Reserva Ocasional. Constitución, Finalidad, Registro Y Otros.

ASUNTO: RESERVA OCASIONAL. CONSTITUCIÓN, FINALIDAD, REGISTRO Y OTROS. Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes preguntas: . 1. Se puede crear una reserva ocasional por decisión de los accionistas cuya destinación clara y específica sea entregarla a un tercero identificado con su nombre y NIT a quien se adquirirían bienes o servicios que van al gasto de la empresa o a quien se le haría una donación. 2. Se puede crear una reserva ocasional por decisión de los accionistas cuya destinación clara y especifica sea entregarla a los empleados como una bonificación por mera liberalidad. 3. Se puede crear una reserva ocasional por decisión de los accionistas cuya destinación clara y especifica sea enjugar perdidas. 4. En los casos anteriores, cuando se cumpla la finalidad de la reserva, esto es: adquirir los bienes o servicios que van al gasto, o hacer la donación a un tercero, o entregar la bonificación por mera liberalidad a los empleados o enjugarse las perdidas, contablemente se debe disminuir la reserva o esta se puede dejar en el mismo valor en que se constituyó para luego distribuirse entre los accionistas 5. Cuales son los asientos contables a realizar en los casos de utilización de la reserva de los casos expuestos en los puntos 1, 2 y 3. 6. La reglamentación para los reportes de información exógena medios magnéticos a la DIAN limitaron la constitución de reservas ocasionales en las sociedades comerciales Estas normas emitidas por la DIAN limitaron el derecho de los accionistas a crear reservas ocasionales con destinación específica. Hago esta pregunta por cuanto en opinión de revisorías fiscales se esta afirmando que: Lo que no se puede hacer es afectar la reserva ocasional con compras de activos o facturas que constituyen un gasto de la sociedad, porque se estarían distorsionando los resultados de la empresa y generaría inconsistencias en la información de medios magnéticos a la DIAN, puesto que el proveedor reportará el ingreso y la sociedad no registra en su contabilidad el gasto o el activo. 7. Si las normas expedidas por la DIAN para los reportes de información exógena - medios magnéticos - no pueden modificar el código de comercio respecto a la potestad de los accionistas de crear reservas ocasionales con destinación especifica, puede seguirse creando reservas ocasionales cuya destinación sea la entrega de dineros a terceros identificados para las finalidades expuestas en los puntos 1, 2 y 3 anteriores 8. Si la reserva creada para los fines expuestos en los puntos 1, 2 y 3 anteriores se utiliza y por tanto cumple la finalidad, y contablemente no se debe disminuir su monto en el patrimonio, puede luego distribuirse entre los accionistas el 100 del valor de ésta De poderse hacer no se estaría duplicando el valor o uso de la destinación de la reserva ocasional. En primer lugar, es pertinente manifestarle que a las preguntas 6 y 7 del escrito no se hará referencia toda vez que escapa al resorte de la Superintendencia opinar acerca de pronunciamientos y disposiciones impartidas por otras Entidades. Efectuada la anterior precisión y teniendo en cuenta que el asunto se circunscribe al tema de la reserva ocasional, es preciso traer a colación apartes del Oficio 340- 28186 de 29 de mayo de 1998, publicado en el libro de Doctrinas Contables 2001, que sobre la constitución de la misma expresa: El carácter legal de una reserva lo imprime la norma que obliga incrementar la reserva, como se ve en el artículo 452 del Código de Comercio el carácter estatutario lo sealan las directrices consagradas en el pacto social y deben emplearse en atender a los fines indicados en los estatutos y el carácter ocasional por ser obligatorias sólo para el ejercicio en el cual se hacen, deriva de la libertad de la Asamblea General de Accionistas manifestada conforme a la Ley, vale decir que tales reservas sean necesarias o convenientes, tengan una destinación especial.. condiciones ineludibles para congelar utilidades dentro del patrimonio social. Entonces el contenido de las reservas será: 1. Que provengan de las utilidades líquidas deducidas de balances fidedignos 2. Que su creación o incremento tenga como causa la distribución