es necesario precisar que, al considerarse los principios determinados en la Ley 1314 de 2009 en la búsqueda de información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas, para mejorar el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, los estados financieros extraordinarios que se deben elaborar para aprobar una fusión en una reunión extraordinaria de asamblea, no podrán ser superiores a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión, en cumplimiento de lo determinado en el Decreto 2270 de 2019. En el caso particular consultado, no se podrá acudir a la interpretación que ha dado esta Oficina frente a la posibilidad de utilizar estados financieros de fin de ejercicio con corte a 31 de diciembre, para aprobar reformas estatutarias correspondientes a la fusión en las reuniones ordinarias, como quiera que, dicha interpretación se encuentra fundamentada en que los hechos económicos base de la presentación del estado financiero, cumplirían los requisitos para verificar la situación económica de la empresa3 y considerar una reforma estatutaria, siempre y cuando la reunión se realice en el primer trimestre del ao. 3 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-050314 4 de marzo de 2016. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO20220- 050314.pdf Lo anterior, reiterando que, para efectos de tomar una decisión de reforma estatutaria consistente en una fusión, no se sería posible someter a consideración del máximo órgano social dicha decisión, con fundamento en una información financiera que con seguridad no reflejará la realidad económica y patrimonial de las empresas participantes, que corresponde justamente a los principios que intenta blindar la Ley 1314 de 2009 y sus Decretos Reglamentarios. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes manifestar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.