Grabaciones De Las Reuniones De Asamblea O Junta De Socios

ASUNTO: GRABACIONES DE LAS REUNIONES DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS. Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, así como a la solicitud que se radicó en Cámara de Comercio de Bogotá, la que fuere traslada por competencia de esta entidad mediante radicado 2020-01- 045288 de fecha 13 de febrero de 2020, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las siguientes inquietudes: 1. Las grabaciones de las reuniones realizadas por el máximo órgano social de una persona jurídica gozan de la garantía constitucional y legal de la reserva que les asiste de los libros o papeles del comerciante 2. Teniendo en cuenta el principio de circulación restringida y confidencialidad consagrado en la ley 1581 de 2012, puede un socio o accionista de una persona jurídica, solicitar la inspección de las grabaciones de las reuniones realizadas por el máximo órgano social, teniendo en cuenta que las mismas son usadas únicamente para efectos de elaborar el acta y que no se ha autorizado por estos la circulación, transmisión o divulgación de sus datos biométricos Sobre el particular se reitera que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. No obstante, lo anterior, es preciso sealar que, aunque la autoridad en materia de protección de datos personales por disposición legal es la Superintendencia de Industria y Comercio, se responderán las inquietudes planteadas a la luz de la legislación nacional en los siguientes términos: 1. El artículo 61 del Código de Comercio seala que Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compaías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.. 2. El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, dispone: Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.. 3. Esta Superintendencia se ha pronunciado así: Así mismo, frente a los datos biométricos vale la pena destacar lo determinado por la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad en materia de datos personales: Ahora bien, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, acoge la posición del nuevo Reglamento UE 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo mediante Resolución No. 60460 del 25 de septiembre de 2017 en los siguientes términos: El tratamiento de fotografías no debe considerarse sistemáticamente tratamiento de categorías especiales de datos personales, pues únicamente se encuentran comprendidas en la definición de datos biométricos cuando el hecho de ser tratadas con medios técnicos específicos permita la identificación o la autenticación unívocas de una persona física. En consecuencia, la imagen de las personas se considera como un dato biométrico cuando son tratadas por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. Los datos personales como las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos . Es de observarse que este tipo de datos son parte del derecho fundamental de las personas, reglado en el artículo 15 de la Constitución Política y que por estar restringido su tratamiento, el mismo solo puede realizarse en la medida de la autorización respectiva que cada persona.. 1 Así las cosas, respecto de la primera inquietud, es preciso indicarle a la consultante que las actas de las reuniones de asamblea de accionistas o juntas de socios, tienen las restricciones propias del artículo 61 del Código de Comercio, no obstante que como bien lo indica el citado artículo pueden ser conocidos por los socios en las circunstancias determinadas por la Carta Política de 1991 yo por la Legislación Nacional. Sin embargo, estos documentos junto con los papeles y demás elementos que los acompaen, podrán ser conocidos en la medida que la divulgación de estos datos no sea utilizada en detrimento de la sociedad. Razón ésta que nos lleva a revisar si este tipo de datos pudiera, con su divulgación, perjudicar a la sociedad en cuyo caso, la respuesta es afirmativa, toda vez que el tratamiento de datos personales como lo son los datos biométricos, está restringido en su divulgación de acuerdo con lo determinado en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012. Ahora bien, frente al derecho de inspección que les cabe a los socios, es de reiterar que éste está restringido a los fundamentos legales antes descritos, por lo cual, el administrador debe evaluar dicha circunstancia para poder determinar si puede entregar la información a los socios de la compaía, o si, por el contrario, el tratamiento de dicha información debe ser reservado. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros. 1 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-042777 9 de mayo de 2019. Asunto: Acciones dentro de las asambleas juntas de socios. En Línea. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- 042777DE2019.pdf.