de utilidades decretadas por la Asamblea General de Accionistas 3. Que la ley o los estatutos exijan un incremento determinado sealando el porcentaje que de las utilidades líquidas deba tomarse y la cifra máxima a que pueden llegar, o que su creación o incremento obedezca a fines de necesidad o conveniencia, debidamente justificados 4. Que tengan un contenido de previsión para asegurar la estabilidad de la sociedad en períodos de dificultad económica, por una situación anormal del mercado, por ejemplo, o para prever sucesos extraordinarios que por su acaecimiento pueden quebrantar seriamente la estructura de la empresa. De acuerdo con lo anterior se concluye: Sobre el monto de las utilidades líquidas generadas por una sociedad, una vez apropiado el porcentaje requerido para la reserva legal, los asociados pueden tomar varias determinaciones, una de las cuales podría consistir en llevar una parte de las mismas a reserva ocasional por razones de inversión, financiación o previsión dentro de su política de organización y planeación. Así mismo, sobre las utilidades acumuladas de ejercicios anteriores el Máximo Órgano Social tiene la potestad de darles la destinación que estime pertinente, bien sea apropiar para cualquier tipo de reserva, o distribuirla a título de dividendo o participación según corresponda. Ahora bien, para que una reserva ocasional surja a la vida jurídica, debe ser creada y aprobada por el máximo órgano social con el quórum que exigen los estatutos o la ley, siempre que obedezca a razones de necesidad o conveniencia para la consecución de un fin específico. Por otro lado, una vez que se le ha dado la utilización para la cual fue constituida la reserva ocasional, puede cambiarse de destinación. En otras palabras y previa aprobación del máximo órgano rector puede cambiársele la destinación de una Reserva Ocasional y crearse otra con una finalidad diferente o distribuirse entre los asociados a título de dividendos o participaciones, según sea el caso, bien sea pagadero en dinero o en acciones o cuotas partes de interés social, es decir, capitalizándolas, como lo prevé en uno de sus apartes el artículo 455 del Código de Comercio. Destacados nuestros. Del anterior concepto queda en claro la existencia de tres 3 tipos de reservas, la legal, estatuaria y ocasional. La legal, aquella que de acuerdo con el artículo 456 del Código de Comercio ascenderá al 50, como mínimo, del capital social, formado con el 10 de las utilidades líquidas de cada ejercicio social. Se precisa tener en cuenta que la reserva legal ha sido creada por el legislador con el fin de enjugar las pérdidas que presente la sociedad a fin del ejercicio, la cual se aplicará luego de que la sociedad hubiere destinado las reservas especialmente creadas para ese propósito. La estatutaria, aquella creada en los estatutos sociales, por tanto, obligatoria mientras no medie una reforma al contrato de sociedad Art. 453 inciso 1ro Ib.. Por último, la reserva ocasional, es la creada por decisión del máximo órgano social por razones de necesidad o conveniencia, como su destinación es especifica solo puede variarse si así lo aprueban los asociados reunidos en asamblea general. Art. 154, 453, inciso 2do Cód. Cit.. Tal como quedó indicado, son razones claras y específicas lo que lleva a los asociados a crear reservas ocasionales, la cuales se traducen en previsiones para asegurar la estabilidad económica y ensanchamiento de la sociedad, como bien puede ser la compra o reposición de un activo, en fin para inversión, financiación o previsión dentro de su política de organización y planeación, como en diversas oportunidades lo ha expresado la Entidad. Las anteriores consideraciones permiten resolver los puntos 1, 2 y 3 del escrito de la siguiente manera, no sin antes advertir que, con relación a éste último punto, la respuesta si es afirmativa, en el sentido de crear la reserva ocasional, pues depende de la voluntad de los socios reunidos en asamblea general destinar parte de sus utilidades a crear o incrementar la reserva para enjugar perdidas, téngase en cuenta que es el mismo legislador quien prevé su creación en el artículo 452 Cit. Por su parte, si bien la reserva ocasional debe ser aprobada por el máximo órgano