Pago De Utilidades – Solicitud De Copias De Documentos De La Sociedad.

ASUNTO: PAGO DE UTILIDADES SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS DE LA SOCIEDAD. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-01-112982, mediante la cual solicita información sobre el término para efectuar el pago de las utilidades decretadas por la asamblea y, la posibilidad de solicitar copias de los documentos propios de la sociedad, tales como actas, libros etc. Sobre el particular es oportuno advertir que esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones emite los conceptos que expresan su criterio en torno a los temas jurídicos de carácter societario como los que son motivo de solicitud, conceptos que periódicamente se divulgan para que puedan ser consultados directamente en la página WEB de esta Entidad www.supersocieddaes.gov.co. Sin perjuicio de lo anterior frente a sus inquietudes es pertinente efectuar las siguientes precisiones. 1. De conformidad con el artículo 156 del Código de Comercio, las sumas debidas a los asociados por concepto de utilidades formarán parte del pasivo externo de la sociedad y podrán exigirse judicialmente. Esta previsión, establece además que las utilidades decretadas, deberán pagarse en dinero en efectivo dentro del ao siguiente a la fecha en que se decreten. A su vez, el artículo 455 del mismo ordenamiento, prevé que el pago del dividendo se hará en la época en que acuerde la asamblea. Sin embargo, esta última disposición debe interpretarse en armonía con la regla general del 156, lo que quiere decir que el tiempo máximo para pagar el dividendo y sobre el cual puede la asamblea establecer las épocas para cancelarlo no puede exceder un ao, sin perjuicio, obviamente de que pueda extenderse el plazo. 2. En sentido estricto no existe en la legislación mercantil una disposición expresa que le otorgue a los socios la facultad de solicitar copia de las actas de las reuniones que realice la asamblea general de accionistas o la junta de socios, ni de los demás documentos propios de la sociedad. Por el contrario, sin perjuicio del derecho de inspección consagrado en los artículos 369 y 442 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, que le confiere en general a todos los asociados la facultad de examinar directamente o mediante delegado, los libros y comprobantes de la sociedad, en la oportunidad establecida para cada tipo societario, los administradores no tienen legalmente la obligación de entregar a los socios copia de ningún documento de la compaía. Sin embargo, esta Entidad se ha ocupado antes del tema y considerando entre otros los alcances del artículo 191 del Código citado, que le reconoce a los administradores, al revisor fiscal y a los socios ausentes o disidentes el derecho a impugnar las decisiones de http:www.supersocieddaes.gov.co la asamblea o de la junta, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos y, que al representante legal correlativamente le corresponde velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias e igualmente, dar trato equitativo a los todos los socios Numeral 2 y 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995 ha concluido, que en algunas circunstancias sí procede la solicitud de copia de las actas, como se expresa en el Oficio 220-005552 del 20 de febrero de 2002, siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados . En los anteriores términos se ha atendido su solicitud, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.