social conforme a las mayorías previstas en la ley y en los estatutos para el efecto, su destinación, en términos generales, es para asuntos relacionados con el desarrollo de las políticas de administración, gestión y planeación de la sociedad. Asuntos como los indicados, crearla para entregarla a un tercero por la adquisición por parte de la sociedad de bienes o servicios entregarla a título de donación o a los empleados como una bonificación por mera liberalidad de la compaía, escapan a la finalidad que el legislador le asignó a esta clase de apropiación, que como cualquier otra reserva se constituye con las utilidades del ejercicio social, que de no crearse la reserva lo que se impone conforme a la ley es su distribución entre los socios o accionistas de la compaía. A la anterior conclusión llegó la Entidad luego del análisis de la normatividad que regula el asunto. A través del Oficio 340- 72192 de 29 de julio de 1999, publicado en el libro Doctrinas Contable 2001, la Entidad expresó: NO SE PUEDE APROPIAR DE LAS UTILIDADES, PARTIDA ALGUNA PARA ATENDER GASTOS 1. Según el artículo 87 del Decreto 2649 de 1993 las reservas o fondos patrimoniales representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales. Las reservas se clasifican en tres grupos: . 2. El Decreto 2650 de 1993 en la descripción de la cuenta 5305 Gastos no Operacionales - Financieros indica registra el valor de los gastos causados durante el período, en la ejecución de diversas transacciones con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de fondos. Incluye concepto tales como: intereses, gastos bancarios, descuentos comerciales y comisiones. Su dinámica es la siguiente: . 3. El Decreto 2650 de 1993 también seala la descripción de las reservas en la cual indica, Comprende los valores que, por mandato expreso del máximo órgano social, se han apropiado de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos. La descripción de las Reservas Ocasionales es Registra los valores apropiados de las utilidades líquidas, ordenadas por el máximo órgano social, de conformidad con las disposiciones legales, para fines específicos y justificados. Las reservas ocasionales que ordene el máximo órgano social, sólo serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan y el mismo podrá cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten innecesarias. Su dinámica es la siguiente: CRÉDITOS a. Por el valor apropiado de las utilidades líquidas de conformidad con las decisiones del máximo órgano social, de acuerdo con las disposiciones legales. b. Por cambio de destinación o por su distribución cuando resulten innecesarias, de acuerdo con la decisión del máximo órgano social. c. Por el saldo registrado a la liquidación del ente económico. Con fundamento en lo expuesto, a continuación, se resuelven los puntos objeto de consulta, así: Al momento de cancelar los intereses, la cuenta que se debe afectar, en sentido débito, es la 5305 Gastos no Operacionales - Financieros contra bancos. En consecuencia, esta reserva NO puede afectarse con motivo de la cancelación de los intereses para cuya destinación fue creada, pues como bien se desprende de las normas ya invocadas, esta permanecerá inmodificable en el patrimonio, durante el ejercicio en el cual se creó, hasta tanto la Asamblea cambie su destinación o la distribuya cuando la considere innecesaria. Una vez se le haya dado la utilización para la cual fue constituida la reserva ocasional, puede cambiarse de destinación. En otras palabras, previa aprobación de la Asamblea General de Accionistas puede crearse otra reserva con destinación diferente o distribuirse entre los accionistas a título de dividendo, bien sea pagadero en dinero o en acciones, es decir, capitalizándolas, como lo prevé en uno de sus apartes el artículo 455 del Código de Comercio. Con fundamento en lo antes expuesto quedan resueltos los puntos 4 y 5 del escrito, pues como quedó sealado, ninguna reserva ocasional puede utilizarse para cancelar gastos que corresponden al giro ordinario de la sociedad Vr. Gr. entregar a un tercero el monto en reserva por la compra de un bien o servicio. Los valores que por mandato del máximo órgano social se encuentran en la reserva ocasional debe permanecer inmodificable en el patrimonio hasta que se utilice para los fines para lo cual fue constituida o, por el contrario, cambiar de destinación creando una nueva reserva ocasional con otra finalidad o distribuirla entre los asociados a título de dividendo, si así lo decide el órgano social competente. Ahora bien, el planteamiento seguidamente sealado, aclara las dudas relacionadas con los registros contables de la reserva ocasional. En esa oportunidad la Entidad, previa trascripción de los artículos 154 y 453 Ibídem que regulan el tema, sealó: LAS RESERVAS PERMANECERAN INMODIFICABLES EN EL PATRIMONIO HASTA TANTO EL MAXIMO ORGANO SOCIAL CAMBIE SU DESTINACION. Presentada consulta sobre la manera como se maneja la reserva ocasional, por cuanto la Asamblea General de Accionistas en su reunión anual tomó la decisión de crear una reserva de esta naturaleza para la adquisición de terrenos en las cuencas de los ríos que abastecen el Acueducto, la Superintendencia manifestó que: . Con fundamento en lo expuesto, a continuación, se resuelven los puntos objeto de consulta, así: 1. Si en el momento de adquirir los terrenos esa reserva se afecta. En este sentido no debe perderse de vista que el fin primordial al constituir el Máximo Órgano Social éstas reservas, es la de no repartir utilidades entre los accionistas, cuando haya importantes proyectos de compra de bienes o aplicación de la sociedad u otro similar, de tal forma que la sociedad disponga de suficientes recursos o liquidez para llevar adelante lo que se ha propuesto y no tenga que acudir a terceros, en busca de recursos o financiación. Así las cosas, al momento de adquirir los bienes, en este caso los terrenos, la cuenta que se debe afectar, en sentido débito, es la que corresponde al activo que se adquirió o amplió o aquella que se origina según la transacción u operación realizada y en este evento según el PUC, es la identificada con el Código 1504 -Propiedades, Planta y Equipo -Terrenos- y la subcuenta será la que corresponda según la clase de terrenos, bien sea urbanos o rurales. En consecuencia, esta reserva NO puede afectarse con motivo de la compra de los terrenos para cuya destinación fue creada, pues como bien se desprende de las normas ya invocadas, esta permanecerá inmodificable en el Patrimonio, durante el ejercicio en el cual se creó, hasta tanto la Asamblea cambie su destinación o la distribuya cuando la considere innecesaria. 2. Si la reserva no se afecta, esas utilidades se tendrán que distribuir entre los socios o se podrían capitalizar y en qué forma. Siguiendo los lineamentos de lo afirmado en el primer punto y una vez se le ha dado la utilización para la cual fue constituida la reserva ocasional, puede cambiarse de destinación. En otras palabras y previa aprobación de la Asamblea General de Accionistas puede crearse otra reserva con destinación diferente o distribuirse, entre los accionistas a título de dividendo, bien sea pagadero en dinero o en acciones, es decir, canalizándolas, como lo prevé en uno de sus apartes el artículo 455 del Código de Comercio Oficio 210- 50501 de 15 de septiembre de 1995, publicado en el libro de Doctrina Contable 1.997. Solo queda por puntualizar, respecto del punto 5 relacionado con los asientos contables en el caso de utilizar la reserva ocasional destinada a enjugar pérdidas. Sobre el particular, la decisión del máximo órgano social llevada a cabo en su reunión ordinaria o extraordinaria, contenida en el acta respectiva, se convertirá en el soporte de orden interno para realizar el respectivo registro contable, el cual se traduce en la acreditación de las pérdidas acumuladas con cargo a la reserva ocasional creada para este fin. De otra parte, pese a que no es del resorte de esta Superintendencia discutir o analizar pronunciamientos de otra Entidad puntos 6 y 7 -, la opinión a la que se hace referencia en el punto 6 del escrito se apoya en lo expuesto precedentemente respecto de la constitución y finalidad de las reservas ocasionales. Por último, el punto 8 se encuentra resuelto con la argumentación y consideraciones expuestas. Se reitera la argumentación expuesta en el Oficio 210- 50501 precedente. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. http:www.supersociedades.gov.co